HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO
2.1.2.Tình hình tổ chức
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức công ty Bee Logistics
Công ty Bee Logistics là công ty hoạt động theo hình thức công ty cổ phần, có 2 công ty con và nhiều đại lý trong và ngoài nước phối hợp hoạt động dưới sự điều hành của hội đồng quản trị công ty, trong đó:
+ Hội đồng quản trị: 6 người:
- Ông Hồ Quang Minh (Chủ tịch)
- Ông Nguyễn Tiến Thanh (Thư ký thường trực HĐQT) Và các thành viên là:
- Ông Trần Đăng Nam - Ông Đinh Hữu Thạnh - Ông Nguyễn Xuân Điệp - Bà Ngô Hải Hằng
+ Ban kiểm soát nội bộ:
- Ông Nguyễn Tiến Thanh - Ông Nguyễn Xuân Điệp + Ban giám đốc: 6 người :
- Tổng giám đốc: Ông Hồ Quang Minh - Giám đốc nghiệp vụ: Bà Ngô Hải Hằng - Giám đốc phát triển: Ông Đinh Hữu Thạnh - Giám đốc kinh doanh: Ông Trần Đăng Nam - Kế toán trưởng: Bà Nguyễn Thị Hạnh
- Phụ trách, kiểm soát Tài chính: ông Nguyễn Tiến Thanh
Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo
Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo trực thuộc Công ty cổ phần Bee Logistics, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành được thiết kế gọn nhẹ phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty là cơ cấu trực tuyến - chức năng. Bộ máy bao gồm: Ban giám đốc, Phó giám đốc,
quản lý trực tuyến các phòng ban, mỗi phòng ban có 1 trưởng phòng, các phòng ban là độc lập với nhau không có phòng nào là cấp trên của phòng nào mà chỉ quan hệ theo tính chất công việc, phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của Công ty, dưới các phòng ban là các bộ phận theo công việc, nghiệp vụ của từng phòng ban. Bộ máy làm việc khoa học, gọn, mỗi phòng có một chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng xây dựng thành một hệ thống nhất bền vững liên kết chặt chẽ với nhau. Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau:
PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Kế toán – Nhân sự Phòng Kinh doanh Phòng Logistics Dịch vụ chăm sóc khách hàng Bộ phận Hàng Xuất Bộ phận Hàng Nhập Bộ phận Kê khai Hải quan
Bộ phận giao chứng từ Bộ phận Hàng Lẻ BAN GIÁM ĐỐC
Hình 2.1. Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
Chú thích: : mối quan hệ theo chức năng, nhiệm vụ : mối quan hệ chỉ huy trực tuyến
Trong đó các chức danh như sau:
- Phó giám đốc: Bà Dương Thị Hồng Hạnh
- Trưởng phòng kế toán – nhân sự: Bà Nguyễn Thị Lan Anh - Trưởng phòng kinh doanh: Bà Nguyễn Thị Kim Oanh - Trưởng phòng Logistics: Ông Đào Duy Hân
- Trưởng phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Bà Đặng Thị Phương Hoa
b. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo là một trong những công ty con của công ty mẹ là công ty Bee Logistics, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và hạch toán kinh tế độc lập, hoạt động theo xu hướng phát triển chung của toàn công ty. Ban giám đốc của công ty Bee Logistics quản lý và điều hành chung toàn bộ hoạt động của các chi nhánh công ty Bee Logistics, Dolphin Sea&Air và BeeGen.
Tại chi nhánh Dolphin Sea&Air ở Hà Nội phó Giám đốc là người đại diện công ty, là người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động hàng ngày để thực hiện kế hoạch và đảm bảo nhiệm vụ tăng trưởng của công ty, chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo công ty và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Là người thay mặt Ban Giám đốc điều hành công việc của công ty, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ Ban Giám đốc trong quản lí và hoạch định.
Phòng kế toán – nhân sự:
• Chức năng: Tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện:
- Công tác kế toán thống kê. - Tổng hợp kế hoạch.
- Quản trị tài chính theo phân cấp. - Công tác tổ chức nhân sự.
- Công tác lao động, tiền lương. - Khen thưởng, kỷ luật.
- Công tác quản trị hành chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Nhiệm vụ:
- Công tác kế toán - thống kê:
+ Tổ chức bộ máy kế toán – thống kê phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ được giao.
+ Tổ chức thực hiện công tác theo quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính của Công ty.
+ Định kỳ hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh, làm căn cứ phân tích đánh giá việc thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác quản lý điều hành trong nội bộ Công ty.
+ Chịu trách nhiệm trước Công ty mẹ về tính hợp pháp của các chứng từ thu chi phát sinh tại Công ty.
- Tổng hợp kế hoạch:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính.
+ Tổng hợp, phân tích, đánh giá, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu tài chính theo quy định.
- Công tác quản trị tài chính:
+ Giám sát việc thực hiện kế hoạch Tài chính.
+ Quản lý và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản được giao cho Công ty.
+ Quản lý doanh thu và kiểm soát chi phí của Công ty trên cơ sở các quy trình, các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí đã được Tổng Giám đốc phê duyệt ban hành.
+ Tham gia xây dựng các định mức kinh tế – kỹ thuật, định mức chi phí cho Công ty và giám sát việc thực hiện các định mức đã ban hành.
- Công tác nhân sự:
+ Quản lý và theo dõi nhân sự; tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác cán bộ.
+ Đề xuất và phối hợp công tác tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ - công nhân viên của Công ty.
+ Xây dựng quy chế và trực tiếp quản lý lao động. Đánh giá kết quả, hiệu quả thực hiện công việc của từng đơn vị, cá nhân theo tiêu chuẩn đặt ra.
- Công tác lao động tiền lương:
+ Đề xuất và phối hợp với phòng nhân sự của Công ty mẹ, xây dựng cơ chế thu nhập gắn với hiệu quả công việc đối với người lao động.
+ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch lao động tiền lương.
+ Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước cho người lao động (BHXH, BHYT, hưu trí, tai nạn lao động, ốm đau…)
- Khen thưởng, kỷ luật:
+ Đề xuất ban hành các nội quy, quy chế, quy định theo phân cấp.
+ Theo dõi và giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế. Tổng hợp báo cáo theo quy định.
+ Thực hiện công tác khen thưởng - kỷ luật của công ty. - Công tác quản trị hành chính:
+ Công tác văn thư lưu trữ.
+ Đề xuất và thực hiện mua sắm các trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm, thực hiện công tác duy tu bảo dưỡng cơ sở vật chất của Công ty theo phân cấp.
+ Tổ chức phục vụ hội họp, khánh tiết…
+ Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy, dân quân tự vệ, an ninh trật tự, phòng chông thiên tai…
+ Công tác bảo hộ lao động.
Phòng kinh doanh:
• Chức năng:
- Tiếp xúc khách hàng.
- Kết hợp hoạt động với các phòng ban khác.
• Nhiệm vụ:
- Tiếp xúc khách hàng
+ Tìm kiếm khách hàng mới
+ Tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng cũ. - Kết hợp hoạt động với các phòng ban khác
+ Kết hợp với Phòng kế toán – nhân sự trong việc đốc thúc thu hồi công nợ khi được yêu cầu.
Phòng Logistics:
• Chức năng:
- Kê khai hải quan.
- Tiếp nhận và giao chứng từ.
• Nhiệm vụ:
- Bộ phận kê khai Hải quan: Tiếp nhận tờ khai và yêu cầu vận tải. Làm thủ tục Hải quan (mở tờ khai, gửi tờ khai, trong tờ khai gồm có các hóa đơn thương mại và original bill of lading : vận đơn đường biển gốc). Liên hệ với khách hàng, bố trí phương tiện, nhân lực sắp xếp cho lô hàng, đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Bộ phận chứng từ: Theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn. Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng. Giao bộ chứng từ kịp thời đến tay khách hàng.
Phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng
• Chức năng
- Chăm sóc khách hàng - Liên hệ với hãng tàu
- Kết hợp hoạt động với các phòng ban khác
• Nhiệm vụ:
- Chăm sóc khách hàng
+ Đặt chỗ từ hãng tàu cho lô hàng của khách + Gửi xác nhận đặt hàng cho khách hàng + Làm chứng từ cho lô hàng
+ Góp phần giải quyết các vấn đề phát sinh xáy ra đối với quá trình vận chuyển (hàng đến chậm hơn so với kế hoạch ảnh hưởng đến khách hàng), hàng hóa (bị hư hỏng hay suy giảm chất lượng quá mức quy định)
- Liên hệ với hãng tàu: Phòng Dịch vụ chăm sóc khách hàng và chứng từ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ từ hãng tàu cho lô hàng
- Kết hợp hoạt động với các phòng ban khác: Kết hợp với Phòng Kinh doanh để có thông tin về lô hàng, yêu cầu của khách hàng, từ đó liên hệ với hãng tàu, khách hàng, các bộ phận liên quan.