Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

- Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, dưới sự chỉ đạo của giám đốc và các cấp điều hành.

d) Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Công ty TNHH Chí Thành II hạch toán ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức Nhật ký chứng từ bao gồm các loại sổ sau:

- Sổ Nhật ký chứng từ - Sổ Cái

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết: Sổ TSCĐ; Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa; Thẻ kho; Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Sổ chi tiết thanh toán; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Bảng kê

Sơ đồ 1.7 Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu hoặc kiểm tra

• Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Sổ cái Bảng tổng hợp

chi tiết

Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán

chi tiết Bảng kê

Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chưng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.

Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.

Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.

Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.

*Ưu, nhược điểm của hình thức nhật ký chứng từ:

- Ưu điểm: Giảm bớt số lần ghi chép, cung cấp được số liệu kịp thời để lập báo cáo.

- Nhược điểm: Kết cấu sổ sách phức tạp đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ kế toán thành thạo, thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Để thuận tiện giúp ích cho việc quản lý và theo dỏi các số liệu kế toán, công ty có sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính. Hình thức này cho phép các nhân viên kế toán nhập số liệu theo các phân hệ nghiệp vụ kế toán đã được lập sẵn, từ đó máy tính đưa ra được những thông tin hợp lý và tự động chuyển sang các phân hệ kế toán khác có liên quan và tự động lên các BCTC.

Sơ đồ 1.8 Hình thức kế toán máy vi tính

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In Sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra