III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu,công cụ tại xí nghiệp xây láp điện.
a.Chứng từ liên quan đến nhập vật liệu,công cụ dụngcụ gồm:
Hoá đơn tài chính, phiếu kiểm tra chất lợng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi. Ngoài ra công ty còn sử dụng giấy biên nhận khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ ở các gia đình buôn bán thay cho hoá đơn đỏ.
Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT):
Hoá đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bán nhằm xác nhận số lợng chất l- ợng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho ngời mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để ngời bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho ngời mua vận chuyển hàng hoá trên đờng, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ của đơn vị mua.
Hoá đơn GTGT do ngời bán lập thành 3 liên: Liên 1: lu tại nơi nhập phiếu
Liên 2: giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán của đơn vị mua.
Liên 3: dùng cho ngời bán làm chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán liên quan.
Phiếu kiểm tra chất lợng:
Phiếu này đợc lập nhằm xác nhận qui cách, số lợng vật t hàng hoá trớc khi nhập kho để làm căn cứ quy trách nhiệm trong thanh toán và baỏ quản.
Phiếu nhập kho:
Do vật liệu của công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau có loại do mua ngoài, có loại mua từ các cơ quan nhà nớc. Đối với vật liệu mua với số l- ợng ít không thờng xuyên thì công ty không lập kế hoạch thu mua, còn đối với những vật liệu chính, mua nhiều khối lợng lớn nh: đờng, cao, gạo , malt... thì công ty lập kế hoạch thu mua. Khi vật liệu mua về theo đúng kế hoạch, đến kho cán bộ cung tiêu cùng thủ kho và cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lợng, quy cách mẫu mã quy định, đạt yêu cầu thì phòng vật t tiến hành làm thủ tục nhập kho và thủ tục nhập số vật liệu đó.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: Liên 1: Lu ở phòng cung ứng vật t
Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập kho.
Liên 3: Đa cho ngời giao hàng cùng phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn đỏ đến phòng tài vụ để thanh toán.
Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ kế toán tổng hợp khác.
ủy nhiệm chi:
ủy nhiệm chi là một chứng từ kế toán để xác nhận khoản tiền mặt thực tế xuất quỹ.
Phiếu chi đợc lập thành 3 liên: Liên 1: Lu tại nơi lập phiếu.
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ cuối ngày đính kềm báo cáo quỹ chuyển cho kế toán
Phiếu chi dùng để làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ kế toán các khoản chi tiền mặt.
Sau đây là những minh hoạ bằng số liệu cụ thể trên các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập vật liệu tháng 3 năm 2001 của công ty:
Ví dụ 1:
Hoá đơn Giá trị gia tăng Mã số 01GTKT-3LL Liên 2: giao cho khách hàng EE/99-B
ngày 12 tháng 3 năm 2001 Số 58/5
Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ: MS 0100102157
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thanh Hà Đơn vị: xí nghiệp xây lắp điện
Địa chỉ: số 1 đờng an dơng -Ba Đình -Thành Phố hà nộI Hình thức thanh toán: UNC US 05002382651
SST Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 2 Cộng tiền hàng: Thuế xuất GTGT: 5% tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chNgời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Phiếu kiểm tra chất lợng
Ngày 29 tháng 3 năm 2001
Đơn vị sản xuất: cửa hàng kinh doanh lơng thực 63 Lò Sũ Sản phẩm: Bột trắng, không hôi, không mốc, mùi vị dặc trng Chất lợng đạt yêu cầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lợng:
Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho
Kiểm nghiệm viên (đã ký)
pHiếu nhập kho Mã số 01 - VT
ngày 13 tháng 3 năm 2001 QĐ số: 1141- TC/CĐKT
Nợ TK152 ngày 1/11/1995 của BTC
Có TK112 Số 166
Họ tên ngời giao hàng: Anh Trung cửa hàng lơng thực 63 Lò Sũ Theo hoá đơn số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Cô Chiến
Số Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t sản phẩm M ã ĐV T Số Lợng Đơn giá Thành tiền Theo CTừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Kg Kg Cộng
Viết bằng chữ: Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho
(đã ký) (đã ký) (đã ký)
Sang tháng 4 công ty lập UNC gửi đến ngân hàng công thơng QUậN BA ĐìNH trả tiền theo hoá đơn số 208
ủy Nhiệm chi số 55
Phần do ngân hàng ghi
Chuyển khoản, chuyển tiền, th điện lập ngày 17/4 Nợ
Đơn vị trả tiền: Xí NGHIệP XÂY LắP ĐIệN Số hiệu N.H.A...
Số tài khoản: 710 A – 00005 Có
Đơn vị nhận tiền: Cửa hàng lơng thực 63 Lò Sũ Số hiệu N.H.B...
Số tài khoản: 431 103 0000 85 Loại nghiệp vụ...
Tại ngân hàng Nông nghiệp TP Hà Nội Ký hiệu thống kê... Địa chỉ 31 – 33 Mã Mây
Nội dung thanh toán: trả tiền mua DÂY ĐIệN
PC 166 (13/3/2001) hoá đơn 5812 Số tiền bằng chữ: Bốn bốn triệu năm trăm ngàn
Số tiền bằng số: 44 500 000
Đơn vị trả tiền: N.H.A ghi sổ ngày N.H.B ghi sổ ngày
Kế toán chủ Sổ phụ kiểm soát Sổ phụ kiểm soát tài khoản trởng ngân hàng trởng ngân hàng
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---*---
Giấy biên nhận
Gửi Xí NGHIệP XÂY LáP ĐIệN Tên tôi là: Nguyễn Văn Quý Địa chỉ: Diẽn Châu – Nghệ An
Tôi có thu mua và bán CHO Xí NGHIệP102 CON Xứ Thành tiền: 9 445 800 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Chín triệu bốn trăm bốn mơi năm nghìn tám trăm đồng) Vậy đề nghị công ty thanh toán
Ngày 5/2/2001 Ngời viết
(Đã ký)
Quyển số: 150 Mẫu số 02 - TT
Phiếu chi QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
ngày tháng 3 năm 2001 Ngày 1/11/1995 của BTC
Địa chỉ: Diẽn Châu – Nghệ An Lý do chi: mua CON Xứ
Số tiền: 9 445 800 (viết bằng chữ) Chín triệu bốn trăm bốn mơi năm nghìn tám trăm đồng
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập biểu (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Phiếu kiểm tra chất lợng
Ngày 29 tháng 3 năm 2001
Đơn vị sản xuất: Sản phẩm:CON Xứ Số lợng: 102
Chất lợng: đã loại những chai sứt, bẩn và không đạt tiêu chuẩn Kết luận của kiểm nghiệm viên: đề nghị cho nhập kho
Kiểm nghiệm viên (đã ký)
ngày 5 tháng 3 năm 2001 QĐ số: 1141- TC/CĐKT
Nợ TK153 ngày 1/11/1995 của BTC
Có TK111 Số 148
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Văn Quý khối 3 – Diên Hồng Theo hoá đơn số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Cô
Số Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t sản Mã ĐV T Số Lợng Đơn giá Thành tiền Theo CTừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 CON Xứ 102 102 9260 944580 0 Cộng
Viết bằng chữ: Chín triệu bốn trăm bốn mơi năm nghìn tám trăm đồng
Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký)