- Lố sang trên
20. Nhập kho Thủ kho Mỗi lầ sản xuất QĐ 75-
3.2.6 Sử dụng linh hoạt các công cụ thống kê nhằm kiểm soát sự không phù hợp và cải tiến chất lượng
phù hợp và cải tiến chất lượng
Để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh thì Công ty càng cần phải có những biện pháp để duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và hạn chế những chi phí không cần thiết. Một trong số những biện pháp đáp ứng được những tiêu chuẩn đó là kiểm soát có hiệu quả quá trình sản xuất sản phẩm, để hạn chế những sai hỏng không cần thiết và có biện pháp khắc phục kịp thời những sai hỏng đó.
Để làm được điều này Công ty có thể sử dụng các công cụ thống kê chất lượng (SPC). Sử dụng các công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng là điều kiện đảm bảo cho quản lý chất lượng có căn cứ thực tế và khoa học khi ra quyết định trong quản lý. Thông qua công cụ thống kê giúp ta giải thích được tình hình chất lượng một cách cụ thể và đúng đắn, phát hiện nguyên nhân gây sai sót để có những biện pháp khắc phục kịp thời. Trong thực tế các công cụ thống kê được áp dụng rộng rãi để phân tích và kiểm soát độ biến thiên của quá trình sản xuất, những trục trặc trong phân phối, bảo quản, dự trữ, phân tích marketing… Đó là sơ đồ nhân quả.
Sơ đồ nhân quả
Sơ đồ nhân quả hay còn gọi là sơ đồ xương cá. Thực chất sơ đồ nhân quả là một sơ đồ biểu diễn mối quan hệ giữa kết quả và nguyên nhân gây ra kết
quả đó. Kết quả là những chỉ tiêu chất lượng cần theo dõi, đánh giá còn nguyên nhân là những yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng đó. Việc sử dụng sơ đồ nhân quả giúp ta tìm kiếm, xác định các nguyên nhân gây ra những trục trặc về chất lượng sản phẩm hay quá trình sản xuất. Từ đó đề xuất những biện pháp khắc phục nguyên nhân nhằm cải tiến và hoàn thiện chất lượng.
Ví dụ với việc kiểm soát chất lượng, Công ty nên dùng biểu đồ nhân quả xác định các yếu tố ảnh hưởng như sau:
Sơ đồ 3.1: Yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cà phê của Công ty
Sau khi tiến hành các hoạt động khắc phục phòng ngừa thì Công ty phải có quy định trị số lỗi cho phép với từng hạng cà phê. Ví dụ trị số lỗi cho phép của cà phê theo tiêu chuẩn như sau:
Bảng 3.3: Tổng trị số lỗi đối với từng hạng cà phê
Hạng chất lượng Mức tối đa (trong 300g mẫu) Cà phê Arabica Cà phê Robusta Hạng đặc biệt
Hạng 1: 1a 1b
2a 2b 2c Hạng 3 Hạng 4
Điều kiện áp dụng
Lãnh đạo cho nhân viên tham gia các khóa học bên ngoài về những kiến thức cơ bản về chất lượng, học về các công cụ thống kê SPC để giám sát và đo lường mức phù hợp của khách hàng, của quy trình, của sản phẩm,… lãnh đạo còn cần tổ chức các buổi học trong cơ quan, các đợt học tập này tập trung vào việc giáo dục ý thức làm việc, ý thức cải tiến,…cho nhân viên. Đặc biệt với các thành viên của tổ chức cải tiến chất lượng thì lại cần thiết phải đọc kỹ về các kỹ thuật thống kê SPC ( Statistical Process Control). Không nhất thiết phải đào tạo đầy đủ tất cả các công cụ thống kê mà tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc trình độ đối tượng người học để xác định các kỹ thuật thống kê cần thiết cho chương trình huấn luyện.
3.2.7 Khâu phân phối và tiêu dùng sản phẩm
Đây là khâu quyết định việc sản phẩm có đến tay khách hàng đúng hẹn và đúng tiêu chuẩn chất lượng hay không. Thông thường khách hàng sẽ chỉ định tàu chở hàng nên nhiệm vụ của Công ty sẽ dừng lại khi việc bốc dỡ cà phê lên tàu kết thúc. Khi hàng hóa tới tay khách hàng mà chất lượng hàng thay đối, trọng lượng hàng giảm thì cả hai đều phải cùng chịu trách nhiệm. Để việc bốc dỡ hàng hóa diễn ra nhanh chóng thì cán bộ phụ trách phải ký hợp đồng và có mối quan hệ chặt chẽ với dịch vụ vận chuyển. Việc ký hợp đồng sẽ được thực hiện từ trước để áp dụng cho việc xuất khẩu cả năm. Và phải đảm bảo các yếu tố như:
Công ty báo cho nhà dịch vụ biết trước thời gian và số lượng vận chuyển trước 4 ngày để bố trí sắp xếp nhân viên nhưng phải tuyệt đối đảm bảo cung cấp dịch vụ đã cam kết.
Thời gian vận chuyển 30-60 phút sao khi có yêu cầu bốc dỡ hàng hóa tùy thuộc vào khối lượng hàng. Lúc đó nhà cung cấp dịch vụ phải cử số lượng nhân viên sao cho đảm bảo thời gian bốc dỡ hàng.
một cách cẩn thận không bị dập vỡ.
Để làm được như thế đòi hỏi phải có sự hợp tác tích cực của hai bên. Các hợp đồng ký kết bốc rỡ hàng phải rõ ràng từng khoản mục.
Việc chăm sóc khách hàng sau bán là một khâu rất quan trọng quyết định đến uy tín của doanh nghiệp. Chính vì vậy doanh nghiệp cần phải thành lập một phòng chuyên giải đáp các thắc mắc của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Thiết lập một hệ thống nhanh chóng kịp thời để có thể giải đáp một cách nhanh chóng và chính xác các thắc mắc của khách hàng. Ngoài ra công ty cần phải cung cấp các trang thiết bị hiện đại và phù hợp để làm phương tiện hữu hiệu giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.