I- khái quát về công ty xuất nhập khẩu tổng hợp i HANOI
5. Các hoạt động nghiệp vụ của Công ty XNKTổng hợ pI trong kinh doanh
doanh xuất khẩu hàng nông sản
5.1. Nghiệp vụ thu mua tạo nguồn hàng
Bao gồm các khâu nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm tập kết giao hàng, phơng thức mua bán nhằm có đợc hàng đúng chất lợng, đúng thời gian và thuận tiện cho vấn đề tài chính, huy động vốn. Hiện nay, Công ty thờng dùng hình thức mua đứt bán đoạn, xuất khẩu uỷ thác, liên doanh liên kết sản xuất hàng xuất khẩu. Tuỳ từng trờng hợp cụ thể để lựa chọn cho thích hợp trên cơ sở căn cứ vào yêu cầu bên nhập, về hiện trạng công ty, về nguồn hàng, về cán bộ kỹ thuật viên, nguồn lao động vốn...
ở khâu này, ký kết hợp đồng của Công ty đợc cân nhắc cẩn thận, có sự thoả thuận giữa hai bên về chất lợng sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật bao bì, ký mã hiệu, giá cả, thời gian, địa điểm giao hàng và mức độ thởng phạt. Chỉ khi những thoả thuận yêu cầu đạt đợc thì mới đi đến ký kết hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng phải đợc dựa trên pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 21/9/1989 mà thực hiện đối với hàng nông sản nguyên tắc hai bên cùng có lợi.
Hợp đồng ký xong, việc hình thành đơn nguyên hàng nông sản đợc thực hiện nhằm phân định rõ ràng các mẫu mã, tiện cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng, đồng thời giúp cho ngời nhập khẩu phân chia tiêu thụ hàng một cách thuận tiện. Phơng pháp hiện nay đợc sử dụng là lập bảng kê chi tiết (packing list) trong đó hàng đợc bao gói theo yêu cầu, đánh số thứ tự sau đó ghi chi tiết lên bảng kê gồm: số lợng hàng bên trong, trọng lợng tịnh của kiện hàng.
5.2. Nghiệp vụ kiểm tra, bảo quản hàng hoá
Vận chuyển hàng, bốc dỡ, dự trữ và bảo quản hàng hoá bao gồm các bớc: - Tổ chức kiểm tra giám định hàng hoá: Bớc này đợc hình thành ngay sau khi lên đơn nguyên hàng. Đây là khâu kiểm tra toàn diện xem có phù hợp với điều khoản của hợp đồng không, công ty trung gian đợc Công ty XNK Tổng hợp I thuê là Vinacotrol và tổ chức giám định hàng quốc tế là SGS. Đôi khi cán bộ công ty trực tiếp kiểm tra nếu hợp đồng không chỉ rõ cấp giám định. Mục tiêu chủ yếu của Công ty là nhằm phát hiện sai sót và khuyết tật về chất lợng hàng hoá xuất khẩu để nhanh chóng khắc phục sai sót nếu có, kịp giao hàng đúng thời gian. Kết thúc kiểm tra bao giờ cũng phải lập một chứng từ bằng tiếng Việt và mộtbản bằng tiếng nớc ngoài theo yêu cầu của phía bên kia.
- Tổ chức tiếp nhận và bảo quản hàng hoá.
Phía ngời bán chuẩn bị kho bãi, phơng tiện vận chuyển, bốc dỡ, nhân công, tạo thuận lợi cho việc tiếp nhận, lập phiếu xuất kho của ngời mua làm cơ sở cho việc đón tiễn từ nguồn mua.
- Thuê tàu lu cớc cho lô hàng.
Dựa vào điều kiện cơ sở giao hàng là giá “CIF” hay “FOB” mà Công ty ký hợp đồng cho khách hàng.
- Hoàn thiện thủ tục giấy tờ.
Nếu hàng xuất khẩu cần, phải xin phép xuất khẩu tại Bộ thơng mại, thủ tục xin giấy phép bao gồm:
+ Hợp đồng thơng mại. + Bản dịch hợp đồng. + Hạn ngạch quota.
+ Các công văn giấy tờ có liên quan. - Tổ chức khai báo làm thủ tục hải quan.
- Giao hàng lên tàu và làm vận đơn: Thông thờng Công ty uỷ thác toàn phần cho hãng vận tải, việc chuyển giao giấy tờ càng nhanh thì hàng bốc lên tàu càng sớm, mua bảo hiểm hàng hoá và làm thủ tục thanh toán kịp thời.
5.3. Nghiệp vụ thanh toán
Lựa chọn phơng thức thanh toán hợp lý, sau khi giao hàng tuỳ từng hợp đồng xuất khẩu mà có phơng thức thanh toán. Công ty XNK Tổng hợp I thờng sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ L/C để đảm bảo cho việc thu tiền.
iv-nhận xét chung về hoạt động xuất khẩu hàng nông sản của công ty