. 131 Đối tượng nghiên cứu:
2.6.3. Tình hình đàm phán, ký kết hợp đồng
Để thiết lập một quan hệ kinh doanh, giữa người mua và người bán phải có những cuộc thương lượng, thoả thuận, đó chính là bước đàm phán hợp đồng, đối với Công ty xuất khẩu gỗ Xám Liêm, đàm phán càng trở nên quan trọng bởi họ kinh doanh chủ yếu trên lĩnh vực xuất khẩu, mọi yêu cầu của khách hàng đều khắt khe và mang tính quốc tế. Một hợp đồng có được ký hay không là do nhà nhập khẩu có lựa chọn mua hàng của công ty hay không. Điều đó không chỉ phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm hay các điều kiện mua hàng mà còn phụ thuộc rất lớn vào khả năng thuyết phục khách hàng của công ty trong quá trình đàm phán, đặc biệt là việc chứng minh cho khách hàng thấy lợi ích của việc tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Trong 3 năm qua, số lần đàm phán của công ty tương đối cao, mỗi năm đều có trên 100 lần đàm phán, sự biến động của số lần đàm phán giữa các năm không lớn là do khách hàng chủ yếu của công ty là các đối tác ở Thái lan, Việt Nam, Đài Loan đã có quan hệ nhiều năm, còn số khách hàng mới trong mỗi năm tăng lên rất ít, sự ổn định này có thể không ảnh hưởng đến khả năng tiêu thụ hiện tại của công ty nhưng xét trong lâu dài thì đây là một dấu hiệu không tốt, phản ánh mức độ hoạt động và thị trường của công ty không có sự mở rộng. Doanh thu chủ yếu dựa vào khách hàng thanh toán chứa đựng yếu tố rủi ro trong tương lai. Một khi nhu cầu của khách hàng thanh toán bị suy giảm hoặc họ chuyển hướng thị trường nhập khẩu thì doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn.
Bảng 6. Tình hình đàm phán - ký kết hợp đồng.
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh (%)
(%) (%) (%) 09/08 10/09
Số lần đàm phán Lần 121 100 119 100 140 100 98,35 117,65 Trực tiếp “ 12 9,92 7 5,88 11 7,86 58,33 157,14
Gián tiếp “ 106 90,08 112 94,12 129 92,14 102,75 115,18 Số hợp đồng được ký HĐ 118 116 119 98,31 102,59 Trực tiếp “ 10 8,47 6 85,71 11 9,24 60 183,33 Gián tiếp “ 108 91,53 110 98,21 108 90,76 101,85 98,18 Tỉ lệ HĐ được ký % 97,52 97,48 85 Trực tiếp “ 83,33 85,71 100 Gián tiếp “ 99,08 98,21 83,72 Tổng giá trị HĐ Tỉ k 97,94 141,8 188,1 144,78 132,65 Giá trị bình quân/HĐ Tỷ k 0,83 1,22 1,58 146,99 129,51 ( Nguồn: Phòng kế hoạch )
Trong đàm phán, phương thức gián tiếp bằng thư từ, điện thoại, fax... luôn chiếm tỷ trọng lớn trên 90% bởi đây là phương thức khá tiện lợi và chi phí thấp, mặt khác, đối tác của công ty chủ yếu là khách hàng thanh toán nên cách này càng trở nên phù hợp và hiệu quả. Phương thức trực tiếp thường chiếm một tỉ lệ nhỏ do chỉ sử dụng đối với những khách hàng mới hoặc những hợp đồng có giá trị lớn.
Không phải mọi cuộc đàm phán đều có thể đi đến ký kết hợp đồng, trong những năm qua, tỉ lệ hợp đồng được ký trong tổng số lần đàm phán của công ty có chiều hướng giảm nhẹ, những con số này tuy vẫn cao so với nhiều công ty khác nhưng đã thể hiện một chiều hướng không tốt. Nguyên nhân của hiện tượng này là các đối tác ngày càng khắt khe, đặc biệt là các nhà nhập khẩu Việt Nam, Đài Loan, trước những đòi hỏi của khách hàng, công ty luôn nỗ lực thoả mãn họ. Tuy nhiên, công ty cũng xác định là chỉ chấp nhận những điều kiện và những hợp đồng mà mình có thể thực hiện và có lãi bởi nếu một hợp đồng được ký nhưng không thực hiện được thì uy tín của công ty bị ảnh hưởng còn nếu thực hiện nhưng sức sinh lời không đảm bảo thì hoạt động của công ty sẽ không có hiệu quả.
Đàm phán thành công sẽ đi đến ký kết hợp đồng, tương ứng với đàm phán gián tiếp, phương thức ký kết gián tiếp cũng được sử dụng nhiều hơn cả.
Tỉ lệ hợp đồng được ký trực tiếp trong tổng số hợp đồng được ký tuy nhỏ nhưng tỉ lệ hợp đồng được ký trực tiếp trong tổng số lần đàm phán trực tiếp lại cao và tăng lên qua các năm, phần lớn các hợp đồng được ký trực tiếp là các hợp đồng với các khách hàng Việt Nam và Malaysia, trong những trường hợp giá trị đơn hàng lớn và hai bên cần có những thoả thuận cụ thể về các điều kiện giá cả và thanh toán mà không thể tiến hành đàm phán gián tiếp qua các phương tiện thông tin.
Trong 3 năm qua, số hợp đồng ký kết có biến động nhỏ nhưng tổng giá trị hợp đồng liên tục tăng đồng thời giá trị bình quân mỗi hợp đồng cũng tăng lên, đây là một dấu hiệu tốt trong hoạt động xuất khẩu.
Tỉ lệ hợp đồng được thực hiện trong tổng số hợp đồng đã ký của công ty trong mỗi năm đều rất lớn, một số hợp đồng bị huỷ bỏ dẫn đến thất thu một lượng nhất định trong kim ngạch nhưng có những trường hợp nếu thực hiện hợp đồng sẽ bị thiệt hại nhiều hơn nên việc không thực hiện các hợp đồng đó là những giải pháp tối ưu. Hiện nay, công ty vẫn đang tìm kiếm những bạn hàng uy tín đồng thời chú trọng nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh để tăng số đơn đặt hàng đồng thời đảm bảo thực hiện được mọi hợp đồng đã ký