1. Sơ đồ bộ máy kế toán:
2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: + Trởng phòng kế toán tài chính: + Trởng phòng kế toán tài chính:
Là ngời chỉ đạo xuyên suốt, điều hành mọi hoạt động trong lĩnh vực kế toán của Ban, đôn đốc và kiểm tra quan sát việc sử dụng tài chính. Chịu trách nhiệm trớc Trởng Ban về tình hình tài chính của Ban.
+ Kế toán tổng hợp: Là ngời phụ tá cho Trởng phòng trong việc điều hành công tác kế toán, thay mặt Trởng phòng khi đi vắng.
+ Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao theo đúng tỷ lệ quy định.
+ Kế toán theo dõi công nợ: Phụ trách công việc giao dịch với các đơn vị khác, theo dõi tình hình công nợ của Ban.
+ Kế toán thanh toán: Theo dõi luân chuyển tiền tệ, kiểm tra hợp lý, hợp lệ các chứng từ thanh toán để lập chứng từ thu - chi, luôn trao đổi nắm bắt đợc chế độ Nhà nớc quản lý tiền tệ báo cáo lãnh đạo.
+ Kế toán giá thành xây dựng: Tập hợp chi phí của báo cáo nghiên cứu khã thi, thiết kế thi công, giải phóng mặt bằng, giá trị xây lắp, lắp đặt thiết bị.
+ Kế toán vật t: Phụ trách các công việc xuất nhập khẩu nguyên nhiên vật liệu phụ tùng công cụ sử dụng ở các công trình.
+ Thủ quỹ: Quản lý lợng tiền mặt công ty và báo cáo tồn quỹ hàng ngày, theo dõi thu chi của công ty, thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng để chi tiêu.
Kế toán tổng hợp
Kế toán tài
sản cố định. Kế toán theo dõi công nợ. thanh toán .Kế toán Kế toán giá thành xây dựng. Kế toán vật tư. Trưởng phòng kế toán tài chính. Thủ quỹ.
3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty chọn lựa hình thức chứng từ ghi sổ đảm bảo tính đơn giản , gọn nhẹ phù hợp với tình hình quản lý của Ban.
* Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Quá trình luân chuyển chứng từ:
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán ghi vào bảng tổng hợp chứng từ gốc. Những chứng từ thu, chi bằng tiền mặt thì ghi vào sổ quỹ. Những đối tợng cần theo dõi chi tiết thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ thẻ kế toán chi tiết .
Sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó đợc dùng ghi vào sổ cái . Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ . Tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số d của các tài khoản trên sổ cái và sau đó lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu số liệu ở bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tổng hợp sẽ lập bảng báo cáo tài chính.
Sổ quỹ
Báo cáo tài chính Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
b – thực trạng về hạch toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại ban qldanl nông thôn khu vực miền trung.
Tại Ban QLDANL nông thôn kh vực Miền Trung vốn bằng tiền bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
Hạch toán tiền mặt tại quỹ:
1. Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ:
Đây là phần hạch toán tăng các khoản phải thu giữa Ban với các cá nhân đơn vị khác trong và ngoài Ban.
a. Chứng từ và sổ sách kế toán:
Hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ Ban sử dụng các chứng từ và sổ sách sau: Phiếu thu, sổ quỹ theo dõi Tiền mặt, bảng kê chứng từ, sổ cái TK 111. * Cách lập và luân chuyển chứng từ:
Phiếu thu do kế toán lập thành 2 liên (liên 1 giao cho ngời nộp tiền giữ, liên 2 thủ quỹ giữ). Sau khi thủ quỹ kiểm tra và đóng dấu đã thu , Trởng phòng kế toán và Trởng Ban ký duyệt rồi chuyển đến cho kế toán thanh toán kiểm tra cùng với chứng từ gốc đính kèm để ghi vào sổ quỹ theo dõi tiền mặt và đợc lu trữ tại phòng kế toán .
b. Tài khoản sử dụng và phơng pháp hạch toán:
Để hạch toán tăng tiền mặt tại quỹ, Ban sử dụng TK 111 “Tiền mặt”, TK này phản ánh tình hình tăng tiền mặt tại quỹ của Ban bằng cách ghi Nợ TK 111 ghi có các tài khoản liên quan.
Phơng pháp hạch toán tại Ban đợc minh hoạ bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nh sau:
+ Ngày 02/01/2004 Phạm Thị Tố Đoan rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, số tiền là 60.000.000 đồng.
Kế toán ghi: Nợ TK 111 (1111): 60.000.000
Có TK 112 (11212): 60.000.000.
+ Ngày 14/01/2004 thu hồi tạm ứng tiền thẩm tra quyết toán của Lê Thị Quỳnh Hoa số tiền là 12 500 000 đồng.
Nợ TK 111 (1111): 12.500.000 Có TK 141: 12.500.000.
+ Ngày 19/01/2004 Lê Thị Thái hoàn ứng lơng tháng 01/2004, số tiền là 864.000 đồng.
Nợ TK 111 (1111): 864.000
Có TK 334 (3341): 864.000.
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu tiền , kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (Phiếu thu) kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó rồi tiến hành định khoản trên chứng từ và ghi vào sổ quỹ theo dõi tiền mặt. Sau đó lên bảng kê chứng từ đến cuối kỳ kế toán căn cứ vào đây để ghi vào sổ
Bqlda năng lợng nông thôn Ban hành theo QĐ Mã số thuế: 0400101394 – 1 số 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Phiếu thu Ngày 02 tháng 01 năm 2004 Số chứng từ: 01 Nợ: 1111 Có: 11212 (60.000.000) Nhận của: Phạm Thị Tố Đoan
Bộ phân công tác: Thủ quỹ
Về khoản: Rút tiền ngân hàng về nhâp quỹ Số tiền: 60.000.000
Viết bằng chữ: Sáu mơi triệu đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc:
Kế toán trởng Ngời lập
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chử):Sáu mơi triệu đồng chẵn
Đà nẵng, ngày 02 tháng 01 năm 2004 Thủ quỹ
2. Hạch toán giảm tiền mặt tại quỹ:
Đây là phần hạch toán các khoản phải trả giữa Ban với các cá nhân, đơn vị khác trong và ngoài Ban.
a. Chứng từ và sổ sách sử dụng:
Hạch toán giảm tiền mặt tại quỹ Ban sử dụng: Phiếu chi, sổ quỹ theo dõi tiền mặt, bảng kê chứng từ ghi có TK 111, sổ cái TK 111.
* Cách lập và luân chuyển chứng từ:
Phiếu chi do kế toán lập thành 2 liên, một liên giao cho thủ quỹ giữ , liên 2 lu làm chứng từ gốc. Sau khi Trởng phòng kế toán và Trởng Ban ký duyệt thì thủ quỹ mới đợc phép xuất quỹ. Sau đó, thủ quỹ giữ 1 liên còn liên 2 chuyển cho kế toán thanh toán sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý kế toán ghi vào nhật ký chi tiền và chứng từ gốc đợc lu tại phòng kế toán.
b. Phơng pháp hạch toán:
Phơng pháp hạch toán đợc minh hoạ bằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày nh sau:
+ Ngày 02/01/2004 chi ứng lơng tháng 01/2004 cho Phạm Thị Tố Đoan số tiền 827.000 đồng.
Nợ TK 334 (3341): 1.837.000
Có TK 111 (1111): 1.827.000.
+ Ngày 08/01/2004 Nguyễn Minh Châu thanh toán tiền cớc phí điện thoại T11+T12/ 2003 số tiền là 300.000 đồng.
Nợ TK 642 (6424072): 272.727
Nợ TK 133 (13313): 27.273
Có TK 111 (1111): 300.000.
+ Ngày 19/01/2004 chi cho Hoàng Hữu Thành tiếp Ngân hàng thế giới và đài truyền hình số tiền 1.320.000 đồng.
Nợ TK 642 (6424083): 1.320.000 Có TK 111 (1111): 1.320.000.
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc chi tiền, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc (Phiếu chi) rồi kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ các khoản chứng từ đó và tiến hành ghi vào bảng kê chứng từ.
Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên nhật ký chi tiền và bảng kê chứng từ ghi có TK 111 để ghi vào sổ cái.
Bqlda năng lợng nông thôn Ban hành theo QĐ Mã số thuế: 0400101394 – 1 số 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính. Phiếu chi Ngày 08 tháng 01 năm 2004 Số chứng từ: 30 Nợ: 642(272.727) 133 (27.273) Có: 112 (300.000) Chi cho: Nguyễn Minh Châu
Bộ phân công tác: KT - NV
Về khoản: Thanh toán cớc phí điện thoại T11+T12/2003 Số tiền: 300.000
Viết bằng chữ: Ba trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc:
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chử): Ba trăm ngàn đồng chẵn.
Đà nẵng, ngày 08 tháng 01 năm 2004
Căn cứ trên bảng kê chứng từ ghi Nợ và ghi Có TK 111, kế toán lập chứng từ ghi sổ rồi vào sổ cái.