5. Nội dung và kết quả đạt được
3.2.2.Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
a) Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Hội đồng quản trị có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cắt chức giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, cán bộ quản lý khác của công ty theo đề nghị của ban giám đốc, quy định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý cán bộ, quy định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
b) Ban kiểm soát
Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, và hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý. Điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ sách và báo cáo tài chính. Kiến nghị hội đồng quản trị các biện pháp sửa đổi, bổ sung cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời thảo luận những vấn đề khó khăn, tồn tại, xem xét những kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý.
c) Phòng kinh doanh vật liệu xây dựng
Tham mưu cho ban giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh vật liệu xây dựng, phát triển thị trường, tiêu thụ hàng hóa quản lý các cửa hàng tại cần thơ. Tạo nguồn hàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty. Xây dựng kế hoạch, tổ chức kinh doanh vật liệu tại Cần Thơ và công trình. Báo cáo kịp thời tình hình thực hiện kế hoạch của phòng. Theo dõi và giải quyết kịp thời các khiếu nại của khách hàng, phân tích, tổng hợp ý kiến khách hàng báo cáo ban giám đốc. Xây dựng và thực hiện chính sách bán hàng, chăm sóc khách hàng. Các nhiệm vụ khác do các ban giám đốc bổ sung theo từng giai đoạn.
d) Phòng kinh doanh gas
Trực tiếp kinh doanh ngành hàng gas, bếp gas tại khu vực đồng bằng sông Cửu Long theo chỉ tiêu và kế hoạch của công ty giao. Hoạch định chiến lược kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trường. Lập phương thức hỗ trợ bán hàng cho các đại lý và người tiêu dùng. Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có sự thay đổi. Phát triển hệ thống gas công nghiệp. Kiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy của các kho thường xuyên. Thực hiện kế hoạch công ty giao hiệu quả. Chấp hành đúng báo cáo theo chỉ đạo của công ty.
e) Phòng kinh doanh xăng - dầu nhờn
Trực tiếp kinh doanh ngành hàng dầu nhờn tại khu vực đồng bằng sông Cửu Long. Đề xuất với ban giám đốc và thực hiện các mục tiêu do công ty đưa ra. Thay mặt công ty thực hiện thỏa thuận với nhà cung cấp trong lĩnh vực kinh doanh xăng - dầu nhờn.
f) Phòng kế hoạch marketing
Tổ chức công tác phân tích, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chiến lược nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kế hoạch của công ty.
Hoạch định và thực hiện các biện pháp nhằm xây dựng và triển khai, kiểm tra các chương trình Marketing- mix. Phối hợp các bộ phận khác trong công việc triển khai thực hiện kế hoạch nhằm đạt mục tiêu kinh doanh của công ty. Xây dựng các chương trình nhằm quảng bá và nâng cao hình ảnh công ty, xây dựng thương hiệu…Nghiên cứu, xây dựng và đề xuất cải tiến các quy định, quy trình kinh doanh nhằm đảm bảo sự thỏa mãn khách hàng và hiệu quả công ty. Lập các tủ tục liên quan đến công ty. Lập các hợp đồng mua bán và theo dõi các hợp đồng của công ty. Lập các thủ tục liên quan đến công tác xuất nhập khẩu.kiểm soát các thông tin được đăng tải trên web.
g) Phòng kế toán
Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán công ty theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình bộ máy quản lý của
công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về hệ thống kế toán của công ty. Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp của Nhà nước, Bộ ngành và địa phương để xây dựng chiến lược tài chính của công ty.
h) Tổ tin học
Nghiên cứu tư vấn giúp ban giám đốc triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh của công ty. Hỗ trợ cho tất cả các đơn vị thuộc công ty trong lĩnh vực liên quan đến công nghệ thông tin. Thực hiện giám sát việc sử dụng các tài khoản, thiết bị máy móc có liên quan đến công nghệ thông tin bao gồm: phần cứng, phần mềm tài nguyên hệ thống trong toàn bộ công ty. Đề xuất việc trang bị thiết bị công nghệ thông tin mới, thanh lý thiết bị thông tin không còn phù hợp. Đảm bảo hệ thống mạng máy tính luôn ở trạng thái hoạt động ổn định. Sẵn sàng đáp ứng các công việc tốt nhất. Hỗ trợ người dùng về việc sử dụng các phần mềm, bổ sung cho các chương trình tường, lửa, virut mới, hiện đại, thiết kế các phần mềm bổ sung cho các đơn vị nhằm hỗ trợ tốt công việc kinh doanh. Thực hiện mua sắm mới các thiết bị công nghệ thông tin.
Các chi nhánh và cửa hàng thuộc ban giám đốc có chức năng kinh doanh mua bán các mặt hàng được giao, hàng tháng lập báo cáo theo quy định gửi lên công ty.
Các cửa hàng ngoài nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh các ngành theo quy định. Công ty có nhiệm nắm bắt thông tin theo nhu cầu thị trường, cảm nhận mọ tình hình về ngành của mình đảm nhận.
k) Bộ phận kho
Tổ chức công tác thực hiện quản lý kho, thực hiện công tác kiểm tra các thiết bị đo lường, thực hiện công tác quản lý và điều hành các phương tiện vận chuyển và phương tiện xếp dỡ, tổ chức đơn vị tham gia thực hiện các phong trào thi đua, công tác, đề nghị khen thưởng, kỷ luật với cán bộ, nhân viên trong bộ phận kho.