- Trong đó: Chi phí lãi vay
2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và
hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến
2.2.1. Phơng thức bán hàng & các đối tợng liên quan cần quản lý
2.2.1.1 Ph ơng thức bán hàng
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến thực hiện bán hàng theo phơng thức bán hàng qua điện thoại.
Đầu tiên bộ phận thị trờng đi khảo sát, thoả thuận với khách hàng có thể bằng hợp đồng hoặc bằng miệng với các đơn vị về việc cung ứng văn phòng phẩm. Khi các khách hàng của công ty có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, khách sẽ gọi điện cho bộ phận bán hàng yêu cầu số l - ợng văn phòng phẩm. Nhân viên bán hàng căn cứ yêu cầu của khách lập hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (3 liên). Giao 1 liên cho bộ phận kho hàng, 2 liên cho bộ phận giao nhận. Nhân viên giao nhận xuống kho xuất hàng và mang hàng đến địa chỉ của khách giao 1 liên hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cho khách. Nhân viên giao 1 liên còn lại cho bộ phận kế toán. Nhân viên kế toán căn cứ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (có đủ các chữ ký của ngời nhận, ngời giao, thủ kho, phụ trách cung tiêu) để viết hoá đơn giá trị gia tăng và cập nhật vào phần mềm máy tính hạch toán:
Nợ TK 1311 Tổng tiền thanh toán Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
Nếu khách hàng thanh toán ngay, nhân viên giao nhận mang tiền về và nộp ngay cho thủ quỹ lập phiếu thu và hạch toán (sử dụng tài khoản trung gian 131 – Phải thu của khách hàng):
Nợ TK 1111 Tiền mặt
Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán
Đối với các khách hàng thanh toán sau, kế toán mang hoá đơn giá trị gia tăng giao cho khách hàng và thu tiền. Sau đó nộp tiền cho thủ quỹ, lập phiếu thu:
Nợ TK 1111 Tiền mặt
Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán 2.2.1.2. Danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo, sổ sách liên quan
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến đã xây dựng danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo dựa trên TT 105/2003/TT-BTC của bộ tài chính.
Với nghiệp vụ bán hàng sử dụng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, TK 632 không mở chi tiết, TK 33311 – Thuế GTGT phải nộp, TK 13111 – Phải thu của khách hàng hoạt động SXKD, ...
2.2.1.3. Danh mục khách hàng
Tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến việc xây dựng hệ thống mã khách hàng dựa trên 5 số cuối của mã số thuế của khách hàng. Nếu các khách hàng có 5 số cuối của mã số thuế trùng nhau thì thêm phần chấm và số thứ tự. Việc xây dựng hệ thống mã khách hàng theo mã số thuế rất thuận tiện cho việc nhập các hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho vì căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng. Nh ng phơng pháp này có nhợc điểm là khi lập phiếu thu tiền cho các khách hàng lại gặp khó khăn do mã số của khách hàng rất khó nhớ!
Ví dụ: Xây dựng danh mục cho khách hàng là công ty TNHH Nishu Việt Nam.
Kế toán vào phân hệ: "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu\ Danh mục từ điển\ Danh mục khách hàng"
Nhấn F4 để thêm khách hàng. Căn cứ vào các thông tin của khách hàng để điền vào các phần cho phù hợp. Đối với mã khách hàng kế toán nhập 5 số cuối mã số thuế của khách hàng. Đối với nhóm khách hàng ta phải khai báo trớc ở ""Kế toán bán hàng và công nợ phải thu\ Danh mục từ điển\ Danh mục nhóm khách hàng" sau đó gõ: "BH5" tức là chọn nhóm khách hàng khu vực quận Hoàng Mai và huyện Gia Lâm. Sau khi khai báo song nhấn nút "nhận".
2.2.1.4. Danh mục hàng hoá
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến kinh doanh mặt hàng văn phòng phẩm nên số lợng mặt hàng công ty bán là rất lớn. Công ty đã xây dựng hoàn thiện hệ thống mã hàng hoá. Hệ thống mã có tính gợi mở rễ nhớ cho ngời sử dụng.
Ví dụ: Để xây dựng mã hàng cho Bút sáp 12 màu Mic hộp. kế toán vào phân hệ: "Kế toán hàng tồn kho\ Danh mục từ điển\ Danh mục hàng hoá, vật t" lần lợt khai báo các thông tin.
Mã vật t: gõ "BSM12L"
Tên vật t: gõ "Bút sáp 12 màu Mic hộp"
Đơn vị tính: gõ "hộp"
Cách tính giá tồn kho: gõ "1" – Tính giá trung bình
Loại vật t: gõ "61" - hàng hoá
Các Tài khoản kho: 156, tài khoản giá vốn 632, Tài khoản doanh thu 5111, tài khoản hàng bán trả lại 5311 khai báo để khi nhập liệu cho một số nghiệp vụ phần mềm sẽ tự động định khoản. Ví dụ nh khi xuất hàng bán chơng trình sẽ tự động định khoản giá vốn hàng bán là Nợ TK 632/ Có TK 156 và định khoản một vế của doanh thu là Có 5111. Kết thúc khai báo nhấn phím nhận.
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng
Tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến, doanh thu bán hàng đợc hạch toán khi các nhân viên giao nhận mang hàng hoá đến khách hàng và đem hoá đơn bán hàng kiêm phiếu phiếu xuất kho về. Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của phụ trách cung tiêu, thủ kho, ngời giao hàng và ngời nhận hàng. Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho lập hoá đơn GTGT và hạch toán:
Nợ TK 1311 Tổng tiền thanh toán. (Chi tiết cho từng mã khách hàng) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 5111 Giá cha thuế.
Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra.
Tất cả các khách hàng khi phát sinh đều hạch toán vào tài khoản 1311 – Phải thu khách hàng hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu khách hàng thanh toán ngay, khi nhân viên giao nhận thu đợc tiền kế toán lập phiếu thu và hạch toán:
Nợ TK 1111 Tiền mặt.
Có TK 1311 Tổng thanh toán. (Chi tiết cho từng khách hàng)
Ví dụ 1: Ngày 01/12/2006 Chị Huệ Công ty TNHH Nishu Việt Nam gọi điện đến phòng bán hàng đặt hàng. Chị Huyền - nhân viên bán hàng căn cứ yêu cầu của khách lập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Giao một liên cho bộ phận kho để xuất hàng và 2 liên cho bộ phận giao nhận.
Anh Nhật xuống kho lấy hàng và mang cho khách hàng. Khách hàng đã ký nhận và cha thanh toán. Anh Nhật mang hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho về cho bộ phận kho. Bộ phận kho giao hoá đơn bán hàng cho phòng kế toán.
Công ty TNHH Sản xuất và Thơng mại Tiên Tiến Ký hiệu: PB/02
Địa Chỉ: 84 Quán Thánh - Hà Nội Số: 1206001
Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Ngày..01..tháng..12.. năm 2006
Ngời mua hàng: Chị Hồng Huệ
Đơn vị: Công ty TNHH NISHU Việt Nam
Địa chỉ: 516 Hà Huy Tập – Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội Hình thức thanh toán:
STT Tên hàng hoá ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 =1ì2
1 Bộ MT L4 hộp 5 36 364 181 820 2 Bút sáp 12 màu Mic hộp hộp 8 25 545 204 360 3 Chữ số HS bộ 5 9 091 45 455 4 Đất nặn Mic 6M hộp 20 2 818 56 360 5 Giấy photo A4 - Bãi Bằng (vỏ hồng) ĐL70gms Ream 10 30 455 304 550 6 Giấy photo A4 - Indonesia NK ĐL70gms Ream 10 34 545 345 450 7 Hộp đựng phấn hộp 100 1 364 136 400 8 Hồ nớc Mic bịch 100 5 273 527 300 9 Phấn Mic 10v hộp 20 1 091 21 820 10 Sáp Mic 5M hộp 9 2 273 20 457 11 Vở HH 1002 quyển 8 5 455 43 640 12 Vở Fantasy 2 tập quyển 1 2 934 2 934 13 Vở nilon dày 2 tập quyển 3 4 818 14 454
Cộng tiền hàng: 1.905.000 Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 190.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.095.500 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu không trăm chín mơi lăm ngàn năm trăm đồng chẵn./.
Ngời nhận Ngời giao Thủ kho Phụ trách cung tiêu
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Huệ Nhật Nga Huyền
Kế toán sau khi nhận đợc hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho hoàn chỉnh, căn cứ hoá đơn bán hàng lập hoá đơn GTGT:
Mẫu sổ: 01GTKT-3LL LX/2006B
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Liên 1: Lu
Ngày..01..tháng..12.. năm 2006
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến Địa chỉ: 84 Quán Thánh - Ba Đình - Hà Nội
Số tài khoản: 102010000059738 Tại NH công thơng Hoàn Kiếm Điện thoại: 04.514.6200 MST: 0101593973 Họ tên ngời mua hàng: Chị Hồng Huệ
Tên đơn vị: Công ty TNHH NISHU Việt Nam
Địa chỉ: 516 Hà Huy Tập – Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội Hình thức thanh toán: nợ MST: 0101650283
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
A B C 1 2 3 =1ì2
1 Bộ MT L4 hộp 5 36 364 181 820 2 Bút sáp 12 màu Mic hộp hộp 8 25 545 204 360 3 Chữ số HS bộ 5 9 091 45 455 4 Đất nặn Mic 6M hộp 20 2 818 56 360 5 Giấy photo A4 - Bãi Bằng (vỏ hồng) ĐL70gms Ream 10 30 455 304 550 6 Giấy photo A4 - Indonesia NK ĐL70gms Ream 10 34 545 345 450 7 Hộp đựng phấn hộp 100 1 364 136 400 8 Hồ nớc Mic bịch 100 5 273 527 300 9 Phấn Mic 10v hộp 20 1 091 21 820 10 Sáp Mic 5M hộp 9 2 273 20 457 11 Vở HH 1002 quyển 8 5 455 43 640 12 Vở Fantasy 2 tập quyển 1 2 934 2 934 13 Vở nilon dày 2 tập quyển 3 4 818 14 454
Cộng tiền hàng: 1.905.000 Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 190.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.095.500 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu không trăm chín mơi lăm ngàn năm trăm đồng chẵn./.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Bán hàng Phạm Thị Hờng Lơng Văn Trờng qua điện thoại
Kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng cập nhật vào phần mềm kế toán, kế toán vào phân hệ:
“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu\ Cập nhật số liệu\ Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” và cập nhật số liệu:
Loại hoá đơn: nhập "1" – xuất bán
Mã khách: nhập "50283" là 5 số cuối của mã số thuế của khách hàng. Mã khách này đã đợc khai báo trong phần danh mục khách hàng. Khi nhập mã khách song phần mềm sẽ hiện tên khách hàng là: Công ty TNHH Nishu Việt nam.
Địa chỉ; MST; ngời mua hàng: phần mềm tự nhảy, tuy nhiên mục ngời mua hàng có thể sửa đợc còn địa chỉ và MST không sửa đợc. Nếu muốn sửa phải vào phần danh mục khách hàng.
Diễn giải: nhập "Xuất bán hàng cho khách"
Mã nx (tk nợ): nhập "13111" - Phải thu khách hàng HĐSXKD
Số hóa đơn: gõ "72067" theo số của hoá đơn giá trị gia tăng
Số seri: gõ "LX/2006B" theo số seri của hóa đơn giá trị gia tăng
Ngày ht và ngày lập hđ: nhập "01/12/2006"
Sau đó ta nhập mã hàng hoá; mã kho; số lợng và giá bán của từng hàng hoá. Còn các phần khác: tên hàng; đơn vị; tài khoản doanh thu; tài khoản kho; tài khoản giá vốn phần mềm kế toán sẽ tự động điền số liệu theo đúng với mã hàng hoá ta đã khai báo ở phần danh mục hàng hoá. Cứ nhập nh vậy cho từng hàng hoá cho từng hàng hoá.
Mã thuế: gõ "10" – Hàng hoá chịu thuế GTGT 10% Phần mềm sẽ tự động tính các chỉ tiêu: tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán, ...
Kết thúc quá trình nhập liệu bấm vào nút Lu hoặc nhấn tổ hợp phím tắt: Alt + L. Ta sẽ đợc màn hình nh sau:
Các nghiệp vụ phát sinh khác trong tháng, kế toán hạch toán doanh thu tơng tự. Phần mềm kế toán tự lên nhật ký bán hàng và lên sổ cái tài khoản 511.
Trong tháng 12/2006 công ty không phát sinh các nghiệp vụ làm giảm doanh thu bán hàng.
Đến cuối tháng khi đã vào số liệu tất cả các hoá đơn GTGT, để in nhật ký bán hàng kế toán vào: “Kế toán tổng hợp\ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung\ Sổ nhật ký bán hàng” một màn hình hiện ra:
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến 84 Quán Thánh - Ba Đình - Hà Nội
Nhật ký bán hàng
Tháng 12 năm 2006
Đơn vị: đồng
Chứng từ Diễn giải Ghi nợ
TK131 Ghi có tài khoản
Số Ngày TK 511 TK 3331
72067 01/12 Công ty TNHH Nishu Việt nam 2 095 500 1 905 000 190 500 72068 01/12 Cty VTVT và xây dựng công trình GT 1 567 000 1 424 545 142 455 72069 01/12 Cty VTVT và xây dựng công trình GT 1 121 600 1 019 636 101 964 72070 01/12 Công ty CP định giá và bán đấu giá TS Nhân Thành 1 292 500 1 175 000 117 500 72071 01/12 CN công ty TNHH thiết bị nặng Tất Hồng 1 325 000 1 204 545 120 455 72072 01/12 Công ty CP vải sợi may mặc Miền Bắc 3 040 400 2 764 000 276 400 72073 01/12 Cty CP may 10 1 117 400 1 015 818 101 582 72074 01/12 Công ty TNHH Phú Thái 2 972 500 2 702 273 270 227 72075 01/12 Công ty CP xây dựng nhà và PT hạ tầng HN 1 325 000 1 204 545 120 455 72076 01/12 CN công ty vận tải dầu khí Việt Nam tại HN 650 100 591 000 59 100 72077 01/12 CN Công ty CP cao su Sài Gòn KymDan 3 049 400 2 772 182 277 218 72078 04/12 Cty CP thuỷ điện Hơng Điền 2 598 200 2 362 000 236 200 72079 04/12 Công ty TV quản lý đầu t và đào tạo 694 000 630 909 63 091 72080 04/12 Công ty TNHH t vấn á Đông 713 500 648 636 64 864
72081 04/12 Cty CP may 10 640 000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
72082 04/12 Công ty TNHH xây dựng Hng Hải 2 095 500 581 818 58 182
... ... ... .... ... ....
19299 30/12 Cty VTVT và xây dựng công trình GT 1 689 900 1 536 273 153 627 19300 30/12 Cty VTVT và xây dựng công trình GT 2 269 000 2 062 727 206 273
Cộng số phát sinh 721 205 526 655 919 138 65 286 388
Ngày 31 tháng 12 năm 2006
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc công ty
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)
Cuối tháng trớc khi in sổ cái tài khoản 511, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Kế toán vào: “Kế toán tổng hợp\ Cập nhật số liệu\ Bút toán kết chuyển tự động” một màn hình hiện ra:
Kế toán chọn bút toán kết chuyển doanh thu và thực hiện kết chuyển sang TK 911 bằng cách nhấn phím F4.
Tại Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến kinh doanh văn phòng phẩm số lợng các mặt hàng lên tới hàng nghìn mặt hàng do vậy công ty không theo dõi doanh thu chi tiết cho từng mặt hàng.
Để in sổ cái TK 511, kế toán vào: “Kế toán tổng hợp\ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung\ Sổ cái của một tài khoản” một màn hình hiện ra:
Công ty TNHH sản xuất và thơng mại Tiên Tiến 84 Quán Thánh - Ba Đình - Hà Nội
Sổ cái
Tháng 12 năm 2006
Số hiệu TK: 511 - Tên TK: Doanh thu bán hàng
Đơn vị: đồng
Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
HD 72067 01/12 Công ty TNHH Nishu Việt nam 131 1 905 000 HD 72068 01/12 Cty VTVT và xây dựng công trình GT 131 1 424 545 HD 72069 01/12 Cty VTVT và xây dựng công trình GT 131 1 019 636 HD 72070 01/12 Công ty CP định giá và bán đấu giá TS Nhân Thành 131 1 175 000 HD 72071 01/12 CN công ty TNHH thiết bị nặng Tất Hồng 131 1 204 545 HD 72072 01/12 Công ty CP vải sợi may mặc Miền Bắc 131 2 764 000