11.3 KIỂM SỐT NỢ PHẢI TRẢ
Trong đơn vị kế tốn, lưu lượng tiền chảy qua tài khoản phải trả thường khá lớn, vì vậy chúng phải được kiểm sốt chặt chẽ và phải bảo đảm các khoản ghi chép là phù hợp. Đối với các đơn vị kế tốn tại các quốc gia phát triển, hầu hết các khoản thanh tốn được yêu cầu bằng séc để dễ dàng ghi chép hơn.
Mọi séc phát hành đều phải kèm theo chứng từ gốc. Trước khi ký séc, một loạt chứng từ gốc kèm theo cần phải được hồn chỉnh. Đĩ là chứng từ “Đề nghị thanh tốn” là chứng từ xác định chủng loại hàng hĩa và giá cả cần thanh tốn. Chứng từ “Phiếu giao nhận” là chứng từ xác định hàng hĩa dịch vụ đã giao. “Hố đơn” là chứng từ xác định các khoản về hàng hố, vận chuyển, và các khoản khác, v.v Séc phát hành cần phải kiểm tra lại bởi người khác, hoặc cĩ hai người cùng ký. Nhằm hạn chế tối thiểu các sai sĩt trong quá trình thực hiện. Thơng thường, nếu hơn một người thực hiện quá trình thanh tốn, sai sĩt sẽ nhanh chĩng được phát hiện và tránh được.
Do đĩ, xét về nguyên tắc, càng cĩ nhiều người biết quá trình của các giao dịch thì càng kiểm sốt tốt hơn. Cho nên, thơng thường, địi hỏi người lập chứng từ , người ghi phiếu thanh tốn, và người ghi séc phải khác nhau. Máy tính cho phép lưu giữ và theo dõi các tài khoản người bán. Kế tốn cĩ thể gộp chung tài khoản theo dõi séc chi trả, tuy nhiên nên cĩ danh sách chi tiết người bán. Ngay khi cĩ một hệ thống kiểm sốt tốt nhất, lỗi vẫn xảy ra. Lỗi phổ biến là trả lố, thường do một cơng ty viết và gửi hĩa đơn hai lần.
11.3.1 Bản chất của quá trình thanh tốn