Mục đích của giai đoạn đánh giá yêu cầu: là cung cấp cho lãnh đạo dữ liệu xác thực để quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này kéo theo nhiều chi phí và thời giờ. Một số chuyên gia ước tính rằng trong những trường hợp quy mô lớn thời gian đánh giá dự án chiếm 4 – 5 % tổng thời gian dành cho dự án. Đó là một nhiệm vụ rất phức tạp vì nó đòi hỏi người phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các phương án giải pháp, xác định độ lớn về chi phí và thời hạn để đi đến giải pháp mới, đánh giá được tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh hưởng của chúng. Nói tóm lại trong một thời gian ngắn phân tích viên phải thực hiện lướt qua toàn bộ các công đoạn của một quy trình phát triển hệ thông tin. Do đó, chẳng có gì ngạc nhiên khi người ta thường giao công việc này cho những phân tích viên giầu kinh nghiệm.
Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu:
* Lập kế hoạch: Mỗi giai đoạn của giai đoạn phát triển hệ thống cần phải được lập kế hoạch cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoạch này sẽ
thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Cụ thể trong trong giai đoạn lập kế hoạch cần phải làm rõ, làm rõ những công việc gì, thời gian thực hiện hết bao lâu, người thực hiện là ai, công cụ thực hiện, chi phí hết bao nhiêu.
* Làm rõ yêu cầu: là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. Thêm vào đó, để nhằm tới nguyên nhân đẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan những cuộc gặp này phục vụ việc xây dựng lên bản phác hoạ đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu. Khung cảnh hệ thống đựoc xem như là các nguồn và các đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu. Định nghĩa này về khung cảnh sẽ có một ảnh hưởng tới việc xác định tầm vóc của của dự án trong tương lai.
Xác định khung cảnh hệ thống không phải là một công việc dễ dàng. Nếu phân tích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có nguy cơ là một số thành phần quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tính đến. Hệ thống kết quả của dự án có thể không đáp ứng tí gì với nhu cầu của tổ chức. Nó có thể tác động tới hoặc bị ảnh hưởng bởi một số cá nhân, một số bộ phận hoặc hệ thống mà người ta sẽ không tính đến trong quá trình phát triển hệ thống. Ví dụ trường hợp khi nghiên cứu một hệ thống lập hoá đơn mà lại không xem xét tới các hoạt động thu nhận đơn đặt hàng và gửi trả hàng cũng như chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Ngược lại xác định quá rộng khung cảnh cũng sẽ có những hậu quả tiêu cực, mặc dù nó đảm bảo cho nhà phân tích tính hết tới
các yếu tố quan trọng của môi trường hệ thống những cái ảnh hưởng tới nó và những cái bị nó ảnh hưởng tới, nhưng một xác định rộng như vậy sẽ làm tăng thời gian và chi phí của dự án tương lai.
Phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ, cũng như tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi trường xác thực của nó. Những thông tin có liên quan tới các mặt kỹ thuật, tổ chức và tài chính rất cần cho việc tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dự án.
Trước hết, phân tích viên cần khảo sát sơ bộ môi trường và hệ thống thông tin hiện có bằng cách: thứ nhất: phỏng vấn các cán bộ làm việc tại môi trường cần nghiên cứu, thứ 2: quan sát môi trường và hệ thống thông tin tại đó và cuối cùng là xem xét các tài liệu về môi trường và hệ thống thông tin hiện có. Tiếp đó phân tích viên phải đưa ra các nguyên nhân và giải pháp để phát triển một hệ thống thông tin mới sau khi đã thực hiện khảo sát sơ bộ. Sau đó các phân tích viên phải xác định rõ nguyên nhân dẫn đến yêu cầu phát triển hệ thống thông tin. Cuối cùng phân tích viên phải viết lại yêu cầu chính xác sau khi đã làm rõ yêu cầu.
* Viết dự án sơ bộ: Cần xác định những thông tin chung nhất về hệ thống thông tin nghiên cứu như: tên dự án, mục đích, cơ quan chủ trì, cơ quan tài trợ. Đồng thời trong dự án sơ bộ phải mô tả sơ bộ về tổ chức và hệ thống thông tin đang tồn tại, mô tả hoạt động của tổ chức thông qua các mô hình logic như sơ đồ BFD, DFD.
* Đánh giá khả thi:
- Khả thi về kinh tế: Trước hết về mặt tài chính đó là cơ quan tài trợ có tài trợ cho dự án được không sau đó về mặt kinh tế phải thấy hiệu quả kinh tế của việc phát triển hệ thống thông tin.
- Khả thi về mặt kỹ thuật: Phải xem xét liệu có đáp ứng được yêu cầu đề xuất công nghệ của hệ thống tại thời điểm đó hay chưa, cụ thể là có phần cứng và phần mềm đáp ứng được yêu cầu của hệ thống mới không.
- Khả thi về mặt tổ chức và con người: Đòi hỏi về mặt tổ chức là phải có sự hoà hợp giữa giải pháp dự kiến với môi trường tổ chức và về mặt con người đã đủ khả năng để vận hành, sử dụng hệ thống thông tin mới chưa.
- Khả thi về mặt thời gian: Cần phải đánh giá thời gian phát triển hệ thống thông tin mới kéo dài trong bao lâu, có ảnh hưởng đến hoạt động của môi trường nghiên cứu.
* Chuẩn bị và trình bày báo cáo: Phải tiến hành chuẩn bị tài liệu, công cụ trình bày báo cáo, thời gian báo cáo.
Với hệ thống thông tin quản lý khách hàng khi tiến hành đánh giá yêu cầu phải đánh giá môi trường và hệ thống thông tin hiện có về quản lý khách hàng tại ngân hàng. Hiện tại ngân hàng đã có phần mềm về quản lý khách hàng được viết bởi nhiều công cụ khác nhau: visual foxpro, visual basic, oracle…. Bởi vậy, mục đích thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại Ngân hàng thương mại cổ phần Gia Định – chi nhánh Hà Nội – PGD Hoàn Kiếm” để đóng góp một phần nào trong công tác quản lý khách hàng của Ngân Hàng.