Khi cú nhu cầu cần sử dụng TSCĐ, phụ trỏch của bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập giấy đề nghị được cấp TSCĐ chuyển lờn phũng Kỹ thuật để phõn tớch tỡnh hỡnh Cụng ty, tỡnh hỡnh thị trường và đưa ra phương ỏn đầu tư TSCĐ một cỏch hợp lý. Giỏm đốc Cụng ty là người đưa ra quyết định tăng TSCĐ. Khi cú TSCĐ mới đưa vào sử dụng, Cụng ty phải lập hội đồng giao nhận gồm cú đại diện bờn giao, đại diện bờn nhận và một số uỷ viờn để lập “Biờn bản giao nhận TSCĐ”. Đối với những TSCĐ cũng loại, giao nhận cựng một lỳc, do cựng một đơn vị chuyển giao thỡ cú thể lập chung một biờn bản. Sau đú phũng kế toỏn phải sao lại cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riờng cho từng TSCĐ. Mỗi bộ hồ sơ TSCĐ bao gồm: Biờn bản giao nhận TSCĐ, Hợp đồng, Hoỏ đơn mua TSCĐ, cỏc bản sao tài liệu kỹ thuật và cỏc chứng từ khỏc cú liờn quan.
Căn cứ vào Hồ sơ TSCĐ, kế toỏn mở Thẻ TSCĐ để theo dừi chi tiết từng TSCĐ của Cụng ty. Thẻ TSCĐ được lập thành 01 bản và để tại phũng kế toỏn theo
dừi theo nhúm TSCĐ. Mỗi nhúm này được lập chung một phiếu hạch toỏn tăng, giảm hàng thỏng, quý trong năm Thẻ này được lưu ở phũng kế toỏn trong suốt quỏ trỡnh sử dụng TSCĐ. Khi lập xong, Thẻ TSCĐ được dựng để ghi vào “ Sổ TSCĐ”. Sổ này dựng chung cho toàn Cụng ty một quyển để ghi cỏc chỉ tiờu chung về TSCĐ, nguyờn giỏ, khấu hao tỡnh hỡnh tăng giảm từng loại TSCĐ. Căn cứ để ghi sổ TSCĐ là Thẻ TSCĐ, cỏc húa đơn, bảng tớnh và phõn bổ khấu hao và cỏc chứng từ liờn quan khỏc...Kế toỏn TSCĐ vào sổ theo định kỳ để theo dừi chặt chẽ, phản ỏnh kịp thời biến động tăng giảm về TSCĐ và cung cấp cỏc thụng tin liờn quan khi cú yờu cầu.
Trong trường hợp TSCĐ tăng do XDCB hoàn thành bàn giao: Khi cụng trỡnh XDCB hoàn thành, Cụng ty thực hiện nghiệm thu cụng trỡnh. Cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh XDCB được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi phớ sau đú Cụng ty lập biờn bản bàn giao TSCĐ. Sau khi TSCĐ được bàn giao Cụng ty thực hiện thanh lý hợp đồng giao khoỏn cụng trỡnh XDCB.
Vớ dụ: TSCĐ tăng do đầu tư mua sắm
Ngày 14 thỏng 10 năm 2008, cụng ty mua một mỏy Lurung Hamm 12-24 tấn phục vụ cho cụng trỡnh giao thụng, thuỷ lợi của cụng ty với giỏ mua chưa thuế là 433.200.000 đồng lệ phớ trước bạ 21.666.000 đồng, chi phớ chạy thử 750.000 đồng., thuế GTGT 5%. Tài sản này được đầu tư bằng nguồn vốn xõy dựng cơ bản. Cụng ty đó thanh toỏn hết số tiền hàng bằng chuyển khoản. Kế toỏn đó tiến hành định khoản nghiệp vụ này như sau:
- Bỳt toỏn 1: Phản ỏnh giỏ mua:
Nợ T 211: 433.200.000 Nợ TK133: 21.660.000 Cú TK112: 454.860.000 - Bỳt toỏn 2: Phản ỏnh lệ phớ trước bạ: Nợ TK211: 21.660.000 Cú TK112: 21.660.000 - Bỳt toỏn 3: Phản ỏnh chi phớ chạy thử:
Nợ TK211: 750.000 Cú TK112: 750.000
- Bỳt toỏn 4: Phản ỏnh kết chuyển nguồn:
Nợ TK441: 455.610.000 Cú TK411: 455.610.000
Biểu số 2.3. Hợp đồng kinh tế
Đơn vị: Cty CPXDDV NN&PTNT N.An Địa chỉ: Khối Yờn Xuõn - P.Quỏn Bàu - TP.Vinh - Nghệ An.
Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số 125/HĐKT
− Căn cứ phỏp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành ngày 25/09/1989 của Hội đồng nhà nước, nước Cộng hoà xó hội chủ nghĩa Việt Nam.
− Căn cứ nghị định số số 17/ HĐBT ban hành ngày 16/01/1990 của Hội đồng bộ trưởng quy định chi tiết thi hành phỏp lệnh hợp đồng kinh tế.
Hụm nay ngày 14/10/2008. Chỳng tụi gồm cú:
Bờn bỏn hàng : Cụng ty vận tải biển và thương mại Nghệ An.
Do ụng: Trần Hiệp Nghĩa
Chức vụ: Giỏm đốc cụng ty làm đại diện
Tài khoản : 010.1.00.000081.3 Ngõn hàng Ngoại thương Vinh - Nghệ An. Địa chỉ : Đường Nguyễn Văn Trỗi - TP Vinh - Nghệ An
Điện thoại : 038-855341 ; Fax : 038.855364 Mó số thuế : 2900324459 ( Bờn A )
Bờn mua hàng : Cụng ty CPXDDV NN & PTNT Nghệ An.
Do ụng: Phạm Kim Đồng
Chức vụ: Giỏm đốc cụng ty làm đại diện.
Địa chỉ: Khối Yờn Xuõn - P.Quỏn Bàu - TP.Vinh - Nghệ An Điện thoại : 0383.537375
Mó số thuế : 2900446841 ( Bờn B )
Hai bờn thống nhất ký hợp đồng kinh tế này theo cỏc điều khoản sau:
I. Tờn hàng hoỏ, quy cỏch, số lượng và giỏ cả :
Bờn A bỏn cho Bờn B 01 xe lu rung Hamm chi tiết như sau: TT Tờn hàng hoỏ và quy cỏch Số lượng Đơn giỏ Thành tiền (VNĐ) 1 Xe lu rung Hamm, chất lượng
cũn lại 80%, số khung 2130388 01 433.200.000 433.200.000
Cộng 433.200.000
Tiền thuế GTGT (5%) 21.660.000 đồng Tổng tiển thanh toỏn 454.860.000 đồng
Xe đó qua sử dụng, nhập khẩu từ Hàn Quốc. Bờn B đó kiểm tra và đồng ý mua xe nguyờn trạng.
III. Điều kiện giao nhận :
Hàng hoỏ giao nguyờn trạng tại Cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An.
IV. Thanh toỏn :
− Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản
− Thanh toỏn 100% giỏ trị hợp đồng
− Sau 45 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng
V. Cam kết chung :
Hai bờn cam kết thực hiện nghiờm tỳc cỏc điều khoản đó ký trong hợp đồng này. Trong quỏ trỡnh thực hiện nếu cú vấn đề tranh chấp xảy ra thỡ hai bờn tỡm biện phỏp giải quyết bằng thương lượng. Nếu thương lượng khụng cú kết quả thỡ vấn đề tranh chấp được đưa ra xột xử tại Toà ỏn kinh tế Tỉnh Nghệ An. Phỏn quyết của toà ỏn là chung thẩm ràng buộc hai bờn phải thực hiện. Hai bờn cú thể làm thờm phụ lục hợp đồng, khụng bờn nào được tự ý thay đổi nội dung hợp đồng này.
Hợp đồng này cú hiệu lực kể từ ngày ký kết hợp đồng.
Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bờn giữ 01 bản cú giỏ trị như nhau.
Đại diện bờn A Đại diện bờn B
Biểu số 2.4. Húa đơn GTGT
Hoỏ đơn (GTGT)
Liờn 2: (Giao cho khỏch hàng) Ngày 14 thỏng 10 năm 2008
Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty vận tải biển và thương mại Nghệ An
Địa chỉ: P.Bến Thuỷ - TPVinh - Nghệ An.
Số tài khoản 010.1.00.000081.3 Ngõn hàng ngoại thương Vinh - Nghệ An Mó số thuế:
Họ tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Lợi
Đơn vị: Cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ NN& PTNT Nghệ An
Địa chỉ: Khối Yờn Xuõn - P. Quỏn Bàu - Thành phố Vinh - Tỉnh Nghệ An Số tài khoản: 421.101.000.012 tại Ngõn hàng NN và PTNT thành phố Vinh. Mó số thuế:
Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản
Mẫu số: 01GTKT- 3LL QG2008/B 014820 2 9 0 0 3 2 4 4 5 9 2 9 0 0 4 4 6 8 4 1
STT Tờn hàng hoỏ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Mỏy lu rung Hamm Mỏy 1 433.200.000 433.200.000
Thuế GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 21.660.000 đồng Tổng cộng tiền thanh toỏn: 454.860.000đồng
(Bằng chữ: Bốn trăm năm mươi bốn nghỡn tỏm trăm sỏu mươi nghỡn đồng)
Ngày 14 thỏng 10 năm 2008
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 2.5. Biờn bản giao nhận TSCĐ
Đơn vị: Cty CPXDDV NN & PTNT N.An Địa chỉ: Khối Yờn Xuõn - P.Quỏn Bàu - TPVinh - Nghệ An
Mẫu số: 01-TSCĐ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) BIấN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày 14 thỏng 10 năm 2008 Số: 84
− Căn cứ vào Quyết định số 92 ngày 14 thỏng 10 năm 2008 của Giỏm đốc cụng ty Cổ phần xõy dựng dịch vụ NN & PTNT Nghệ An.
− Căn cứ vào hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho số 76852 của Cụng ty CP vận tải biển và thương mại Nghệ An bàn giao TSCĐ.
I. Ban giao nhận TSCĐ gồm :
1) ễng Phạm Kim Đồng: Giỏm đốc cụng ty đại diện bờn mua 2) ễng Trần Hiệp Nghĩa: Giỏm đốc cụng ty đại diện bờn bỏn 3) ễng Nguyễn Hồng Minh: Trưởng phũng kỹ thuật bờn mua
Địa điểm giao nhận TSCĐ: Cụng ty Cổ phần XDDV NN & PTNN N.An II. Xỏc định việc giao nhận TSCĐ như sau:
Số TT Tờn, ký hiệu, Số hiệu Nước sản Năm sử Cụng
suất Nguyờn giỏ TSCĐ
Giỏ mua (ZSX) Lệ phớ trước bạ Chi phớ chạy thử Nguyờn giỏ TSCĐ Tài liệu KT kốm theo A B C D 1 2 3 4 5 6 7 1 Mỏy Lurung Hamm Nhật 2008 433.200.000 21.660.000 750.000 455.610.000 Cộng DỤNG CỤ KẩM THEO STT Tờn, quy cỏch dụng cụ,
phụ tựng Đơn vị tớnh Số lượng Giỏ trị
A B C 1 2
Giỏm đốc bờn nhận Kế toỏn trưởng bờn nhận Người nhận Người giao
Sau khi lập thủ tục bàn giao TSCĐ, kế toỏn lập thẻ TSCĐ để theo dừi.
Biểu số 2.6. Thẻ Tài sản cố định
Đơn vị: Cty CPXDDVNN & PTNT N.An
Địa chỉ: Khối Yờn Xuõn - P.Quỏn Bàu - TPVinh - Nghệ An
Mẫu số S30-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số: 84
Ngày 14 thỏng 10 năm 2008
Căn cứ vào biờn bản giao nhận TSCĐ số 84 ngày 14 thỏng 10 năm 2008 Tờn, ký mó hiệu, quy cỏch TSCĐ: Mỏy lu rung Hamm. Số hiệu... Nước sản xuất: Nhật Bản Năm sản xuất: 2007 Bộ phận quản lý sử dụng...Năm đưa vào sử dụng: 2008 Cụng suất thiết kế... Đỡnh chỉ sử dụng TSCĐ ngày...thỏng...năm... Lớ do đỡnh chỉ:... DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KẩM THEO Số TT Tờn, quy cỏch dụng cụ, phụ tựng Đơn vị tớnh Số lượng Giỏ trị A B C 1 2
Ghi giảm TSCĐ chứng từ gốc số... ngày...thỏng...năm... Lý do giảm:...
Ngày 14 thỏng 10 năm 2008
Người lập Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
Số
hiệu Nguyờn giỏ TSCĐ Giỏ trị hao mũn TSCĐ Ngày,
thỏng, năm Diễn giải Nguyờn giỏ
Năm sử dụng Giỏ trị HM Cộng dồn A B C 1 2 3 4 84 14/10 Mỏy Lurung Hamm 455.610.000 2008
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu)
Vớ dụ: TSCĐ tăng do xõy dựng cơ bản hoàn thành
Ngày 05/06/2008 Cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An cú tiến hành xõy dựng một nhà kho cho cụng ty. Đến ngày 01/12/2008 cụng trỡnh hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng với giỏ quyết toỏn cụng trỡnh là 144.513.000 đồng. Tài sản này được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư xõy dựng cơ bản.
Toàn bộ chi phớ phỏt sinh liờn quan đến cụng trỡnh được kế toỏn tập hợp vào bờn nợ TK 241. Khi cụng trỡnh hoàn thành, Cụng ty lập Hội đồng nghiệm thu và kế toỏn tiến hành quyết toỏn cụng trỡnh. Căn cứ vào cỏc chi phớ phỏt sinh đó được tập hợp, đối chiếu với cỏc định mức XDCB hiện hành giỏ trị quyết toỏn cụng trỡnh là: 144.513.000đ
Sau khi kiểm tra, cụng trỡnh đạt tiờu chuẩn kỹ thuật, Giỏm đốc Cụng ty đồng ý phờ duyệt quyết toỏn. Giỏ trị quyết toỏn cụng trỡnh được phờ duyệt là: 144.513.000đ. Hội đồng nghiệm thu lập biờn bản nghiệm thu bàn giao cụng trỡnh đưa vào sử dụng và quyết toỏn cụng trỡnh từ ngày 01/12/2008.
Kế toỏn tiến hành định khoản nghiệp vụ này như sau:
− Bỳt toỏn 1: Khi cụng trỡnh hoàn thành bàn giao và đưa vào sử dụng: Nợ TK 211: 144.513.000
Cú TK 241: 144.513.000
− Bỳt toỏn 2: Bỳt toỏn kết chuyển nguồn:
Nợ TK 441: 144.513.000 Cú TK411: 144.513.000
Biểu số 2.7. Biờn bản nghiệm thu bàn giao cụng trỡnh:
Đơn vị: Cty CPXDDVNN & PTNT N.An Địa chỉ: Khối Yờn Xuõn - P.Quỏn Bàu - TPVinh - Nghệ An
Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
BIấN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO CễNG TRèNH
Tờn cụng trỡnh: Nhà kho cụng ty
Địa điểm: Khối Yờn xuõn - P.Quỏn Bàu - TP.Vinh - Nghệ An
Hụm nay ngày 01/12/2008, Hội đồng nghiệm thu bàn giao cụng trỡnh gồm cú:
I. Đại diện bờn A:
1. ễng Phạm Kim Đồng Chức vụ: Giỏm đốc cụng ty 2. Bà Nguyễn Thị Lý Chức vụ: Kế toỏn trưởng
3. ễng Nguyễn Hồng Minh Chức vụ: Trưởng phũng kỹ thuật.
II. Đại diện bờn B (Bờn thi cụng)
1.ễng Hoàng Nhật Sơn Chức vụ: Đội trưởng đội thi cụng I 2. ễng Nguyễn Văn Việt Chức vụ: Cỏn bộ kỹ thuật
3. Bà Mai Hồng Sõm Chức vụ: Thống kờ đội
Hai bờn đó tiến hành kiểm tra và thống nhất, xỏc định kết quả thi cụng như sau: 1. Khối lượng cụng việc: Đảm bảo đỳng như dự toỏn cụng trỡnh
2. Chất lượng xõy dựng: Đảm bảo đỳng thiết kế dự toỏn cụng trỡnh 3. Thời gian thi cụng: 1 thỏng
Ngày khởi cụng 05/06/2008 Ngày hoàn thành 01/12/2008 4. Những tồn tại, phỏt sinh: Khụng
5. Giỏ trị cụng trỡnh: Căn cứ vào bản quyết toỏn (Kốm theo)
Bờn B bàn giao cụng trỡnh cho bờn A tiếp nhận và quản lý đưa vào sử dụng từ ngày 01/12/2008
Biờn bản được lập thành 02 bản cú giỏ trị phỏp lý như nhau, mỗi bờn giữ 01 bản.
Đại diện bờn A Đại diện bờn B
Biểu số 2.8. Quyết toỏn xõy dựng nhà kho cụng ty: QUYẾT TOÁN
XÂY DỰNG NHÀ KHO CễNG TY
Đơn vị tớnh: đồng
TT Thành phần và chi phớ ĐVT K.Lượng Đơn giỏ Thành tiền Ghi chỳ
A B C 1 2 3= 1 x 2 4 I Vật liệu : 106.413.000 1 Xi măng PC 30 Kg 36.500 770 28.105.000 2 Cỏt xõy m3 94 67.000 6.298.000 3 Gạch chỉ viờn 56.000 570 31.920.000 4 Đỏ hộc m3 80 50.000 4.000.000 5 Đỏ 1 x 2 m3 16 130.000 2.080.000 6 Đỏ 3 x 4 m3 60 80.000 4.800.000 7 Đỏ đổ nền m3 136 33.000 4.488.000 8 Cốt thộp giằng dầm Kg 1.260 7.200 9.072.000 9 Xà gồ U thộp M 400 20.000 8.000.000 10 Tụn lợp 0,4 m m2 132 56.000 7.392.000 11 Vật liệu khỏc 5.121.000 12 Gạch chỉ tận dụng viờn 26.000 Tận dụng II Nhõn cụng 34.000.000 III Mỏy thi cụng 4.100.000
Tổng hợp kinh phớ: 144.513.000 đồng - Vật liệu: 106.413.000 đồng - Nhõn cụng: 34.000.000 đồng - Mỏy thi cụng: 4.100.000 đồng - Giỏ trị quyết toỏn: 144.513.000 đồng - Giỏ trị thực hiện: 144.513.000 đồng
Phũng kỹ thuật - Kiểm tra chất lượng
(Ký, Họ tờn)
Kế toỏn cụng ty
(Ký, Họ tờn)