Cú thể núi, sổ kế toỏn là phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm cụng tỏc kế toỏn ghi chộp, hệ thống hoỏ thụng tin từ chứng từ ban đầu theo từng đối tượng và theo thời gian. Sổ kế toỏn phải được tổ chức phự hợp và đỳng với hỡnhthức kế toỏn mà doanh nghiệp ỏp dụng.
Tuỳ vào đặc điểm, quy mụ hoạt động cũng như cỏch thức tổ chức quản lý mà doanh nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn sau:
Hỡnh thức chứng từ ghi sổ Hỡnh thức nhật ký chứng từ
Hỡnh thức nhật ký sổ cỏi. Hỡnh thức nhật ký chung
Trong phạm vi bài Luận văn tốt nghiệp này, em xin trỡnh bày cụ thể về hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ mà Cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An hiện đang ỏp dụng. Quy trỡnh tổ chức sổ kế toỏn theo hỡnh thức này như sau:
Sơ đồ 1.2. Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng Đối chiếu
(1) Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Nếu đơn vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Chứng từ gốc
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cỏi
Trường hợp đơn vị mở cỏc sổ Nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ dược dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ (3,5,10,…ngày) hoặc cuối thỏng, tựy khối lượng nghiệp vụ phỏt sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn sổ Cỏi , sau khi đó loại trừ số trựng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cú).
(2) Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập bảng cõn đối số
phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiờt) được dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Về nguyờn tắc, Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và cỏc sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đó loại trừ số trựng lặp trờn cỏc sổ Nhật ký đặc biệt) cựng kỳ.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ
TẠI CễNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG DỊCH VỤ NễNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NễNG THễN NGHỆ AN
2.1. Đỏnh giỏ khỏi quỏt chung về cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An.
2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An. nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An.
Cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triẻn nụng thụn Nghệ An (tiền thõn là tổng đội cơ giới khai hoang Nghệ Tĩnh được thành lập từ thỏng 10/1978 là đơn vị cổ phần đầu tiờn của ngành nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An. Được chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang cụng ty cổ phần theo quyết định số 397/QĐ.UB ngày 15/02/2001 của UBND tỉnh Nghệ An.
Tờn giao dịch quốc tế là: NGHE AN AGRICUL TURAL CONSTRUCTION SERVICE AND RURAL DEVELOPMEMT JOINT STOCK COMPANY
Hỡnh thức: Cụng ty cổ phần được thành lập trờn cơ sở cổ phần hoỏ doanh nghiệp nhà nước theo hỡnh thức cổ phần hoỏ 100% vốn cổ đụng.
Trụ sở và địa bàn hoạt động được đặt tại: Khối Yờn Xuõn, Phường Quỏn Bàu, Thành phố Vinh, Nghệ An.
Điện thoại: 0383.537.375 Fax: 0383.530.075 Tài khoản số: 421.101.000.012 tại Ngõn hàng nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn thành phố Vinh.
Mó số thuế: 2900446841 đăng kớ nộp thuế tại Cục thuế Nghệ An. Giấy phộp ĐKKD số: 2703000021 do sở KH và ĐT Nghệ An cấp Về tư cỏch phỏp nhõn: Cụng ty cú đủ:
- Con dấu riờng, độc lập về tài sản được mở tài khoản tại ngõn hàng trong và ngoài nước theo quy định của phỏp luật.
- Chịu trỏch nhiệm tài chớnh hữu hạn đối với cỏc khoản nợ trong phạm vi vốn điều lệ
- Điều lệ tổ chức và hoạt động của cụng ty
- Tự chịu trỏch nhiệm về kết quả kinh doanh, được hạch toỏn kinh tế độc lập, tự chủ về tài chớnh.
- Bảng cõn đối kế toỏn riờng, được độc lập cỏc quỹ theo quy định của phấp luật và nghị quyết của đại hội đồng cổ đụng biểu quyết.
Vốn điều lệ của cụng ty: Do cỏc cổ đụng tự nguyện tham gia đúng gúp bằng nguồn vốn hợp phỏp của mỡnh. Vốn điều lệ của cụng ty tại thời điểm thành lập được xỏc định là 27.000.000.000 (Hai mươi bảy tỷ đồng). Cơ cấu vốn được phõn theo chủ sở hữu, cụ thể như sau:
Tổng giỏ trị cổ phần phỏt hành: 27.000.000.000 đồng
Cổ phiếu phỏt hành ra 100% bằng vốn gúp của cỏc cổ đụng.
Việc tăng (giảm) vốn điều lệ là do đại hội đồng cổ đụng quyết định và được cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền chấp nhận, thủ tục xỏc nhận vốn điều lệ được thực hiện tại cơ quan nhà nước cú thẩm quyền.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức bộ mỏy tại cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ NN & PTNT Nghệ An ty cổ phần xõy dựng dịch vụ NN & PTNT Nghệ An
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, nghành nghề kinh doanh của cụng ty
Hoạt động kinh doanh chớnh của cụng ty:
- San ủi, khai hoang phục hoỏ, đào đắp, nạo vột kờnh mương hồ đập, cải tạo đồng ruộng.
- Xõy lắp đường dõy tải điện, trạm biến ỏp đến cấp điện ỏp 35KV. Xõy dựng cỏc cụng trỡnh thuỷ điện, thuỷ lợi, giao thụng, dõn dụng.
- Xõy lắp hệ thống cấp thoỏt nước khu đụ thị, xõy lắp cỏc kết cấu cụng trỡnh. - Kinh doanh cỏc sản phẩm về cơ khớ, mua bỏn mỏy múc thiết bị cơ khớ. Mua
bỏn phương tiện vận tải và cơ giới, chuyờn chở hàng hoỏ đường bộ, vật tư thiết bị phục vụ thi cụng xõy dựng
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của cụng ty
Lĩnh vực kinh doanh của cụng ty gắn liền với ngành nghề xõy dựng và với mục tiờu phục vụ nụng nghiệp, do đú thị trường của cụng ty trải dài từ đồng bằng đến miền nỳi, từ nội tỉnh đến ngoại tỉnh, khụng tập trung một địa điểm cụ thể. Cũn
sản phẩm mà cụng ty tạo ra đú là xõy lắp nhiều cụng trỡnh xõy dựng dõn dụng như: Cụng trỡnh đập tràn Hồng Điện của huyện Con Cuụng tỉnh Nghệ An; Cụng trỡnh hệ thống đập tràn Khe Tắt huyện Kỳ Anh tỉnh Hà Tĩnh; Hệ thống nước sạch bản Mường Lống huyện Kỡ Sơn tỉnh Nghệ An,... Cỏc cụng trỡnh này thường cú quy mụ lớn, kết cấu phức tạp mang tớnh đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xõy lắp lõu dài. Đặc điểm này đũi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toỏn sản phẩm xõy lắp tại cụng ty nhất thiết phải lập dự toỏn. Bờn cạnh đú, cụng trỡnh xõy lắp thường khụng nằm cựng địa điểm với cụng ty nờn cụng tỏc quản lớ sử dụng, hạch toỏn rất phức tạp. Hơn nữa, sản phẩm xõy lắp từ khi khởi cụng cho đến khi bàn giao đưa vào sử dụng thường kộo dài. Quỏ trỡnh thi cụng thường chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều cụng việc khỏc nhau. Do đú cụng ty đó thành lập 2 đội sản xuất trực thuộc cụng ty.
- Mối quan hệ giữa cụng ty với cỏc đội trực thuộc
Trong phõn cấp hoạt động kinh doanh cỏc đội trực thuộc được cụng ty khoỏn gọn cho từng cụng trỡnh.
Trong phõn cấp quản lớ và tài chớnh cỏc đội trực thuộc cụng ty hoạt động theo nguyờn tắc bỏo sổ, đảm bảo cú lói, mức lói sẽ được quy định theo từng hợp đồng giao khoỏn cụng trỡnh, thực hiện hạch toỏn bỏo sổ theo quy định cụng ty và luật kế toỏn. Được bố trớ nhõn viờn kế toỏn đội để thu thập chứng từ và theo dừi tại đội. Tuy nhiờn cỏc đội trực thuộc khụng cú quyền chủ động về tài chớnh tức là khi muốn cú vốn để tiến hành cỏc hoạt động kinh doanh như mua nguyờn vật liệu...cỏc đội trực thuộc phải làm giấy đề nghị vay vốn lờn cụng ty.
- Mối quan hệ giữa đội với cụng ty
Cỏc đội chịu sự kiểm tra, giỏm sỏt của Cụng ty và trực tiếp nhận vốn từ cụng ty để phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trong phõn cấp quản lý và hạch toỏn kinh doanh đội khụng cú con dấu riờng. Cỏc đội khụng cú quyền tự chủ về kinh tế tài chớnh trong phạm vi phõn cấp của cụng ty, cỏc quy định của nhà nước. Cỏc đội là đơn vị hạch toỏn kinh tế nội bộ, hoạt động theo nguyờn tắc lấy thu bự chi và đảm bảo cú lói, mức tối thiểu phải bằng kế hoạch cụng ty giao.
2.1.2.3. Đặc điểm quy trỡnh cụng nghệ
Do đặc điểm riờng cú của ngành xõy dựng là cụng trỡnh xõy dựng thường kộo dài trong nhiều năm, quỏ trỡnh hạch toỏn kế toỏn phức tạp. Vỡ vậy, cụng ty thường ỏp dụng cỏc hỡnh thức khoỏn gọn, khoỏn một hoặc khoỏn một số khoản chi phớ đối với cỏc cụng trỡnh trỳng thầu hoặc giao thầu. Mặt khỏc do nhiều yếu tố khỏch quan và chủ quan nờn một số cụng trỡnh trọng điểm Cụng ty đứng ra chỉ đạo quản lý theo hệ thống quản lý từ trờn xuống dưới với mục đớch nõng cao hiệu quả, chất lượng, kỹ thuật cụng trỡnh đỏp ứng được nhu cầu xõy dựng mới.
Sơ đồ 2.1. Quy trỡnh thực hiện cỏc cụng trỡnh
2.1.2.4. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý tại cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An. nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An.
Bộ mỏy quản lý của cụng ty được xõy dựng một cỏch chặt chẽ trờn cơ sở thống nhất hoạt động dựa trờn nguyờn tắc tập trung dõn chủ khụng ỏp đặt.
Hợp đồng kinh tế ký
kết với bờn A giao nhận khoỏnHợp đồng - Ứng vốn thi cụng lần đầu
(Lập tiến độ thi cụng, kế hoạch sử dụng vốn)
Thi cụng cụng trỡnh - Ứng vốn tiếp theo tối đa 70% giỏ
trị thực hiện
- Cú xỏc nhận của phũng kỹ thuật và phũng kế hoạch
- Thanh toỏn tiền tạm ứng, chứng từ thanh toỏn đảm bảo hợp phỏp, hợp lệ
- Hoàn thành cụng trỡnh
- Quyết toỏn cụng trỡnh với nhà nước
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ mỏy quản lý tại cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An
Cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ NN và PTNT Nghệ An đó xõy dựng được mụ hỡnh quản lý và hạch toỏn phự hợp với yờu cầu của nền kinh tế thị trường chủ động trong sản xuất kinh doanh, cú uy tớn trờn thị trường trong lĩnh vực xõy dựng cơ bản, đảm bảo đứng vững và phỏt triển trong điều kiện hiện nay. Cụng ty hoạt động trờn nguyờn tắc tự nguyện, bỡnh đẳng , dõn chủ và tụn trọng phỏp luật. Với bộ mỏy quản lý gọn nhẹ, cỏc phũng chức năng đó đỏp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra được mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn cụng ty.
Hội đồng quản trị
Giỏm đốc điều hành
Ban kiểm soỏt
PGĐ nhõn sự PGĐ kinh doanh
Cỏc đơn vị sản xuất Cỏc đơn vị quản lý
Đội thi cụng I Đội thi cụng II Phũng kế hoạch Phũng vật tư thiết bị Phũng kĩ thuật Phũng tổ chức hành chớnh Phũng tài chớnh kế toỏn
Trong đú:
− Hội đồng quản trị: Là cơ quan phỏp lý cao nhất của cụng ty giữa hai kỳ đại hội cổ đụng, cú toàn quyền nhõn danh cụng ty để quyết định mọi vấn đề liờn quan đến mục đớch, quyền lợi của cụng ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đụng.
− Ban kiểm soỏt: Là tổ chức thay mặt cho cổ đụng để kiểm soỏt mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của cụng ty, ban kiểm soỏt do Đại hội đồng cổ đụng bầu cử và bói miễn, chịu trỏch nhiệm trước Đại hội đồng cổ đụng về những sai phạm gõy thiệt hại cho cụng ty khi thực hiện nhiệm vụ.
− Giỏm đốc cụng ty: Là người điều hành cụng việc hàng ngày của cụng ty, chịu sự giỏm sỏt của Hội đồng quản trị và chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước phỏp luật về thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao.
− Phú giỏm đốc cụng ty: Phụ trỏch cỏc lĩnh vực nhõn sự và kinh doanh, đối nội và đối ngoại, cú nhiệm vụ tham mưu cho giỏm đốc cụng ty.
− Phũng tổ chức hành chớnh: Cú nhiệm vụ giải quyết mọi cụng việc của cụng ty, tổ chức thực hiện cụng tỏc văn phũng, quản lý cụng văn giấy tờ cú liờn quan đến tổ chức hành chớnh. Giỳp giỏm đốc trong cụng tỏc tổ chức nhõn sự, hành chớnh của cụng ty.
− Phũng kỹ thuật: Tham mưu cho giỏm đốc về cụng tỏc kế hoach, quản lý cụng tỏc kỹ thuật, chất lượng cụng trỡnh.
− Phũng tài chớnh kế toỏn: Tham mưu, giỳp việc cho giỏm đốc về cụng tỏc quản lý tài chớnh của toàn cụng ty theo đỳng chức năng giỏm đốc đồng tiền. Thanh toỏn, quyết toỏn cỏc cụng trỡnh với đối tỏc bờn trong và bờn ngoài cụng ty. Thanh toỏn tiền lương, thưởng cho cỏn bộ nhõn viờn trong cụng ty.
− Phũng vật tư, thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe mỏy thi cụng của cụng ty. Lập kế hoạch sửa chữa, bồi dưỡng định kỳ hàng quý, năm cho cỏc trang thiết bị. Lập kế hoạch khấu hao, mua sắm, bổ sung trang thiết bị sản xuất của cụng ty. Quản lý về cụng tỏc khoa học cụng nghệ.
− Phũng kế hoạch: Làm cụng tỏc Marketing giỳp cụng ty ký kết cỏc hợp đồng,
quản lý cỏc hợp đồng, theo dừi cỏc cụng việc, nghiệm thu cụng trỡnh, lập cỏc bỏo cỏo dự toỏn tham gia đấu thầu cỏc cụng trỡnh.
2.1.3. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty cổ phần xõy dựng dịch vụ nụng nghiệp và phỏt triển nụng thụn Nghệ An
2.1.3.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty
Xuất phỏt từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động, sự phõn cấp quản lý, tỡnh hỡnh trang bị phương tiện kỹ thuật tớnh toỏn và thụng tin, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ nhõn viờn kế toỏn cụng ty - cụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn tập trung. Theo hỡnh thức này, toàn bộ cụng tỏc kế toỏn được tập trung tại phũng kế toỏn của cụng ty, ở cỏc đội khụng cú bộ phận kế toỏn riờng mà chỉ bố trớ cỏc nhõn viờn kế toỏn đội làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toỏn ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ chuyển chứng từ về phũng kế toỏn. Quan hệ giữa cỏc nhõn viờn trong bộ mỏy kế toỏn là quan hệ trực tuyến.
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng người
− Kế toỏn trưởng: Giỳp giỏm đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ cụng tỏc kế toỏn, thống kờ thụng tin kinh tế, hạch toỏn kinh tế của cụng ty, kiểm tra kiểm
Kế toỏn trưởng
Kế toỏn tổng hợp
Kế toỏn lương, theo dừi cụng
Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn vật tư, kho quỹ
soỏt việc lập và thực hiện kế hoạch tài chớnh, kiểm tra tỡnh hỡnh biến động vật tư,