III. Xây dựng chơng trình:
1. Xây dựng công cụ lu trữ thông tin:
1.1 Mẫu Phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, lệnh chuyển có. 1.2 Tạo bảng chứng từ
a. Chứng từ Tiền Mặt
b. Chứng Từ TGNH: Trong đó:
- Số d đầu kỳ: Lu trữ số tiền mặt, TGNH còn d đầu kỳ, nếu là tháng đầu tiên thì nhập vào còn ngợc lại thì lấy từ số d cuối kỳ của tháng trớc.
- Số CT: Ghi số của chứng từ gốc, tách riêng thu, chi, LCC, UNC để dễ quản lý. - Diễn giải: Chú thích thêm cho nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- TKĐƯ: Ghi tài khoản đối ứngcủa TK 111, 112.
- Mã phí: Ghi mã phí tơng ứng (đối với các nghiệp vụ liên quan đến chi phí). Mã phí do ngời sử dụng tự định nghĩa và phải có trong Danh Mục Phí.
- Mã thuế: Ghi rõ đó là loại thuế gì. Có 2 loại thuế:
+ Thuế đầu vào: Là loại thuế đợc khấu trừ, ký hiệu là TDV.
+ Thuế đầu ra: Thuế 5%, ký hiệu là T5; Thuế 10%, ký hiệu là T10.
- Mã CNợ: Ghi mã số của khách hàng nợ, mã số này do ngời sử dụng tự định nghĩa và phải có trong Danh Mục Công Nợ.
- Số tiền: Ghi rõ số tiền phát sinh, tách thành 2 cột Nợ, Có; phát sinh tăng ghi nợ, phát sinh giảm ghi có.
- Cộng cuối kỳ: Tính tổng nợ, tổng có bằng hàm Subtotal Cú pháp: Subtotal (chỉ số hàm, khối ô).
- Số d cuối kỳ: =Số d đầu kỳ + Tổng nợ - tổng có. 1.3 Hệ thống bảng danh mục:
a. Bảng danh mục phí: Liệt kê tất cả các loại phí đợc sử dụng.
+ Chứng từ tiền mặt: + Chứng từ tiền gửi ngân hàng
1.4 Bảng tổng hợp phí: a. Chứng từ Tiền Mặt:
b. Chứng Từ TGNH
* Thao tác thực hiện:
+ Lọc từ bảng chứng Tiền Mặt, TGNHàng với điều kiện TKĐƯ là 642 bằng cách sử dụng Auto filter. (Data chọn Filter, chọn Auto filter)
+ Sao chép dữ liệu sau khi lọc sang một sheet (Ctrl+C & Ctrl+V) mới đặt tên là Tách phí.
+ Dùng chức năng Consolidate để tạo Bảng tổng hợp phí. Sử dụng chức năng Consolidate nh sau:
• Đặt con trỏ tại vị trí muốn hiển thị bằng tổng hợp số liệu, gọi lệnh Data chọn Consolidate.
• Chọn chức năng tổng hợp trong ô Function: Sum.
• Quét chọn ô số liệu cần tổng hợp trong ô Reperence nhấn Add.
• Nếu muốn hiển thị dòng đầu tiên của bảng số liệu nh dòng tiêu đề, đánh dấu vào mục Top row.
• Nếu muốn lấy cột đầu tiên của bảng số liệu để hiển thị trong bảng tổng hợp thì đánh dấu vào mục Left column.
+ Chèn thêm một cột vào giữa cột Mã phí và cột Số tiền :
• Bôi đen cột cần chèn vào Insert chọn Column. + Dùng hàm Vlookup để điền giá trị cho cột Tên phí:
• Cú pháp: Vlookup (Trị dò, bảng dò, cột tham chiếu, cách dò). + Thực hiện trang trí.
1.5 Bảng tách thuế: + Chứng từ TM:
+ Chứng từ TGNH: * Thao tác thực hiện: Đối với thuế đầu vào:
+ Doanh số: Lọc từ bảng chứng từ (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) với điều kiện TKĐƯ <>133 và Mã thuế là TDV (Data chọn Filter, chọn Auto filter).
+ Thuế: Lọc từ bảng chứng từ (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) với điều kiện TKĐƯ
là 133 và Mã thuế là TDV.
Thực hiện sao chép dữ liệu (sao chép đặc biệt) tổng cộng sang sheet mới, đặt tên là tách thuế có giao diện nh trên (Edit chọn Paste Special, chọn Value).
1.6 Sổ chi tiết tạm ứng: * Thao tác thực hiện:
+ Lọc từ bảng chứng từ (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) với điều kiện TKĐƯ là 141 (Data chọn Filter, chọn Auto filter). Sao chép dữ liệu sang một sheet mới đặt tên Sổ chi tiết tạm ứng (Ctrl+C & Ctrl+V). Loại bỏ một số cột không cần thiết trang trí cho sổ. Sau đó lên sổ theo dõi tạm ứng từng nhân viên.
1.7 Tạo bảng Báo cáo quỹ :
+ Báo cáo quỹ tiền mặt:
* Thao tác thực hiện báo cáo quỹ :
- Tạo sheet mới, đặt tên cho báo cáo (TM, TGNH).
- Sao chép dữ liệu từ chứng từ (TM, TGNH) sang báo cáo (Ctrl+C & Ctrl+V). - Sao chép đặc biệt (chỉ lấy giá trị) ô số d cuối kỳ của tháng trớc làm số d đầu kỳ của tháng sau.
Cách sao chép đặc biệt: Chọn dữ liệu cần sao chép, nhấn Ctrl+C (copy) sang sheet khác xác định vị trí, vào Edit chọn Paste special, chọn Value.
- Xoá các cột: Mã phí, mã thuế , mã công nợ.
Cách xoá nh sau: Chọn các hàng cột cần xoá, nhấn phải chuột chọn Delete. 1.8 Tạo Bảng kê chứng từ .
+ Bảng kê chứng từ TGNH:
* Thao tác thực hiện:
+ Lọc từ bảng Chứng từ (TM, TGNH) với điều kiện Số CT (Thu, Chi, Nhập, Xuất) bằng Nonblanks.
+ Sử dụng chức năng Pivot Table Report để bố trí hàng cột theo mẫu. Cách sử dụng chức năng Pivot Table Report:
• Đặt con trỏ tại vị trí cần xuất hiện bảng tổng hợp, gọi lệnh Data chọn Pivot Table Report.
• Đánh dấu vào mục chọn Microsoft Excel list or database, chọn Next.
• Chọn vùng cơ sở dử liệu trong ô Range, chọn Next.
• Nhấn giử nút trái chuột kéo tên các trờng các đề mục tơng ứng, chọn Next.
• Xuất hiện 2 mục chọn: New worksheet
Existing worksheet
Chọn cái thứ hai, chọn Finish để hoàn thành.
+ Xoá các dòng tính tổng cho mỗi số chứng từ và cho mỗi ngày.
+ Sao chép bảng tổng hợp sang một sheet mới, đặt tên cho bảng kê (Sử dụng sao chép đặc biệt chỉ lấy giá trị).
+ Thực hiện trang trí cho bảng kê.
+ Chứng từ ghi sổ 03, 04:
* Thao tác thực hiện:
+ Vẽ giao diện chứng từ ghi sổ (01, 02, 03, 04) vào sheet mới và đặt tên cho sheet đó.
+ Thực hiện sao chép số hiệu các TK từ bảng kê nợ (có)111, 112 về cột Số hiệu TK trong CTGS (Sử dụng sao chép đặc biệt biến đổi hàng cột).
Cách sao chép đặc biệt biến đổi hàng cột:
• Chọn khối ô cần sao chép.
• Nhấn nút Copy hoặc Ctrl+C.
• Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép vào Edit chọn Paste Special, đanh dấu (v) vào mục Transpose.
+ Sao chép giá trị tổng cộng của từng TK trong hàng Tổng cộng của bảng kê nợ (có) về cột Số tiền trong CTGS (sao chép đặc biệt biến đổi hàng cột).
+ Số CT: Là số chứng từ ghi sổ.
+ Ngày chứng từ: Là ngày vào sổ của chứng từ ghi sổ, thông thờng là ngày cuối tháng.
+ Trích yếu: Chú thích thêm cho nghiệp vụ kế toán + Ghi chú: Ghi chú những vấn đề liên quan.
1.10 Tạo Sổ cái (TK 111, 112):
* Thao tác thực hiện:
+ Tạo một sheet mới đặt tên tơng ứng với sổ cái đang làm. + Kẻ giao diện Sổ cái vào sheet vừa tạo.
+ Sao chép dữ liệu từ CTGS (01,02, 03, 04) vào các cột tơng ứng trong Sổ cái. + Tính Cộng cuối kỳ.
2. Công cụ bổ trợ xây dựng chơng trình. + Hệ thống màn hình giao tiếp:
* Để mở các chơng trình dùng các nút Option button.
Để thoát khỏi chơng trình dùng thủ tục hàm: Sub button33_Click() Application.Quit End Sub
Phần Iv: kết luận và kiến nghị