Công ty QL & SCĐB 248 hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này được tiến hành đồng thời tại kho và phòng kế toán. Nhưng ở kho chỉ theo dõi sự biến động về số lượng của nguyên vật liệu. Còn ở phòng kế toán sẽ theo dõi chi tiết sự biến động về nguyên vật liệu cả mặt số lượng và mặt giá trị. Nhiệm vụ cuả thủ kho và kế toán nguyên vật liệu như sau:
4.1 Ở kho
Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản toàn vẹn cả về số lượng, chất lượng của từng vật tư. Thủ kho phải nắm vững số lượng và tình trạng chất lượng của nguyên vật liệu trong bất kỳ thời điểm nào để kịp thời cấp phát cho các đội sản xuất, đảm bảo cho quá trình được liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất vì thiếu vật liệu.
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Định kỳ một tháng một lần thủ kho chuyển toàn bộ các phiếu xuất, nhập kho cho kế toán vật liệu để cho kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Cuối tháng, kế toán nguyên vật liệu sau khi đối chiếu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu của phòng kế toán với thẻ kho, nếu đúng thì hai bên sẽ ký nhận vào cột thẻ kho và sổ chi tiết.
Ví dụ: Trong tháng 3, ở kho có thẻ kho về vật liệu nhựa đường lỏng
Biểu số13:
Đơn vị: Cty QL&SCĐB 248
Số thẻ: 1
Danh điểm vật tư
THẺ KHO
Kho Hạt 1 Quốc lộ 38 Số tờ: 09
Ngày lập: 31/3/2009 Tên vật tư: Nhựa đường lỏng
Mã số: 152.1 ĐVT: kg Mẫu số: 06 - VT QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC Ngày 20/03/2006 của BTC Ngày tháng Số hiệu
chứng từ Trích yếu Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
Kiểm kê ngày 1/3 55.000
5/3 410 Ô. Sơn mua nhập kho 100.000
8/3 415 Ô.Hùng mua nhập kho 500.000
5/3 428 Rải bêtông asphalt mặt
đường quốc lộ 38 100.00 0 12/3 441 Hạt 4 duy tu đường QL18 15.000 14/3 443 T/C nền mặt đường QL6 100.000 27/3 453 T/công QL dự án 1A Pháp Vân – Thường Tín 85.000 Cộng 600.000 350.000 305.000
4.2. Ở phòng kế toán
Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho và các chứng từ ở phòng vật tư chuyển đến, phân loại chứng từ theo từng loại vật liệu để làm căn cứ ghi vào sổ chi tiết (dạng tờ rời) của từng loại vật tư. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng tương ứng. Đối với nguyên vật liệu mua vào, hoá đơn GTGT có thuế đầu vào thì giá trị hàng nhập kho là phần chưa có thuế GTGT, phần thuế GTGT được theo dõi trên TK 133 . Căn cứ vào đơn giá mua chưa có thuế GTGT, kế toán ghi đơn giá nhập và tính tổng giá trị nhập trên từng phiếu nhập và trên sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Căn cứ vào đơn giá xuất kho, kế toán ghi đơn giá và thành tiền trên từng phiếu xuất kho, tiếp theo ghi phần tổng giá trị xuất kho trên sổ chi tiết trên dòng tổng cộng cuối tháng. Từ đó, kế toán tính ra số lượng và giá trị tồn kho cuối tháng. Số lượng tồn kho cuối tháng được đối chiếu với kế toán tổng hợp và thẻ kho. Mỗi loại vật tư được mở một tờ riêng để theo dõi.
Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hoá được diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật tư của doanh nghiệp thông thường được mua chịu với thời hạn trả khoảng một hoặc hai tháng. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hoá đơn do vậy không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về. Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán Công ty sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Trong tháng, dựa vào các “Phiếu nhập kho” và các chứng từ thanh toán như: Giấy báo nợ của Ngân hàng, Phiếu chi, kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được mở cả năm cho người bán hay đơn vị bán, được mở riêng cho từng đội công trình và chi tiết đối với từng người bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ phát sinh nhiều hay ít. Việc theo dõi ghi chép chi tiết trên sổ chi tiết thanh toán (Tài khoản 331) được thực hiện theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong.
Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ:
- Số dư đầu năm: căn cứ vào số dư đầu năm trên sổ này năm trước để ghi số dư Nợ hoặc dư Có
- Cột tài khoản đối ứng được ghi các tài khoản có liên quan đến tài khoản 331 - Cột số phát sinh:
+ Bên Nợ: căn cứ vào các chứng từ thanh toán (phiếu chi tiền mặt, giấy
uỷ nhiệm chi tiền vay, tiền gửi Ngân hàng...) kế toán ghi sổ chi tiết tài khoản 331 (số hiệu, ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán được ghi vào cột phát sinh Nợ theo từng chứng từ.
+ Bên Có: Căn cứ vào các Hoá đơn ghi vào sổ chi tiết các nội dung: số
hoá đơn, ngày tháng trên hoá đơn và ghi giá trị vật liệu nhập và phần thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ vào cột phát sinh Có theo chứng từ.
Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tổng hợp số liệu để lên bảng tổng hợp TK331. Bảng tổng hợp này để dùng theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả của Công ty vì vậy không chỉ theo dõi công nợ của các nhà cung cấp mà còn phải theo dõi cả các khoản còn phải thanh toán với các bên B phụ của Công ty. Số liệu trên dòng tổng cộng của bảng này được dùng đối chiếu với sổ Cái tài khoản 331 .