3. Freight costing: Quản lý các khoản chi phí phải trả cho khách hàng hoặc đại lý
3.3.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên giao nhận
a. Hoàn thiện nghiệp vụ khai báo Hải quan
Các thủ tục Hải quan có thể chiếm một phần lớn thời gian và năng lực hoạt động của Công ty. Do vậy, cán bộ khai báo HQ cần có sự khéo léo, tính chính xác và sự hiểu biết tiến hành quá trình khai thuê Hải quan có hiệu quả và thoả mãn nhu cầu khách hàng của mình. Quá trình này gồm sự sưu tập nhiều loại chứng từ và mở tờ khai điện tử, thuế nhập khẩu, VAT một cách đúng đắn. Hơn nữa thủ tục Hải quan yêu cầu phải qua kiểm tra sát thực tế đúng loại hàng hoá đã được áp mã tính thuế, đôi khi
phải xuất trình hàng hoá và cho thông quan khi cam kết đảm bảo tất cả các loại phí và thuế.
b. Khắc phục những chậm trễ trong việc hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ
Nguyên nhân của những sự chậm trễ:
Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng có thể do năng lực công tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên. Chủ yếu là do kinh nghiệm của nhân viên Công ty còn hạn chế, chưa tuân thủ theo quy trình làm việc khoa học. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ: - Người XK gửi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu. - Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ.
- Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan. - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưởng.
- Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ...
Khắc phục những chậm trễ sai sót:
- Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ.
- Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người XK, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người XK để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau.
- Để tránh những sai sót trong quá trình hoàn thiện chứng từ, giao nhận thì cán bộ công ty cần tuân thủ quy trình làm việc tránh những sự cố xảy ra gây ảnh hưởng đến uy tín của Công ty và gây chậm trễ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Kết luận:
Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, đôn
cũng có thể cử người giám sát nhân viên mới chưa có kinh nghiệm trong thời gian đầu đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, tránh xảy ra những sai sót trong quá trình giao nhận hàng liên quan đến chứng từ. Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập khẩu nhanh hơn, kinh doanh có hiệu quả hơn.