Mơi trường kinh doanh luơn biến đổi, vì vậy việc tổ chức sổ sách để ghi chép cũng thay đổi theo. Nếu một hệ thống được thiết kế cẩn thận thì bản thân nĩ khơng phải biến đổi nhiều vẫn cĩ thể thích ứng được với sự biến đổi của mơi trường.
9.2 HỆ THỐNG KẾ TỐN GHI CHÉP BẰNG TAY – NHẬT KÝ VAØ THỦ TỤC THỦ TỤC
Như đã biết, khi các nghiệp vụ xảy ra, kế tốn viên sẽ phân tích và ghi chép vào sổ nhật ký chung, sau đĩ các số liệu ở đây sẽ được chuyển sang những trang sổ cái tương ứng. Cách ghi chép này chỉ phù hợp với những đơn vị nhỏ, số lượng nghiệp vụ phát sinh ít. Trong thực tế, thơng thường số nghiệp vụ rất nhiều, vì vậy địi hỏi phải cĩ một quy trình ghi chép khác tiện lợi hơn. Cách giải quyết thường thấy là phân nghiệp vụ ra thành nhiều nhĩm và tổ chức những cách ghi chép riêng cho từng nhĩm. Trong thực tế trên 90% các nghiệp vụ tập hợp vào những nhĩm sau đây:
1. Bán chịu hàng hĩa Nhật ký bán hàng (Sales Journal) S 2. Mua chịu hàng hĩa Nhật ký mua hàng (Purchases Journal) P 3. Thu tiền Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal) CR 4. Chi tiền Nhật ký chi tiền (Cash Payments Journal) CP
9.2.1 Nhật ký bán hàng (Sales Journal)
Nhật ký bán hàng là nhật ký được thiết kế riêng để ghi chép các nghiệp vụ bán chịu hàng hĩa (Nếu bán thu tiền thì ghi vào Nhật ký thu tiền). Vì vậy trên nhật ký này người ta quan tâm đến mối quan hệ giữa bên Nợ của tài khoản Phải thu khách hàng và bên Cĩ của tài khoản Doanh thu bán hàng.
9.2.2 Nhật ký mua hàng (Purchases Journal)
Kỹ thuật ghi chép vào sổ nhật ký mua hàng (Purchaes Journal) cũng tương tự như đối với sổ nhật ký bán hàng (Sales Journal).
Nhật ký này chỉ ghi chép việc mua hàng chịu của những sản phẩm hàng hĩa dùng để bán, nghĩa là nĩ thể hiện mối quan hệ Nợ tài khoản Mua hàng và Cĩ tài khoản Phải trả người bán. Dạng nhật ký này gọi là nhật ký kiểu một cột (Single – column journal). Ngồi ra doanh nghiệp cĩ thể chọn dạng nhật ký nhiều cột (Multicolumn journal) để ghi chép việc mua chịu các loại hàng hĩa hay dịch vụ khác.
9.2.3 Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal)
Nhật ký thu tiền là nhật ký dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ thu tiền (All transactions involving receipts of cash are recorded in the cash receipts journal), vì vậy nĩ quan tâm đến mối quan hệ giữa bên Nợ của tài khoản Tiền mặt và bên Cĩ của các tài khoản khác.
9.2.4 Nhật ký chi tiền (Cash Payments Journal)
Là nhật ký thể hiện mối quan hệ giữa bên cĩ của tài khoản Tiền mặt và bên Nợ của các tài khoản khác. Nĩ áp dụng kỹ thuật tương tự như ở Nhật ký thu tiền.
CHƯƠNG 10