- Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán
a)Kế toán theo dõi chứng từ ban đầu về nhập xuất nguyên vật liệu
* Chứng từ nhập: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập được thể hiện qua sơ đồ:
Sơ đồ 1.9 Quy trình ghi sổ nhập nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH Chí Thành II việc cung ứng VL chủ yếu là do mua ngoài, căn cứ vào đơn đặt hàng phòng kỹ thuật xem khối lượng chuyển lên phòng
Hóa đơn GTGT
Biên bản kiểm nghiệm
Phiếu NK
Sổ chi tiết NVL Thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
vật tư. Phòng vật tư căn cứ vào định mức kỹ thuật để mua NVL. Theo thủ tục nhập kho của Công ty thì tất cả các loại VL mua về đều qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Trong đó hoá đơn bán hàng đã quy định ghi rõ các chỉ tiêu về chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền, hình thức thanh toán…căn cứ vào hoá đơn này để tiến hành kiểm nghiệm
Biên bản kiểm nghiệm được tiến hành để xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn đúng với hợp đồng đã ký thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập số liệu đó. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho trên cơ sở các hoá đơn, giấy báo nhận và biên bản kiểm nghiệm rồi trao cho phòng kinh doanh ký phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ VL thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán là căn cứ ghi sổ.
- Cơ sở, phương pháp lập phiếu nhập kho:
+ Cơ sở lập: căn cứ vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư.
+ Phương pháp lập: lập cho từng lần nhập kho, khi nhập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao hàng, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho, địa điểm nhập kho
Căn cứ phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận nguyên vật liệu. Phiếu nhập kho được chia thành 3 liên :
Liên 1: thủ kho giữ.
Liên 2: đưa cho người giao hàng để làm căn cứ thanh toán.
Liên 3: giữ tại phòng kinh doanh để cuối tháng nộp cho kế toán vật tư vào sổ và chỉ mới ghi phần số lượng thực nhập mà chưa ghi giá trị nhập.
Cụ thể: Ngày 10/02/2012 Công ty mua 4050 mét vải bạt 2050, 4050 mét vải bạt 3419, 2100 kg cao su, 3560 kg hóa chất tại Công ty TNHH SX - TM HÀ THÀNH với đơn giá lần lượt là 14.500 đồng/mét, 13.000 đồng/mét, 45.000 đồng/kg, 1.100
đồng/kg ( giá chưa thuế GTGT 10%), đã chi bằng tiền mặt.Tại đó ta có hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số:01 GTKT-3LL
Liên 2: giao khách hàng Số:0006295 Ngày 10 tháng 02 năm 2012
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH SX - TM HÀ THÀNH
Địa chỉ : Thị trấn Yên Mỹ - huyện Yên Mỹ - tỉnh Hưng Yên Điện thoại : 0321.3962313
MST : 0900233568
Họ tên người mua hàng : Ngô Thúy Hà
Tên đơn vị mua hàng : Công ty TNHH Chí Thành II
Địa chỉ: 43 Trần Quang Diệu-Phường Ô chợ Dừa- Phường Đống Đa- Tp Hà Nội Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt MST 0100364138
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Biểu số 2.1 Hóa đơn GTGT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Để xác định số lượng, quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong bảo quản, kế toán lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư”.
- Cơ sở, phương pháp lập biên bản kiểm nghiệm: + Cơ sở lập: căn cứ vào các hóa đơn mua hàng.
+ Phương pháp lập: lập cho các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho với số lượng lớn.
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Vải bạt 2050 mét 4.050 14.500 58.725.000
2 Hóa chất Kg 3.560 1.100 3.916.000
3 Cao su Kg 2.100 45.000 94.500.000
Cộng tiền hàng 157.141.000
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 15.714.100
Tổng cộng tiền thanh toán 172.855.100
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mươi hai triệu, tám trăm năm mươi lăm nghìn, một trăm đồng.
Khi lập “ Biên bản kiểm nghiệm” ta ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, mã số, phương thức kiểm nghiệm, đơn vị tính, số lượng và kết quả kiểm nghiệm theo các cột tương ứng. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 2 bản.
Trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa không đúng số lượng quy cách, phẩm chất so với chứng từ hóa đơn thì lập thêm 1 liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giải quyết.
Căn cứ vào hóa đơn số 0006295 kế toán lập “ Biên bản kiểm nghiệm”
Xem Biểu số 2.2:Biên bản kiểm nghiệm (trích dẫn phụ lục 1)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0006295 và biên bản kiểm nghiệm số 242 ngày 10/02/2012 thủ kho lập “ phiếu nhập kho”.
Xem Biểu số 2.3 Phiếu nhập kho (trích dẫn phụ lục 2)
Số liệu nhập vào Công ty từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo cho việc tính toán kịp thời, chính xác số liệu thì phải có hoá đơn để từ đó có biện pháp sử dụng NVL hợp lý nhất.
Vật liệu nhập kho đều được thủ kho sắp xếp vào đúng chỗ quy định đảm bảo khoa học, hợp lý cho việc bảo quản VL, tiện cho việc theo dõi và công tác xuất kho.
* Chứng từ xuất:
Các chứng từ có liên quan : phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu vật tư theo hạn mức, thẻ kho
VL chủ yếu xuất kho cho sản xuất kinh doanh, ngoài ra còn xuất bán. Cùng với phiếu nhập kho, kế toán và thủ kho làm căn cứ để xuất VL đưa vào sản xuất. Muốn vậy thủ kho phải tiến hành lập phiếu xuất kho.
+ Cơ sở lập: dựa vào phiếu xin lĩnh vật tư
+ Phương pháp lập: phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiếu thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một kho dùng cho một đối tượng hach toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
Trên phiếu ghi rõ tên, quy cách, khối lượng VL, mục đích sử dụng, đơn vị lãnh đạo… theo các cột tương ứng.
Trước khi lĩnh vật tư, người lĩnh vật tư phải kiểm tra vật tư một cách kỹ lưỡng theo yêu cầu căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư theo định mức (đối với những vật tư sử dụng thường xuyên không ổn định) và phiếu lĩnh vật tư không định mức (đối với những vật tư sử dụng không thường xuyên). Phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức sử dụng NVL.
Đồng thời giao cho các phân xưởng khi xuất kho thủ tục xuất kho phải căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư( trên phiếu lĩnh vật tư có ghi rõ đơn vị sử dụng, tên VL, số lượng lĩnh và đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm và cùng với người nhận vật tư phải kiểm tra và ký xác nhận. Phiếu lĩnh vật tư được tính theo phương pháp đích danh. Hàng ngày phân xưởng lên lĩnh vật tư sau khi được xét duyệt ở phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh, sau đó căn cứ vào kế hoạch lĩnh vật tư kế toán sẽ xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống lĩnh, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho và thực hiện ghi sổ số lượng vật tư thực lĩnh và thẻ kho. Phiếu xuất kho được chia thành 3 liên:
Liên 1: Phòng kế toán giữ Liên 2: Thủ kho giữ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Liên 3: Người nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng Căn cứ vào yêu cầu thực lĩnh của các phân xưởng ta lập phiếu xuất kho
Xem Biểu số 2.5 Phiếu Xuất kho ( trích dẫn phụ lục 4)