HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO
2.2.1. Qui trình nhận hàng Container nhập khẩu
Lô hàng NK Cảng nhận hàng Giám định tổn thất Xếp hàng lên PTVT CY Kho khách hàng CFS Kho khách hàng Kiểm hóa Hoàn thiện Chứng từ NK FC L LCL (1) (2) (3) (4)
(1) : Nếu hàng hóa bị tổn thất, đổ vỡ, mất mát, hư hỏng (2) : Không xảy ra tổn thất gì
(3) : Cont phải lưu kho bãi
(4) : Cont không phải lưu kho bãi
Bộ phận Sale của Công ty có chức năng tìm kiếm khách hàng, sau khi kí kết được hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu các bộ phận sẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau để hoàn thành hợp đồng này. Sale sẽ có trách nhiệm lấy thông tin lô hàng từ phía khách hàng chuyển sang cho bộ phận Cus chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu, nếu khách hàng dành được quyền vận tải thì bộ phận Cus sẽ giúp người NK nghiên cứu và lựa chọn hãng tàu chuyên chở, sau đó Cus sẽ chuyển thông tin khách hàng và thông tin lô hàng sang cho bộ phận Logistics làm thủ tục hải quan (HQ) và bộ phận này sẽ kết hợp với CBGN tại chi nhánh Hải Phòng tiến hành xuống cảng lấy hàng cho khách. Tại cảng sau khi đã làm các thủ tục và tác nghiệp cần thiết, nếu là hàng nguyên Cont Công ty sẽ tiến hành điều PTVT đến chở thẳng hàng về kho của khách hàng, nếu là hàng lẻ của nhiều chủ hàng Công ty sẽ đưa hàng về kho CFS của Công ty tiến hành làm hàng, lưu kho rồi mới chuyển hàng đến cho từng chủ hàng. Sau đây là nội dung cụ thể của từng bước trong qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng Cont của Công ty:
Bước 1: Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu
a. Lựa chọn người chuyên chở và ký Booking Note
Trong trường hợp người NK dành được quyền vận tải thì Công ty sẽ phải giúp người NK nghiên cứu và lựa chọn hãng tàu chuyên chở. Việc ra quyết định lựa chọn hãng tàu chuyên chở nào được Công ty xem xét dựa trên nhiều yếu tố. Đó là các yếu tố mà hãng tàu cấp như lịch trình, giá cước và các điều kiện ưu đãi hoặc do đặc điểm riêng của hợp đồng. Trên thực tế, việc lựa chọn hãng tàu cho khách hàng được căn cứ vào các yếu tố sau:
- Lựa chọn vào tuyến đường mà các hãng tàu có tàu ghé vào: Người NK thường ủy thác toàn bộ qui trình giao nhận cho Công ty. Do vậy các hãng tàu mà Công ty thuê vận tải cho người NK phải có tàu ghé vào các cảng nhận hàng XK.
Ví dụ:
+ Hãng Wanhai Lines thường có tàu đến và đi về từ các cảng Hong Kong, Osaka về cảng Hải Phòng trong khi đó VietFracht không có tàu từ Hong Kong, Nhật về Hải Phòng.
+ Vicoship có nhiều tuyến như: Thái Lan, Hàn Quốc, Nhật, Mỹ, EU, Hong Kong.
+ Hãng American Container Lines thì chuyên chở hàng đi Mỹ và từ Mỹ về Việt Nam.
- Giá cước chuyên chở: Đây là yếu tố mang tính chất quyết định chủ yếu, bởi vì nếu thỏa thuận được giá cước thấp thì Công ty sẽ làm lợi cho khách hàng của mình hoặc hưởng lợi nhuận gián tiếp thông qua khách hàng của mình. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, các hãng tàu đều hạ giá cước của mình đến mức tối thiểu có thể cho phép để thu hút khách hàng, nếu không thì họ cũng dùng các điều kiện ưu đãi cho khách hàng cho nên giá cước vẫn mang tính cạnh tranh và không cố định.
- Lựa chọn dựa vào ngày giữa tàu cập cảng và rời cảng: Dựa vào hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký giữa người XK và người NK Công ty sẽ phải lựa chọn những hãng tàu nào có lịch trình ghé vào cảng xếp hàng theo đúng như qui định ngày giao hàng đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
- Mối quan hệ giữa Công ty và các đại lý hãng tàu: Mối quan hệ này có tốt đẹp hay không cũng ảnh hưởng ít nhiều đến quyết định lựa chọn hãng tàu chuyên chở của người giao nhận, nhất là khi phải lựa chọn giữa hai hay nhiều hãng tàu nào đó tương đồng nhau.
I Sơ đồ quan hệ giữa Công ty và Đại lý hãng tàu.
(1) Công ty thuê tàu vận tải quốc tế của các đại lý hãng tàu. (2) Đại lý hãng tàu trả phí hoa hồng cho Công ty.
(3) Các đại lý hãng tàu sử dụng dịch vụ kho bãi và khai thuê Hải quan của Công ty (4) Công ty sử dụng dịch vụ vận tải, xếp dỡ nội địa của đại lý hãng tàu.
Sau khi lựa chọn tàu chuyên chở xong, Công ty sẽ thông báo cho hãng tàu về (1) ĐẠI LÝ HÃNG TÀU CÔNG TY (2) (3) (4)
tàu thỏa thuận và ký Booking Note. Về cơ bản nội dung của một Booking Note gồm các mục sau:
- Tên và địa chỉ chủ hàng, người gửi hàng, người nhận hàng hoặc theo lệnh của ai, địa chỉ thông báo.
- Địa điểm xếp hàng, dỡ hàng. Đây là căn cứ để tính cước của hãng tàu. - Tên hàng hóa: Mô tả phải sao y L/C để thuận lợi cho việc thanh toán.
- Giá cước vận chuyển: Bao gồm các yếu tố như đóng cước, đơn giá cont, cước phí trả trước hay trả sau.
- Số lượng, loại cont: Trong Booking Note phải ghi rõ cont đóng loại hàng gì, bao nhiêu cont, loại cont, kích cỡ cont, nhiệt độ cần thiết khi chứa hàng.
- Các điều khoản khác: Booking Note có giá trị như một hợp đồng vận chuyển xác định quyền, nghĩa vụ của Công ty và chủ tàu, là căn cứ để lập B/L và là cơ sở để giải quyết khi có tranh chấp, khiếu nại.
Nhận xét:
Nhìn chung việc ra quyết định lựa chọn hãng tàu nào để chuyên chở hàng hoá được Công ty xem xét dựa trên nhiều yếu tố. Công tác lựa chọn và thuê tàu chuyên chở tại Công ty tương đối hoàn thiện, hiện nay Công ty có những mối quan hệ rất tốt đẹp với nhiều hãng tàu trong và ngoài nước, Công ty mẹ Bee Logistics còn là Tổng đại lý cho hãng tàu RMI, Hà Lan. Ngoài ra một số yếu tố bắt buộc như: lịch tàu, tuyến đường... lúc thì ưu tiên cho yếu tố này, lúc thì ưu tiên cho yếu tố kia tuỳ theo từng thương vụ mà Công ty sẽ xác định được yếu tố nào là quan trọng nhất để đưa ra quyết định chung.
b. Khai thuê thủ tục hải quan
- Khai báo hải quan (HQ) là một công đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Để có thể làm dịch vụ khai thuê HQ Công ty phải đăng kí tham gia khai báo HQ điện tử tại chi cục HQ Hà Nội và được cấp một account để thực hiện các nghiệp vụ khai báo.
- Sau khi đã ký Booking Note xong, Công ty tiến hành làm thủ tục HQ liên quan đến lô hàng NK nhằm mục đích xin phép HQ được nhập lô hàng và đề nghị HQ cử người đến giám sát và kiểm tra.
- Việc làm thủ tục HQ được tiến hành trước ngày tàu đến để phòng trường hợp có những sự cố không lường trước xảy ra, người giao nhận có thể giải quyết nhanh chóng, không làm ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
Khi tiến hành khai báo cần các chứng từ như sau: 1. Hợp đồng mua bán ngoại thương: 1 bản sao
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản gốc 3. Phiếu đóng gói hàng (Packing List): 1 bản gốc
4. Vận đơn: 2 bản gồm 1 bản vận đơn chủ (Master Bill Of Lading) và 1 vận đơn nhà (House Bill Of Lading)
5. Bản kê chi tiết hàng hóa (Cargo Manifest) trong trường hợp hàng hóa có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất: 1 bản gốc
Chú ý: Nếu hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng không có bản gốc thì phải
làm công văn xin nợ chứng từ gốc gửi chi cục HQ.
- Tất cả những chứng từ trên đều phải scan dạng ảnh và gửi cho HQ theo phần mềm khai báo HQ điện tử do Công ty Thái Sơn viết.
- Sau khi khai báo sẽ có phản hồi và ra một số tiếp nhận, khi HQ thấy số tiếp nhận thì sẽ tiến hành làm thủ tục HQ cho lô hàng, nếu chứng từ hợp lý doanh nghiệp áp mã HS (Harmonise Sytem: Mã số tính thuế HQ của hàng hóa) đúng thì HQ sẽ cho ra số tờ khai, sau khi ra số tờ khai này thì máy tính sẽ tự động phân luồng, gồm 3 luồng như sau:
+ Luồng xanh: Doanh nghiệp chỉ việc in tờ khai điện tử để đi lấy hàng (hàng được miễn kiểm hóa).
+ Luồng vàng: Doanh nghiệp phải xuất trình toàn bộ hồ sơ giấy tờ để hải quan kiểm tra chi tiết.
+ Luồng đỏ: Doanh nghiệp phải xuất trình cả hồ sơ giấy và lô hàng phải kiểm hóa 100%.
Chú ý: HQ có thể chuyển kiểm hóa lô hàng bất kì khi nào mà không phụ thuộc vào
kết quả phân luồng của máy tính.
Trong nghiệp vụ này Công ty có một đội ngũ cán bộ được đào tạo trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nhanh nhạy luôn hoàn thành công việc khai báo HQ rất nhanh chóng để kịp thời lấy hàng cho khách. Song trong một số trường hợp hi hữu do bất cẩn cán bộ bộ phận này vẫn để xảy ra một số tình trạng như áp sai mã HS của hàng hóa do mỗi loại hàng hóa có một mã HS khác nhau nên rất dễ bị nhầm lẫn. Ngoài ra, có một số trường hợp khách quan như khi truyền HQ điện tử thì thời gian tiếp nhận có thể lâu phản hồi, thông tin trên chứng từ bị sai sót hoặc chậm dẫn đến việc khai báo bị chậm trễ.
c. Hoàn thành bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
- Khi nhận được sự ủy thác của chủ hàng NK, Công ty sẽ tự hoàn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng. Bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ phía người xuất khẩu gồm có:
I + Vận đơn đường biển (Bill of Lading) II + Hoá đơn thương mại (Invoice)
III + Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List) IV + Phiếu gửi hàng.
V + Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dùng cho hàng hoá được tính thuế ưu đãi) VI + Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu có)
+ Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có).
- Khi nhận được bộ chứng từ nói trên, cán bộ giao nhận (CBGN) của Công ty sẽ tiến hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đó khi nhận được thông báo tàu đến và thông báo nhận hàng (Notice of Arrival và Shiping Advice), CBGN của Công ty sẽ lấy giới thiệu từ Ban giám đốc Công ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho CBGN của Công ty 2 bản lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) khi CBGN của Công ty xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading of Original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu của Công ty.
- Khi đã có đầy đủ những chứng từ nói trên, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương Công ty sẽ hoàn thành bộ chứng từ để làm thủ tục HQ.
- Lưu ý rằng trước khi tàu đến, Công ty sẽ phải hoàn thành mọi thủ tục với Hải quan, với Cảng để khi tàu đến Công ty mới có thể nhận hàng theo đúng thông báo của hãng tàu. Nếu như có sự chậm trễ nhận hàng thì Công ty sẽ bị phạt theo điều khoản thưởng phạt của hãng tàu và chủ tàu.
- Khi đã hoàn thành mọi thủ tục với HQ và tàu đã cập Cảng thì Công ty sẽ làm thủ tục với Cảng trước 1 ngày khi tàu đến để cùng với Cảng nhận hàng từ tàu.
Nhận xét:
Trong bước hoàn thành các chứng từ nhập khẩu này, Công ty có một đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động được trang bị kiến thức chuyên môn và ngoại ngữ thành thạo để có thể giao dịch với đối tác nước ngoài lấy thông tin hoàn thành bộ chứng từ sớm nhất cho khách hàng có thể nhập hàng đúng thời hạn. Tuy nhiên đôi khi do sai sót của nhân viên dịch vụ chăm sóc khách hàng không kiểm tra mail thường xuyên với khách hàng để lấy thông tin hoàn thành bộ chứng từ,chưa phối hợp nhịp nhàng với bộ phận kê khai HQ, chưa áp dụng khoa học công nghệ hiện đại vào công tác quản lý, hỗ trợ lập, hoàn thiện bộ chứng từ nên vẫn còn xảy ra trường hợp hàng về đến cảng rồi mà vẫn chưa hoàn thành xong bộ chứng từ, trường hợp hy hữu này rất hiếm khi xảy ra đối với Công ty tuy nhiên vẫn còn tồn tại. Ngoài ra vẫn còn tồn tại trường hợp sai sót các thông tin trên bộ chứng từ do đại lý bên XK cung cấp sai thông tin nên khi nhân viên của Công ty đem chứng từ xuống hãng tàu lấy lệnh D/O bị từ chối và phải báo đại lý sửa lỗi gửi lại cho Công ty làm lại chứng từ.
Bảng 2.6. Tỉ lệ số lô hàng hoàn thành bộ chứng từ chậm tiến độ
Chỉ tiêu Năm Số lô hàng NK Số lô hàng NK bị chậm chứng từ Tỉ lệ % không hoàn thành đúng tiến độ 2009 802 6 0,748 % 2010 957 5 0,522 % 2011 815 3 0,368 %
Qua bảng thống kê trên cho ta thấy tỉ lệ hoàn thành bộ chứng từ bị chậm tiến độ là rất nhỏ (năm vừa qua có 3 trường hợp chiếm 0,368% trong tổng số lô hàng
2009 và năm 2011 chỉ còn 0,368%, giảm 0,154% so với năm 2010) nhưng Công ty vẫn cần tìm ra biện pháp để khắc phục tình trạng này.
Bước 2: Giao nhận hàng tại cảng
Sau khi nhận được thông báo hàng đến từ tàu biển hay đại lí tàu biển, cán bộ giao nhận của Công ty mang vận đơn gốc và giấy ủy quyền, giấy giới thiệu của cơ quan, giấy CMND đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng (D/O), đóng các phí ở đầu Việt Nam như phí chứng từ, phí vệ sinh Cont, phí nâng hạ Cont, …và tiền cược mượn vỏ Cont để có thể mượn Cont về kho của người NK (Cont 20’ là 1 triệu đồng, Cont 40’ là 2 triệu đồng). Sau đó hãng tàu hoặc đại lí sẽ giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho cán bộ giao nhận: Một bản làm thủ tục hải quan (như ở bước 1 đã trình bày), một bản đưa ra cảng để lấy hàng về, 1 bản Công ty gửi cho chủ hàng NK. Việc lấy D/O này phải được nhận viên giao nhận hoàn thành trước khi hàng về 1 ngày để kịp nhận hàng. Khi hàng về cảng nhân viên giao nhận đến bãi tìm vị trí của Cont. Việc tác nghiệp giao nhận hàng tại cảng nào là do hãng tàu qui định và hiện nay Công ty thường tác nghiệp ở các cảng Chùa Vẽ, Đoạn Xá, Tân Cảng, Hải An, Đình Vũ của cảng Hải Phòng.
Kiểm hóa hàng hóa tại cảng
- Khi đến tác nghiệp, CBGN phải xuất trình bộ chứng từ , lệnh giao hàng và tờ in bản khai hải quan điện tử để thông qua hải quan cảng, CBHQ kiểm tra bộ hồ sơ, ghi số tờ khai. Nếu hồ sơ đầy đủ CBHQ sẽ kí xác nhận và chuyển hồ sơ qua đội trưởng HQ để phúc tập tờ khai. Sau đó bộ phận thu thuế sẽ kiểm tra và ra thông báo thuế. CBGN nhận thông báo thuế cùng phiếu tiếp nhận hồ sơ còn bộ hồ sơ chuyển qua bộ phận kiểm hóa nếu là hàng phải kiểm hóa, nếu hàng không phải kiểm hóa thì thôi.
- CBGN tiến hành nộp lệ phí HQ và đăng kí kiểm hóa hải quan (nếu hàng không thuộc diện ưu tiên miễn kiểm hóa): Ghi những yêu cầu của mình như thời gian, địa điểm, tên hàng, tên doanh nghiệp, số lượng Cont, số tờ khai HQ vào sổ đăng kí của đội kiểm hóa.
- Tổ chức kiểm tra hàng hóa: Trước khi mở Cont, CBGN phải lưu ý kiểm tra hình thức Cont và khóa chì, đồng thời phát hiện những ký hiệu, mã hiệu chỉ dẫn đặc biệt của Cont trước khi các cơ quan chức năng khác tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu
không đúng của hồ sơ hàng hóa và tiêu chuẩn quy định, CBGN xin một biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC – Report on receipt of cargo) được lập giữa hãng tàu với nhân viên giao nhận của cảng. Kết hợp kiểm tra hải quan với kiểm