II. Nguồn kinh phớ và quỹ khỏc 4 30
d. Cụng tỏc thống kờ, ghi chộp chứng từ, kiểm tra
2.4. Văn phũng a.Vị trớ, chức năng:
a.Vị trớ, chức năng:
Văn phũng là đơn vị trực thuộc Nhà mỏy cú chức năng tham mưu, giỳp việc cho Giỏm đốc thực hiện cỏc chủ trương và chương trỡnh cụng tỏc, quản lý
cỏc nghiệp vụ văn phũng, chuyển, nhận, lưu cỏc cụng văn, quản lý cỏc phương tiện tài sản văn phũng. Tổ chức triển khai cỏc chương trỡnh kế hoạch và cụng tỏc thi đua tuyờn truyền theo đỳng quy định của Nhà mỏy và cỏc cấp cú thẩm quyền.
b.Nhiệm vụ:
1.Căn cứ vào chương trỡnh cụng tỏc của Giỏm đốc, đụn đốc với cỏc phũng, đơn vị liờn quan thực hiện kịp thời, đảm bảo đầy đủ cỏc nội dung yờu cầu cụng việc.
2. Thụng bỏo triệu tập và tổ chức cỏc cuộc họp, cỏc hội nghị chung của nhà mỏy và của Giỏm đốc ( chuẩn bị nội dung chương trỡnh và cỏc bỏo cỏo).
3. Lập cỏc bỏo cỏo, chỉ thị, nghị quyết cỏc cuộc họp của Giỏm đốc, nghị quyết cỏc hội nghị liờn tịch giữa Giỏm đốc với cỏc tổ chức đoàn thể quần chỳng.
4. Căn cứ chương trỡnh cụng tỏc của Giỏm đúc, cỏc Phú Giỏm đốc, cỏc phũng ban hàng tuần để lập lịch xe phục vụ.
5. Lập lịch biểu theo dừi việc thi hành cỏc mệnh lệnh, chỉ thị,. Nghị quyết của cấp trờn đối với Nhà mỏy và của Giỏm đốc nhà mỏy đối với cỏc phũng, cỏc đơn vị trong nhà mỏy.
6. Tổng hợp cỏc bỏo cỏo về tỡnh hỡnh hoạt động chung của Nhà mỏy bao gồm cỏc lĩnh vực sản xuất, kinh tế kỹ thuật và đời sống theo từng kỳ kế hoạch thỏng, quý, năm và bất thường. Viết bỏo cỏo sơ kết, tổng kết thỏng, quý, năm và cỏc bỏo cỏo theo chương trỡnh, chuyờn đề…. Tổng hợp kết luận cuộc họp giao ban tuần, bỏo cỏo kết quả làm việc tuần trước của cỏc phũng trong cuộc họp giao ban.
7. Xử lý cỏc văn bản tài liệu cụng văn gửi đến Nhà mỏy, rà soỏt và trỡnh Giỏm đốc duyệt cỏc văn bản. Kịp thời bỏo cỏo cỏc chỉ thị nghị quyết của cấp trờn với Nhà mỏy và Giỏm đốc Cụng ty để phục vụ cụng tỏc điều hành sản xuất.
8. Thực hiện quản lý con dấu của Nhà mỏy, bảo quản cỏc loại cụng văn, tài liệu lưu trữ theo quy định.
9. Tổ chức đún khỏch, bố trớ lịch để lónh đạo Nhà mỏy và cỏc phũng ban trong Nhà mỏy tiếp khỏch đến làm việc. Lưu ý khụng để khỏch tự ý vào gặp trực tiếp lónh đạo và cỏc phũng ban trong Nhà mỏy.
10. Đụn đốc việc thực hiện nội quy, lề lối làm việc ở cơ quan Nhà mỏy. 11. Tổ chức quản lý tài sản, cỏc trang thiết bị làm việc của Văn phũng, phũng Giỏm đốc, cỏc Phú Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng, phũng làm việc của Đảng ủy, Cụng đoàn, Đoàn thanh niờn, cỏc phũng họp, Hội trường, nhà văn húa, Nhà khỏch.
12.Tổ chức theo dừi việc cấp điện nước sinh hoạt cho cơ quan, sửa chữa gara, nhà tắm, giặt quần ỏo, nhà làm việc, nhà ăn. Tổ chức cụng tỏc làm vệ sinh ở khu vực cơ quan đảm bảo sạch sẽ, thẩm mỹ.
13. Xõy dựng cỏc quy định, quy chế quản lý trong cỏc lĩnh vực được phõn cụng, tổ chức kiểm tra giỏm sỏt việc thực hiện. Như xõy dựng, đăng ký chương trỡnh thi đua thỏng, quý và theo chuyờn đề; tổng hợp cụng tỏc thi đua khen thưởng.
14. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cỏc phũng làm việc của Văn phũng hàng năm.
15. Quản lý việc sử dụng và in ấn tài liệu qua mỏy photo nhận và chuyển thụng tin trong Nhà mỏy kịp thời, thường xuyờn.
16. Duy trỡ cỏc hoạt động văn húa thể thao, thăm quan, nghỉ mỏt của Nhà mỏy theo chương trỡnh. Tổ chức cỏc giải thi đấu, hội diễn văn húa, thể thao của nhà mỏy và cấp trờn.
17.Chỉ đạo việc ghi chộp chứng từ ban đầu, tổ chức việc hạch toỏn nội bộ bếp ăn cơ quan, đề xuất cỏc biện phỏp cải tiến phục vụ cải thiện điều kiện sinh hoạt, nõng cao đời sống CBCNV.
18. Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc phõn cụng.
* Tỡnh hỡnh bố trớ lao động trong phũng: Phũng cú tổng cộng 10 người trong đú:
* Trưởng phũng: Nguyễn Thành Cụng
* Giỏm Đốc: Mạc Ngọc Bỏch
- Chịu trỏch nhiệm trước tập đoàn về hoạt động của Nhà mỏy.
- Tổ chức quản lý chung toàn Nhà mỏy, chủ trỡ cỏc buổi bỏo cỏo, thảo luận trong cụng ty.
- Ngụ Duy Tõn: Phụ trỏch cỏc vấn đề về cỏc phõn xưởng , thực hiện tổ chức quản lý tài sản, cỏc trang thiết bị làm việc của Văn phũng, phũng Giỏm đốc, cỏc Phú giỏm đốc, Kế toỏn trưởng, phũng làm việc của Đảng uỷ, Cụng đoàn, Đoàn thanh niờn, cỏc phũng họp, Hội trường, Nhà văn hoỏ, Nhà khỏch Nhà mỏy.
- Bựi Văn Dung: Phụ trỏch chung cỏc vấn đề về thụng tin toàn nhà mỏy.
* Nhõn viờn được phõn ra cỏc chức năng chuyờn mụn như:
+ Nhõn viờn lỏi xe con: Phạm Văn Khuất
+ Nhõn viờn phuc vụ nấu ăn ca: Phạm Thỳy An, Nguyễn Thị Thỏi, Nguyễn Thị Hoa, Đoàn Thị Thu Hằng, Bựi Thỏi Hạnh