Công tác lập đơn giá dự thầu chưa sát với thực tế, tuy đội ngũ lập đơn giá dự thầu đã có nhiều cố gắng nhưng do tính phức tạp của hoạt động xây dựng nên vẫn phát sinh thêm nhiều công việc, hạng mục nhỏ ngoài dự kiến làm chi phí tăng lên.
Trong công tác xác định đơn giá dự thầu các khoản mục chi phí chưa cụ thể được hết các chi phí thành phần nên không thể tránh khỏi việc tính thiếu, tính thấp hơn so với yêu cầu thực tế dẫn đến đơn giá dự thầu không sát với thực tế.
Công ty thiếu cán bộ chuyên trách về mảng thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường. Việc xác định đơn giá chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: chiến lược kinh doanh của công ty, chi phí các yếu tố đầu vào, biện pháp tổ chức thi công, điều kiện kinh tế xã hội, trình độ dân trí ở địa phương nơi công trình thi công,
đặc điểm địa hình khí hậu,…Do đó chưa tận dụng được hết nguồn nguyên vật liệu và nhân công tại chỗ, chưa bám sát thị trường để có sự điều chỉnh giá hợp lý làm cho công tác lập đơn giá dự thầu chưa đạt hết hiệu quả.
Cán bộ lập đơn giá dự thầu có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong lập đơn giá dự thầu nhưng chưa có đầy đủ năng lực cần thiết như: bóc tách khối lượng chưa được thành thạo, chưa biết lập biện pháp thi công, nhiều phần chưa đọc được bản vẽ, bên cạnh đó còn nhiều nhân viên chỉ biết làm những công việc ở bộ phận của mình chứ không làm được những công việc ở bộ phận khác, do đó khi thiếu nhân viên ở bộ phận lập đơn giá thì công tác này bị chậm tiến độ . Ngoài ra, cán bộ lập đơn giá dự thầu còn kiêm nhiệm nhiều việc nên chưa chuyên tâm được hết vào công việc lập đơn giá dự thầu.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH ĐƠN GIÁ DỰ THẦU XÂY LẮP Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN
NHÀ SỐ 6 HÀ NỘI. 3.1. CÁC GIẢI PHÁP.
3.1.1. Chiến lược tranh thầu.
Mỗi nhà thầu tham gia hoạt động đấu thầu đều có những chiến lược tranh thầu khác nhau. Chiến lược đó có thể là tìm kiếm lợi nhuận cho công ty, cũng có thể là giải quyết công ăn việc làm hay tạo uy tín, thương hiệu, nâng cao thị phần, mở rộng thị trường mới… Tùy năng lực, điều kiện cụ thể và chiến lược tại từng thời điểm của công ty để đưa ra các mức đơn giá dự thầu khác nhau phù hợp với những mong muốn, mục tiêu và chiến lược của công ty.
Mặt khác, công tác thu thập thông tin của công ty còn hạn chế, việc đầu tư thời gian cho tìm hiểu các thông tin về các gói thầu là rất ít do đó việc đánh giá
đơn giá dự thầu của các đối thủ cạnh tranh cũng chưa được chính xác nên việc xác định rõ chiến lược tranh thầu là rất cần thiết để đưa ra đơn giá dự thầu, mức giảm giá dự thầu hợp lý.
Một thực tế nữa, đó là những bất cập trong công tác đấu thầu cũng ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu của công ty nói chung và của hoạt động lập đơn giá dự thầu nói riêng: Phổ biến nhất đó là, một nhà thầu trúng thầu nhờ dựa vào mối quan hệ của mình chứ không phải dựa vào thực lực của mình, hoặc nhờ các mối quan hệ để vận động một số nhà thầu khác cùng tham gia tranh thầu nhưng đã thông đồng trước để bỏ giá cao hơn một chút, hoặc một người lập đơn giá cho mấy hồ sơ rồi xin dấu của các công ty khác,… khiến cho việc đấu thầu chỉ là hình thức để che mắt các nhà quản lý nhà nước.
Từ những lý do trên khi lập đơn giá dự thầu phải chú ý:
+ Chiến lược tranh thầu của công ty là gì để đưa ra mức đơn giá dự thầu hợp lý, phù hợp với chiến lược của công ty. Ví dụ: Khi chiến lược tranh thầu của công ty trong một dự án là giải quyết công ăn việc làm, và làm giảm những chi phí cố định như khấu hao, sữa chữa máy móc thì khi lập đơn giá dự thầu cán bộ lập đơn giá đưa ra mức giá hòa vốn để tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
+ Cán bộ lập đơn giá cần căn cứ vào tình hình, tiềm lực sẵn có của công ty tại thời điểm tranh thầu như: có nhiều công trình đang thi công hay không? Nếu nhận công trình này thì máy móc thiết bị thi công, nhân công , tài chính, cán bộ quản lý, nguồn nguyên vật liệu… có đủ đáp ứng để thi công hay không? Và chi phí của các yếu tố đầu vào có cao không để đưa ra mức đơn giá dự thầu hợp lý.
+ Lãnh đạo công ty cũng cần căn cứ vào tiềm lực của công ty, các yêu cầu của chủ đầu tư để phê duyệt, thay đổi giá cho phù hợp cũng như đưa ra tỷ lệ giảm giá hay giá trị giảm giá (nếu có) một cách hiệu quả.
+ Xác định rõ những vấn đề mà công ty đang gặp phải và cần được giải quyết. Từ việc phân tích tình hình, công ty xác định rõ chiến lược tranh thầu trong gói thầu này là gì và để đạt được mục tiêu đã đề ra thì đơn giá dự thầu như thế nào là phù hợp.
+ Trong thời điểm hiện nay, các thiết bị thi công của công ty vẫn nhàn rỗi chưa sử dụng tối đa công suất, công nhân vẫn thiếu việc làm nên việc có thêm công trình nữa để thi công là rất cần thiết vì vậy khi công ty tham gia tranh thầu nên giảm mức lãi dự kiến, giảm chi phí quản lý, và giảm chi phí máy, nhân công, nguyên vật liệu đến mức có thể để tăng khả năng tranh thầu, đem lại công việc ổn định, đều đặn cho công nhân, và khai thác tối đa công suất của máy móc thiết bị.
+ Trước những tiêu cực trong công tác đấu thầu hiện nay, công ty cần uyển chuyển, linh hoạt dự đoán chính xác tình thế để xác định chiến lược tham gia tranh thầu tránh những chi phí không cần thiết.
Vì vậy, xác định rõ chiến lược tranh thầu giúp công ty có định hướng rõ ràng hơn trong công tác lập đơn giá dự thầu. Từ đó, công ty có thể đưa ra chính sách đơn giá bỏ thầu phù hợp đem lại hiệu quả cho công tác đấu thầu và đạt được mục tiêu mà công ty đã đặt ra.
3.1.2. Căn cứ để xác định các loại chi phí trong đơn giá dự thầu.
Dựa vào các bản vẽ thi công của công trình, cán bộ lập đơn giá sẽ xác định chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí quản lý chung, và các chi phí khác theo từng công việc và từng hạng mục của công trình.
Do vậy cán bộ lập biện pháp thi công phải làm chính xác theo yêu cầu của chủ đầu tư, chi tiết từng công đoạn không bỏ bớt hoặc thêm những công đoạn không cần thiết làm tăng chi phí, công việc lập đơn giá dự thầu không chính xác.
Để cho công tác lập đơn giá dự thầu được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả thì việc lập biện pháp thi công phải được làm nhanh chóng đảm bảo đúng tiến độ. Khi có hồ sơ mời thầu các cán bộ lập biện pháp thi công phải làm khẩn trương, nhanh chóng. Do đó công ty phải có đội ngũ lập biện pháp thi công có kinh nghiệm, năng lực trong công tác thiết kế để đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, đảm bảo trình tự và chất lượng công trình tránh tình trạng công trình gặp phải sự cố trong khâu kỹ thuật, giảm chi phí do phải thuê cán bộ lập biện pháp thi công, và hoàn thành nhanh chóng đúng tiến độ.
3.1.2.2. Biện pháp thuyết minh.
* Thuyết minh về phần xây dựng công trình bao gồm sơ đồ bố trí tổng quát mặt bằng xây dựng công trình bao che chính, phụ trợ, kho, văn phòng làm việc. Tổng diện tích đất xây dựng và tổng diện tích đất đai sử dụng cho dự án. Các giải pháp về kiến trúc từng hạng mục và toàn bộ khối lượng công trình. Các giải pháp về kết cấu, nền móng, nguyên liệu. Trang thiết bị nội thất, hạ tầng điện nước, vận chuyển thông gió, hệ thống tường bao và phối cảnh toàn bộ. Các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi công xây dựng, lắp đặt từng hạng mục và toàn bộ công trình. Tổng hợp khối lượng vật tư nguyên liệu thiết bị và chi phí nhân công, xe máy cho từng hạng mục công trình và toàn bộ công trình.
* Mô tả về điều kiện tự nhiên, tác động của môi trường như tình hình địa chất, thủy văn, nhiệt độ, độ ẩm…chi phối hoạt động thi công công trình.
* Thuyết minh phương án bố trí tổ chức sử dụng, an toàn sản xuất, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy trên công trường.
Do vậy cán bộ lập biện pháp thuyết minh phải lập chính xác đầy đủ, nhanh chóng để làm căn cứ cho việc xác định các chi phí trong lập đơn giá dự thầu chính xác và đúng tiến độ. Cán bộ lập thuyết minh phải có trình độ chuyên môn có kinh nghiệm, lập đúng lập đủ.
3.1.2.3. Lập tiến độ
Lập tiến độ cũng là một trong những căn cứ để xác định đơn giá dự thầu. Tiến độ từng hạng mục, công việc nhanh hay chậm, cái nào trước cái nào sau sẽ ảnh hưởng đến chi phí quản lý, chi phí máy, chi phí nhân công, các yếu tố đầu vào…Do vậy trong quá trình lập tiến độ phải chú ý đến sự biến động giá cả của thị trường các yếu tố đầu vào nhất là nguyên vật liệu và phải tính đến khả năng cung ứng các nguyên vật liệu…, đặc biệt phải tính đến thời gian nghỉ do kỹ thuật Ví dụ: Trong thời gian chờ bê tông khô, sẽ bố trí công nhân làm công việc khác tránh lãng phí nhân công, máy móc, chi phí quản lý.
Tại thời điểm đấy, công ty có bao nhiêu công trình đang thi công, máy móc trang thiết bị thi công có đáp ứng đúng tiến độ không. Nếu thời gian thi công dài ảnh hưởng đến chi phí bảo quản nguyên vật liệu.
Cán bộ lập tiến độ của công ty nên lập kế hoạch tiến độ gồm các bước sau: + Xác định các công việc cần thực hiện và làm rõ mối quan hệ giữa các công việc với nhau.
+ Lập sơ đồ mạng: có thể sử dụng 3 phương pháp:
• Đi từ cuối sơ đồ lên
• Phương pháp làm theo cụm, từng mảng + Hoàn thiện sơ đồ mạng
+ Tiến hành tính toán các chỉ tiêu theo sơ đồ
+ Chuyển sơ đồ mạng lên lịch tiến độ, từ sơ đồ mạng chuyển lên trục thời gian.
+ Lập biểu đồ nhân lực và nguồn lực, vật lực cần thiết để thực hiện công việc. Căn cứ vào khả năng huy động nguồn lực để xác định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.
3.1.2.4. Các quy định của Nhà nước.
Để xác định đơn giá dự thầu công ty còn căn cứ vào các quy định của Nhà nước như:
- Định mức số 24/2005/QĐ- BXD ngày 29 tháng 7 năm 2005 của bộ trưởng bộ XD.
- Thông tư số 04/2005/TT – BXD ngày 01 tháng4 năm 2005 của bộ XD về việc lập và quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng công trình.
- Thông tư số 07/2006/TT – BXD ngày 10 tháng 11 năm 2006 về điều chỉnh dự toán chi phí xây dựng công trình.
Các văn bản của Nhà Nước được ban hành, sửa đổi thường xuyên và liên tục do vậy cán bộ lập đơn giá dự thầu phải cập nhật các thông tin thường xuyên và liên tục để lập đơn giá dự thầu theo đúng quy định và chuẩn mực của Nhà Nước ban hành
* Ngoài ra lập đơn giá dự thầu còn căn cứ vào giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập đơn giá.
Xuất phát từ tồn tại của công ty đó là việc thu thập thông tin còn hạn chế ảnh hưởng lớn đến công tác lập đơn giá dự thầu như: Không tìm hiểu kỹ thông tin về tình hình biến động đầu vào, giá cả thị trường các yếu tố đầu vào tại địa phương cụ thể vào thời điểm hiện tại gây khó khăn cho cán bộ lập đơn giá dẫn đến phải điều chỉnh sau khi lập đơn giá hoặc có thể xảy ra sai xót trong quá trình lập làm cho đơn giá dự thầu không chính xác.
Do vậy, cần tăng cường công tác nghiên cứu thị trường hơn nữa để thu thập đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin về giá cả của nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhân công, và các yếu tố đầu vào khác để việc lập đơn giá được chính xác và đạt được mục tiêu mà công ty đã đề ra.
Cần lập ra một bộ phận marketing ( khoảng 2 người) trong phòng kế hoạch- kỹ thuật- nghiên cứu thị trường, phân công trách nhiệm rõ ràng để thu thập đầy đủ các thông tin về gói thầu một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả; hai nhân viên này đến tận nơi công trình xem xét trực tiếp tình hình về:
- Đặc điểm khí hậu: mùa khô, mùa mưa ảnh hưởng gì đến quá trình thi công hay không để có phương án tổ chức thi công cho hợp lý cho từng thời gian làm giảm các chi phí phát sinh không đáng có.
- Đặc điểm địa hình của công trình ra sao để có cách bố trí kho bãi, nơi ăn chỗ ở, văn phòng điều hành,…
- Đặc điểm giao thông, đường ra lối vào để cho xe vận chuyển vào công trường.
- Các nguồn cung cấp đầu vào, giá cả từng nơi cung cấp và tiến hành so sánh để tìm ra nguồn cung cấp tốt nhất.
- Điều kiện cụ thể mặt bằng thi công, dự báo tác động của thời tiết đến quá trình thi công, tác động của các biện pháp tổ chức thi công đến chi phí, mức đơn giá dự thầu.
- Các văn bản của nhà nước, ủy ban nhân dân có liên quan như: định mức dự toán, bảng giá ca máy, đơn giá xây dựng cơ bản, thông báo giá vật liệu tại nơi công trình thi công …
- Dự toán tình hình biến động của giá cả các yếu tố đầu vào trên thị trường để có chính sách dữ trữ cho hợp lý.
- Ngoài ra, các thông tin liên quan đến đối thủ cạnh tranh: điểm mạnh, điểm yếu, kinh nghiệm, tình hình tài chính, nguồn cung ứng các yếu tố đầu vào thường xuyên, và dự đoán mục tiêu tham gia dự thầu của họ để dự báo mức đơn giá dự thầu.
Khi công ty có bộ phận marketing, thì thông tin liên quan đến lập đơn giá dự thầu của các gói thầu sẽ đầy đủ, chính xác hơn, cán bộ lập đơn giá không bị phân tâm trong việc tìm hiểu tình hình thị trường, biến động giá cả thị trường tại nơi có công trình, giúp cho việc xác định đơn giá dự thầu có những cơ sở chắc chắn hơn về đơn giá vật liệu, máy, nhân công…
3.1.3. Tổ chức phân công thực hiện xác định đơn giá dự thầu.
Khi có nhiều công trình thi công cùng một thời điểm thì việc lập đơn giá dự thầu làm còn chưa chính xác và hợp lý do cán bộ trong công tác lập đơn giá bị thiếu nên việc tính toán cân nhắc chi phí chưa hợp lý. Có những công trình còn không tham gia được do không có người làm, khi không có công trình thì cán bộ lập đơn giá không làm những công việc khác. Bên cạnh đó, có nhiều cán bộ còn bị phân tâm vì nhiều việc riêng nên chưa chuyên tâm trong công việc lập đơn giá.
Do vậy, công ty phải tạo điều kiện, khuyến khích hơn nữa để cán bộ lập đơn giá dự thầu nói riêng, nhân viên công ty nói chung học thêm để nâng cao trình độ và năng lực lập đơn giá dự thầu.
Có chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên