II. Đặc điểm kinh doanh của công ty:
3. Tình hình mua hàng
Với hai bạn hàng lớn là Compaq , IBM và một số bạn hàng khác của Mỹ, ý, úc..cung cấp máy tính cho Công Ty, giúp cho Công Ty có khả năng đáp ứng một cách nhanh chóng thuận tiện nhu cầu của khách hàng. Đây là những nguồn hàng tơng đối ổn định có thể đảm bảo đầu vào cho máy vi tính cho công ty. L- ợng nhập máy tính của Công ty TDC từ các đối tác đợc thể hiện qua bảng số liệu sau.
Qua bảng số liệu này ta thấy công ty chủ yếu nhập hàng từ các hãng lớn là COMPAQ và IBM. Đây là hai hãng sản xuất máy tính hàng đầu của Mỹ có nhãn hiệu nổi tiếng và đợc nhiều ngời trên thế giới a chuộng. Hoạt động sản xuất, lắp ráp của hai hãng này không chỉ diễn ra tại nớc sở tại là Mỹ mà còn mà chúng còn có trụ sở sản xuất và lắp ráp tại ở các nớc khác nh Singapo...
Lợng máy tính của Compaq luôn chiếm khoảng 50- 60% tổng số máy nhập về sau đó là IBM chiếm khoảng 35-45% và còn lại là của các hãng máy tính khác. Bảng 12: Lợng nhập máy tính từ các đối tác. Đơn vị: Bộ. Các hãng máy tính 2002 2003 2004 Compaq PC Server 3886 375 3668 245 4949 285
Portable Consumer 567 600 506 528 508 603 IBM HP Máy khác 4037 4134 4212 189 217 224 315 537 775 Tổng 9969 9871 10656 Nguồn: Công ty TDC.
Lợng máy nhập vào năm 2003 so với năm 2002 thấp hơn 98 bộ (Bộ ở đây có nghĩa bao gồm màn hình, bàn phím., chuột, bộ điều khiển trung tâm CPU). Việc nhập vào năm 2003 thấp hơn năm 2002 là do khả năng bán, tiêu thụ hàng thấp mà nguyên nhân chủ yếu là do cuộc khủng hoảng kinh tế Châu á bắt đầu có ảnh hởng đến Việt Nam làm cho các hoạt động đâu t chững lại. Đặc thù khách hàng của Công Ty là khách hàng dự án, các cơ quan doanh nghiệp, các tổ chức..., đây là những khách hàng có nhu cầu mua một lần lớn. Các công ty mỗi lần mua sắm đợc gọi là đầu t mua sắm tài sản cố điịnh. Do vậy xu hớng giảm đầu t chung có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Nhận thức đợc điều này nên công ty chỉ nhập hàng vừa đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng đặc biệt là các dự án đang thực hiện, các đơn đặt hàng...
Năm sau đó 2004 lợng máy nhập của công ty đều tăng lên điều này phản ánh tình hình kinh doanh tốt vì có bán đợc hàng có bán đợc hàng thì công ty mới nhập về nếu không thì sẽ gây ra tình trạng ứ động vốn, tốn kém chi phí bảo quản, h hỏng hoặc mất mát do hao mòn vô hình. So với năm 2002 lợng máy tính nhập về tăng 529 máy (tăng 5,37%), và năm 2004 tăng so với năm 2003 283 máy hay tăng 2,73%. Việc kinh doanh tốt làm cho công ty nhập hàng nhiều lên tăng cả về tuyệt đối và tơng đối nhng mức tăng chậm hơn, điều này phù hợp với xu thế tiêu dùng Máy vi tính giảm xuống trên thế giới và khu vực.
Trong cơ cấu nhập hàng của công ty chúng ta thấy khách hàng của công ty chủ yếu có nhu cầu Máy PC (máy tính để bàn) lợng máy nhập về luôn có khoảng 35-40% máy PC, sau đó là máy Consumer (máy tính gia đình), rồi đến máy Portable (máy tính xách tay) và máy Server (máy tính nối mạng). Các máy này thờng chiếm một tỉ lệ nhỏ trong cơ cấu nhập hàng của công ty .
Qua bảng số liệu trang bên ta thấy gần nh toàn bộ máy tính nhập về của công ty là từ Singapo. Việc nhập nhiều máy tính từ đất nớc này là do các yếu tố sau:
- Các công ty toàn cầu nh COMPAQ , IBM, OLIVETTI ... đều có trụ sở sản xuất và lắp giáp tại Singapo để theo đó phân phối cho các nớc lân cận. Do vậy Singapo có công nghệ sản xuất và lắp giáp rất hiện đại, hầu hết các nớc trong khu vực Đông Nam á đều nhập về từ các nớc này.
Bảng 13: Lợng Máy vi tính nhập về từ các nớc.
Đơn vị: Bộ.
Lợng Tỷ lệ(%) Lợng Tỷ lệ Lợng Tỷ lệ Sigapo 9774 99,02 10359 99,86 10568 99,17 Mỹ 27 0,27 14 0,14 18 0,17 úc 4 0,04 ý 66 0,67 70 0,66 Tổng 9871 100 10373 100 10656 100
Nguồn: Công ty TNHH Chiến Hạnh.
Quan hệ hợp tác trao đổi buôn bán thơng mại quốc tế giữa các nớc trong khu vực Đông Nam á phát triển thuận lợi . Do đó thay vì phải nhập hàng từ Mỹ, công ty nhập hàng từ nớc Singapo sẽ tiết kiệm đợc thời gian, chi phí cho việc mua bán, vận chuyển hàng hoá , giảm thiểu rủi ro, đa hàng về một cách nhanh nhất để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Một số ít Máy vi tính công ty nhập về từ Mỹ, ý và úc. Thông thờng hàng nhập từ các nớc này không thờng xuyên và tốn kém trong đặt hàng, mua hàng, vận chuyển nên chỉ khi nào khách hàng có nhu cầu hay đặt hàng mà hàng này tại Singapo không hoặc cha có thì công ty mới nhập về để thoả mãn nhu cầu của khách hàng.
Phơng thức nhập hàng : Để nhập hàng công ty thờng nhập theo kế hoạch của từng quý và của cả năm. Các kế hoạch này thờng đợc lập dựa vào kết quả nghiên cứu thị trờng do các cán bộ phòng Kế hoạch kinh doanh, các nhân viên bán hàng trực tiếp thực hiện, dựa vào tình hình bán hàng của năm trớc, các dự án đang thực hiện, các đơn đặt hàng để nhập hàng. Việc nhập hàng theo hình thức này đã giúp cho công ty tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Nhng đôi khi sảy ra tình trạng hàng về chậm hoặc cha có hàng ngay để đáp ứng buộc công ty phải mua lại của công ty khác hoặc để tuột mất khách hàng.
Do đặc thù của nhập khẩu hàng hoá công ty chủ yếu nhập hàng bằng đờng biển, một số ít nhập bằng đờng không. Vận chuyển bằng đờng biển sẽ đợc nhiều và chi phí rẻ nhng rủi ro lớn thậm chí rất lớn vì mặt hàng này có giá trị cao và cần tránh va đập, thời gian vận chuyển lâu. Đê tránh rủi ro công ty thờng ký hợp đồng vận chuyển theo chuyến với các công ty bảo hiểm Bảo Việt, Bảo Minh vì đây là những công ty bảo hiểm có uy tín lớn của Việt Nam.
*Về vấn đề hợp đồng.
Mỗi lần nhập hàng công ty đều ký kết hợp đồng nhập khẩu với đối tác giao hàng trong đó bao gồm các điều khoản cần thiết. Giá trị của các hợp đồng này thờng đợc tính theo điều kiện giao hàng EXW hoặc FOB. Công ty sẽ đôn đốc việc thực hiện giao hàng đúng lợng, loại, chất lợng, đúng thời gian bằng cách chỉ định ngời giao nhận và theo dõi lịch trình chuẩn bị hàng đến xếp hàng khi hàng đã về đến đích theo quy định của hợp đồng.
Các bạn hàng của công ty thờng là các bạn hàng truyền thống nên công ty thờng áp dụng phơng thức thanh toán tiền hàng bằng phơng thức điện chuyể tiền và trả sau ngay sau khi nhận đợc hàng. Phơng thức này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc chiếm dụng vốn, tuy nhiên hợp đồng thanh toán theo ph- ơng thức này thờng có giá trị nhỏ. Các hợp đồng có giá trị lớn thì công ty áp dụng phơng thức thanh toán bằng L/C trả chậm không huỷ ngang thông qua Ngân hàng VietcomBank hoặc Maritime Bank. Thời gian trả chậm thờng từ 30 đến 60 ngày nên đã giúp cho công ty trong việc chiếm dụng vốn và thanh toán tiền hàng ngay sau khi đã bán hàng.
Các phơng thức thanh toán trớc, thanh toán trớc một phần để đặt cọc chỉ áp dụng khi mua hàng của các đối tác không thờng xuyên.
Các yêu cầu về thủ tuc thanh toán đợc quy định rất chặt chẽ trong hợp đồng buộc các bên phải thực hiện thì mới nhận đợc hàng cũng nh nhận đợc tiền hàng.
*Về nhận hàng.
Nhận hàng đờng biển: Đặc thù của mặt hàng Máy vi tính là cần tránh va chạm mạnh nên công ty thờng nhận hàng chuyển tiếp tức đến tận cảng Hải Phòng (hoặc Sài Gòn) sau đó đa về kho hải quan Hà Nội (Gia Lâm) làm thủ tục kiểm hoá tại kho của công ty( 37 Láng Hạ- Hà Nội). việc nhận hàng chuyển tiếp sẽ giúp công ty tránh đợc các thủ tục rờm rà không cần thiết
Nhận hàng đờng hàng không: Khi hàng về đến sân bay Nội Bài thì sẽ có thông báo hàng đến của hãng vận chuyển, cán bộ phòng xuất nhập khẩu của công ty chuẩn bị hồ sơ và tiếp nhận tại hải quan Hà Nội tơng tự nh với nhận hàng chuyển tiếp.
c. Các biện pháp xúc tiến khuyếch trơng để thúc đẩy hoạt động bán hàng :
Quảng cáo: Kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng thì quảng cáo là hoạt động không thể thiếu. Quảng cáo giúp cho khách hàng biết và tìm đến công ty để mua hàng. Chiến Hạnh là một công ty lớn, trong thời gian qua công ty đã thực hiện nhiều hoạt động quảng cáo khác nhau theo sự cung cấp của đối tác (các hãng kinh doanh).
Để thực hiện quảng cáo công ty đã sử dụng lợi thế của phơng tiện báo chí với chi phí rẻ và khách hàng có thể ghi nhận, lu trữ các thông tin cơ bản đợc quảng cáo nh các thông tin về thông số kĩ thuật, kích cỡ, tốc độ.., các thông tin về dịch vụ kèm theo bán, dịch vụ khách hàng trong quá trình sử dụng Máy vi tính...Công ty thờng thực hiện quảng cáo định kỳ trên các báo và tạp chí chuyên ngành nh PC World, tin học và đời sống...và một số báo khác: Hà Nội mới, Sài Gòn giải phóng, Vietnam New, Đầu t...Ngoài ra trong thời gian gần đây với sự phát triển của dịch vụ Internet công ty đã bắt đầu quảng cáo thông qua mạng quốc tế này nhng hoạt động quảng cáo còn rất nhỏ và cha có hệ thống.
Công ty thờng sử dụng khoản chi phí trung bình 0,6% doanh thu cho các hoạt động quảng cáo, trong đó một phần của chi phí này do đối tác cung cấp chịu, Công Ty chỉ thực hiện quảng cáo theo sự uỷ thác của họ.
Bảng 14 : Chi phí cho quảng cáo của toàn công ty trong thời gian qua. Đơn vị: Đồng. Các chỉ tiêu 2002 2003 2004 Số tiền Số tiền Tỷlệ tăng(%) Số tiền Tỷlệ tăng(%)
Chi phí quảng cáo 2,4012 2,816 17,27 3,776 34
Tỷ lệ trên doanh
thu 0,58 0,64 0,59
Nguồn: Công ty TNHH Chiến Hạnh.
Khuyến mại.
Do công ty thực hiện chính sách giá không phân biệt và công khai nên các hoạt động khuyến mại luôn đợc công ty quan tâm chú ý để khuyến khích bán hàng đợc nhiều hơn và tăng khả năng cạnh tranh của Công Ty trên thị trờng. Các chơng trình khuyến mại thờng tổ chức theo đợt và chủ yếu do sự cung cấp của đối tác. một số chơng trình khuyến mại mà công ty đã thực hiện trong thời gian qua là:
Tặng quà theo số lợng mua: khách hàng mua 5 máy vi tính PC Compaq trở nên thì đợc tặng 01 chuột Compaq, khách hàng mua 5 máy IBM trở nên thì đợc tặng 10 đĩa mềm.
Tặng tiền theo cách cho điểm ( thờng áp dụng cho các đại lý) mỗi máy tính 1 điểm.
+ Nếu bán đợc 1-99 máy thì mỗi máy đợc tặng 0,5 USD cho 1điểm. + Nếu bán đợc 100-299 máy thì mỗi máy đợc tặng 1 USD cho1 điểm. +Nếu bán đợc >200 máy thì mỗi máy đợc tặng 2 USD cho 1điểm.
Giảm giá cho khách hàng mua nhiều: Nếu khách hàng mua từ 5 máy trở nên thì đợc giảm 0,05%...
Chiết giá: 3C thờng sử dụng biện pháp triết giá 0,02% giá bán trong một khoảng thời gian nhất định, thờng là 1 tháng. Biện pháp này có tác dụng rất lớn trong việc khuyến khích khách hàng tiêu dùng cá nhân. Trong một số dự án lớn TDc cũng thực hiện biện pháp triết giá đặc biệt là khách hàng mua lần đầu để thiết lập mối quan hệ và tạo ấn tợng tốt , thực hiện chào hàng các lần tiếp theo.
Một số biện pháp khác: Tặng quà, tặng vé đi xem công viên nớc, thăm quan...
Chào hàng.
Do đặc thù khách hàng của công ty là các cơ quan, các tổ chức Nhà nớc, các doanh nghiệp với các dự án lớn do vậy 3C thờng cử nhân viên đến chào hàng trực tiếp cho các đơn vị này để tìm kiếm các dự án mới của họ. Đồng thời tìm kiếm các khách hàng mới để giới thiệu và thuyết phục họ nếu họ có nhu cầu và mong muốn đáp ứng.
Tại các cửa hàng (showroom) của công ty đèu trng bày các sản phẩm hiện có hoăc đang kinh doanh của công ty. Các nhân viên bán hàng có trách nhiệm giới thiệu với khách hàng đến xem hàng hoá đẻ bán hàng trực tiếp tạo điều kiện thuạn lợi cho khách hàng cho việc mua hàng đặt hàng sau này. Tuy nhiên việc trng bày cha đợc thuận tiện và thật sự hấp dẫn đối với khách hàng.
Hội chợ triển lãm.
Công ty thực hiện việc trng bày, giới thiệu ccác sản phẩm Máy vi tính tại một số cuộc triển lãm và hội chợ nh EXPO 2000 ( tại TP HCM), đa các nhân viên có nhiều hiểu biết và có khả năng thuyết trình tốt để giới thiệu tại quầy, tổ chức trng bày theo phơng châm kinh doanh các sản phẩm tiên tiến nhất, hiện đại nhất, công nghệ cao nhất. Tuy nhiên mức độ tham gia hạn chế, rời rạc và không thờng xuyên.
d. Các dịch vụ phục vụ khách hàng.
Kinh doanh trong nền kinh tế thị trờng để bán đợc hàng thì các dịch vụ phục vụ khách hàng là không thể thiếu đặc biệt là đối với những mặt hàng có giá trị cao và sử dụng bảng giá cố định nh Công ty TNHH Chiến Hạnh. Nhận thức đợc điều này Công ty TNHH Chiến Hạnh đã và đang cung ứng nhiều các hình thức dịch vụ sau:
Dịch vụ vận chuyển hàng: Với hệ thống các phơng tiện vận chuyển chuyên dụng trong chuyên chở nh ôtô công ty đã đa sản phẩm đến tận nơi khách hàng yêu cầu, đa tận kho của đại lý, tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển cho khách hàng.
Dịch vụ lắp đặt: khi khách hàng đến mua hàng thì các bộ phận CPU, màn hình, bàn phím đợc đóng rời nhau ra để thuận tiện cho việc xếp hàng và vận chuyển hàng hoá. Do vậy để hỗ trợ cho khách hàng công ty thực hiện dịch vụ lắp đặt khi họ có yêu cầu. đối với các dự án thì lắp đặt rất quan trọng, họ không chỉ lắp đặt phần cứng mà đồng thời cài đặt các chơng ttrình phần mềm, các giải pháp đồng bộ...
Dịch vụ bảo hành: Mỗi khách hàng mua máy vi tính đều đợc bảo hành 3 năm kể từ ngày mua. Trong thời gian này nếu có h hỏng ở bộ phận nào thì đều đợc thay thế, sửa chữa một cách một cách miễn phí. Điều này đã tạo tâm lý yên tâm cho khách hàng khi mua hàng. Hiện nay công ty thực hiện dịch vụ này theo sự uỷ thác của các hãng mà công ty làm đại lý vì đặc thù kỹ thuật của Máy vi tính nên ngời sản xuất là ngời đa ra dịch vụ bảo hành, thời hạn bảo hành.
Dịch vụ bảo dỡng, bảo trì: Máy vi tính là mặt hàng mất giá rất nhanh do liên tục có các máy tính thế hệ mới có tốc độ cao hơn ra đời. Để nâng cao tính năng tác dụng, thời hạn sử dụng của máy, công ty dung cấp dịch vụ bảo dỡng, bảo trì, và các linh kiện thay thế nh RAM, ROM, bàn phím, màn hình...
Các dịch vụ khác: T vấn lựa chọn sản phẩm, hớng dẫn sử dụng, bảo quản
