III. Kiến nghị
2. Công ty Hyder nói riêng, tư vấn nước ngoài nói chung – Làm thế nào
thể cung cấp các dịch vụ tư vấn xây dựng tốt hơn cho các khách hàng trong nước
Chuyên gia tư vấn nước ngoài đã và sẽ tiếp tục đóng vai trò nổi bật tại Việt Nam trong lĩnh vực xây dựng cho đến khi nào các công ty tư vấn trong nước nâng cao được tiêu chuẩn của mình tới tầm tiêu chuẩn quốc tế.
Tuy nhiên sẽ không thực tế nếu các cơ quan trong nước không thấy rõ nhu cầu to lớn của mình đối với tư vấn nước ngoài hay chỉ đơn thuần coi các tư vấn nước ngoài như là một bộ phận của tổ chức tài trợ. Có một thực tế cần lưu ý ở đây là theo kết quả điều tra tại các cơ quan trong nước thì mức độ chuyển giao công nghệ tư vấn nước ngoài cho cán bộ trong nước hiện nay được đánh giá thấp.
Sau đây là một số khuyến nghị về việc làm thế nào để các công ty tư vấn nước ngoài có thể cung cấp các dịch vụ tư vấn tại Việt Nam một cách hiệu quả hơn.
2.1. Xây dựng mối quan hệ làm việc thân thiện và hiệu quả giữa chuyên giatư vấn nước ngoài và khách hàng trong nướctư vấn nước ngoài và khách hàng trong nước tư vấn nước ngoài và khách hàng trong nước
Để xây dựng được mối quan hệ làm việc có hiệu quả, hai bên - tư vấn và khách hàng - phải có kế hoạch làm việc khuôn khổ làm việc và cơ chế rõ ràng đối với việc trao đổi thông tin, tiến trình dự án, các vấn đề cần giải quyết như tranh chấp và các thức giải quyết tranh chấp nếu xảy ra. Sự tin cậy và công bằng chính là nền tảng quan trọng xây dựng nên mối quan hệ làm việc có hiệu quả giữa tư vấn nước ngoài và đối tác trong nước. Một điều hiển nhiên là khi tư vấn nước ngoài đã có sự tin tưởng của cơ quan trong nước và bạn hàng trong nước, các công ty này có thể hoạt động một cách hiệu quả hơn, cả hai bên đều sẽ thấy thoả mãn hơn về sự hợp tác.
Tư vấn nước ngoài có thể xây dựng lòng tin của khách hàng Việt Nam bằng nhiều cách như:
• Cố gắng tìm hiểu các khó khăn và hạn chế của khách hàng Việt Nam đặc biệt là về tài chính và hành chính
• Luôn trao đổi thông tin và sẵn sàng giúp đỡ: Vì có sự khác biệt lớn về mức lương và trình độ chuyên môn giữa hai bên nên đôi khi tư vấn nước ngoài yêu cầu bên Việt Nam làm các công việc không đòi hỏi chuyên môn, không tôn trọng ý kiến bên Việt Nam, cố gắng hạ thấp mức phí trả cho tư vấn trong
nước để làm tăng phần lợi nhuận của nước ngoài…Để tránh những định kiến như vậy, tư vấn nước ngoài nên:
- Chú ý đến các lợi ích tài chính chính đáng của đối tác và tư vấn Việt Nam, nghĩa là trả cho tư vấn trong nước mức phí xứng đáng.
- Khi nhận thấy phía Việt Nam có cảm giác bị đối xử không công bằng hãy cố gắng giải thích các hành động/quyết định gây nên cảm giác đó và hỏi ý kiến các đối tác để có thể khắc phục được tình thế.
2.2. Phiên dịch
Đã có một chuyên gia tư vấn nước ngoài ví một người phiên dịch tốt “là dòng máu nuôi dưỡng các hoạt động của tư vấn nước ngoài ở Việt Nam. Người phiên dịch có thể hỗ trợ xây dựng hoặc làm sụp đổ dự án của bạn; cán bộ phiên dịch có thể tiết kiệm thời gian đàm phán hợp đồng hay giải quyết tranh chấp nếu bạn bạn biết phải làm việc với phiên dịch của bạn như thế nào. Người phiên dịch tốt không chỉ là dịch nguyên văn mà còn phải cố gắng hiểu quan điểm của mỗi bên và cố gắng làm hai bên xích lại gần nhau trong khi phiên dịch”1. Tư vấn nước ngoài nên chọn người phiên dịch tốt có năng lực về ngôn ngữ và khả năng làm việc trong môi trường có nhiều nền văn hoá.
2.3. Đội ngũ chuyên gia
Các công ty tư vấn xây dựng nước ngoài nên cố gắng cử sang Việt Nam những chuyên gia tư vấn có khả năng và có khả năng làm việc trong môi trường có cơ cấu và tổ chức khác với nước mình. Rất nhiều chuyên gia tư vấn có trình độ cao có thể phát huy năng lực trong môi trường làm việc ở các nước phát triển nhưng lại không thể làm việc hiệu quả ở Việt Nam vì họ quen với sự hỗ trợ tốt về kỹ thuật và hành chính mà ở nước ta không phải lúc nào cũng đáp ứng được.
2.4. Thu thập thông tin
Người tư vấn không thể cung cấp dịch vụ tư vấn tốt nếu họ không có đầy đủ thông tin cần thiết. Các thông tin này thường được lưu trữ ở nhiều cơ quan chính phủ khác nhau, ở các công ty tư vấn khác nhau, ở các đoàn thể và các doanh nghiệp tư nhân. Điều thường thấy ở Việt Nam là các cơ quan có dữ liệu thông tin thường tính phí khi cung cấp số liệu và thời gian cho quá trình cung cấp thông tin thường kéo dài đối với các đối tượng là công ty nước ngoài. Chính vì vậy mà tư vấn nước ngoài nên dự trù thời gian cho việc này để tránh chậm trễ dự án công trình.
2.5. Giải quyết vấn đề thủ tục hành chính
Ở Việt Nam, đối với một công việc cụ thể nào đó có rất nhiều cấp cơ quan chính phủ chịu trách nhiệm về phê duyệt kết quả thực hiện. Các cơ quan này bao gồm cả cấp trung ương, cấp thành phố đến cấp địa phương. Ví dụ như có những trường hợp khi bắt đầu tiến hành công việc vì không rõ phải tham vấn cơ quan trong nước nào nên công việc thực hiện dự án có thể bị chậm trễ khi phát hiện thấy một cơ quan nào đó chưa được báo cáo. Do đó công việc không thể được tiến hành tiếp vì chưa tham vấn cơ quan đó. Chính vì vậy mà tư vấn nước ngoài nên có sự hỗ trợ của đối tác trong nước về việc liệt kê tất cả các cơ quan chính phủ mà mình phải tham vấn trong quá trình thực hiện dự án tư vấn và mức độ tham gia của cơ quan đó. Một số dự án đã thành lập Ban chỉ đạo với các thành viên từ cơ quan khách hàng và từ công ty tư vấn để theo dõi hoạt động và xử lý các sự cố ngay khi vừa mới xảy ra nhằm tránh chậm trễ. Sự thật là Ban chỉ đạo chỉ có hiệu lực khi các thành viên của Ban chỉ đạo tham dự các cuộc họp thường xuyên và họ là những người có năng lực đồng thời có đủ quyền hạn để xác định, giải quyết các vấn đề phát sinh.