Bước 1: Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toỏn
Ban giỏm đốc đỏnh giỏ khả năng chấp nhận kiểm toỏn, nhận diện lý do kiểm toỏn của cụng ty khỏch hàng. Sau đú, ban giỏm đốc sẽ lựa chọn đội ngũ nhõn viờn kiểm toỏn cho phự hợp, bổ nhiệm chủ nhiệm kiểm toỏn và cỏc nhúm tham gia kiểm toỏn. Thụng thường một nhúm kiểm toỏn bao gồm khoảng 3 – 4 nhõn viờn, tựy theo quy mụ từng khỏch hàng mà một nhúm kiểm toỏn cú số lượng nhõn viờn khỏc nhau. Khỏch hàng cú quy mụ lớn thỡ số nhõn viờn
trong nhúm kiểm toỏn sẽ nhiều hơn để phự hợp với khối lượng cụng việc. Đồng thời trong thời gian này ban giỏm đốc của AAT sẽ hoàn tất việc ký kết hợp đồng với cụng ty khỏch hàng.
Trong cuộc kiểm toỏn này nhúm kiểm toỏn gồm 4 người: 1 trưởng nhúm, 2 kiểm toỏn viờn và 1 trợ lý kiểm toỏn.
− Trưởng nhúm: ĐTLH
− Kiểm toỏn viờn: NTL, TTH
− Trợ lý kiểm toỏn: NTH
Cuộc kiểm toỏn dự định trong vũng 5 ngày.
Bước 2: Thu thập thụng tin cơ sở về khỏch hàng.
Do cụng ty Q là khỏch hàng cũ của AAT nờn những thụng tin cơ sở kiểm toỏn viờn cú thể lấy từ hồ sơ kiểm toỏn năm trước và thu thập thờm những thụng tin mới của năm hiện hành bằng cỏch phỏng vấn ban giỏm đốc, nhõn viờn…
Cụng ty Q là cụng ty TNHH đươc thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1902000886 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp vào 05 thỏng 11 năm 2003 với số vốn điều lệ 15 tỷ đồng. Trụ sở chớnh của cụng ty đặt tại số 05, Trương Định, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của cụng ty TNHH Q.
Sản xuất que hàn và cỏp thộp: Cỏp dựng cho mỏy múc, thiết bị nõng hạ, cỏp dựng cho thang mỏy chở người, cỏp dựng cho cụng nghiệp hầm mỏ, cỏp dựng cho mụi trường núng cú nhiệt độ cao trong cỏc nhà mỏy luyện kim...
Sản xuất cỏc sản phẩm, dụng cụ dựng cho xõy dựng, cụng nghiệp bằng kim loại.
Mua bỏn sắt thộp, ống thộp, kim loại màu, mua bỏn sắt thộp xõy dựng, ống kim loại, tụn và thộp lỏ, dõy kim loại, khung nhụm, phụ tựng thay thế…
Thị trường tiờu thụ chủ yếu là trong nước.
Tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty.
Cơ cấu tổ chức quản lý của khỏch hàng Q bao gồm: Hội đồng thành viờn, ban giỏm đốc và cỏc phũng ban: Phũng hành chớnh, phũng quản lý nhõn sự, phũng kinh doanh, phũng kế hoạch, phũng kế toỏn, phũng kỹ thuật.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của khỏch hàng Q HỘI ĐỒNG THÀNH VIấN BAN GIÁM ĐỐC Phũng kế hoạch Phũng hành chớnh Phũng kế toỏn Phũng kinh doanh Phũng quản lý nhõn sự Phũng kỹ thuật Ban giỏm đốc bao gồm: Giỏm đốc, 2 phú giỏm đốc và kế toỏn trưởng, chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị về tất cả cỏc hoạt động của cụng ty và đảm bảo toàn bộ việc kinh doanh và hoạt động của cụng ty luụn tuõn theo điều lệ, chớnh sỏch của cụng ty và phỏp luật. Giỏm đốc cụng ty cú trỏch nhiệm sắp xếp cơ cấu bộ mỏy chuyờn mụn, điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của cụng ty, tổ chức sản xuất hợp lý, xõy dựng quy chế nội bộ để thống nhất phối hợp hoạt động quản lý điều hành và tỏc nghiệp tốt cỏc nghiệp vụ được giao. Kế toỏn trưởng là người cú năng lực chuyờn mụn nghiệp vụ, cú nhiều kinh nghiệm thực tế, cú tinh thần trỏch nhiệm cao và rất liờm khiết, chớnh trực. Ban giỏm đốc được đỏnh giỏ là những người cú năng lực chuyờn mụn cao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của cụng ty. Do đú mụi trường kiểm soỏt của cụng ty được đỏnh giỏ là tốt.
Hệ thống kế toỏn
Kiểm toỏn viờn tiến hành thu thập cỏc thụng tin sau về hệ thống kế toỏn của khỏch hàng:
− Số lượng và trỡnh độ năng lực của cỏc nhõn viờn trong phũng kế toỏn và trỏch nhiệm của mỗi kế toỏn viờn trong việc theo dừi, ghi chộp, quản lý hàng tồn kho.
− Hệ thống kế toỏn ỏp dụng ở khỏch hàng là gỡ, cú được sự chấp nhận của Bộ tài chớnh khụng?
− Việc thực hiện chế độ kế toỏn hiện hành.
− Sự phự hợp của cỏc chớnh sỏch kế toỏn về hàng tồn kho với chuẩn mực kế toỏn và chế độ kế toỏn.
− Việc lập, bảo quản, lưu chuyển chứng từ kế toỏn trờn cỏc gúc độ biểu mẫu, nội dung ghi chộp cú bảo đảm hợp phỏp và hợp lý khụng.
Phũng kế toỏn của cụng ty cú 6 nhõn viờn, trong đú cú 4 người đó cú bằng đại học chuyờn ngành kế toỏn hệ chớnh quy và cú 2 người cú bằng cao đẳng kế toỏn bao gồm: 01 kế toỏn trưởng, 01 kế toỏn tổng hợp, 01 kế toỏn hàng tồn kho, 01 kế toỏn thanh toỏn, 01 kế toỏn tài sản cố định, 01 kế toỏn tiền lương và nhõn viờn. Trong đú:
− Kế toỏn trưởng: Chịu trỏch nhiệm chung về cụng việc kế toỏn.
− Kế toỏn tổng hợp: Tựy thuộc vào yờu cầu quản lý và chế độ bỏo cỏo định kỳ, hàng thỏng, quý, năm, căn cứ vào số liệu nhập trờn hệ thống, cỏc tài liệu về khấu hao, tiền lương, phõn bổ chi phớ để tớnh toỏn giỏ thành, lập cỏc bỏo cỏo tổng hợp: Cõn đối kế toỏn, cõn đối số phỏt sinh, kết quả kinh doanh, bỏo cỏo VAT hàng thỏng.
− Kế toỏn tài sản cố định: Cú trỏch nhiệm theo dừi tỡnh hỡnh tăng, giảm hiện cú cũng như nguyờn giỏ, giỏ trị hao mũn và giỏ trị cũn lại của tài sản cố định và cụng cụ dụng cụ.
− Kế toỏn tiền lương và nhõn viờn: Cú trỏch nhiệm theo dừi cỏc nghiệp vụ liờn quan đến việc chi trả lương, thưởng và cỏc khoản phụ cấp cho cỏn bộ cụng nhõn viờn.
− Kế toỏn thanh toỏn: Cú nhiệm vụ ghi chộp cỏc nghiệp vụ thu chi tiền mặt căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, nghiệp vụ thanh toỏn qua ngõn hàng và mở sổ theo dừi thanh toỏn cỏc khoản phải thu, phải trả của đơn vị.
− Kế toỏn hàng tồn kho: Theo dừi hàng tồn kho của đơn vị và nhận số liệu từ cỏc kế toỏn phần hành chuyển tới để tổng hợp, phõn bổ chi phớ, tớnh giỏ thành sản phẩm.
Niờn độ kế toỏn của cụng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn và lập bỏo cỏo tài chớnh: VNĐ. Cụng ty tớnh thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ.
Bỏo cỏo tài chớnh của cụng ty được thành lập và trỡnh bày theo cỏc hệ thống mẫu biểu, bỏo cỏo tài chớnh doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh.
Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho
Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giỏ gốc, trường hợp giỏ trị thuần cú thể thực hiện được thấp hơn giỏ gốc thỡ ghi nhận theo giỏ trị thuần cú thể thực hiện được.
Giỏ gốc hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giỏ mua chưa thuế VAT, chi phớ thu mua, và cỏc chi khỏc cú liờn quan trực tiếp khỏc tới hàng tồn kho để mua được hàng tồn kho.
Giỏ gốc hàng tồn kho do đơn vị tự sản xuất bao gồm chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp, chi phớ nhõn cụng trực tiếp, chi phớ sản xuất chung cố định và chi phớ sản xuất chung biến đổi phỏt sinh trong quỏ trỡnh chuyển húa nguyờn vật liệu thành thành phẩm.
Cụng ty ỏp dụng kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn. Giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh theo phương phỏp thực tế đớch danh.
Phương phỏp tập hợp chi phớ tớnh giỏ thành sản phẩm sản xuất: Gớa thành sản phẩm sản xuất bao gồm chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ nhõn cụng và chi phớ sản xuất chung được tập hợp và phõn bổ theo hệ số cho nhúm sản phẩm (phương phỏp hệ số).
Phương phỏp lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho: Được lập vào cuối mỗi năm khi giỏ trị thuần cú thể thực hiện được nhỏ hơn giỏ gốc.
Mức dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập bỏo cỏo tài chớnh * (Gớa gốc hàng tồn kho theo sổ kế toỏn – Gớa trị thuần cú thể thực hiện được của hàng tồn kho).
Hệ thống chứng từ, sổ sỏch kế toỏn hàng tồn kho
Cụng ty ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký Chung.
Cỏc chứng từ hàng tồn kho bao gồm: Phiếu yờu cầu sử dụng vật tư, phiếu yờu cầu mua, húa đơn mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biờn bản kiểm tra chất lượng vật tư, biờn bản kiểm kờ hàng tồn kho, biờn bản bàn giao sản phẩm hoàn thành…
Đặc điểm cụng tỏc bảo quản hàng tồn kho
Sản phẩm của cụng ty được sản xuất từ kim loại chủ yếu là thộp, do đú hàng tồn kho của cụng ty Q chủ yếu là thộp, thộp bỏn thành phẩm, thành phẩm. Mỗi loại hàng được sắp xếp ở một vị trớ nhất định theo từng loại từng kớch cỡ trong kho. Nguyờn vật liệu sau khi được chuyển về cụng ty làm cỏc thủ tục cần thiết cho việc nhập đều được đưa vào kho bói quy định và cũng được sắp xếp theo từng loại nguyờn vật liệu khỏc nhau. Chỉ thủ kho, bảo vệ kho, quản lý phõn xưởng giỏm đốc tài chớnh mới cú được phộp tự do ra vào trong kho bói. Hàng ngày cửa kho được khoỏ và cú sự trụng coi của bảo vệ.
Trao đổi với ban quản lý của cụng ty Q, kiểm toỏn viờn của AAT đó thu thập được một số thụng tin sau:
Trong những năm hoạt động vừa qua, khỏch hàng Q khụng cú sự thay đổi nào về nhõn sự quản lý, cú tuyển thờm nhiều nhõn viờn mới cho cỏc phũng kinh doanh, phũng kế hoạch, phũng kế toỏn và thờm nhiều kỹ sư.
Bước 3: Thu thập thụng tin về nghĩa vụ phỏp lý của khỏch hàng
Thu thập cỏc tài liệu sau từ hồ sơ kiểm toỏn năm trước:
• Giấy phộp thành lập và điều lệ thành lập của cụng ty khỏch hàng.
• Cỏc bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo kiểm toỏn, biờn bản thanh tra, kiểm tra. Thu thập cỏc tài liệu sau từ năm hiện hành:
• Biờn bản họp của hội đồng cổ đụng, hội đồng quản trị và ban giỏm đốc.
• Cỏc hợp đồng và cam kết quan trọng liờn quan đến hàng tồn kho như hợp đồng mua bỏn sản phẩm cho khỏch hàng.
Bước 4: Thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch sơ bộ đối với khoản mục hàng tồn kho
Áp dụng cỏc thủ tục phõn tớch sau:
− So sỏnh số dư hàng tồn kho cuối năm nay so với số dư hàng tồn kho cuối năm trước.
Bảng số 2.1: Trớch giấy làm việc số 01 của kiểm toỏn viờn tại khỏch hàng Q
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ KIỂM TOÁN, KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN THUẾ AAT
Khỏch hàng: Cụng ty TNHH Q Tham chiếu:
Niờn độ kế toỏn: 2010 Người thực hiện: ĐTLH
Khoản mục: Hàng tồn kho Ngày thực hiện: 03/01/2011 Bước cụng việc: Phõn tớch sơ bộ bảng cõn đối kế toỏn 2010
Chỉ tiờu Năm 009
Năm 2010 Số tiềnChờnh lệch %
Tài sản ngắn hạn 174,451,435,592 293,830,826,83 119,379,391,243 68.43
Tiền 12,546,786,915 23,680,542,869 11,133,755,954 88.74 Cỏc khoản đầu tư
TCNH - - - -
Cỏc khoản phải thu 60,912,450,135 99,3 8,534,76538,486, 4,630 63.18 Hàng tồn kho 94,546,932,686 59,784,316,24065,237,383,554 69.00 Dự phũng giảm gớa HTK - - - - Tài sản lưu động khỏc 6,445,265,856 10,967,432,961 4,522,167,105 70.16 Tài sản dài hạn 90,345,684,112 196,952,664,128 106,606 980,01 6 118.00 Tài sản cố định 87,345,684,112 193,952,664,1 8106,606,980,016 122.05 Cỏc khoản đầu tư
TCDH 1,000,000,000 1,000,000,000 0 0.00
khỏc
Tổng tài sản 264,797,119,704 490,783,490,963 225,986, 71,25985.34
Qua phõn tớch sơ bộ BCĐKT ta thấy hàng tồn kho giữa hai năm 2009 và 2010 biến động khỏ lớn. Gớa trị hàng tồn kho giữa năm 2010 so với năm 2009 tăng 65,237,383,554 VNĐ, tương ứng tăng 69%. Vỡ sự biến động hàng tồn kho khỏ lớn giữa hai năm liờn tiếp nờn cần phải chỳ trọng vào điểm này và tỡm hiểu nguyờn nhõn.
Tỷ trọng hàng tồn kho so với tổng tài sản năm 2009 là: 94,546,932,686 / 264,797,119,704 * 100 = 35,7% Tỷ trọng hàng tồn kho so với tổng tài sản năm 2010 là:
159,784,316,240 / 490,783,490,963 * 100 = 32,56%
Mặc dự giỏ trị hàng tồn kho giữa năm 2010 và năm 2009 tăng khỏ lớn, nhưng tỷ trọng hàng tồn kho trờn tổng tài sản giữa năm 2010 và năm 2009 lại giảm, nhưng giảm khụng đỏng kể, điều này cho thấy rằng cỏc tài sản khỏc trong bảng cõn đối kế toỏn đều tăng và việc sản xuất kinh doanh của đơn vị khỏ ổn định.
Căn cứ vào những thụng tin thu thập được về lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của khỏch hàng, hệ thống quản lý, hệ thống kế toỏn và hệ thống kiểm soỏt của khỏch hàng kiểm toỏn viờn tiến hành đỏnh giỏ tớnh trọng yếu qua ba bước là:
− Ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu
− Phõn bổ ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu cho cỏc bộ phận và ước tớnh sai số kết hợp.
− Phõn bổ ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu cho cỏc bộ phận theo tỷ lệ
Bước 6: Đỏnh giỏ rủi ro
Đỏnh giỏ rủi ro tiềm tàng
Từ những thụng tin cơ sở về khỏch hàng, kiểm toỏn viờn đưa ra đỏnh giỏ là: Ban giỏm đốc, kế toỏn trưởng và cỏc nhõn viờn kế toỏn đều là những người cú trỡnh độ năng lực, hệ thống kế toỏn cú sự chuyờn mụn húa cao và hệ thống kho tàng, bến bói được bảo vệ cẩn thận, do đú rủi tiềm tàng đạt ở mức độ thấp.
Đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt.
Để tỡm hiểu về cỏc hoạt động kiểm soỏt của cụng ty Q, kiểm toỏn viờn đó tiến hành cỏc cụng việc sau:
− Xem xột và kiểm tra cỏc tài liệu của cụng ty bao gồm cỏc tài liệu như: Quy chế kiểm soỏt vật tư, phiếu yờu cầu sử dụng vật tư, phiếu yờu cầu mua, húa đơn mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biờn bản kiểm tra chất lượng vật tư, biờn bản kiểm kờ hàng tồn kho, biờn bản bàn giao sản phẩm hoàn thành, sổ sỏch kế toỏn về hàng tồn kho…
− Quan sỏt trực tiếp quỏ trỡnh nhập, xuất kho và bảo quản hàng tồn kho.
Bảng 2.2: Trớch giấy làm việc số 02 của kiểm toỏn viờn tại khỏch hàng Q
2.1.5. Xõy dựng chương trỡnh kiểm toỏn
Kết thỳc giai đoạn lập kế hoạch, trưởng nhúm xõy dựng cỏc bước cụng việc cụ thể cần thực hiện và phõn cụng cụng việc cho từng người. Vỡ chu trỡnh hàng tồn kho khỏ phức tạp và
CễNG TY TNHH DỊCH VỤ KIỂM TOÁN, KẾ TOÁN VÀ TƯ VẤN THUẾ AAT
Khỏch hàng: Cụng ty TNHH Q Tham chiếu:
Niờn độ kế toỏn: 2010 Người thực hiện: ĐTLH
Khoản mục: Hàng tồn kho Ngày thực hiện: 03/01/2011 Bước cụng việc: Đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt
STT Cõu hỏi Khụng Cú
1 Cú chớnh sỏch quản lý hàng tồn kho hay khụng và cú được quy định thành văn bản khụng?
2 Cú kế hoạch sản xuất, bỏn hàng theo thỏng/quý/năm hay khụng?
3 Cú mở sổ theo dừi từng thứ vật tư khụng?
4 Cú sự phõn cụng trỏch nhiệm giữa thủ kho và kế toỏn hàng tồn kho khụng?
5 Cỏc nghiệp vụ nhập, xuất kho cú đầy đủ sự phờ chuẩn và cỏc chứng từ minh chứng cho cỏc nghiệp vụ nhập xuất kho kho khụng?
6 Sự đối chiếu sổ sỏch giữa thủ kho và kế toỏn hàng tồn kho cú đượ thực hiện thườn g xuyờn hay khụng ?
7 Cú quy định kiểm kờ hàng tồn kho định kỳ khụng?
Đỏnh giỏ: Rủi ro tiềm tàng ở mức độ thấp và rủi ro kiểm soỏt ở mức độ trung bỡnh, rủi ro.