II. Nguồn kinh phớ và quỹ khỏc 4 30
c. Quy chế quản lý và sử dụng vật tư
* Cụng tỏc thu mua vật tư:
- Lập nhu cầu mua vật tư: Căn cứ theo kế hoạch SXKD của đơn vị, cỏc đơn vị lập nhu cầu mua vật tư, phũng Vật tư cõn đối lượng hàng tồn kho để xỏc định nhu cầu cần mua trỡnh Giỏm đốc duyệt và lập biờn bản hội đồng giỏ duyệt mua vật tư.
- Giỏ trị vật tư từ 10 triệu đồng trở lờn phải ký hợp đồng mua bỏn vật tư. - Căn cứ vào biờn bản mua vật tư đó được Giỏm đốc duyệt, phũng Tài vụ tạm ứng tối đa 50% (với những vật tư sửa chữa thường xuyờn khụng mua theo cỏc hợp đồng).
- Thực hiện mua vật tư trực tiếp từ nhà sản xuất, hạn chế tối đa mua qua khõu trung gian làm tăng giỏ vật tư.
* Cụng tỏc nhập vật tư vào kho:
- Tất cả cỏc loại vật tư mua về đều phải làm thủ tục nhập kho.
- Vật tư khi nhập kho bắt buộc phải kiểm tra, phải đầy đủ cỏc giấy tờ thủ tục sau:
+ Biờn bản mua vật tư;
+ Hợp đồng mua bỏn (hoặc gia cụng, chế tạo); + Biờn bản nghiệm thu vật tư nhập kho;
+ Hoỏ đơn tài chớnh mua vật tư theo đỳng quy định.
- Vật tư sau khi nhập kho, thủ kho phải bảo quản toàn vẹn về số lượng và chất lượng sẵn sàng cấp phỏt theo yờu cầu của cụng ty.
* Cụng tỏc cấp phỏt vật tư:
- Tất cả cỏc đơn vị, tổ sản xuất, xe mỏy phải cú sổ cấp phỏt vật tư theo đỳng quy định do phũng quản lý chuyờn mụn cấp phỏt.
- Cỏc vật tư khi xuất kho phải căn cứ vào sổ cấp phỏt vật tư, phiếu xin cấp vật tư.
- Với những vật tư giỏ trị < 100.000 đồng do yờu cầu sản xuất phải thay thế cỏc đơn vị nhận khoỏn cú thể tự mua phục vụ cho xe mỏy của mỡnh nhưng vẫn phải làm đầy đủ cỏc thủ tục Nhập - Xuất.
* Cụng tỏc sử dụng vật tư:
- Tất cả cỏc đơn vị, tổ sản xuất, xe mỏy thiết bị phải sử dụng vật tư tiết kiệm và hiệu quả.
- Trong quỏ trỡnh sử dụng vật tư nếu hư hỏng do khụng đảm bảo chất lượng phải cú biờn bản xỏc định do đơn vị chủ quản, phũng quản lý chuyờn mụn, chủ xe mỏy, thợ sửa chữa lập xỏc định nguyờn nhõn hư hỏng và thiệt hại do phũng chuyờn mụn chủ trỡ. Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể phũng quản lý chuyờn mụn triệu tập cỏc phũng liờn quan xem xột kết luận và bỏo Giỏm đốc biện phỏp xử lý, xỏc định trỏch nhiệm vật chất của từng bộ phận, cỏ nhõn theo quy chế này.
* Cụng tỏc dự trữ vật tư:
- Số lượng và giỏ trị vật tư dự trữ phự hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh cỏc kỳ kế hoạch năm, giỏ trị tồn kho cuối năm khụng vượt định mức dự trữ đó được phờ duyệt (trừ trường hợp những vật tư theo dự bỏo đầu kỳ kế hoạch khan hiếm hoặc tăng giỏ)
* Cụng tỏc bảo hành vật tư:
- Tất cả cỏc vật tư phụ tựng nhập kho đều được bảo hành theo quy định. - Khi vật tư thay thế khụng đạt thời gian bảo hành theo quy định bảo hành hoặc điều khoản bảo hành trong hợp đồng, thỡ khi lập biờn bản xỏc định nguyờn
nhõn hư hỏng phải cú sự tham gia của phũng Vật tư để yờu cầu bờn cung ứng bảo hành.