Nhà kinh doanh phải xác định đợc số lợng hàng xuất nhập khẩu tối u trên cơ sở tối u hoá cả về giá trị sử dụng và giá trị.
Toàn bộ chi phí liên quan đến hàng hoá xuất nhập khẩu gồm có: chi phí thu mua, vận chuyển gồm có các khoản mục chi phí liên hệ giao dịch, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng, chi phí cho việc tiếp nhận hàng về số lợng và chất lợng, chi phí tiền mua hàng và hạch toán tăng, chi phí bảo quản... trong các lợng chi phí kể trên có những khoản thay đổi theo lợng hàng mua bán nh chi phí về tiền mua hàng, vận chuyển bốc dỡ... lợng hàng hoá càng nhiều chi phí càng lớn. Nhng cũng có những khoản chi phí không thay đổi theo lợng hàng hoá mua bán, chúng tơng đối cố định nh chi phí theo lợng hàng hoá mua bán cũng tơng đối cố định nh chi phí về thủ tục xuất nhập khẩu, hạch toán nhập kho, chi phí tiếp nhận hàng và số lợng, chất lợng (trong một chừng mực nào đó).
Lợng hàng đặt mua một lần càng lớn thì chi phí thu mua và vận chuyển cho một đơn vị mua hàng là càng ít và ngợc lại. Cho nên xét về chi phí thu mua vận chuyển, mua kợng hàng càng lớn càng có lợi. Nhng lợng mua càng lớn thì chi phí bảo quản càng cao. Vấn đề đặt ra cho các Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu nên đặt mua hay xuất khẩu một lần bao nhiêu để tổng chi phí là thấp nhất. Có thể áp dụng mô hình toán kinh tế sau :
Gọi N là : nhu cầu xuất (nhập) khẩu hàng năm. D : Lợng hàng đặt mua của mỗi đơn hàng.
C1 : Phần chi phí thu mua tơng đối cố định cho một lần đặt mua. C2 : Chi phí bảo quản một lô hàng lu động trong kho một năm : g : Đơn giá mua hàng.
Ta tính đợc tổng chi phí Công ty cho lô hàng là :
N D
C = C1 . + C2 . g . N
Tối thiểu hoá chi phí bằng cách lấy vi phân hàm số C và cho vi phân hàm số C = 0 ta có : C1 . N C2 C ' = + D2 2 Nên:
VD : Nhu cầu nhập khẩu năm 2000 của Công ty về sắt thép là 32.000 tấn. Chi phí đặt mua hàng 1 lần là 20.000; chi phí bảo quản 1 tấn hàng trung bình trong một năm là 2.000. Với số liệu trên ta có thể xác định lợng hàng nhập khẩu tối u là:
2 . 20 . 3.200
D = = 800 (tấn)
2