NHÂN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu tại DNTN – TM Đồng Xanh, kết hợp lý thuyết và thực tế với sự hướng dẫn của thầy cô, cô chú, anh chị phòng tài chính kế toán, em đã rút ra nhận xét song song với việc đề xuất một số kiến nghị sau:
4.1 NHẬN XÉT
DNTN - TM Đồng Xanh tuy chỉ mới thành lập từ năm 2005, nhưng với sự nổ lực của mình họ đã đáp ứng, cung cấp cho thị trường những loại rượu đẹp về hình thức và tốt về chất lượng, đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của người tiêu dùng, đó là 1 thành tích cũng đáng khích lệ.
Trong sự cạnh tranh quyết liệt của nền kinh tế thị trường, sự trưởng thành của công ty đánh dấu sự cố gắng vượt bậc của ban giám đốc và toàn thể nhân viên trong công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán.
Qua thời gian thực tập, nghiên cứu thực tế ở công ty, em đã học ở trường và liên hệ thực tiễn công tác. Mặc dù hiểu biết chưa nhiều nhưng với mong muốn đóng góp phần kiến thức nhỏ bé đã học vào thực tế công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, em xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét va kiến nghị về công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh DNTN –TM Đồng Xanh.
4.1.1.Ưu điểm:
1) Cơ cấu nhân sự
Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các nhân viên là tiền đề giúp công việc kế toán từng phần hoạt động hiệu quả, phát huy khả năng tiềm ẩn phục vụ tốt cho công tác quản lý kế toán. Trình độ chuyên môn của nhân viên trong công ty đủ điều kiện đáp ứng nhu cầu công việc tại Doanh nghiệp. Cứ 6 tháng thì có sự thay đổi luân phiên trong công việc trong của kế toán viên nhằm giúp các kế
toán biết được công việc trong phòng kế toán giúp xử lý nhanh công việc khi có kế toán viên nghĩ đột xuất. Thường xuyên kiểm tra sổ sách kế toán nhằm phát hiện và sữa chữa ngay những sai sót.
2) Phương thức xử lý kế toán
Quá trình xử lý kế toán được thực hiện với sự hỗ trợ của máy vi tính, kế toán đã tự xây dựng được những chương trình điện toán xử lý các số liệu kế toán- tiền lương nên công việc kế toán được giảm nhẹ đáng kể, nhanh gọn, chính xác hơn.
Tổ chức kế toán tại phòng kế toán hiện nay tương đối tốt, từ việc tổ chức vận hành hệ thống tài khoản khá chi tiết, tập hợp quản lý chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, kịp thời và chính xác, lập báo biểu kế toán hợp lý, khoa học, từng bước tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán mới.
3) Chứng từ
Được thực hiện khá tốt, có quy định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận, phòng ban trong từng khâu luân chuyển chứng từ và đảm bảo tuân thủ theo chứng từ kế toán do nhà nước ban hành.
4) Tài khoản:
Hệ thống tài khoản được sử dụng theo dúng quy định của Bộ Tài Chính. 5) Báo cáo:
Công ty sử dụng mẫu báo cáo theo đúng quy định của nhà nước.
4.1.2.Nhược điểm:
Việc lập báo cáo là một công việc rất quan trọng giúp nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh, nhưng hiện nay công tác kế toán còn yếu ở mảng này.
1) Báo cáo:
a. Phần mềm acsoft chưa thể lập được báo cáo xác định kết quả kinh doanh
b. Hiện nay báo cáo của công ty chỉ dừng lại ở việc báo cáo tổng quát chứ chưa thể báo cáo cụ thể theo từng mặt hàng, dẫn đến mua hàng ồ ạt không có định hướng làm giá vốn của công ty cao.
c. Báo cáo chưa chi tiết được doanh thu và chi phí của từng mặt hàng.
d. Chưa thể xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng.
e. Báo cáo nội bộ còn yếu kém, kế toán không thể báo cáo cụ thể định phí hoặc biến phí.
Những yếu điểm của các báo cáo là do việc ghi sổ sách chưa chi tiết và cụ thể theo đúng mục đích ra quyết định.
2) Sổ sách:
Hiện nay sổ sách chỉ theo dõi cho các tài khoản của công ty chứ chưa theo chi tiết cho từng mặt hàng, không thể lặp báo cáo cho mục đích ra quyết định.
Do hạn chế của phần mềm, nên sổ sách không thể mở theo đúng mục đích của nhà quản trị.
Muốn cải thiện hệ thống sổ sách hiện nay thì tài khoản của doanh nghiệp phải mở rộng và chi tiết theo từng mặt hàng để dễ theo dõi và quản lý. 3) Tài khoản:
Muốn mở thêm tài khoản thì phải phụ thuộc vào phần mềm có cho phép hay không.
Cơ sở để kế toán mở thêm những tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng thì chứng từ phải chi tiết theo từng mặt hàng, khi đó việc hạch toán vào tài khoản sẽ giúp việc ghi sổ phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh. 4) Chứng từ:
Chứng từ theo dõi trên phần mềm chưa thể hiện chi tiết theo từng mặt hàng.
4.2. Kiến nghị:
Với kiến thức của một sinh viên thực tập, chưa có kinh nghiệm hơn nữa thời gian lại có hạn do đó để đưa ra giải pháp hoàn hảo là chuyện không thể. Nhưng trong chừng mực nào đó em xin đưa ra một vài ý kiến của mình với mong muốn cải thiện hệ thống báo cáo của công ty, giúp nhà quản trị có thể ra quyết định kinh doanh.
1) Báo cáo:
Phải lập báo cáo doanh thu và chi phí theo từng mặt hàng:
Theo ý kiến của cá nhân em, tất cả các mặt hàng kinh doanh của công ty nên được phân thành các nhóm sản phẩm chính
• Về rượu vang phân thành nhóm rượu vang pháp, rượu vang Mỹ, rượu vang Úc, rượu vang Chi lê, rượu vang Tây Ban Nha, rượu vang Ý. • Về rượu mạnh phân thành nhóm rượu mạnh Vodka, rượu mạnh
Brandy, rượu mạnh Cognac, rượu mạnh whisky • Nhóm rượu Chamsphagne.
Căn cứ vào tình hình bán hàng của công ty ta thấy nhóm rượu vang, rượu mạnh brandy,rượu mạnh whisky và nhó rượu chamsphagne là những nhóm có sức mua cao,đem lại lợi nhuận cho công ty nên để đạt được lợi nhuận cao nhất ta can tăng tỷ lệ của những nhóm sản phẩm này trong kết cấu hàng bán.
Nhóm rượu Cognac và rượu mạnh Vodka không có sức mua cao hầu như là không có. Do đó ta cần giảm đến mức tối thiểu cho các nhóm sản phẩm này trong kết cấu hàng bán.
Công ty có thể thống kê doanh số theo nhóm hàng như sau:
Công ty nên báo cáo kết quả kinh doanh theo từng nhóm để từ đó có thể thấy được doanh thu và chi phí của từng nhóm hàng. Căn cứ vào đó nhà
quản trị sẽ tiến hành ra các quyết định như thế nào để đẩy mạnh việc tiêu thụ để gia tăng doanh thu.
Công ty nên lập những báo cáo bộ phận hoặc báo cáo chi tiết của từng mặt hàng. Căn cứ vào đó để xác định lãi lỗ của mặt hàng, nhóm hàng đó như thế nào, giúp cho nhà quản trị có những thông tin chính xác, trung thực nhất để định hướng tốt nhất cho kế hoạch phát triển của các kỳ sau. Công ty cần cập nhật chương trình phần mềm kế toán tiên tiến nhằm
đảm bảo tính chính xác và hiệu ích của báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó công ty cũng nên nâng cấp phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác quản trị.
2) Sổ sách:
Để có thể lập được báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị thì hệ thống sổ sách của công ty cần phải thiết kế chi tiết cho từng nhóm khách hàng.
Kế toán nên mở sổ chi tiết để theo dõi doanh thu, chi phí và thu nhập theo từng nhóm hàng.
3) Tài khoản:
Kế toán cần mở thêm những tài khoản theo dõi chi tiết theo từng nhóm
Ví dụ: TK 5111” Doanh thu bán hàng “, kế toán nên mở thêm tài khoản chi tiết theo từng nhóm hàng như TK 5111.1 cho nhóm rượu vang chẳng hạn.
Các nghiệp vụ bán hàng mà khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán định khoản vào TK 131 sau đó mới thực hiện thêm một bút toán ghi tăng TK 111 và ghi giảm TK 131 rất phức tạp. Công ty nên định khoản thẳng vào TK 111 để bớt phức tạp và dễ theo dõi.
Môi trường kinh doanh mặt hàng rượu bia hiện nay đang có sự cạnh tranh gay gắt, vì thế để thu hút khách hàng công ty nên trích ra một phần chi phí cho khách hàng được hưởng.
4) Chứng từ:
Công ty cần thiết kế hệ thống chứng từ theo từng nhóm hàng để khi xuất hàng kế toán cập nhật kịp thời lượng hàng tồn kho cũng như việc ghi vào sổ sách phản ánh chính xác nghiệp vụ phát sinh.
Công ty cần kiểm tra chặt chẽ hóa đơn, chứng từ dịch vụ mua ngoài của các bộ phận.
5) Một số giải pháp khác:
Các giải pháp gia tăng doanh thu:
• Chiết khấu cho nhân viên bán hàng làm tăng sản lượng tiêu thụ:
Trong doanh nghiệp thương mại, bộ phận bán hàng là một trong những bộ phận quan trọng nắm giữ vận mệnh của công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận này trong công ty, giám đốc nên có những chính sách đãi ngộ cho nhân viên bán hàng để thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá.
• Tăng quảng cáo làm thay đổi sản lượng:
Trên thị trường hiện nay, các sản phẩm vô cùng đa dạng, phong phú. Cùng một mặt hàng nhưng có nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau, mỗi sản phẩm cần có những đặc điểm riêng. Bất kỳ một sản phẩm nào đó muốn được biết đến phải thể hiện được ưu điểm hơn các sản phẩm khác, có thể về giá cả, cũng có thể về chất lượng, mẫu mã,.... Và muốn đem nó tiếp cận người tiêu dùng thì quảng cáo hoặc PR là một biện pháp không thể thiếu được. Thị trường bia rượu cũng không ngoại lệ, muốn đạt được doanh số cao phải làm cho người tiêu dùng biết đến và tin tưởng. Bộ phận kinh doanh nên nghiên cứu để tìm ra
những phương án mới như tiến hành các chiến dịch quảng cáo tiếp thị đặc biệt. Công ty nên tập trung quảng cáo tiếp thị cho từng mặt hàng cụ thể. Nếu được đầu tư đầy đủ kinh phí cho phương pháp quảng cáo này thì doanh số các mặt hàng sẽ tăng lên.
• Quản lý tốt hàng tồn kho, đảm bảo dự trữ hợp lý:
Công ty nên cần có mức tồn kho hợp lý. căn cứ vào kết quả phân tích doanh thu của từng nhóm hàng và định ra tỷ lệ tồn kho thích hợp sao cho không quá dư thừa cũng như không quá hạn hẹp.
Đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm và nghiên cứu thị trường:
Công ty cần những đối tác làm ăn có uy tín, sản phẩm có chất lượng cao và ổn định để tạo sự tin tưởng cho khách hàng, người tiêu dùng. Vì khách hàng là đối tượng quan trọng nhất mà các doanh nghiệp cần đến.
Đẩy mạnh công tác nghiên cứu mở rộng thị trường. Công tác nghiên cứu thị trường có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, nó cho phép công ty nắm bắt những thông tin đầu vào cũng như đầu ra, nó không chỉ là cầu nối liên kết giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng mà còn cung cấp thông tin cần thiết giúp công ty xác định được khối lượng sản phẩm có thể tiêu thụ để xác định nguồn hàng cần phải dự trữ là bao nhiêu.
Giải pháp về chi phí:
Trong công ty còn tồn động nhiều chi phí không hợp lý khiến cho tỷ trọng chi phí ngày càng gia tăng, cần kiểm soát chặt chẽ những chi phí này, hạn chế đến mức thấp nhất sự phát sinh những chi phí không hợp lý này bằng cách đặt hạn mức đối với những khoản chi như hoa hồng, chi phí bồi dưỡng cán bộ, chi phí tiếp khách....
Thời kỳ gần đây, chi phí văn phòng phẩm tăng lên rất nhiều, đặc biệt là các chi phí photo tài liệu, công chứng giấy tờ, in ấn,... công ty cần đưa ra biện pháp để quản lý, giúp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí.
Công ty không ngừng tìm kiếm, thăm dò, mở rộng quan hệ với nhà cung cấp để tìm nguồn hàng tin cậy với giá cả hợp lý, có như vậy giá hàng bán mới giảm được.