3. Sản phẩm xây dựng chịu ảnh hưởng bởi các điều kiện kinh tế, văn hoá, xã hội và
1.3.4.3.Lập hồ sơ dự thầu
khả năng thắng thầu các gói thầu. Hồ sơ dự thầu là căn cứ để bên mời thầu lựa chọn nhà thầu phù hợp. Chất lượng bộ hồ sơ dự thầu, mức độ chính xác các thông tin cung cấp, sẽ là cơ sở để bên mời thầu lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực tài chính, kỹ thuật và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu. Do đó, để có thể đấu thầu thành công thì công tác lập hồ sơ dự thầu của Công ty cần được thực hiện một cách hết sức cẩn thận và nghiêm túc, đòi hỏi kinh nghiệm và trình độ của các nhân viên.
Các căn cứ lập hồ sơ dự thầu
- Căn cứ vào khối lượng mà bên mời thầu cung cấp trong hồ sơ mời thầu. - Căn cứ vào khảo sát nghiên cứu của nhóm cán bộ lập hồ sơ dự thầu. - Căn cứ vào quy định về định mức trong thi công.
- Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu: Luật đấu thầu, nghị định 111… và các lĩnh vực có liên quan.
- Tiếp đó, cán bộ phòng Kỹ thuật - dự án tiến hành lập hồ sơ dự thầu:
- Lập các thông tin chung về Nhà thầu: Hồ sơ năng lực, căn cứ pháp lý, Hồ sơ kinh nghiệm.
- Bóc tách bản vẽ để đưa ra khối lượng của từng hạng mục trong hồ sơ. - Lập biện pháp thi công, hồ sơ nhân lực và tiến độ thực hiện công trình.
- Lập bảng giá dự thầu: Đơn giá chi tiết (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhân công, máy thi công); đơn giá tổng hợp (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhân công,máy thi công, chi phí chung, lãi định mức, thuế…)
- Lập các yêu cầu khác theo yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu (Bảo lãnh dự thầu, các tài liệu liên quan đến vật tư…)
Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ giúp phòng Kỹ thuật dự án hoàn thành hồ sơ dự thầu bằng việc cung cấp các tài liệu phản ánh năng lực tài chính của công ty như báo cáo tài chính các năm (3 năm gần thời điểm dự thầu nhất),
biên bản bảo lãnh dự thầu, biên bản cam kết cho vay vốn (nếu có)…
Ngoài ra phòng Tổ chức hành chính còn cung cấp các số liệu về nguồn nhân lực, năng lực máy móc thiết bị, hồ sơ kinh nghiệm của công ty…đồng thời cung cấp phương tiện máy móc để hoàn thiện hồ sơ dự thầu (như máy photocopy, máy in…)
Hồ sơ dự thầu được lập xong, phòng Kỹ thuật dự án có nhiệm vụ rà soát lại toàn bộ các bước thực hiện ở trên.
1.3.4.4. Trình duyệt, hoàn thiện, phôtô đóng gói và nộp Hồ sơ dự thầu
Tổng giám đốc và các phó tổng giam đốc Công ty duyệt giá bỏ thầu từ đó quyết định giảm giá bao nhiêu phần trăm trong Thư giảm giá để khả năng thắng thầu là lớn nhất.
Sau khi được phòng Kỹ thuật dự án kiểm tra chỉnh sửa, lãnh đạo duyệt, các cán bộ phòng Kỹ thuật dự án tiến hành hoàn thiện lần cuối trước khi cho phôtô, đóng gói theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu.
Trưởng phòng hoặc các cán bộ phòng Kỹ thuật dự án được ủy quyền đi nộp Hồ sơ dự thầu theo đúng thời gian, địa điểm của Hồ sơ mời thầu, dự lễ mở thầu và phải trình Biên bản nộp thầu và Biên bản mở thầu cho lãnh đạo.