3. Freight costing: Quản lý các khoản chi phí phải trả cho khách hàng hoặc đại lý
3.3.3. Hoàn thiện công tác tổ chức vận chuyển nội địa hàng hóa cho chủ hàng
Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Công ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.
a. Đối với hàng hóa nhập khẩu nguyên Container
Đối với hàng hóa NK nguyên Cont thì thường khách hàng sẽ không yêu cầu lưu kho bãi của Công ty mà sau khi nhận hàng từ cảng Hải Phòng, Công ty sẽ bố trí, điều độ xe giao hàng cho chủ hàng. Vào thời gian cao điểm của hàng từ khoảng tháng 10 năm trước đến tháng 3 năm sau thì Công ty không đủ xe để vận chuyển Cont cho tất cả các khách hàng nên cần phải thuê xe ngoài để chở hàng, đảm bảo đúng thời gian tiến độ giao nhận cho khách và giữ uy tín của Công ty. Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa cũng như đảm bảo thời gian giao hàng và đảm bảo tính kinh tế cao, Công ty cần đưa ra sự lựa chọn PTVT sao cho phù hợp:
Lựa chọn PTVT nội địa:
Hiện nay, khu vực Hải Phòng có khá nhiều các Công ty vận tải lớn chuyên chở Cont, hàng hoá xuất nhập khẩu như Công ty vận tải Đông Đô, Trường Giang, Thịnh Phát, An Huy, Hatexim… Đây là thị trường vận tải với đội ngũ phương tiện hiện đại chuyên dụng và đội ngũ lái xe giàu kinh nghiệm,... với những yếu tố như vậy họ có đầy đủ khả năng đảm bảo tiến độ giao hàng và độ an toàn cao trong quá trình chuyên chở. Do Công ty cũng có một đội xe chuyên chở Cont và việc xây dựng giá thành và độ tin cậy đã được khẳng định. Do đó khi lựa chọn phương tiện thuê ngoài để đảm bảo khi hàng nhiều thì Công ty phải chú ý đến yếu tố giá cả và sự an toàn tin cậy cho hàng hóa.
Vào thời gian hàng nhiều trong năm thì với đội xe của mình Công ty vẫn phải thuê xe ngoài để chở hàng. Vì vậy việc lựa chọn được một Công ty vận tải chuyển chở Cont đảm bảo an toàn, tin cậy và giá cả hợp lý là một điều rất quan
trọng. Nhìn vào bảng 3.1 ta thấy: Dựa trên tiêu chí về giá cả để đạt hiệu quả ta nhận thấy:
Công ty vận tải Trường Giang < C.ty vận tải Hatexim < C.ty vận tải Thịnh Phát
Dựa vào sự so sánh trên Công ty có thể đưa ra sự lựa chọn tùy theo cung đường vận chuyển để cùng với xe của Công ty giao hàng đúng hẹn cho khách hàng: Như vậy khi vận chuyển hàng từ Hải Phòng về ta sẽ lựa chọn Công ty vận tải Trường Giang.
Trên đây là sự lựa chọn theo giá cả của từng tuyến đường, ngoài ra để lựa chọn Công ty vận tải ngoài phù hợp còn dựa trên uy tín, độ đảm bảo an toàn tin cậy, mối quan hệ của Công ty với các Công ty vận tải khác. Trong tương lai để đáp ứng được khối lượng hàng vào thời kỳ cao điểm Công ty có thể lên kế hoạch xem xét việc đầu tư thêm phương tiện mới phục vụ sản xuất kinh doanh, đầu tư mở rộng.
Tổ chức quá trình vận chuyển:
Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên PTVT chở hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu thì Công ty không phải đã hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà NK Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho người vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó.
Trong quá trình vận chuyển cán bộ áp tải hàng phải yêu cầu người vận tải thực hiện nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra.
Bảng 3.1 Bảng so sánh giá cước vận tải của một số Công ty vận tải Cont nội địa
1 Hải Phòng Hải Dương 2.300.000 2.400.000 2.300.0002 Hải Phòng KCN Nam Sách-Hải Dương 2.150.000 2.160.000 2.700000 2 Hải Phòng KCN Nam Sách-Hải Dương 2.150.000 2.160.000 2.700000 3 Hải Phòng KCN Đại An - Hải Dương 2.400.000 2.380.000 2.400.000 4 Hải Phòng KCN Tân Trường - Hải Dương 2.380.000 2.400.000 2.400.000 5 Hải Phòng KCN Phố Nối A 2.730.000 2.800.000 2.750.000 6 Hải Phòng Yên Mỹ - Hưng Yên 2.860.000 2.900.000 2.900.000 7 Hải Phòng Như Quỳnh - Hưng Yên 2.900.000 3.000.000 3.000.000 8 Hải Phòng Sài Đồng - Gia Lâm – Hà Nội 3.200.000 3.250.000 3.100.000 9 Hải Phòng Văn Điển - Hà Nội 3.300.000 3.400.000 3.300.000 10 Hải Phòng Đông Anh - Hà Nội 3.900.000 3.950.000 3.950.000 11 Hải Phòng KCN Quang Minh- Vĩnh Phúc 4.200.000 4.500.000 4.300.000 12 Hải Phòng KCN Khai Quang - Vĩnh Phúc 4.600.000 4.500.000 4.600.000 13 Hải Phòng Từ Sơn - Bắc Ninh 3.500.000 3.700.000 3.510.000 14 Hải Phòng Quế Võ - Bắc Ninh 3.700.000 3.850.000 3.600.000 15 Hải Phòng Hà Tây 3.900.000 3.900.000 3.900.000 16 Hải Phòng Mỹ Đình 3.460.000 3.500.000 3,470,000 17 Hải Phòng Đồng Văn 3.800.000 3.700.000 3.800.000 18 Hải Phòng Phủ Lý 4.300.000 4.350.000 4.350.000 19 Hải Phòng Ninh Bình 3.900.000 3.950.000 3.900.000 20 Hải Phòng Nam Định 3.500.000 3.600.000 3.450.000 21 Hải Phòng Thái Bình 3.000.000 3.100.000 3.000.000 22 Hải Phòng Thanh Hoá 5.200.000 5.180.000 5.200.000 23 Hải Phòng Bắc Giang 4.000.000 4.100.000 4.000.000 24 Hải Phòng Lạng Sơn 6.000.000 6.000.000 6.100.000
Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu:
Khi hàng hoá đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng NK. Cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng, đối với hàng hóa NK nguyên Cont thì Công ty thường có phương châm “nhận sao giao vậy” nên Công ty chỉ chịu trách nhiệm giao nguyên Cont cho nhà NK và chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn cho vỏ Cont để áp tải về giao trả Cont rỗng cho hãng tàu tại cảng. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để Công ty đòi
tiền cước phí giao nhận của người uỷ thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng NK từ người uỷ thác sau đó nộp lại cho Công ty.
b. Đối với hàng lẻ
Đối với hàng lẻ thì khi rút hàng ra khỏi Cont ở cảng Công ty sẽ tiến hành di chuyển hàng hóa về kho CFS của Công ty tại cảng Chùa Vẽ để làm các tác nghiệp chia hàng cho từng chủ hàng. Tại đây, có những khó khăn do kho đi thuê nên Công ty cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Cần bố trí nhân công, công nhân xếp dỡ có tay nghề, có đạo đức nghề nghiệp tốt, làm việc cẩn thận để tránh trường hợp bốc xếp hàng hóa ẩu dễ bị đổ vỡ, hư hỏng. - Cần bố trí ít nhất 2 nhân viên của Công ty kiểm tra giám sát quá trình bốc xếp hàng hóa trong kho.
- Cần bố trí chia kho ra làm các khoang để lưu các loại hàng hóa có đặc tính khác nhau vào các khoang khác nhau.
- Cần bố trí máy quay camera tại các góc cơ bản của kho, có kết nối hình ảnh tới phòng giao nhận của Công ty tại chi nhánh Hải Phòng để thường xuyên theo dõi hàng hóa trong kho tránh được tình trạng mất cắp hàng hóa trong kho.
Lựa chọn PTVT nội địa:
Hiện nay Công ty có 10 xe tải trọng tải 15 tấn chuyên thu gom, vận chuyển hàng hóa phục vụ cho qui trình XNK của Công ty. Tuy nhiên trong thời gian cao điểm của hàng nhập và tùy theo điều kiện hàng hóa NK mà Công ty sẽ xem xét tiến hành thuê ngoài PTVT phục vụ cho quá trình giao nhận hàng NK lẻ. Do hàng lẻ của nhiều chủ hàng thường có khối lượng nhỏ nên Công ty nên bố trí, xem xét phương án thuê xe ngoài để vận chuyển hàng cho từng chủ hàng thay vì dùng xe có trọng tải lớn của Công ty. Hiện nay tại Hải Phòng có rất nhiều hãng vận tải hàng hóa với đội ngũ PTVT nhỏ và vừa có chất lượng phương tiện tốt, uy tín, đảm bảo an toàn tin cậy như hãng vận tải Đông Đô, Phương Mạnh, Hải Đăng, Ngôi Sao Xanh,…Công ty thuê phương tiện chủ yếu dựa vào giá cước vận chuyển và nên quan tâm nhiều tới độ đảm bảo an toàn, khả năng đưa hàng đúng thời hạn của các hãng. Nhìn chung giá cước vận tải giữa các hãng không chênh nhau nhiều và thường có báo giá như bảng 3.2. Nhìn vào bảng ta có thể thấy càng thuê xe có trọng
tải lớn giá cước sẽ giảm rẻ hơn nhiều so với thuê xe có trọng tải nhỏ. Vì vậy Công ty cần bố trí xem xét việc vận chuyển kết hợp các điểm trả hàng với nhau để có thể sử dụng xe có trọng tải lớn tiết giảm chi phí.
Tổ chức quá trình vận chuyển & giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu:
Để tổ chức quá trình vận chuyển tối ưu Công ty có thể tính toán áp dụng các phương pháp vận chuyển phân phối hàng như phương pháp tổng cột khi sử dụng xe có trọng tải lớn có thể vận chuyển được hết khối lượng hàng hóa cho các chủ hàng trong một khu vực nhất định mà không cần quan tâm tới trọng tải của phương tiện; ngoài ra khi sử dụng xe có giới hạn về trọng tải Công ty có thể áp dụng phương pháp mạng liên hệ ngắn nhất hoặc phương pháp Clarka để lập hành trình vận chuyển phân phối hàng hóa tối ưu nhất.
Quá trình vận chuyển hàng lẻ cũng tương tự như đối với vận chuyển hàng nguyên Cont, Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho người vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó. Phải luôn đảm bảo an toàn cho hàng hóa và thời gian giao hàng đúng hẹn cho chủ hàng và đảm bảo tính toán thời gian vào nội thành Hà Nội không vào đường cấm, giờ cấm. Khi giao hàng cho chủ hàng, cán bộ áp tải đại diện cho Công ty kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa, yêu cầu chủ hàng NK cùng kiểm tra và lập biên bản kiểm đếm giữa hai bên.
Bảng 3.2. Giá cước vận chuyển hàng lẻ
Tuyến đường Loại xe
1,25 tấn 2,5 tấn 3,5 tấn 5 tấn
KCN Nam Sách 9.00.000 1.200.000 1.300.000 1.750.000 KCN Đại An/Phúc Diễm/Tân Trường 1.000.000 1.300.000 1.500.000 1.900.000 KCN Phố Nối A 1.200.000 1.550.000 1.650.000 2.100.000 KCN Phú Thị/Như Quỳnh 1.250.000 1.700.000 1.800.000 2.400.000 KCN Sài Đồng/Gia Lâm 1.300.000 1.800.000 1.900.000 2.200.000
KCN Đông Anh 1.500.000 2.000.000 2.150.000 2.700.000 KCN Thăng Lòng/Quang Minh 1.600.000 2.100.000 2.250.000 2.800.000 KCN Nội Bài 1.650.000 2.150.000 2.300.000 2.900.000 KCN Yên Phong 1.700.000 2.200.000 2.350.000 2.950.000 KCN Phúc Yên/Honda 1.750.000 2.250.000 2.400.000 3.000.000 KCN Bình Xuyên 1.750.000 2.350.000 2.500.000 3.100.000 KCN Khai Quang 2.000.000 2.650.000 2.750.000 3.500.000 Việt Trì 2.350.000 3.100.000 3.200.000 4.300.000 KCN Tiên Sơn/Quế Võ/Từ Sơn 1.400.000 2.000.000 2.100.000 2.600.000 KCN Đình Trám/Bắc Giang 1.700.000 2.100.000 2.300.000 2.900.000 KCN vừa và nhỏ Từ Liêm 1.600.000 2.100.000 2.300.000 2.800.000 Hà Nội 1.400.000 1.950.000 2.000.000 2.850.000 Hà Đông 1.600.000 2.100.000 2.300.000 2.800.000 Thường Tín 1.600.000 2.100.000 2.300.000 2.800.000 Sơn Tây 2.100.000 2.700.000 2.800.000 3.200.000 Thái Bình 1.300.000 1.600.000 1.700.000 2.100.000 Nam Định 1.400.000 2.000.000 2.100.000 2.600.000 Hà Nam (Phủ Lý) 1.600.000 2.100.000 2.300.000 2.800.000 Ninh Bình 1.650.000 2.100.000 2.350.000 2.850.000 Thanh Hóa 2.350.000 2.950.000 3.200.000 4.500.000 Hòa Bình 2.350.000 2.950.000 3.200.000 4.500.000 KCN Đồ Sơn 700.000 8.00.000 850.000 1.100.000 KCN Nomura 700.000 8.00.000 850.000 1.100.000 Kết luận:
Công tác vận chuyển hàng NK đến cho chủ hàng NK đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ uỷ thác giao nhận của Công ty. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ nhận hàng NK bằng Cont nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì Công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng uỷ thác. Và nếu không may xảy ra rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị không tốt của Công ty thì Công ty còn phải bồi thường thiệt hại cho nhà NK trong khi giá trị của một lô hàng NK
không phải là nhỏ. Khi đó có thể làm cho Công ty bị thua lỗ nặng và giảm đi uy tín vốn có trong kinh doanh dịch vụ XNK của mình.