5. Nội dung và kết quả đạt được
4.1.1. Khái quát về nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Với vai trò là một nhà phân phối, công ty Cổ phần Vật tư Hậu Giang phân phối hàng hóa đến cho khách hàng bằng các phương thức: Bán hàng trực tiếp (bán sĩ, bán lẻ thông qua các cửa hàng), chuyển hàng chờ chấp nhận, không có ký gửi đại lý mà bán trực tiếp cho đại lý.
* Quy trình triển khai hợp đồng bán hàng: - Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng
+ Trường hợp hợp đồng nguyên tắc thì khách hàng sẽ đặt hàng từng đợt và nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng.
+ Trường hợp hợp đồng chi tiết có lượng cụ thể và giao hàng một lần thì hợp đồng cũng xem như là đơn đặt hàng.
- Bước 2: Kiểm tra
+ Nhân viên bán hàng phải kiểm tra đơn đặt hàng có phù hợp và thỏa mãn các điều khoản đã ký kết trên hợp đồng trước khi chấp nhận đơn đặt hàng như: Thời hạn hợp đồng, thời hạn bảo lãnh (nếu có), hạn mức nợ, thời gian nợ, nợ quá hạn (nếu có), hàng hóa, phương tiện vận chuyển,...đơn đặt hàng phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký.
+ Sau khi kiểm tra nếu đơn hàng chưa phù hợp/ chưa thỏa mãn thì trao đổi với khách hàng để điều chỉnh.
- Bước 3: Lập và gửi báo giá
Nhân viên bán hàng lập báo giá, trình Trưởng đơn vị bán hàng ký và gửi cho khách hàng, nếu:
+ Khách hàng không đồng ý thì báo cho Trưởng đơn vị xem xét giải quyết. + Khách hàng đồng ý thì đơn vị bán hàng yêu cầu khách hàng ký xác nhận (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký)
- Bước 4: Tiến hành giao hàng
+ Nhân viên bán hàng lập phiếu yêu cầu cung cấp hàng gửi cho các đơn vị mua hàng hoặc giao hàng tại kho của đơn vị bán hàng.
+ Khi phương tiện nhận hàng xong thì đơn vị bán hàng trực tiếp lập biên bản giao hàng fax cho Tổ vận tải/ Thủ kho/ Nhân viên giao nhận (tùy theo địa điểm nhận hàng) chuyển cho phương tiện vận chuyển và đồng thời thông báo cho khách hàng ngày, giờ dự kiến phương tiện đến.
* Lưu ý: Trước khi giao hàng cho bên mua, người giao hàng (bên bán) phải kiểm tra, đối chiếu giấy chứng minh nhân dân của người nhận hàng phải đúng với họ, tên trong biên bản giao nhận hàng đã ấn định.
+ Nhân viên Tổ vận tải hoặc nhân viên bán hàng (trường hợp phương tiện do khách hàng đảm nhận) theo dõi việc giao nhận hàng và thu hồi biên bản giao hàng chuyển cho đơn vị bán hàng/ lưu hồ sơ, thời gian gởi không quá 4 ngày.
- Bước 5: Xuất hóa đơn
+ Nhân viên bán hàng cập nhật vào nhật ký bán hàng lượng hàng hóa đã giao kịp thời trong ngày
+ Nhân viên kế toán xuất hóa đơn và vào sổ nợ kịp thời trong ngày.
+ Nhân viên kế toán phải kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi gởi cho khách hàng. - Bước 6: Theo dõi công nợ
+ Hàng tháng nhân viên kế toán phải lập biên bản đối chiếu công nợ trình Trưởng đơn vị bán hàng ký và gửi cho khách hàng ký (tham chiếu quy trình kiểm soát công nợ - phòng kế toán).
+ Trường hợp đặc biệt không quá 03 tháng phải đối chiếu và ký xác nhận công nợ 1 lần.
+ Biên bản xác nhận công nợ phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật ký.
- Bước 7: Đơn vị bán hàng lưu hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, biên bản giao nhận hàng, xác nhận công nợ vào hồ sơ theo từng khách hàng.