Giá cả của nguyên vật liệu, các yếu tố đầu vào trên thị trường luôn biến động làm cho việc xác định đơn giá dự thầu nhiều khi không cập nhật kịp thời.
Những thông tin gián tiếp liên quan đến đơn giá dự thầu của dự án như thời tiết, dân cư… làm cho quá trình lập biện pháp thi công, lập tiến độ không chính xác. Điều này có thể dẫn tới những chi phí phát sinh không cần thiết do phải thực
hiện những công việc không có trong tính toán mà phát sinh từ việc thiếu thông tin, làm tăng chi phí ảnh hưởng đến đơn giá dự thầu.
2.5.2.2. Cách tính một số chi phí thành phần chưa được chi tiết, cụ thể.
Trong chi phí nguyên vật liệu công ty chưa tính đến mức chênh lệch vật liệu, khi có sự biến động lớn về giá của các yếu tố đầu vào như: gạch, sắt, thép, xi măng…(nguyên vật liệu) sẽ làm cho chi phí thay đổi, ảnh hưởng đến đơn giá dự thầu.
Đơn giá nguyên vật liệu thi công hầu hết được lấy theo đơn giá chung của địa phương, chưa tính theo giá của nguồn nguyên vật liệu công ty mua nên giá không bám sát với tình hình thực tế trên thị trường ở thời điểm lập giá.
Định mức vật liệu trong tính chi phí nguyên vật liệu được lấy theo quy định của Nhà nước, công ty chưa căn cứ vào tình hình thực tế, cụ thể của từng công trình. Với những địa điểm khác nhau, từng công trình sẽ có định mức nguyên vật liệu khác nhau (công trình ở xa hay gần, công tác vận chuyển nguyên vật liệu thuận tiện hay không thuận tiện,… sẽ ảnh hưởng đến lượng hao hụt nguyên vật liệu). Phần hao hụt nguyên vật liệu đối với từng công trình công ty vẫn chưa xác định rõ ràng mà tính chung cho tất cả các công trình.
Giá ca máy, thiết bị thi công trong xác định chi phí máy công ty tính căn cứ theo bảng giá ca máy của bộ Xây Dựng ban hành (lấy theo đơn giá chung của ngành), chưa lập được bộ đơn giá riêng phù hợp với tình hình năng lực hệ thống trang bị máy móc hiện tại của công ty, do đó chi phí máy so với thực tế còn sự chênh lệch khá lớn.
2.5.2.3. Cán bộ lập đơn giá và sự phân công công việc chưa hợp lý.
Tuy đội ngũ cán bộ trong công tác lập đơn giá dự thầu có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, có kinh nghiệm nhưng nhiều khi do áp lực công việc quá tải,
phân tâm trong chuyên riêng, nhiều khi cán bộ trong công tác lập đơn giá dự thầu không tích cực, nhiệt tình trong công việc, và do chủ quan trong công tác lập đơn giá với những gói thầu đơn giản làm ảnh hưởng đến công tác lập đơn giá dự thầu.
Khi công việc vội, có khi hai, ba nhân viên trong bộ phận lập đơn giá cùng nghỉ một lúc nhiều khi công việc bị chậm trễ và mất cơ hội do thiếu những thông tin cần thiết.
Phòng kế hoạch – kỹ thuật ngoài công tác lập đơn giá dự thầu còn đảm nhận những việc điều phối hoạt động cho toàn công ty như: lên kế hoạch năm cho công ty, tổng hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và có những chiến lược mới để đưa công ty hoạt động ngày càng đạt hiệu quả cao… Do đó khi có nhiều gói thầu phải hoàn thành trong cùng một thời điểm thì thiếu cán bộ trong công tác lập giá, có khi nhân viên không chuyên về phần lập đơn giá cũng tham gia.
Khi công việc nhiều và chồng chất cán bộ trong công tác lập giá cũng không quán xuyến được hết các công việc làm ảnh hưởng đến đơn giá dự thầu, có cán bộ làm không hết việc không kịp tiến độ nhưng bên cạnh đó vẫn có những nhân viên không có việc để làm, do thiếu cán bộ trong khâu lập đơn giá dự thầu.
Để hình thành nên đơn giá dự thầu cán bộ lập đơn giá phải dựa vào biện pháp thi công, biện pháp thuyết minh, và lập tiến độ do đó nếu biện pháp thi công, biện pháp thuyết minh và lập tiến độ chưa hoàn thành thì không thể lập đơn giá dự thầu được.Khi có nhiều gói thầu phải hoàn thành cùng một thời điểm công ty phải thuê thêm người lập biện pháp thi công do đó ảnh hưởng đến tiến độ lập đơn giá dự thầu.
Cách tính đơn giá dự thầu của công ty còn cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt, cách quản lý và tính toán các chi phí còn nhiều bất cấp, lỏng lẻo, gây khó khăn cho đội ngũ cán bộ lập đơn giá dự thầu. Công ty tính chi phí chung, và lãi dự kiến theo quy định của Nhà Nước đã làm giảm tính chính xác của đơn giá dự thầu.
2.5.2.5. Chiến lược tranh thầu.
Để tăng tính cạnh tranh công ty quyết định giảm giá nhưng lại không nghiên cứu kỹ thị trường giá cả vật liệu xây dựng, và các yếu tố đầu vào khác mà dựa vào cảm tính kinh nghiệm, vì vậy mức giảm không hợp lý, nếu thắng thầu công trình đó sẽ gây nhiều thiệt hại cho công ty (lỗ), do giá thực tế lớn hơn nhiều so với giá dự thầu.
Để thắng thầu công ty nhiều khi tính giảm chi phí máy và chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí quản lý, lãi dự kiến làm cho giá dự thầu giảm, do đó khi thi công nếu không tính toán chính xác công ty sẽ bị lỗ.
2.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế trong xác định đơn giá dự thầu xây lắp ở công ty.
2.5.3.1. Nguyên nhân khách quan.
* Hệ thống các quy định do Nhà Nước ban hành:
Các văn bản của Nhà nước thường xuyên được ban hành, sửa đổi, bổ sung… làm cho công tác lập đơn giá dự thầu phải thay đổi gây mất thời gian, tốn công sức nhiều khi bị nhầm lẫn.
Hệ thống định mức được sửa đổi, bổ sung nhưng vẫn còn hạn chế, chưa bám sát thực tế. Xác định đơn giá dự thầu vẫn dựa vào hệ thống định mức của nhà nước nên việc tính toán nhiều khi bị chênh lệch nhiều so với thực tế.
Ba thành phần chính trong đơn giá dự thầu là vật liệu, nhân công, và máy thi công khi các thành phần này thay đổi đơn giá dự thầu sẽ thay đổi. Với sự điều chỉnh chính sách tiền lương, giá nguyên vật liệu, nhiên liệu năng lượng để chạy máy… làm chi phí trên một đơn vị khối lượng công tác thay đổi. Do đó, đòi hỏi công ty phải chú trọng nghiên cứu thị trường các yếu tố đầu vào, và dự đoán xu hướng biến đổi của các yếu tố này sẽ giúp công ty xác định được đơn giá dự thầu hiệu quả hơn, đưa ra quyết định giảm giá đạt hiệu quả cao.
* Từ phía chủ đầu tư:
Số liệu chủ đầu tư cung cấp cho nhà thầu nhiều khi chưa sát với thực tế, và năng lực của nhà thầu khiến cho đơn giá bỏ thầu của nhà thầu và giá thực tế bị chênh lệch. Gây mất thời gian, chi phí cho nhà thầu trong việc thường xuyên phải tiến hành kiểm tra lại thông tin ảnh hưởng đến công tác lập đơn giá dự thầu của công ty.
2.5.3.2. Nguyên nhân chủ quan.
Công tác lập đơn giá dự thầu chưa sát với thực tế, tuy đội ngũ lập đơn giá dự thầu đã có nhiều cố gắng nhưng do tính phức tạp của hoạt động xây dựng nên vẫn phát sinh thêm nhiều công việc, hạng mục nhỏ ngoài dự kiến làm chi phí tăng lên.
Trong công tác xác định đơn giá dự thầu các khoản mục chi phí chưa cụ thể được hết các chi phí thành phần nên không thể tránh khỏi việc tính thiếu, tính thấp hơn so với yêu cầu thực tế dẫn đến đơn giá dự thầu không sát với thực tế.
Công ty thiếu cán bộ chuyên trách về mảng thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường. Việc xác định đơn giá chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như: chiến lược kinh doanh của công ty, chi phí các yếu tố đầu vào, biện pháp tổ chức thi công, điều kiện kinh tế xã hội, trình độ dân trí ở địa phương nơi công trình thi công,
đặc điểm địa hình khí hậu,…Do đó chưa tận dụng được hết nguồn nguyên vật liệu và nhân công tại chỗ, chưa bám sát thị trường để có sự điều chỉnh giá hợp lý làm cho công tác lập đơn giá dự thầu chưa đạt hết hiệu quả.
Cán bộ lập đơn giá dự thầu có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong lập đơn giá dự thầu nhưng chưa có đầy đủ năng lực cần thiết như: bóc tách khối lượng chưa được thành thạo, chưa biết lập biện pháp thi công, nhiều phần chưa đọc được bản vẽ, bên cạnh đó còn nhiều nhân viên chỉ biết làm những công việc ở bộ phận của mình chứ không làm được những công việc ở bộ phận khác, do đó khi thiếu nhân viên ở bộ phận lập đơn giá thì công tác này bị chậm tiến độ . Ngoài ra, cán bộ lập đơn giá dự thầu còn kiêm nhiệm nhiều việc nên chưa chuyên tâm được hết vào công việc lập đơn giá dự thầu.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH ĐƠN GIÁ DỰ THẦU XÂY LẮP Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN
NHÀ SỐ 6 HÀ NỘI. 3.1. CÁC GIẢI PHÁP.
3.1.1. Chiến lược tranh thầu.
Mỗi nhà thầu tham gia hoạt động đấu thầu đều có những chiến lược tranh thầu khác nhau. Chiến lược đó có thể là tìm kiếm lợi nhuận cho công ty, cũng có thể là giải quyết công ăn việc làm hay tạo uy tín, thương hiệu, nâng cao thị phần, mở rộng thị trường mới… Tùy năng lực, điều kiện cụ thể và chiến lược tại từng thời điểm của công ty để đưa ra các mức đơn giá dự thầu khác nhau phù hợp với những mong muốn, mục tiêu và chiến lược của công ty.
Mặt khác, công tác thu thập thông tin của công ty còn hạn chế, việc đầu tư thời gian cho tìm hiểu các thông tin về các gói thầu là rất ít do đó việc đánh giá
đơn giá dự thầu của các đối thủ cạnh tranh cũng chưa được chính xác nên việc xác định rõ chiến lược tranh thầu là rất cần thiết để đưa ra đơn giá dự thầu, mức giảm giá dự thầu hợp lý.
Một thực tế nữa, đó là những bất cập trong công tác đấu thầu cũng ảnh hưởng đến hoạt động đấu thầu của công ty nói chung và của hoạt động lập đơn giá dự thầu nói riêng: Phổ biến nhất đó là, một nhà thầu trúng thầu nhờ dựa vào mối quan hệ của mình chứ không phải dựa vào thực lực của mình, hoặc nhờ các mối quan hệ để vận động một số nhà thầu khác cùng tham gia tranh thầu nhưng đã thông đồng trước để bỏ giá cao hơn một chút, hoặc một người lập đơn giá cho mấy hồ sơ rồi xin dấu của các công ty khác,… khiến cho việc đấu thầu chỉ là hình thức để che mắt các nhà quản lý nhà nước.
Từ những lý do trên khi lập đơn giá dự thầu phải chú ý:
+ Chiến lược tranh thầu của công ty là gì để đưa ra mức đơn giá dự thầu hợp lý, phù hợp với chiến lược của công ty. Ví dụ: Khi chiến lược tranh thầu của công ty trong một dự án là giải quyết công ăn việc làm, và làm giảm những chi phí cố định như khấu hao, sữa chữa máy móc thì khi lập đơn giá dự thầu cán bộ lập đơn giá đưa ra mức giá hòa vốn để tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
+ Cán bộ lập đơn giá cần căn cứ vào tình hình, tiềm lực sẵn có của công ty tại thời điểm tranh thầu như: có nhiều công trình đang thi công hay không? Nếu nhận công trình này thì máy móc thiết bị thi công, nhân công , tài chính, cán bộ quản lý, nguồn nguyên vật liệu… có đủ đáp ứng để thi công hay không? Và chi phí của các yếu tố đầu vào có cao không để đưa ra mức đơn giá dự thầu hợp lý.
+ Lãnh đạo công ty cũng cần căn cứ vào tiềm lực của công ty, các yêu cầu của chủ đầu tư để phê duyệt, thay đổi giá cho phù hợp cũng như đưa ra tỷ lệ giảm giá hay giá trị giảm giá (nếu có) một cách hiệu quả.
+ Xác định rõ những vấn đề mà công ty đang gặp phải và cần được giải quyết. Từ việc phân tích tình hình, công ty xác định rõ chiến lược tranh thầu trong gói thầu này là gì và để đạt được mục tiêu đã đề ra thì đơn giá dự thầu như thế nào là phù hợp.
+ Trong thời điểm hiện nay, các thiết bị thi công của công ty vẫn nhàn rỗi chưa sử dụng tối đa công suất, công nhân vẫn thiếu việc làm nên việc có thêm công trình nữa để thi công là rất cần thiết vì vậy khi công ty tham gia tranh thầu nên giảm mức lãi dự kiến, giảm chi phí quản lý, và giảm chi phí máy, nhân công, nguyên vật liệu đến mức có thể để tăng khả năng tranh thầu, đem lại công việc ổn định, đều đặn cho công nhân, và khai thác tối đa công suất của máy móc thiết bị.
+ Trước những tiêu cực trong công tác đấu thầu hiện nay, công ty cần uyển chuyển, linh hoạt dự đoán chính xác tình thế để xác định chiến lược tham gia tranh thầu tránh những chi phí không cần thiết.
Vì vậy, xác định rõ chiến lược tranh thầu giúp công ty có định hướng rõ ràng hơn trong công tác lập đơn giá dự thầu. Từ đó, công ty có thể đưa ra chính sách đơn giá bỏ thầu phù hợp đem lại hiệu quả cho công tác đấu thầu và đạt được mục tiêu mà công ty đã đặt ra.
3.1.2. Căn cứ để xác định các loại chi phí trong đơn giá dự thầu.
Dựa vào các bản vẽ thi công của công trình, cán bộ lập đơn giá sẽ xác định chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, chi phí quản lý chung, và các chi phí khác theo từng công việc và từng hạng mục của công trình.
Do vậy cán bộ lập biện pháp thi công phải làm chính xác theo yêu cầu của chủ đầu tư, chi tiết từng công đoạn không bỏ bớt hoặc thêm những công đoạn không cần thiết làm tăng chi phí, công việc lập đơn giá dự thầu không chính xác.
Để cho công tác lập đơn giá dự thầu được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả thì việc lập biện pháp thi công phải được làm nhanh chóng đảm bảo đúng tiến độ. Khi có hồ sơ mời thầu các cán bộ lập biện pháp thi công phải làm khẩn trương, nhanh chóng. Do đó công ty phải có đội ngũ lập biện pháp thi công có kinh nghiệm, năng lực trong công tác thiết kế để đảm bảo đúng yêu cầu của chủ đầu tư, đảm bảo trình tự và chất lượng công trình tránh tình trạng công trình gặp phải sự cố trong khâu kỹ thuật, giảm chi phí do phải thuê cán bộ lập biện pháp thi công, và hoàn thành nhanh chóng đúng tiến độ.
3.1.2.2. Biện pháp thuyết minh.
* Thuyết minh về phần xây dựng công trình bao gồm sơ đồ bố trí tổng quát mặt bằng xây dựng công trình bao che chính, phụ trợ, kho, văn phòng làm việc. Tổng diện tích đất xây dựng và tổng diện tích đất đai sử dụng cho dự án. Các giải pháp về kiến trúc từng hạng mục và toàn bộ khối lượng công trình. Các giải pháp về kết cấu, nền móng, nguyên liệu. Trang thiết bị nội thất, hạ tầng điện nước, vận chuyển thông gió, hệ thống tường bao và phối cảnh toàn bộ. Các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thi công xây dựng, lắp đặt từng hạng mục và toàn bộ công trình. Tổng hợp khối lượng vật tư nguyên liệu thiết bị và chi phí nhân công, xe máy cho từng hạng mục công trình và toàn bộ công trình.
* Mô tả về điều kiện tự nhiên, tác động của môi trường như tình hình địa chất, thủy văn, nhiệt độ, độ ẩm…chi phối hoạt động thi công công trình.