- Thủ quỹ: kiêm kê, theo dõi tình hình thu chi thực tế quỹ tiền mặt của Công ty,
3.3.3 Kế toán TSCĐHH tại Công ty Thực Phẩm Hà Nộ
3.3.2.1 Hạch toán tăng TSCĐHH tại Công ty
* Tăng TSCĐHH do mua sắm
- Chứng từ và luân chuyển chứng từ
+ Chứng từ: Tờ trình, Quyết định của Tổng Giám đốc, Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao TSCĐ, Phiếu chi hoặc giấy báo nợ của Ngân hàng, giấy tạm ứng, Quyết định của Tổng Giám đốc đưaTSCĐ vào sử dụng, Thẻ TSCĐ.
+ Luân chuyển chứng từ
Khi các phòng, ban, đơn vị trong Công ty có nhu cầu trang bị mới TSCĐHH thì phải lập kế hoạch về nhu cầu mua sắm, gửi “tờ trình” lên Tổng Giám Đốc xem xét.Căn cứ vào “tờ trình” nếu Tổng Giám phê duyệt sẽ gửi “Quyết định của Tổng Giám Đốc” đã ký cho phòng Tài chính- Kế toán. Căn cứ vào quyết định đó,tiến hành ký kết “Hợp đồng kinh tế” với đối tác cung cấp. Khi hợp đồng được ký kết, các bên tiến hành bán giao TSCĐ và lập “biên bản bàn giao TSCĐ”. Bên mua làm thủ tục thanh toán. Tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến TSCĐHH đó như: chi phí mua, chi phí vận chuyển, lệ phí trước bạ… đều được phản ánh đầy đủ vào các chứng từ như “Phiếu chi, giấy báo nợ, giấy tạm ứng…”
Kế toán căn cứ bộ chứng từ gốc lập “Thẻ TSCĐ” và nhập số liệu vào sổ sách - Tài khoản và vận dụng tài khoản
+ Tài khoản
Tại Công ty để phản ánh TSCĐHH do mua sắm thường sử dụng TK241 “Chi phí XDCB dở dang” để tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trước khi đưa TSCĐHH đó vào sử dụng. Ngoài ra, còn sử dụng TK công nợ 331, TK 141 và TK112 (1121), TK 133( 1332) … Khi có quyết định đưa TSCĐHH đó vào sử dụng thì kế toán sẽ kết chuyến toàn bộ chi phí từ TK 241 sang TK 211 để tăng nguyên giá TSCĐHH
+ Vận dụng tài khoản
Kế toán TSCĐ căn cứ vào hóa đơn GTGT mua TSCĐHH ghi Với TSCĐHH mua trong nước
Nợ TK 241(2411): Giá mua chưa thuế Nợ TK 133(1332): VAT đầu vào
Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán Với TSCĐHH nhập khẩu
Nợ TK 241(2411): Giá mua chưa thuế
Có TK 111, 112, 331…: Tổng giá thanh toán cho nhà XK Với thuế GTGT của hàng nhập khẩu
Nợ TK 133(1332): VAT đầu vào
Có TK 333(33312): VAT của hàng NK
Nếu có các chi phí liên quan trực tiếp khác, khi có các chứng từ như xuất phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ ngân hàng… kế toán tiến hành định khoản
Nợ TK 241(2411): Chi phí chưa thuế Nợ TK 133: VAT đầu vào
Có TK 141, 111, 112, 331…: Tổng chi phí thanh toán
Khi có quyết định đưa TSCĐHH đó vào sử dụng kế toán định khoản như sau: Nợ TK 211( 2111, 2112,…): Nguyên giá TSCĐHH
Có TK 241(2411): Tổng chi phí - Sổ kế toán
Kế toán sử dụng các sổ: Chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp chứng từ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, thể TSCĐ, sổ cái TK 211, sổ chi tiết TK 211( 2111, 2112, 2113, 2114). Đầu tiên kế toán mở phần mềm kế toán lấy lệnh “tổng hợp”, chọn “sổ kế toántheo hình thức chứng từ ghi sổ” rồi vào “chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào các chứng từ để nhập dữ liệu vào “chứng từ ghi sổ”. Sau đó kế toán thực hiện đăng ký chọn lệnh “đăng ký chứng từ ghi sổ” bấm F10 để đăng ký tự động, đồng thời vào lệnh “TSCĐ” chọn “cập nhật số liệu” và “danh mục TSCĐHH” nhấn F4 rồi điền các thông tin có liên quan đến TSCĐHH vào “thẻ TSCĐ”. Từ các lệnh trên phần mềm máy tính sẽ tự động cập nhật vào các sổ và các báo cáo có liên quan khác.
Ví dụ 1: Ngày 25/1/2011, Công ty mua 4 máy đóng gói chân không DC-860 của
Công ty TNHH Mạnh Cầm giá chưa thuế 65.000.000đ/chiếc, thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản. Chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử là 11.000.000đ trả bằng tiền tạm ứng. TSCĐHH này được đầu tư bằng 100% vốn tự có. Ngày 1/2/2011
Tổng Giám Đốc ra quyết định đưa 4 máy đóng gói chân không DC-860 vào sử dụng. Thời gian tính khấu hao là 5 năm theo phương pháp đường thẳng.
- Chứng từ kế toán:
Quyết định của Tổng Giám Đốc ( phụ lục 3.9), Hợp đồng mua bán (phụ lục3.10), Hóa đơn GTGT (phụ lục 3.11), Biên bản bàn giao TSCĐ(phụ lục3.12), Giấy thanh toán tạm ứng (phụ lục 3.13), Giấy báo nợ của Ngân hàng Công Thương Cầu Giấy (phụ lục 3.14), Quyết định của Tổng Giám Đốc đưa TSCĐHH vào sử dụng (phụ lục 3.15)
Tất cả bộ chứng từ được lưu vào hồ sơ “mua sắm 4 máy đóng gói chân không DC-860”
- TK kế toán và vận dụng TK
+ TK sử dụng: 241 (2411), 112 (11210050), 141 (14100), 211 (2114), 331 (31100)
+ Vận dụng TK:
Khi nhận được Hóa đơn GTGTGvà biên bản bàn giao TSCĐ kế toán ghi: Nợ TK 241 (2411): 260.000.000
Nợ TK 133 (1332): 26.000.000
Có TK 331 (33100): 286.000.000 Khi nhận được giấy báo nợ của NH, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (33100): 286.000.000
Có TK 112 (1121005): 286.000.000
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử và Giay thanh toán tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 241 (241100): 10.000.000 Nợ TK 133 (1332): 1.000.000
Có TK 141 (14100): 11.000.000
Khi có quyết định đưa TSCĐHH vào sử dụng, kế toán ghi: Nợ TK 211 (211400): 270.000.000
Có TK 241 (241100): 270.000.000
- Sổ kế toán:
Vào chứng từ ghi sổ 4014, 2016, 4022 cho chứng từ ghi sổ (phụ lục 3.16) , sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 3.17), và các mẫu sổ chủ yếu như sổ cái TK 241 (phụ lục3.18), sổ cái TK 331 (phụ lục 3.19), sổ cái TK 112 (phụ lục3.20), sổ cái TK 211 (phụ lục 3.21), số chi tiết TK 2113 (phụ lục 3.22), thẻ TSCĐ (phụ lục 3.24)
* Tăng do đầu tư xây dựng cơ bản
- Chứng từ và luân chuyển chứng từ + Chứng từ
Hợp đồng xây dựng cơ bản. Biên bản nghiệm thu công trình, Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng cơ bản, Biên bản giao nhận công trình xây dựng cơ bản, Hóa đơn GTGT do bên cung cấp dịch vụ lập, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy thanh toán tạm ứng phát sinh trước khi đưa TSCĐHH vào sử dụng.
+ Luân chuyển chứng từ
Khi các chứng từ được đưa đến phòng kế toán công ty các kế toán viên sẽ phân loại và thực hiện hạch toán kế toán. Các tài liệu và chứng từ liên quan về dự án xây dựng công trình được thu thập và lưu trữ vào tập hồ sơ riêng. Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán TSCĐ tiến hành cập nhật chứng từ đầy đủ và tổng hợp toàn bộ chi phí chờ trên TK241 (2412) và khi có quyết định đưa TSCĐ vào sử dụng thì tăng nguyên giá TSCĐ để quản lý và trích khấu hao
- Tài khoản và vận dụng tài khoản + Tài khoản:
Sử dụng TK241 (2412), 133 (1332), 331 (33100), 111, 112, 141 (14100), 211, 341
+ Vận dụng tài khoản:
Nợ TK241 (2412): Giá quyết toán của công trình Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
Khi thanh toán cho bên xây dựng công trình kế toán ghi: Nợ TK 331 (33100): Tổng giá thanh toán
Có TK 111,112, 341: Tổng số tiền phải trả Khi phát sinh các chi phí liên quan
Nợ TK 241 (2412): Chi phí phát sinh Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111,112,141,331: Tổng chi phí thanh toán Khi có quyết định đưa TSCĐHH vào sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá của TSCĐ
Có TK 241 (2412): Tổng chi phí xây dựng cơ bản
- Sổ kế toán
Trình tự vào sổ kế toán tương tự như đối với TSCĐHH mua sắm, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ, sổ chi tiết TK 2412, sổ cái TK241, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ, sổ cái TK211, và các sổ khác có liên quan
Ví dụ 2: Ngày 20/2/2011, Công ty xây dựng Thành Nam bàn giao nhà kho đông
lạnh Lệ Chi cho Công ty với giá thực tế là 720.000.000đ chưa có thuế GTGT 10%. Chi phí bàn giao 10.000.000 đã chi bằng tiền mặt. Bắt đầu tính khấu hao từ ngày 1/3/2010 trong 15 năm theo phương pháp đường thẳng.
- Chứng từ kế toán:
Kế toán căn cứ hợp đồng xây dựng cơ bản, Biên bản nghiệm thu công trình (phụ lục 3.25), Biên bản bàn giao công trình nhà kho đông lạnh Lệ Chi (phụ lục 3.26), Phiếu chi tiền mặt (phụ lục 3.27) và quyết định của Tổng giám đốc đưa TSCĐ vào sử dụng từ ngày 1/8/2010 để định khoản và ghi sổ
+ Tài khoản: 241 (2412), 111 (11100), 133 (1332), 211 (2111) + Vận dụng tài khoản:
Căn cứ biên bản bàn giao, kế toán ghi: Nợ TK 241(2412): 720.000.000 Nợ TK 133 1332): 72.000.000
Có TK 331 (33100): 792.000.000 Khi có giấy báo nợ của Ngân hàng chuyển đến:
Nợ TK 331 (33100): 792.000.000
Có TK 112 (1121019): 792.000.000 Chi phí bàn giao công trình:
Nợ TK 241 (241200): 10.000.000 Có TK 111 (11100): 10.000.000 Khi có quyết định đưa TSCĐHH vào sử dụng:
Nợ TK 211 (211100): 730.000.000 Có TK 241 (241200): 730.000.000
- Sổ kế toán:
Trên cơ sở các định khoản trên kế toán vào lệnh chứng từ ghi sổ để phản ánh nội dung của nghiệp vụ, mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để kích hoạt tự động đăng ký chứng từ. Đồng thời, kế toán TSCĐ vào lệnh in danh mục TSCĐ để lập thẻ TSCĐ. Phần mềm sẽ tự động kiết xuất ra các sổ: Sổ cái TK 241 (phụ lục 3.18), TK 211 (tương tự phụ lục 3.23), sổ cái TK 211 (phụ lục 3.21), các sổ kế toán liên quan là sổ cái TK111 (phụ lục 3.22)
* Tăng do cấp trên cấp xuống
- Chứng từ
Quyết định của Tổng Giám đốc Biên bản bàn giao TSCĐ
+ Tài khoản: TK 211, TK 336 Nội dung và kết cấu TK 336
Bên nợ: Tăng số tiền phải trả nội bộ trong kỳ Bên có: Số tiền đã trả nội bộ DN trong kỳ
Số dư bên có: Số tiền còn phải trả nội bộ DN trong kỳ
+ Vận dụng tài khoản: Nợ TK 211
Có TK 3362: Phải trả nội bộ Công ty
- Sổ kế toán: Sổ cái TK 211, sổ chi tiết TK 211
3.3.2.2 Hạch toán giảm TSCĐHH
TSCĐHH giảm do thanh lý
- Chứng từ và luân chuyển chứng từ
+ Chứng từ: Quyết định thanh lý, nhượng bán TSCĐHH của TGĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá tình trạng kỹ thuật của TSCĐHH, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu hoặc phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng
+ Luân chuyển chứng từ
Tại Công ty, khi muốn thanh lý, nhượng bán TSCĐ thì đơn vị sử dụng và quản lý phải lập “tờ trình” ghi đầy đủ các thông tin về hiện trạng, nguyên giá và lý do xin thanh lý, nhượng bán. Các giấy tờ này được gửi lên TGĐ phê duyệt. Khi có “Quyếtđịnh thanh lý của TGĐ” thì TS được tổ chức thanh lý, nhượng bán và lập “biên bảnthanh lý”. Kế toán TSCĐHH sẽ căn cứ vào bộ chứng từ gốc để tiến hành hủy “thẻ TSCĐ”
- Tài khoản và vận dụng tài khoản
+ Tài khoản:TK 241, 211, 811, 711, 111, 112, 331, 333 (33312) + Vận dụng tài khoản:
Xóa sổ TSCĐHH
Nợ TK 214: Hao mòn lũy kế Nợ TK 811: Gía trị còn lại
Có TK 211: Nguyên giá TSCĐHH Thu về từ thanh lý, nhượng bán:
Nợ TK 111, 112,131: Tổng giá trị thu về Có TK 711: Thu nhập khác Có TK 333 (33312): Thuế GTGT đầu ra Chi phí thanh lý TSCĐ Nợ TK 811: Chi phí khác Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu ra
Có TK 111,112… Tổng giá thanh toán
- Sổ kế toán:
Vào phần mềm kế toán , chọn lệnh TSCĐ/ cập nhật số liệu/ Khai báo thôi khấu hao TSCĐ. Khi TS được thanh lý, nhượng bán, Công ty không còn quản lý và sử dụng nữa thì kế toán khai báo giảm TSCĐ bằng cách chọn đường dẫn như trên. Sau đó, phần mềm kế toán sẽ tự vào các sổ kế toán và thẻ TSCĐ dừng cập nhật các thông tin liên quan
Ví dụ 3: Ngày 11/1/2011, Công ty thanh lý 1 máy Photcopy có NG =
25.700.000đ đã khấu hao hết do phòng TC-KT sử dụng. Chi phí thanh lý 1.000.000đ. Giá bán chưa thuế 5.200.000 (VAT 5%) đã trả bằng tiền mặt
- Chứng từ:
Tờ trình đề nghị thanh lý TSCĐHH có kèm theo biên bản đánh giá tình trạng kỹ thuật, Biên bản thanh lý (phụ lục 3.28), Phiếu chi tiền thanh lý, Hóa đơn GTGT (Phụ lục 3.29), phiếu thu tiền thanh lý (phụ lục 3.30)
- Tài khoản và vận dụng tài khoản
+ Tài khoản: TK214 (2141400), 211 (211400), 811, 111 (111100), 711, 333 (333120)
+ Vận dụng tài khoản: Xóa sổ TSCĐHH
Có TK 211: 25.700.000 Chi phí thanh lý: Nợ TK 811: 1.000.000 Có TK111: 1.000.000 Thu về thanh lý: Nợ TK 111: 5.460.000 Có TK711: 5.200.000 Có TK 333 (33312): 260.000 - Sổ kế toán:
Kế toán TSCĐ chọn lệnh TSCĐ/ Cập nhật số liệu : sổ chi tiết TSCĐ 2113 (phụ lục 3.23), sổ cái TK liên quan như sổ cái các TK 811, 711, 111…
3.3.2.3 Hạch toán khấu hao TSCĐHH:
Tại Công ty, công việc tính và trích khấu hao TSCĐ công ty tiến hành trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên các chỉ tiêu như: nguyên giá, tỷ lệ khấu hao. Cụ thể:
Mức khấu hao 1 năm = Nguyên giáTSCĐHH ×Tỷ lệ khấu hao 1 năm 1
Số năm sử dụng Mức khấu hao tháng = Mức khấu hao năm : 12 tháng
- Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Bảng tính khấu hao (phụ lục 3.32), bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (phụ lục 3.33). Cuối kỳ kế toán văn phòng xuất hóa đơn cho các đơn vị độc lập làm căn cứ để phân bổ vào chi phí của đơn vị mình.
- Tài khoản và vận dụng tài khoản +Tài khoản: 214, 642 (64240010), 632 (632071), 431 (431300) + Vận dụng tài khoản Nợ TK 642 (64240010), 632 (632071), 431 (431300): Chi phí KH trong kỳ Có TK 214: Hao mòn TSCĐ - Sổ kế toán
Chủ yếu là các sổ cái TK 214 và các sổ chi tiết và các sổ cái có liên quan của TK 642, 632, …, 4313
Căn cứ vào định khoản trên kế toán TSCĐ phản ánh vào chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ. Vào lệnh TSCĐ/ Cập nhật số liệu/ Bảng tính khấu hao để nhặt các thông tin cần thiết, sổ cái TK 214, bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ và các sổ liên quan khác.
Trở lại ví dụ 1: Nguyên giá TSCĐHH là 270.000.000đ với thời gian sử dụng 5
năm. Như vậy :
Mức khấu hao 1 năm là : 270.000.000 : 5 = 54.000.000 Mức khấu hao 1 tháng là : 54.000.000 : 12 = 4.500.000 * Kế toán phản ánh :
Nợ TK 632 ( 632071) : 4.500.000 Có TK 214 (2141400) : 4.500.000
* Định kỳ, kế toán lập sổ và bảng biểu khấu hao, các mẫu sổ cái TK214 (phụ lục 3.31)
3.3.2.4 Hạch toán sửa chữa TSCĐHH
* Hạch toán sửa chữa thường xuyên
- Chứng từ :
Hóa đơn GTGT sửa chữa TSCĐHH, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu xuất công cụ dụng cụ…
+ Sử dụng TK 642, 641, 142, 242, 111, 141 + Vận dụng tài khoản :
Khi phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa :
Nợ TK 641, 642, 142, 242: Chi phí sửa chữa Nợ TK 133: VAT đầu vào
Có TK 141, 111, 152, 153, 334, 338,331: Tổng chi phí sửa chữa
- Sổ kế toán : Vào sổ cái các TK 111, 331, 642
Ví dụ 4 : Ngày 20/3, tiến hành bảo dưỡng toàn bộ máy tinh phòng TC- KT. Tổng
chi phí là : 1.500.000 chưa bao gồm thuế GTGT 10% trả bằng tiền mặt
- Chứng từ : Hóa đơn GTGT, Phiếu chi
- Tài khoản và vận dụng tài khoản :
Sử dụng TK 642 (642700), 133 (1332),111 (11100) Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu chi, kế toán ghi :
Nợ TK 642 (642700) : 1.500.000 Nợ TK 1333 (1332) : 150.000
Có TK 111 (111000) : 1.650.000
- Sổ kế toán : Kế toán vào sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 133, 111, 642
* Hạch toán sửa chữa lớn
- Chứng từ và luân chuyển chứng từ : +Chứng từ :
Tờ trình về dự toán sửa chữa lớn TSCĐ, Bảng tổng hợp giá trị dự toán công trình sửa chữa lớn, Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, Biên bản nghiệm thu, phiếu chi…
+ Luân chuyển chứng từ :
Khi phát sinh nhu cầu sửa chữa lớn TSCĐHH, thì bộ phận sử dụng phải có công văn đề nghi gửi lên TGĐ, TGĐ sẽ giao nhiệm vụ cho tổ tư vấn về giá của Công ty đảm nhận việc giám định tình trạng kỹ thuật của TSCĐHH hiện tại và lựa chon nhà thầu sử
chữa. Sau đó, tổ tư vấn phải gửi “tờ trình” lên TGĐ. Căn cứ vào đấy, TGĐ mới có