. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toỏn
2.4 Tổ chức cụng tỏc kiểm toỏn hàng tồn kho tại cụng ty XYZ
2.4.1 Lập kế hoạch kiểm toỏn
Thu thập thụng tin cơ sở về khỏch hàng
Khỏch hàng XYZ,là khỏch hàng mới của Cụng ty kiểm toỏn ASNAF việt nam. đó tham gia đấu thầu hợp đồng kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh năm 2008 cho XYZ và đó trỳng thầu. Sau khi trỳng thầu, đó cú một cuộc họp giữa ASNAF việt nam và XYZ. Ban giỏm đốc ASNAF việt nam cựng kiểm toỏn viờn đến họp và tiến hành khảo sỏt để tỡm hiểu sơ bộ về khỏch hàng.
những thụng tin chung về khỏch hàng như sau:
XYZ được thành lập theo Quyết định số 15/1996/QĐ-TTg ngày 17/02/1996 của Chớnh phủ về việc chuyển đổi từ đơn vị sự nghiệp cú thu thành doanh nghiệp Nhà nước hoạt XYZ hoạt động theo Luật doanh nghiệp Nhà nước và cỏc Nghị định, Quyết định được ban hành riờng cho XYZ. Điều lệ hoạt động của VATM do cơ quan cấp trờn mà nú trực thuộc ban hành.
Tổng số vốn điều lệ của XYZ là 517.416.000.000 đồng. Trong đú: Vốn cố định: 510.810.000.000 đồng.
Vốn lưu động: 6.606.000.000 đồng.
là doanh nghiệp Nhà nước hoạt động cụng ớch, lĩnh vực hoạt động kinh doanh đặc thự, gồm một văn phũng trung tõm và sỏu đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc.XYZ trước kia là đơn vị sự nghiệp cú thu, từ khi chuyển đổi thành doanh nghiệp nhà nước hoạt động cụng ớch cú nhiệm vụ nhận và sử dụng cú hiệu quả, bảo toàn và phỏt triển vốn do Nhà nước giao, ngành nghề kinh doanh của Cụng ty gồm:
Một là quản lý, điều hành, cung cấp cỏc dịch vụ khụng lưu và cỏc dịch vụ khỏc nhằm đảm bảo cho cỏc hoạt động bay được an toàn, điều hũa và hiệu quả.
Hai là tư vấn, thiết kế, thi cụng, lắp đặt, khai thỏc, sửa chữa, bảo dưỡng cỏc trang thiết bị, vật tư chuyờn ngành quản lý bay.
Ba là nghiờn cứu, biờn soạn, biờn dịch, xuất bản và phỏt hành cỏc tài liệu, sơ đồ, bản đồ thuộc chuyờn ngành quản lý bay.
Bốn là xuất nhập khẩu trực tiếp cỏc thiết bị phương tiện, vật tư chuyờn ngành quản lý bay.
Cuối cựng là nghiờn cứu, sản xuất cỏc cấu kiện, phụ tựng, trang thiết bị chuyờn ngành quản lý bay để thay thế nhập khẩu.
Do XYZ cú văn phũng trung tõm ở Gia Lõm, sỏu đơn vị thành viờn hạch toỏn phụ thuộc ở khắp ba miền Bắc, Trung, Nam, bởi vậy XYZ đó phõn cụng ba nhúm kiểm toỏn tiến hành kiểm toỏn toàn bộ khối văn phũng và sỏu đơn vị thành viờn. Trong bài viết này, em xin được trỡnh bày tỡnh hỡnh kiểm toỏn hàng tồn kho tại một đơn vị thành viờn của ở khu vực phớa bắc gọi là Khỏch hàng A.
tại Nội Bài, huyện Súc Sơn, thành phố Hà Nội. Hoạt động của A chịu sự quản lý của XYZ và khụng được hoạt động với tư cỏch là một thực thể độc lập để tiến hành bất cứ hoạt động nào nếu chưa được sự chấp thuận bằng văn bản từ phớa XYZ.
Trao đổi với Ban Lónh đạo cũng như Ban Tài chớnh của A kiểm toỏn viờn được biết trong năm qua Khỏch hàng A khụng cú sự thay đổi nào về mặt nhõn sự quản lý, về bộ mỏy kế toỏn trong năm qua được mở rộng, cú tuyển thờm nhiều nhõn viờn kế toỏn. Năm 2007 Khỏch hàng A vẫn sử dụng phần mềm kế toỏn cũ, phần mềm này thống nhất với phần mềm của khu văn phũng trung tõm và cỏc đơn vị thành viờn khỏc.
Trong giai đoạn này kiểm toỏn viờn cũng tiến hành thu thập cỏc thụng tin sơ bộ liờn quan đến hàng tồn kho. Hoạt động chớnh trong lĩnh vực điều hành bay, cụ thể A được XYZ giao trỏch nhiệm quản lý, điều hành và cung cấp cỏc dịch vụ khụng lưu trong phạm vi toàn lónh thổ miền bắc Việt Nam, bởi vậy vật tư của A rất đa dạng về mặt chủng loại, quy cỏch cũng như giỏ trị.
Qua trao đổi với Trưởng Ban Tài chớnh cũng như phũng Kế toỏn và thực hiện cỏc thủ tục quan sỏt sơ bộ, kiểm toỏn viờn nhận thấy hàng tồn kho của A chỉ bao gồm: Vật tư và cụng cụ dụng cụ, trong đú chủ yếu là vật tư. Do là đơn vị hoạt động trong một lĩnh vực đặc thự – điều hành bay – nờn hàng tồn kho của A khụng cú thành phẩm, chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang, hàng mua đang đi đường và hàng gửi bỏn, do đú việc quản lý và hạch toỏn hàng tồn kho sẽ chỉ tập trung vào khoản mục nguyờn vật liệu và cụng cụ dụng cụ.
Vật tư bao gồm:
Vật tư thụng tin: Cỏp thụng tin, Unamplifier, Bộ chia số liệu Radar 1:4 cổng, Modem UMOD + DIM, Card LS-12 …
Vật tư dự phũng cho hoạt động điều hành bay: AGX 3D 2K SYNTH, HPA DRIVER, HIGH POWER AMPLIFIER HPA, …
Vật tư dự phũng y tế và bảo hộ lao động: Ủng cỏch điện, quần ỏo vải, …
Cụng cụ dụng cụ gồm: mỏy múc thiết bị như mỏy tớnh, mỏy in LX300, màn hỡnh hiển thị SKALAM, mỏy đo cụng suất N29455, …
tin được giữ ở kho riờng, vật tư dự phũng cho hoạt động điều hành bay được lưu giữ chủ yếu ở kho chuyờn dụng, ngoài ra cũn được lưu giữ ở cỏc nơi đặt cỏc đài trạm của A. Qua trao đổi và quan sỏt thực tế kiểm toỏn viờn thấy rằng vật tư của đơn vị gồm rất nhiều thiết bị quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cụng việc thực hiện, bởi vậy hàng tồn kho của đơn vị được quản lý chặt chẽ bởi Ban giỏm đốc, Phũng vật tư – kĩ thuật, phũng kế toỏn, thủ kho và người bảo vệ tài sản.
Đỏnh giỏ hệ thống KSNB của khỏch hàng
Để cú thể đưa ra đỏnh giỏ về hệ thống KSNB tại đơn vị khỏch hàng kiểm toỏn viờn phải hiểu biết về mụi trường kiểm soỏt, hệ thống kế toỏn, cỏc thủ tục kiểm soỏt và kiểm toỏn nội bộ.
Thứ nhất, Mụi trường kiểm soỏt
Đối với A là khỏch hàng năm đầu tiờn của cụng ty kiểm toỏn ASNAF việt nam, đặc điểm hoạt động kinh doanh đặc thự (cung cấp dịch vụ điều hành bay) nờn kiểm toỏn viờn đó tỡm hiểu mụi trường kiểm soỏt của khỏch hàng thụng qua cỏc kỹ thuật kiểm toỏn khỏc nhau như phỏng vấn, quan sỏt và kiểm tra tài liệu. Qua phỏng vấn Ban Giỏm đốc, Kế toỏn trưởng cũng như cỏc nhõn viờn, kiểm toỏn viờn cú được cỏc thụng tin về mụi trường kiểm soỏt như cơ cấu tổ chức, quản lý điều hành, phong cỏch Lónh đạo…
Sơ đồ 2.3 : Tổ chức bộ mỏy quản lý của Khỏch hàng A
Ghi chỳ:
: Chỉ đạo : Phối hợp
Giỏm đốc là người chịu trỏch nhiệm hoàn toàn về hoạt động của đơn vị đối với đơn vị cấp trờn XYZ, là người cú trỡnh độ chuyờn mụn trong lĩnh vực hoạt động của đơn vị, cú khả năng quản lý tài chớnh và kĩ thuật. Giỳp việc cho Giỏm đốc là Phú Giỏm đốc và cỏc Trưởng Ban. Trưởng Ban Tài chớnh ở đơn vị A tương đương với Kế toỏn trưởng ở cỏc doanh nghiệp khỏc, là người cú trỡnh độ về tài chớnh – kế toỏn, chịu trỏch nhiệm trực tiếp trước Giỏm đốc đơn vị và Trưởng Ban Tài chớnh của XYZ.
XYZ
Giỏm đốc
Phú Giỏm đốc
Trưởng Ban Kĩ thuật Trưởng Ban Hành chớnh – Nhõn sự Phũng Hành chớnh- Nhõn sự Phũng Vật tư – Kỹ thuật 1 Phũng Vật tư – Kỹ thuật 2 Phũng Điều hành bay
Trưởng Ban Tài chớnh
Phũng Kế hoạch Phũng Tài
chớnh – Kế toỏn
Thứ hai, Hệ thống kế toỏn
Để tỡm hiểu về hệ thống kế toỏn của khỏch hàng, kiểm toỏn viờn đó tiến hành cỏc cụng việc sau đõy:
Xem xột hệ thống kế toỏn ỏp dụng đó được Bộ Tài chớnh chấp nhận chưa. Nếu được chấp nhận, kiểm toỏn viờn sao một bản làm hồ sơ.
Kiểm tra việc thực hiện chế độ, phương phỏp hạch toỏn kinh tế chung hiện hành hoặc chế độ kế toỏn cụ thể được Bộ Tài chớnh phờ duyệt cú phự hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Xem xột cỏc chớnh sỏch kế toỏn chủ yếu như: Doanh thu, hàng tồn kho, tài sản cố định, phải thu phải trả nội bộ …cú phự hợp với chuẩn mực kế toỏn và chế độ kế toỏn.
Xem xột và đỏnh giỏ việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn cũng như trỡnh độ của kế toỏn viờn.
Kiểm tra việc lập, bảo quản, lưu chuyển chứng từ kế toỏn trờn cỏc gúc độ mẫu biểu, nội dung ghi chộp cú đảm bảo hợp phỏp, hợp lý.
Những thụng tin mà kiểm toỏn viờn thu thập được như sau:
Hệ thống kế toỏn của A thực hiện theo Chế độ kế toỏn Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh, ngoài ra do là đơn vị hoạt động trong một lĩnh vực đặc thự nờn cụng tỏc kế toỏn cũn theo những quy định riờng dành cho đơn vị.
Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 01/01 kết thỳc vào ngày 31/12, hỡnh thức sổ kế toỏn là chứng từ ghi sổ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh là VNĐ.
Nguyờn tắc đỏnh giỏ hàng tồn kho theo kiểm kờ thực tế. Giỏ trị hàng tồn kho cuối kỳ được xỏc định theo giỏ thực tế đớch danh. Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Cụng ty tiến hành kiểm kờ hàng tồn kho vào thời điểm 0h ngày 01/01/2008.
Riờng đối với hàng tồn kho hệ thống chứng từ bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bỏo cỏo phõn bổ chi phớ vật tư dự phũng, biờn bản kiểm tra chất lượng vật tư, húa đơn mua hàng, … Cỏc sổ sỏch kế toỏn hàng tồn kho được mở đầy
đủ và đỳng quy định.
Thứ ba, Cỏc thủ tục kiểm soỏt do nhà quản lý xõy dựng
Để kiểm tra cỏc thủ tục kiểm soỏt nhà quản lý của đơn vị xõy dựng liờn quan đến hàng tồn kho, kiểm toỏn viờn tiến hành xem xột và kiểm tra cỏc tài liệu trong đơn vị, tập trung chủ yếu vào cỏc tài liệu sau: Quy chế kiểm soỏt vật tư dự phũng cho hoạt động điều hành bay; Phiếu yờu cầu mua hàng; Đơn đặt mua hàng; Phiếu yờu cầu sử dụng vật tư, hàng húa; Phiếu vận chuyển hàng; Phiếu nhập kho; Cỏc biờn bản kiểm tra chất lượng vật tư, hàng húa; Phiếu xuất kho và sổ sỏch kế toỏn về hàng tồn kho và chi phớ.
Kiểm toỏn viờn cũng tiến hành quan sỏt trực tiếp quỏ trỡnh nhập, xuất và bảo quản hàng tồn kho, phỏng vấn Trưởng Ban Tài chớnh, Trưởng Ban kỹ thuật và kế toỏn phần hành hàng tồn kho về cỏc nguyờn tắc trong quản lý, kiểm soỏt hàng tồn kho, theo mẫu cõu hỏi dưới đõy:
Bảng số 2.9: Mẫu cõu hỏi về cỏc nguyờn tắc trong quản lý của khỏch hàng
Cõu hỏi Cú Khụng
1. Cú thực hiện phõn cụng trỏch nhiệm giữa người bảo quản vật chất hàng tồn kho và người ghi sổ hàng tồn kho khụng?
2. Cú chớnh sỏch ủy quyền và phờ chuẩn đối với cỏc nghiệp vụ về hàng tồn kho khụng?
3. Cỏc nghiệp vụ nhập, xuất hàng tồn kho cú đầy đủ sự phờ chuẩn và cỏc chứng từ cần thiết trước khi nhập kho và xuất kho khụng? 4. Cú đưa ra cỏc quy định trong quản lý hàng tồn kho khụng? Sự đối chiếu sổ sỏch giữa thủ kho và kế toỏn cú được thực hiện thường xuyờn khụng?
5. Cú quy định hạn chế sự tiếp cận với hàng tồn kho và sổ sỏch kế toỏn về hàng tồn kho khụng?
Theo đú, cỏc thụng tin kiểm toỏn viờn thu được như sau:
Cú sự phõn cụng trỏch nhiệm giữa người bảo quản vật chất hàng tồn kho và người ghi sổ hàng tồn kho.
Hàng tồn kho từ khi nhập kho đến khi xuất kho đều chịu sự quản lý chặt chẽ bởi thủ kho, bảo vệ kho. Thủ kho là người chịu trỏch nhiệm trực tiếp về những mất mỏt, thất thoỏt hàng húa ở kho.
Cỏc nghiệp vụ nhập xuất hàng tồn kho cú đầy đủ sự phờ chuẩn và cỏc chứng từ cần thiết.
Ở Đơn vị A, hàng tồn kho chủ yếu là cỏc vật tư dự phũng cho hoạt động đặc thự của đơn vị, cỏc vật tư dự phũng cú đặc điểm giỏ trị rất lớn, hỡnh thỏi vật chất nhỏ, dễ mất mỏt bởi vậy đơn vị đó cú riờng quy chế kiểm soỏt nội bộ đối với những vật tư dự phũng. Một số quy định trong quy chế kiểm soỏt như:
Đối với mua sắm vật tư: Phải dựa vào nhu cầu thực tế của bộ phận kỹ thuật và kế hoạch mua sắm. Khi phỏt sinh nhu cầu, bộ phận kỹ thuật lập đơn xin mua, cấp vật tư cú sự phờ duyệt của Trưởng ban kỹ thuật, Giỏm đốc. Đối với vật tư trờn 500 triệu phải được sự phờ duyệt của Tổng giỏm đốc XYZ. Hàng năm căn cứ vào thực tế cỏc năm trước bộ phận kế hoạch kết hợp bộ phận kỹ thuật lập bản kế hoạch chi tiết nhu cầu vật tư, bản kế hoạch này được sự phờ duyệt của Trưởng Ban Tài chớnh, Trưởng Ban kỹ thuật đơn vị A, Giỏm đốc và Trưởng Ban Tài chớnh, Tổng Giỏm đốc của XYZ
Đối với vật tư hỏng húc: Những vật tư cú giỏ trị rất lớn, khi hỏng húc sẽ được Phũng Vật tư – Kỹ thuật 1 kiểm tra để xỏc định xem vật tư cú thể sửa chữa để sử dụng tiếp, sau khi được kiểm tra vật tư tiếp tục được Phũng Vật tư – Kỹ thuật 2 kiểm tra lại. Nếu vật tư cú thể sửa chữa được thỡ Phũng Kế hoạch kết hợp Phũng Tài chớnh – Kế toỏn cựng hai Phũng Kỹ thuật sẽ lờn kế hoạch sửa chữa, nếu khụng thể sửa sẽ lập biờn bản gửi Giỏm đốc xử lý.
Thứ tư, Kiểm toỏn nội bộ
Tại đơn vị A khụng cú bộ phận kiểm toỏn nội bộ, nhưng hàng năm đều cú những nhõn viờn thuộc Ban Tài chớnh và thanh tra của XYZ xuống đơn vị tiến hành kiểm tra, quyết toỏn tỡnh hỡnh tài chớnh của đơn vị.
Thực hiện phõn tớch sơ bộ bỏo cỏo tài chớnh của khỏch hàng
Kiểm toỏn viờn tiến hành phõn tớch sơ bộ bỏo cỏo tài chớnh của đơn vị khỏch hàng (Bảng cõn đối kế toỏn và Bỏo cỏo kết quả kinh doanh) nhằm phỏt hiện ra những biến động bất thường xảy ra trong năm tài chớnh. Từ đú cú thể phỏt hiện ra những vấn đề nghi vấn về khả năng tồn tại những sai sút trờn Bỏo cỏo tài chớnh. Trong kiểm toỏn hàng tồn kho, kiểm toỏn viờn ỏp dụng cỏc thủ tục phõn tớch như:
Thứ nhất, So sỏnh số dư khoản mục hàng tồn kho năm nay so với năm trước để xỏc định cỏc biến động hoặc chờnh lệch bất thường và tỡm hiểu nguyờn nhõn của những biến động, từ đú xỏc định trọng tõm cần kiểm tra.
Thứ hai, Tớnh và so sỏnh tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản so với những năm trước.
Thứ ba, Phõn tớch khoản mục vật tư dự phũng: Xỏc định tỷ trọng vật tư dự phũng trờn tổng hàng tồn kho và đỏnh giỏ tớnh phự hợp của khoản mục này.
Bảng số 2.10: Trớch Giấy làm việc Số 01 của kiểm toỏn viờn
CễNG TY KIỂM TOÁN ASNAF VIỆT NAM
Khỏch hàng:A Tờn Ngày ĐVT: VND
Nội dung thực hiện: Phõn tớch sơ
bộ số liệu Người TH: A 18/2/2009 Mó số: H Năm tài chớnh:31/12/2008 Người KT: Trang:
Phõn tớch sơ bộ số liệu trờn Bảng cõn đối kế toỏn của Khỏch hàng A
Đơn vị: triệu đồng
Chỉ tiờu Năm 2007 Năm 2008 Số tiềnChờnh lệch %
A. Tài sản ngắn hạn 140,326,365,425 179,362,562,451 39,481,687,346 31.11
I. Tiền 101,145,448,254 61,452,354,971 (40,434,421,543) (39,23) II. Cỏc khoản đầu tư TC
ngắn hạn
30,000,000 30,000,000 0 0
III. Cỏc khoản phải thu 8,611,461,721 14,245,546,721 5,645,265,000 71.15 IV. Hàng tồn kho 26,681,762,945 26,362,152,156 319,364,259 0.79
1. NVL tồn kho 26,486,460,457 26,290,343,713 169,798,194 0.64
2. CCDC tồn kho 152,312,462 151,343,134 1,144,328 0.79
V. TSLĐ khỏc 161,112,461 165,312,113 4,412,142 2.81
VI. Chi sự nghiệp 80,233,643,432 86,421,653,122 6,231,344,609 0,65
B. TSCĐ và ĐTDH 129,345,313,644 111,431,654,566 (27,215,451,122, (18,7)
I. Tài sản cố định 121,336,613,642 101,545,713,461 (19,315,326,819 (14,69)