DỊCH VỤ HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO 3.1 Mục đích và ý nghĩa của việc đề xuất các giải pháp
3.3.1. Áp dụng phần mềm “Quản lý giao nhận vận tải hàng hóa Quốc tế” vào công tác quản lý và lập chứng từ.
công tác quản lý và lập chứng từ.
Việc áp dụng khoa học công nghệ vào quản lí tại các doanh nghiệp hiện nay rất phổ biến. Với đặc thù công việc về giao nhận vận tải, có rất nhiều những phần mềm hỗ trợ dành cho các nhà quản lí giao nhận vận tải như phần mềm quản lí giao nhận FAST (Freight Assistanco System) do Công ty Softek Solutions viết, phần mềm quản lí vận tải Cont XMan Container do Công ty FBS Co. Ltd viết…Song việc ứng dụng các phần mềm này có thực sự hữu ích trong các tác nghiệp của Công ty hay không? Để có thể hỗ trợ tối đa cho các nhà giao nhận vận tải chuyên nghiệp, dựa vào tình hình kinh doanh và năng lực của Công ty, đề tài xin đưa ra giải pháp về công nghệ thông tin dành cho Công ty CP dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo nhằm hỗ trợ công tác văn phòng của Công ty hiệu quả hơn bằng phần mềm Shipping Managent System (SMS) – phần mềm quản lý giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế chuyên dụng được viết bởi Công ty GOL Co. Ltd. Không giống với các Công ty công nghệ thông tin khác, GOL xuất thân từ một Công ty giao nhận vận tải lâu năm, với kinh nghiệm trong ngành giao nhận vận tải của mình, GOL đã cho ra đời sản phẩm phần mềm chuyên dụng SMS nhằm phục vụ cho các Công ty giao nhận vận tải Quốc tế giúp đơn giản hóa, hệ thống hóa và hiện đại hóa toàn bộ các hoạt động kinh doanh, tiết kiệm chi phí, nhân lực, nâng cao chất lượng phục vụ và khả năng cạnh tranh toàn cầu.
Hình 3.1. Phần mềm quản lý giao nhận vận tải SMS
a. Nội dung giải pháp
Yều cầu để sử dụng phần mềm:
Để có thể sử dụng phần mềm SMS vào hệ thống quản lý của toàn Công ty, cán bộ nhân viên trong Công ty cần được đào tạo qua một khóa học ngắn hạn về “Quản lý giao nhận vận tải Quốc tế và sử dụng phần mềm SMS” và cấu hình của hệ thống máy tính cần trang bị như sau:
- Máy chủ:
+ CPU Pentium IV hoặc cao hơn.
+ Hệ điều hành: OS Windows Server Standar 2003, Advanced Server đã bao gồm SQL Sever 2000.
+ RAM: Tối thiểu 1GB. + Ổ cứng: Tối thiểu 2GB.
+ Độ phân giải: 800 x 600 pixels tối thiểu. - Máy trạm:
+ CPU Pentium IV hoặc cao hơn.
+ Hệ điều hành: Microsoft Windows XP SP 2. + RAM: 512 MB.
+ Ổ cứng: Tối thiểu 1 GB.
+ Độ phân giải: 800 x 600 pixels tối thiểu.
Hiện nay các máy tính được trang bị tại các văn phòng đại diện của Công ty đều có thể đáp ứng được cấu hình trên.
Các phân hệ chính của phần mềm:
1. Phân hệ Sales & Marketing (Bán hàng và Marketing) 2. Phân hệ Documentation (Lập chứng từ)
3. Phân hệ Freight Costing (Chi phí vận tải hàng hóa) 4. Phân hệ Freight Billing (Thanh toán cước phí vận tải) 5. Phân hệ Vessel Scheduling (Lập kế hoạch tàu)
1. Sales & Maketting:
- Cho phép lập chào giá cho khách hàng và đại lý.
- Thiết lập thuế quan cước vận chuyển chuẩn chung và riêng cho từng đối tượng khách hàng hoặc đại lý.
- Quản lý giá mua của tất cả các hãng tàu, 1 cách chi tiết cụ thể.