Sàn bất động sản Hà Nội hoạt động chủ yếu vào mảng môi giớ mua, bán bất động sản ( đất thổ cư, nhà ở, đất dự án, căn hộ chung cư...). Trong năm vừa qua sàn đã giao dịch thành công 102 thương vụ trong đó có tới 60 thương vụ là đất dự án và đất nền của các dự án như biệt thự vườn cam, khu liền kề kim Chung Di Trạch, liền kề làng việt kiều Châu Âu, 25 thương vự là căn hộ chung cư của các dự án như chung cư An Lạc, chung cư Hattoco, chung cư Nàng Hương, chung cư Bắc Hà và 15 thương vụ về đất, nhà thổ cư các quận Huyện nội ngoại thành Hà Nội.
Để tìm kiếm thông tin khách hàng, các nhân viên môi giới của sàn có nhiều cách thức khác nhau. Trước tiên là dựa vào các mối quan hệ thân tín mà công ty đã xây dựng được với các các sàn giao dịch bất động sản, các nhà đầu tư bất động sản trên địa Hà Nội và các tỉnh lân cận khác. Sàn giao dịch bất động sản Hà Nội cùng hợp tác với sàn giao dịch bất động sản đầu khí, phân phối bán hàng của dự án căn hộ cao cấp roayl city của vincom. Hợp tác với sàn bất động sản Thang Long bán dự án Kim Chung Di Trạch. Do xây dựng được mối quan hệ thân thiết nên những thông tin bán từ các nhà đầu tư trực tiếp đến với sàn thường có độ chính xác nên sàn không phải kiểm tra lại nhiều. Khi khách gửi bán đất, nhân viên kinh doanh của sàn chỉ cần đi khảo sát vị trí, hình dạng, kích thước,… và tính pháp lý của miếng đất không cần phải kiểm tra nhiều. Trước đó, công ty ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn bán đối với những khách hàng này nhằm đảm bảo tính độc quyền được bán của sàn.
Cách thứ hai là tìm thông tin trên các trang quảng cáo trên mạng như: http://batdongsanvinhphuc.com.vn./. http://muabannhadat.com.vn./, http://batdongsan.com.vn, http://rongbay.com./ http://batdongsan.com.vn. http://nhadat24h.net... Đây là những website cập nhập liên tục thông tin về nhu cầu mua, bán các bất động sản trong cả nước. Thường những thông tin
thu được từ trên những trang web trên là thông tin có độ chính xác không. Do đó, sau khi đã có thông tin về các bất động sản, nhân viên của sa f sẽ kiểm tra lại bằng cách gọi điện theo các số điện thoại được cung cấp trên nội dung tin quảng cáo. Việc kiểm tra này giúp xác minh xem bất động sản được đăng là chính chủ hay của môi giới. từ đó có cách quản lý hiệu quả
Cách thứ ba là nhân môi giới phải đi thực tế để tìm được nguồn hàng chính chủ. Thường thông qua những lần dẫn khách đi xem đất. Khi nhân viên ra ngoài đi thị trường thường mang theo tờ quảng cáo phát trực tiếp cho những người dân tại các khu vực mình đi đến để tìm nguồn cung bất động sản, đồng thời cũng tìm luôn người có nhu cầu mua đất. Từ các thông tin của tờ quảng cáo đó khách hàng thể liên lạc đến sàn để thông qua đó bán hoặc mua được bất động sản của mình.
Ngoài ra nguồn cung BĐS còn dựa trên khách hàng vãng lai mang đất đến sàn trực tiếp gửi bán. Khách đến sàn có nhu cầu gửi bán bất động sản sẽ được nhân viên trực văn phòng tiếp đón và thu thập những thông tin cần thiết về mảnh đất cần bán. Công ty đã soạn sẵn mẫu phiếu thông tin khách hàng (Phụ lục 1 kèm theo), nhân viên văn phòng chỉ việc phỏng vấn khách hàng, điền thông tin vào phiếu thông tin khách hàng và scan lại bìa đỏ hoặc những giấy tờ kèm theo (nếu có), in ra lưu lại vào hồ sơ khách hàng. Sau đó gửi lại thông tin cho nhân viên kinh doanh, nếu khách hàng có thể đưa đi xem đất thì nhân viên kinh doanh sẽ đi xem đất cùng khách và khảo sát giá cả tính thanh khoản thực khu vực đó. Nếu không hẹn khách vào thời gian nào đó đưa nhân viên đi xem đất. Khách mang đất đến gửi tại sàn thường là chính chủ nên trong trường hợp này nhân viên kinh doanh sẽ ký luôn hợp đồng cung cấp dịch vụ bán với những mảnh đất có tính thanh khoản cao. Các thương vụ thành công từ khách đến văn phòng là tương đối cao, trong những tháng vừa
qua có 5 thương vụ thành công, chủ yếu đất của khách ở các khu vực quận Hà Đông, quận Tây Hồ, quận Thanh Trì
6.2. Xử lý thông tin về bất động sản
Sau khi thu thập được thông tin về cung bất động sản nhân viên kinh doanh của sàn tiến hành kiểm tra lại các thông tin bất động sản một lần cuối. để Từ đó phân loại các bất động sản đưa ra phương pháo bán hàng phù hợp.
Các thông tin cơ bản mà công ty xem xét về bất động sản:
Thông tin kinh tế kỹ thuật: Bất kỳ một bất động sản nào được đem ra thị trường nhân viên của sàn tiến hàng xem sét về vị trí, đánh giá môi trường xung quanh; về loại bất động sản, diện tích, kích thước, hình thể, không gian, hướng, trang thiết bị, cơ sở chất kỹ thuật , tình trạng kỹ thuật, tổng thể bất động sản như thế nào, chi tiết, chất liệu, thời gian sử dụng, kiến trúc, bảo dưỡng,…; hạ tầng kỹ thuật như đường xá, điện, nước. Sau đó khảo sát giá cả toàn bộ và từng phần của bất động sản.
Tính trạng pháp lý của bất động sản: Kiểm tra các giấy tờ liên qua tới bất động sản như sổ đỏ, sổ hồng, quyết định giao đất, hợp đồng góp vốn, giấy phép xây dựng, giấy tờ phân chia tài sản,... Các giấy tờ có liên quan đến tranh chấp bất động sản. Đồng thời phải kiểm tra quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch không gian, quy hoạch các công trình liên quan khác,…của vùng có bất động sản đó.
Khảo sát giá: Sau khi xem xét tình trạng kỹ thuật cũng như tính pháp lý, sàn cử nhân viên kinh doanh đi khảo sát giá tại khu vực có bất động sản đó. Rồi tư vấn với khách có nguôn cung về giá bán và cách thức bán hàng cho phù hợp
Chu kỳ xử lý dữ liệu
Thông tin có chất lượng cao là thông tin luôn được cập nhật và làm mới. Đặc biệt trong thị trường bất động sản.
6.3. Tìm hiểu thông tin về khách hàng có nhu cầu mua bất động sản
Song song với việc tìm nguồn cung bất động sản là việc tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu mua. Ở đây khách mua chủ yếu là mua đất ở. Sau đây
Dữ liệu “thô” (Raw data) Phân tích (Analyis) Dữ liệu đã đc xử lý (Processed data)
Sự lý giải, suy luận (Interpretation)
Thông tin (Information)
là một số cách tìm kiếm thông tin khách hàng mua mà sàn bất động sản Hà Nội đã sử dụng:
Thứ nhất, nhân viên kinh doanh tiến hành tìm thông tin về khách hàng thông qua các website về bất động sản trên mạng. Đây là nguồn thông tin khá dồi dào và được cập nhật hàng ngày. Rất nhiều khách hàng đăng tin mua bất động sản trên các website này. Cũng như khi tìm kiếm nguồn cung bất động sản, sàn cũng phải tiến hành phân loại bất động sản chính chủ và bất động sản qua môi giới đăng tin. Sau khi có thông tin, các nhân viên sẽ gọi điện hẹn gặp khách hàng và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ môi giới tư vấn của sàn mình. Tuy nhiên, khả năng thành công của cách này chỉ đạt khoảng 55%.
Thứ hai, nhân viên môi giới của sàn quảng cáo tin rao bán bất động sản của mình trên các trang website chuyên đăng tin về bất động sản để khách hàng có nhu cầu mua hoặc bán bất động sản sẽ tìm đến. Khách hàng tìm được thông tin sẽ gọi điện cho nhân viên đăng tin và nhân viên có trách nhiệm giới thiệu cho khách về tình trạng và nói qua về thông tin, giá cả của bất động sản, nếu khách có nhu cầu thực thì hẹn khách đến sàn.
Nguồn khách thứ ba là những khách hàng quen biết, mà công ty đã xây dựng từ lâu. Chủ yếu là những khách hàng mua với mục đích để đầu tư, lướt sóng, một số ít là khách hàng mua để ở. Những khách hàng này đã từng hợp tác với sàn, thấy tin tưởng nên tiếp tục tìm đến hoặc giới thiệu những khách hàng mới. Đây là nguồn khách hàng thân thiết mà sàn chăm sóc để có thể có thêm nhiều khách hàng tiềm năng.
Ngoài ra công ty còn có một lượng khách vãng lai. Do sau một thời gian hoạt động công ty đã tạo được uy tín trên thị trường bất động sản Hà Nội khách hàng tin tưởng. Họ tìm đến sàn để tìm mua bất động sản phù hợp với tiêu chí của mình. Khi đó đội ngũ nhân viên tại sàn sẽ tín hành thu thập thông
tin thông qua phiếu thông tin khách hàng của công ty đã được soạn sẵn. Biểu mẫu phiếu thông tin khách hàng có phụ lục kèm theo.
6.4. Kết hợp khách hàng mua phù hợp với bất động sản
Sau khi có thông tin về khách mua và chủ sở hữu bất động sản, sàn sẽ tìm những bất động sản phù hợp với yêu cầu của khách mua. Đầu tiên nhân viên cho khách mua xem giấy tờ phôtô ( sổ đỏ , sổ hồng, các giấy tờ liên qua khách...) để khách hàng chắc chắn về mặt pháp lý của mảnh đất đó, đồng thời tư vấn cho khách để khách hình dung ra phần nào thông tin về hình dạng, vị trí, diện tích bất động sản cần mua
Khi khách đến sàn, nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp đón và hỏi về nhu cầu thực sự của khách hàng để xem nhu cầu của khách hàng có phù hợp với mảnh đất nào khác ngoài mảnh đất được đăng tin. Nếu khách hàng ưng ý, nhân viên sẽ dẫn khách đi xem một vài bất động sản. thường chỉ dẫn khác đi xem không qua 3 bất động sản có thông tin phù hợp với nhu cầu của khách ví dụ có một lần dẫn khác đi xem một mảnh đất trên đường Lạc Long Quân, khách có nhu cầu tìm một mảnh đất diên tích tầm 55m2 hướng đông nam để xây nhà ở thì nhân viên đã dẫn họ đi xem hai mảnh đất một mảnh diện tích 50m2 hướng đông nam, và một mảnh 60m2 hướng đông nam khách không mất nhiều thời gian để lựa chọn và khách đã ưng mảnh đất 50m2 giá 5ty. một khách hàng chỉ được dẫn đi xem 3 mảnh đất nhằm tránh trường hợp khách hàng có quá nhiều lựa chọn dẫn đến việc quyết định mua khó khăn.
Như ví dụ trên, sau khi khách hàng đi xem mảnh đất ở Lạc Long Quân đã rất ưng ý về mảnh đất đó, sau một ngày về bàn bạc với gia đình họ đã quyết định mua mảnh đất đó nhưng thương lượng mua với giá 4,9ty . Do đó nhân viên kinh doanh của công ty phải thương lượng với bên bán xem với giá đó có thể bán được không? Đồng thời xem xét mức giá đó có hợp lý với thị trường không để thuyết phục hai bên. Vì giá đó tương đối hợp lý với thị
trường nên người bán chấp nhận bán với giá 4,8 tỷ không bao sang tên sổ đỏ. Lúc này công ty tiến hành ký hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn môi giới với cả hai bên và sắp xếp thời gian cho hai bên gặp nhau. Hẹn ngày đặt cọc với số tiền đặt cọc trong trường hợp này là 100 triệu đồng, khi hai bên giao nhận cọc công ty thu luôn tiền hoa hồng môi giới của cả hai bên là 10 triệu đồng mỗi bên.
Trong một thương vụ môi giới, công ty hoặc chỉ lấy hoa hồng môi giới của khách bán, cho thuê bất động sản hoặc khách mua, thuê bất động sản hoặc lấy hoa hồng môi giới của cả hai bên tùy từng điều kiện của mỗi thương vụ.Tỷ lệ hoa hồng hiện nay công ty đang áp dụng là:
Bảng 2: Mức phí hoa hồng môi giới BĐS
STT Giá trị bất động sản Tỷ lệ hoa hồng 1 Dưới 500 triệu VNĐ 1.7% 2 Từ 500 triệu VNĐ đến 1 tỷ VNĐ 1.3% 3 Từ 1 tỷ VNĐ đến 2 tỷ VNĐ 1.1% 4 Từ 2 tỷ VNĐ đến 3 tỷ VNĐ 1% 5 Từ 3 tỷ VNĐ đến 5 tỷ VNĐ 0.7% 6 Trên 5 tỷ VNĐ 0.5% Nguồn: sàn bất động sản hà nội
Tùy vào từng giá trị của BĐS và tùy thuộc vào mức chi trả mà người mua người bán chấp nhận được để áp dụng linh hoạt phí dịch vụ môi giới cho phù hợp. Chẳng hạn như trường hợp trên công ty lấy phí hoa hồng là 10 triệu đồng.
Cách thức và thời gian thanh toán tiền hoa hồng môi giới sẽ do sàn và khách hàng thỏa thuận với nhau. Thường là thanh toán bằng tiền mặt và sàn sẽ nhận tiền hoa hồng môi giới sau khi khách mua hoặc thuê thanh nộp tiền đặt cọc với chủ sở hữu. Tiền hoa hồng môi giới của các bên thanh toán trực tiếp cho nhân viên kế toán của công ty, nhân viên kế toán viết phiếu nhận tiền và cho các bên ký.
Với chính sách nhận phí dịch vụ môi giới theo đúng bảng tỷ lệ trên và linh hoạt trong một số trường hợp của công ty đã có những ưu và nhược điểm sau:
Ưu điểm: Nếu công ty chỉ thu phí theo đúng tỷ lệ trên thì công ty sẽ cạnh tranh được với các sàn bất động sản khác, thu hút được nhiều khách hàng hơn, tạo được niềm tin, uy tín cho khách hàng khi đến với sàn. sàn sẽ hoạt động theo đúng nghĩa của một công ty môi giới chuyên nghiệp – là nơi trung gian giữa người mua và người bán.
Nhược điểm: Cách thu phí không nhất quán, linh hoạt của công ty cũng làm mất dần niềm tin của khách hàng, làm xấu hình ảnh của công ty, mặc dù trong những trường hợp trên công ty được phép của khách hàng.
6.5. Lập hồ sơ thương vụ môi giới
Sau khi tư vấn cho hai bên mua và bên bán chấp nhận ký kêt hợp đồng mua ,bán, chuyển thì nhân viên của sàn chuẩn bị hồ sơ giấy tờ đầy đủ để hoàn thành thương vụ. Việc thu thập và xác định các loại giấy tờ cần bắt đầu thực hiện ngay sau khi ký hợp đồng cung cấp dịch môi giới. sàn không nhận những giấy tờ bản gốc vì thường hay bị mất do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan mà chỉ nhận các photocopy. Nếu khách hàng mang giấy tờ bản gốc thì nhân viên trực văn phòng scan các loại giấy tờ đó, in ra và trả lại bản gốc cho khách hàng. Mục đích của việc scan để vừa lưu lại bản cứng và bản mềm, thuận tiện cho việc quản lý thông tin.
Từ lúc bắt đầu công việc chung với khách hàng nhân viên kế toán của công ty đã thu thập những thông tin cá nhân sau (thường là đã lưu đầy đủ trong phiếu thông tin khách hàng):
- Họ và tên
- Địa chỉ thường trú - Loại và số CMT
- Sổ hộ khẩu, giấy đăng ký tạm trú - Địa chỉ liên lạc
- Số điện thoại bàn và điện thoại di động Đối với BĐS đã thu thập những thông tin sau:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng có hiệu lực (Sổ đỏ, sổ hồng) - Hợp đồng công chứng về việc mua, bán, trao tặng,..
- Hóa đơn đóng thuế hàng năm
Và trong suốt quá trình diễn ra thương vụ, nhân viên sàn thu thập thêm tất cả những giấy tờ liên quan ví dụ chứng minh thư, giấy đăng ký kết hôn, bản chia tài sản, thừa kế của tòa án, bản cam kết, hồ sơ xây dựng, giấy phép các loại,…
Để làm hợp đồng công chứng bao gồm những giấy tờ sau:
- Chứng minh thư bản chính của vợ và chồng của cả hai bên tham gia hợp đồng;
- Sổ hộ khẩu bản chính của cả hai bên;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản chính;
- Nếu một trong hai bên chưa lập gia đình, phải có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của phường;
- Nếu vợ hoặc chồng ủy quyền cho một người đứng tên thì phải có giấy