- Phòng Tụ̉ chức lao đụ̣ng
Chương III:
3.2.2. Hoàn thiợ̀n cụng tác phõn tích cụng viợ̀c
Xác định nhu cõ̀u đào tạo là bước đõ̀u tiờn trong tiờ́n trình đào tạo và phát triờ̉n nguụ̀n nhõn lực. Đõy chính là viợ̀c xác định bụ̣ phọ̃n nào cõ̀n phải được đào tạo, cõ̀n đào tạo loại kỹ năng gì, sụ́ lượng đào tạo là bao nhiờu người và vào thời gian nào.
Đờ̉ hoạt đụ̣ng xác định nhu cõ̀u đào tạo có căn cứ rõ ràng, hiợ̀u quả thì phải dựa vào kờ́t quả của hoạt đụ̣ng phõn tích cụng viợ̀c và đánh giá tình hình thực hiợ̀n cụng viợ̀c. Cho đờ́n nay, cụng tác phõn tích cụng viợ̀c của cụng ty võ̃n chưa được hoàn chỉnh, chính vì thờ́ gõy khó khăn cho viợ̀c xác định nhu cõ̀u đào tạo. Cụng ty chỉ có bản mụ tả cụng viợ̀c, chưa có bản yờu cõ̀u thực hiợ̀n cụng viợ̀c và bản tiờu chuõ̉n thực hiợ̀n cụng viợ̀c, hoạt đụ̣ng đánh giá chủ yờ́u do người quản lý trực tiờ́p nhọ̃n xét, và thụng qua bình bõ̀u trong cơ sở. Do đó, viợ̀c xác định nhu cõ̀u đào tạo của cụng ty mang nặng tính định tính.
Hạn chế của cụng ty : Cụng ty đang trong quỏ trỡnh hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch cụng việc, phần lớn cỏc cụng việc chưa được phõn tớch.
Lý do phải hoàn thiện : Cụng tỏc phõn tớch cụng việc cú ý nghĩa rất quan trọng trong quỏ trỡnh xác định nhu cõ̀u đào tạo. Phải cú bản “mụ tả cụng việc” và “yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện” thỡ mới xỏc định được cỏc cụng việc, cỏc kỹ năng, mà người lao động phải cú, rụ̀i so sánh với các kỹ năng người lao đụ̣ng hiợ̀n có,từ đó sẽ thṍy được các kỹ năng còn thiờ́u sót đờ̉ bụ̉ sung đào tạo. Bản “yờu cầu đối với người thực hiện cụng việc” cũng là căn cứ xỏc định nhu cõ̀u đào tạo.
Cỏch thức thực hiện: Khi cán bụ̣ lãnh đạo các phòng ban, phõn xưởng đưa các bản nhu cõ̀u đào tạo của mình lờn phòng nhõn sự thì phũng nhõn sự cần đối chiếu với bản mụ tả cụng việc , yờu cầu của cụng việc đối với người thực hiện để xem xét các nhu cõ̀u cõ̀n đào tạo này có hợp lý, phục vụ cho sản xuṍt hay khụng. Cần tiến hành xõy dựng hai bản này cho từng vị trớ cụng việc.
* Bản mụ tả cụng việc: là văn bản giải thớch và liệt kờ về những nhiệm vụ, trỏch nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề cú liờn quan đến một cụng việc cụ thể. Gồm cú ba nội dung:
- Xỏc định tờn cụng việc: tờn cụng việc (chức danh), tờn của bộ phận hay địa điểm thực hiện cụng việc, chức danh người lónh đạo trực tiếp, số người dưới quyền, mức tiền lương. Túm tắt chức năng, mục đớch của cụng việc
- Phần túm tắt về nhiệm vụ và trỏch nhiệm thuộc cụng việc: Gồm nhiệm vụ phải thực hiện, cỏc trỏch nhiệm kốm theo
- Điều kiện làm việc: gồm cỏc điều kiện về mụi trường vật chất,thời gian làm việc, cỏc phương tiện phục vụ quỏ trỡnh đi lại, điều kiện khỏc…
Bản mụ tả cụng việc cho ta thấy một bức tranh tổng thể nhất về cụng việc, cho ta thấy những nhiệm vụ cần phải thực hiện.
*Bản yờu cầu của cụng việc với người thực hiện: Là văn bản liệt kờ cỏc đũi hỏi của cụng việc đối với người thực hiện về cỏc mặt : kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trỡnh độ giỏo dục và đào tạo, đặc trưng tinh thần và thể lực… Bản yờu cầu đối với người thực hiện cụng việc giỳp ta so sỏnh kỹ năng người lao đụ̣ng hiợ̀n có và yờu cõ̀u kỹ năng cõ̀n có đờ̉ thực hiợ̀n cụng viợ̀c đờ̉ có cơ sở xác định các kỹ năng cõ̀n đào tạo.
Phũng nhõn lực phải lấy hai bản này làm căn cứ đờ̉ xác định nhu cõ̀u đào tạo cho Cụng ty.
Vớ dụ: Bản phõn tớch cụng việc của trưởng phũng nhõn sự
- Chức danh cụng việc: Trưởng phũng Tổ chức lao động - Người phụ trỏch trực tiếp: Giỏm đốc cụng ty
*Cỏc nhiệm vụ:
-Tham mưu cho giỏm đốc về cụng tỏc tổ chức cỏn bộ, tổ chức lao động trong phạm vi toàn Cụng ty theo yờu cầu cảu Ban giỏm đốc.
- Tổ chức triển khai thực hiện cụng việc của phũng và phối hợp với cỏc bộ phận khỏc của Cụng ty để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực trong cụng ty theo thỏng, quớ, năm.
- Xõy dựng chương trỡnh định hướng cho nhõn viờn mới của Cụng ty, xõy dựng chương trỡnh phỏt triển nghề nghiệp, chớnh sỏch thăng tiến và thay thế nhõn sự trong Cụng ty.
- Kế hoạch húa nguồn nhõn lực nhằm phục vụ tốt cho chiến lược sản xuất kinh doanh của Cụng ty.
- Nghiờn cứu, xõy dựng quy chế lương thưởng, cỏc chế độ khuyến khớch để người lao động làm việc tốt và gắn bú với Cụng ty hơn.
- Theo dừi, quản lý cỏc hoạt động bảo hiểm, hưu trớ và cỏc chế độ khỏc cho người lao động.
- Làm việc với cỏc trưởng cỏc bộ phận khỏc, cỏc phõn xưởng để giải quyết cỏc bất bỡnh xảy ra.
- Nghiờn cứu, soạn thảo và trỡnh duyệt cỏc quy định ỏp dụng trong Cụng ty, cơ cấu tổ chức của Cụng ty.
- Hỗ trợ cỏc bộ phận khỏc trong việc quản lý nhõn sự, là cầu nối của người lao động trong Cụng ty với Ban giỏm đốc.
Phạm vi quyền hạn trong cụng việc:
- Quản lý cỏc nhõn viờn trong phũng tổ chức lao động.
- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phõn cụng cụng việc cho cỏc nhõn viờn trong phũng.
- Giỏm sỏt việc thực hiện cụng việc của cỏc nhõn viờn trong phũng, đỏnh giỏ hiệu quả thực hiện cụng việc của cỏc nhõn viờn trong phũng.
- Giải quyết những đề xuất của cỏc cỏ nhõn hay bộ phận khỏc trỡnh lờn dựa theo nội quy, quy định của cụng ty.
- Được quyền kiểm tra, chất vấn trưởng cỏc bộ phận khỏc nếu cú sự việc phỏt sinh liờn quan đến lợi ớch của Cụng ty.
- Theo sự ủy quyền của Ban giỏm đốc truyền đạt cỏc chỉ đõọ, chỉ thị đến cỏc bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển cỏc bộ phận thực hiện theo đỳng nội dung được
chỉ đạo từ Ban giỏm đốc.
* Cỏc yờu cầu cụng việc:
- Trinh độ học vấn, bằng cấp: Trỡnh độ đại học hoặc tương đương về chuyờn ngành Quản trị nhõn lực, Kinh tế lao động, Quản trị kinh doanh.
- Trỡnh độ chuyờn mụn: Hiểu biết về Quản trị nhõn lực, kinh tế lao động, quản trị kinh doanh, luật.
- Kiến thức: Cú kiến thức về quản lý nhõn sự, am hiểu về cỏc chớnh sỏch, quy định của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty, am hiểu luật lao động.
- Kỹ năng: Sử dụng thành thạo vi tớnh, tiếng Anh bằng C, sử dụng thành thạo cỏc phương phỏp nghiờn cứu lao động như chụp ảnh, bấm giờ…Cú khả năng giao tiếp và quan hệ con người tốt, cú khả năng lónh đạo, cú khả năng lập kế hoạch, cú kỹ năng đàm phỏn, tổ chức giỏm sỏt thực hiện cụng việc, phõn tớch tổng hợp tốt.
- Kinh nghiệm: Ít nhất 3 năm cú kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực quản trị nhõn lực hoặc quản trị kinh doanh.
3.2.3. Hoàn thiợ̀n xác định mục tiờu đào tạo và phát triờ̉n
Hiợ̀n nay cụng ty chưa xác định rõ mục tiờu của hoạt đụ̣ng đào tạo, điờ̀u này có thờ̉ làm cho hoạt đụ̣ng đào tạo khụng trọng tõm, sai định hướng. Bụ̣ phọ̃n tụ̉ chức đào tạo cõ̀n phải xác định các kiờ́n thức, kỹ năng cụ thờ̉ cõ̀n được đào tạo, trình đụ̣ kỹ năng đạt được sau khi kờ́t thúc đào tạo, sụ́ lượng, cơ cṍu học viờn và thời gian đào tạo.
- Mục tiờu đặt ra phải rừ ràng, được lượng húa để việc thực hiện trọng tõm, khụng sai định hướng và dễ dàng cho việc đỏnh giỏ hiệu quả đào tạo.
- Mục tiờu đặt ra phải khả thi,khi đặt mục tiờu phải tớnh đến tiềm năng thực tế của Cụng ty, khả năng thực hiện được, trỏnh việc đưa ra mục tiếu quỏ cao hoặc quỏ thấp, khụng thực tế.
- Mục tiờu của chương trỡnh đào tạo phải phục vụ lợi ớch của Cụng ty, khụng đưa ra cỏc chương trỡnh khụng sỏt thực tế, ớt ứng dụng vào thực tiễn.