- Mẫu số 01 GTKT 3LL Ký hiệu hoá đơn :MY/2010N
2.8.4.2. Phải trả cho người bán
Sau khi kết thức quy trình mua hàng, Giám đốc hai bên ký kết hợp đồng gồm 4 bộ, mỗi công ty giữ 2 bộ, phòng mua bán lưu 1 bộ và chuyển 1 bộ cho phòng kế toán, nếu là hàng nhập khẩu thì sao in 1 bộ cho người khai hải quan giữ (đối với hợp đồng với khách hàng ngoại). Khi kế toán tổng hợp nhận được bộ chứng từ gồm Hợp đồng kèm Invoice, Tờ khai xuất nhập khẩu thì:
Đối với Hợp đồng thanh toán liền (Thanh toán trả trước), phải thanh toán ngay. Trường hợp hàng về không đủ, phải thông báo với phòng mua hàng liên hệ với khách hàng để bổ sung số hàng thiếu.
Đối với Hợp đồng thanh toán sau (Thanh toán sau), Kế toán tổng hợp sẽ theo dõi thời hạn thanh toán, khi nhận được giấy đề nghị thanh toán do nhà cung cấp gửi thì kế toán tổng trình Giám Đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt. Sau đó kế toán thu chi lập ủy nhiệm chi gửi ngân hàng
Ủy nhiệm chi (đã ký) Ủy nhiệm chi
Bắt đầu Ký duyệt KTthu chi KT tổng hợp GĐ, KT trưởng Khách hàng Ngân hàng Giấy báo nợ
Ghi giảm công nợ người bán Ghi nhận công nợ người bán Kiểm tra chứng từ, hóa đơn
Bảng theo dõi công nợ Giấy đề nghị thanh toán
Kiểm tra,đối chiếu Giấy ĐNTT (đã KT)
Ngân hàng Giấy ĐNTT (đã KT)
Ký duyệt Ủy nhiệm chi Lập ủy nhiệm chi Giấy ĐNTT (đã KT)
Trường hợp có một số hợp đồng chưa thể thanh toán trả tiền ngay, kế toán tổng hợp sẽ photo thành 3 bộ chứng từ đưa cho kế toán trưởng xem và làm thủ tục đi vay Ngân hàng. Kế toán trưởng giữ 1 bộ, 2 bộ còn lại Ngân hàng sẽ giữ. Kế toán tổng hợp là người theo dõi công nợ vừa trên phần mềm vừa trên Excel và phải báo tình hình công nợ cho kế toán trưởng hàng ngày