phẩm xây lắp tại Công ty CP Hồng Hà Dầu Khí
Ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán và luân chuyển chứng từ
Để giảm bớt khối lượng công việc vào cuối tháng và đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho công tác quản trị, Công ty có thể yêu cầu các tổ đội trực thuộc các công trình tại địa bàn Hà Nội 5 ngày tập hợp chứng từ 1 lần về phòng kế toán tài chính của Công ty. Đối với các công trình ở xa 1 tháng tập hợp chứng từ 1-2 lần (Chậm nhất 1 tháng 1 lần vào đầu tháng, không quá mồng 07 hàng tháng để đảm bảo tính kịp thời). Đồng thời, Công ty nên có biện pháp xử phạt rõ ràng với những vi phạm trong quy định luân chuyển chứng từ. Công ty nên tổ chức các khoá học ngắn ngày để bồi dưỡng trình độ cho các nhân viên kế toán tránh tình trạng yếu kém, thiếu đồng bộ trong các
cán bộ có trình độ chuyên môn đến hướng dẫn.
Ý kiến thứ hai: Hoàn thiện việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là một khoản mục chi phí chiểm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Do đó cần được tăng cường công tác kiểm tra, giám sát cả về chỉ tiêu số lượng và chất lượng.
Công ty thực hiện quản lý thông qua chứng từ hoá đơn do các đơn vị giao nộp. Chính vì thế tạo điều kiện nảy sinh hiện tượng tiêu cực trong quá trình mua vật tư. Ví dụ: Tại công trình Nhạc Viện Hà Nội Công ty giao cho đội trưởng công trình đi mua vật tư, điều đó dễ xảy ra gian lận trong quá trình mua bán vật tư. Để tăng cường tính kiểm tra, Giám đốc Công ty cần tăng cường thêm nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại công trình.
Công ty nên chọn phương pháp mua xuất thẳng sẽ tiết kiệm được chi phí bảo quản kho bãi, tránh tình trạng ứ động vốn. Đồng thời, nên cử cán bộ cung ứng để liên hệ giao dịch và ký hợp đồng với các nhà cung cấp tín nhiệm, đảm bảo cung cấp đủ kịp thời số lượng, chất lượng vật tư. Bên cạnh đó phải thiết lập những mối quan hệ tốt đẹp với những nhà cung cấp vật tư uy tín. Thường xuyên nghiên cứu khảo sát thị trường để tránh tình trạng bị mua với giá cao nhưng trên thực tế giá thị trường thấp hơn.
Mặt khác, ở Công ty sau mỗi lần công trình bàn giao phế liệu thu hồi không làm các thủ tục nhập kho, không phản ánh đầy đủ trên sổ sách. Chính việc không hạch toán phế liệu thu hồi này đã làm cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tăng lên so với thực tế từ đó giá thành sản phẩm của công trình cũng sẽ cao hơn thực tế. Mà trên thực tế giá thành sản phẩm của công trình được tính theo công thức sau:
Giá thành sản phẩm xây lắp Giá trị dở dang đầu kỳ Chi phí thực tế phát sinh Giá trị dở dang cuối kỳ Giá trị phế liệu thu hồi = + -_- -
toán chi phí phế liệu thu hồi theo bút toán sau:
Nợ TK 152, 111, 112, 131…: Giá trị phế liệu thu hồi Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trường hợp thu hồi phế liệu sau khi đã tổng hợp các khoản mục chi phí, kế toán ghi theo bút toán:
Nợ TK 152, 111, 112, 131…: Giá trị phế liệu thu hồi Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Ngoài ra, Trong trường hợp chuyển thẳng vật tư từ nơi thu mua đến chân công trình mà kế toán vẫn mở Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho trong quá trình giao nhận vật tư, điều này tuy có giúp cho quá trình quản lý chứng từ được thuận tiện nhưng kế toán đồng thời phải hạch toán nguyên vật liệu nhập xuất trên TK 152, vừa phải tính giá thành nhập xuất và các chứng từ có liên quan. Thủ tục này phức tạp về hình thức và mất thời gian. Để khắc phục được tình trạng này, Công ty có thể tiến hành hạch toán chi phí nguyên vật liệu ngay khi nguyên vật liệu được giao tới chân công trình và hạch toán vào TK 621 như sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 133 Chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
TK 111, 112, 141, 331… TK 621
Để tránh tình trạng gian lận và sai sót trong khâu mua vật tư. Công ty nên lập Biên bản giao nhận vật tư giữa người mua và người bán, việc làm này vừa đảm bảo đầy đủ thông tin về vật tư vừa giúp cho kế toán công trình thuận tiện trong công tác vào Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, đồng thời nó còn tạo cho công tác kế toán công trình diễn ra nhanh chóng. Cùng với việc lập biên bản giao nhận vật tư thì Công ty nên cử cán bộ đến kho bãi, chân công trình kiểm tra lại chất lượng, số lượng vật tư giao nhận nhằm tránh mua thiếu, không đáp ứng nhu cầu sử dụng. Biên bản giao nhận vật tư có mẫu như sau:
Biểu 3.1: Biên bản giao nhận vật tư
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ Ngày….tháng ….năm
Thành phần
Đại diện bên cung ứng: Ông (Bà)………. Địa chỉ………… Đại diện bên nhận vật tư: Ông (Bà)……….. Điạ chỉ………… Tiến hành bàn giao số lượng vật tư như sau:
STT Tên, vật tư, hàng hoá
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Ghi chú
Tiền hàng
Tiền thuế GTGT Tổng thanh toán
Đại diện bên cung ứng
(Ký, họ tên)
Ngày…tháng…năm
Đại diện bên nhận
Công ty tính toàn bộ chi phí nhân công điều khiển máy thi công tại công trình Nhạc Viện Hà Nội vào chi phí nhân công trực tiếp như hiện nay là không theo đúng chế độ, không phản ánh đúng nội dung các khoản mục chi phí thực tế phát sinh. Kết quả của việc hạch toán này là tập hợp chi phí sản xuất phản ánh đúng thực tế phát sinh, tuy nhiên tỷ lệ từng khoản mục chi phí là không chính xác, chi phí nhân công trực tiếp cao hơn thực tế trong khi đó chi phí sử dụng máy thi công lại thấp hơn thực tế, dẫn đến các kết quả phân tích cũng như các Báo cáo chi phí phục vụ theo quản trị nội bộ của đơn vị không phản ánh chính xác thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Với những lý do trên em xin đưa ra cách hạch toán chi phí nhân công như sau: Chi phí lương cho nhân viên vận hành máy thi công sẽ hạch toán vào TK 623. Có thể khái quát sơ đồ hoàn thiện như sau:
Sơ đồ 3.2: Quy trình hạch toán tiền lương của công nhân viên
Để có sự phân biệt giữa lương công nhân thuê ngoài và lương công nhân theo danh sách của Công ty nhằm thuận tiện cho việc tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ Công ty nên lập thêm Bảng tổng hợp lương công nhân thuê ngoài.
Biểu 3.2: Bảng tổng hợp lương công nhân thuê ngoài
TK 334 TK 622
TK 6231 Lương của công nhân
trực tiếp sản xuất
Lương của công nhân Vận hành máy
Tháng…. Năm… Tên công trình….. Đơn vị thi công….
STT Tên công nhân Số ngày công Đơn giá Thành tiền
……… ……. …. …….
Cộng
Người lập biểu Tổ trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Mặt khác, cần quản lý đội ngũ nhân viên thuê ngoài có tay nghề trong danh sách Công ty. Điều đó giúp giảm bớt việc tuyển dụng công nhân cho người quản lý, đồng thời giúp cho công nhân yên tâm làm việc. Ngoài ra, Công ty nên áp dụng các hình thức thưởng phạt rõ ràng công minh để kích thích người lao động hăng say làm việc nâng cao năng suất và gây được lòng tin của công nhân với Công ty.
Để hạn chế những gian lận có thể sảy ra giữa đội trưởng công trình và bên cho thuê lao động, Công ty nên giám sát chặt chẽ các hợp đồng lao động đồng thời có sự đối chiếu với bảng thanh toán lương, khối lượng công việc thực tế lao động hợp đồng hoàn thành bàn giao.
Hiện nay, Công ty chưa trích lương phép cho công nhân trực tiếp mặc dù số lượng lao động trực tiếp tại các công trường không lớn. Điều này có ảnh hưởng đến sự biến động giá thành của các công trình.
Việc trích lương phép phải được tiến hành hàng tháng và tính vào chi phí sản xuất cho các đối tượng sử dụng lao động theo kế hoạch.
Mức trích trước tiền lương phép của CNSX Tiền lương chính phải trả trong kỳ của CNSX Tỷ lệ trích trước = x
Để theo dõi và hạch toán các khoản trích trước tiền lương phép của CNSX kế toán sử dụng TK 335 “Chi phí phải trả”.
Trình tự: Hàng tháng căn cứ vào tỷ lệ trích trước kế toán xác định số lương phép trích trước của CNSX tính vào CPNCTT và định khoản:
Nợ TK 622 : Tiền lương phép trích trước của CNSX
Có TK 335 : Tiền lương phép trích trước của CNSX Khi có công nhân nghỉ phép:
Nợ TK 335: Tiền lương phép trích trước của CNSX
Có TK 334: Tiền lương phép trích trước của CNSX
Ý kiến thứ 4: Hoàn thiện việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Công ty đã mở hệ thống TK chi tiết để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công rất phù hợp với chế độ và thuận lợi cho việc quản lý trong các quyết định quản trị của mình. Tuy nhiên Công ty hạch toán chi phí nhân công vận hành máy vào TK 622 là chưa hợp lý.
Máy thi công là một thiết bị được sử dụng thường xuyên, thời gian khấu hao ngắn và thường bị hỏng phải sửa chữa, bảo dưỡng. Công ty nên tính khấu hao và trích trước sữa chữa lớn máy thi công phân bổ cho công trình theo ca máy hoạt động dựa trên phiếu theo dõi ca máy thi công. Vì việc tính khấu hao đều trực tiếp cho các máy thi công tuy có chính xác nhưng rất phức tạp.
Để giúp ổn định chi phí sản xuất qua các tháng, Công ty nên trích trước chi phí sữa chữa lớn TSCĐ. Mức trích trước hàng tháng sẽ được xác
Tỷ lệ trích trước
Tiền lương nghỉ phép, ngày sản xuất kế hoạch năm của CN
Tổng số tiền lương chính kế hoạch năm của CN
trong những năm tài chính trước để dự toán chi phí sữa chữa lớn TSCĐ trong năm. Kế toán sử dụng TK 335 để theo dõi khoản chi phí này:
- Hàng tháng, kế toán xác định số chi phí sửa chữa lớn trích trước vào chi phí trong kỳ:
Nợ TK 623(6237): Số trích trước
Có TK 335 : Số trích trước - Khi thực tế phát sinh chi phí sửa chữa lớn.
Nợ TK 2413 : Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh Nợ TK 133 :GTGT đầu vào được khấu trừ.
Có TK 111,112, 331….: Tổng số thanh toán - Kết chuyển chi phí sữa chữa:
Nợ TK 335: Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh
Có TK 2413: Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh
- Nếu chi phí sữa chữa thực tế > số trích trước theo kế hoạch thì kế toán tiến hành trích thêm:
Nợ TK 623(6237): Số trích thêm. Có TK 335: Số trích thêm - Cuối năm Tài chinh.
Nếu chi phí sữa chữa thực tế < Số trích trước theo kế hoạch kế toán hạch toán:
Nợ TK 335: Số chênh lệch
Có TK 623: Số chênh lệch
Ý kiến thứ 5: Giải pháp hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất chung
Công ty nên mở TK 6272: Chi phí vật liệu để phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho phân xưởng mà không hạch toán vào TK6278: Chi phí bằng tiền khác. Sử dụng TK này giúp kế toán theo dõi được chi phí nguyên vật liệu dùng cho phân xưởng tuy rằng sự phát sinh không nhiều nhưng sẽ hạn chế sự mất mát, lãng phí vật liệu.
theo chứng từ hạch toán: 121/PX kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6278: 2.218.278
Có TK 152: 2.218.278
Sử dụng TK 6272 nghiệp vụ kinh tế trên được hạch toán lại như sau: Nợ TK 6272: 2.218.278
Có TK 152: 2.218.278
+ Việc Công ty trích khấu hao của các TSCĐ dùng cho quản lý và tính vào khấu hao của dịch vụ cung cấp hàng hoá, không mở TK 627402 là chưa hợp lý. Công ty nên mở TK này để có thông tin chi tiết về các TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý.
+ Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý. Việc hạch toán tương tự như phần hạch toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ dùng cho thi công.
+ Các chi phí điện, nước, điện thoại.. thường hạch toán sang tháng sau như vậy là sai so với chế độ, không đúng tháng phát sinh do sự chậm trễ của việc luân chuyển chứng từ. Cuối tháng 11 thì chứng từ tiền điện mới về tới nơi. Cần khắc phục sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ như đã trình bày ở trên yêu cầu đơn vị cung cấp điện nước nhanh chóng cung cấp hoá đơn của từng tháng, hoặc thường xuyên liên lạc để có thể biết được phần chi phí của từng tháng nhanh nhất.