Nhóm biện pháp giảm chi phí

- Xây dựng chính sách giá hợp lý

4.3.2.1 Nhóm biện pháp giảm chi phí

- Giảm thiểu chi phí đầu vào

Đứng trước tình hình giá cả leo thang và tỷ lệ lạm phát cao như hiện nay, vấn đề giảm thiểu chi phí đầu vào là một bài toán khó đối với công ty. Việc chi phí vận chuyển hàng tăng lên cao là một điều bắt buộc khó có thể giữ ổn định được, các chi phí điện nước, chi phí phụ ăn theo mỗi mặt hàng cũng tăng lên theo mặt bằng chung. Ngoài ra, công ty còn phải tính đến chi phí lãi vay đang ngày càng tăng, các mặt hàng nhập khẩu đều phải ứng tiền trước và hầu hết phải thanh toán bằng ngoại tệ. Lãi suất vay hiện nay với VND dao động khoảng 17%-18%, với USD thì công ty phần lớn phải dựa vào các mối quan hệ lâu năm thân thiết với ngân hàng và một số cách thức thanh toán qua tài khoản mới có thể chi trả được.

Vấn đề quan trọng giờ đây là tìm các cách thức giảm thiểu tối đa các chi phí đầu vào phải chi trả như lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng tốn kém ít chi phí hơn, tuy nhiên vẫn phải chú trọng tới chất lượng và đảm bảo về thời gian vận chuyển. Công ty có thể tăng cường kiểm soát các chi phí, phụ phí trong mỗi đơn hàng, và lựa chọn cách thức thanh toán tốt nhất trong từng điều kiện vốn hiện có của mình như khi nào cần thanh toán bằng tiền mặt, khi nào dùng phương thức nhờ thu, khi nào cần dùng L/C.

- Tổ chức phân công, quản lý lao động hợp lý

Hiện nay với mỗi công ty nguồn nhân lực là yếu tố chính đem lại thành công và lợi nhuận. Nhân viên tốt với những ý tưởng, nhiệt huyết và trung thành với lợi ích của công ty sẽ tác động tích cực tới việc nâng cao chất lượng dịch vụ, tiết kiệm chi phí và tạo uy tín với khách hàng. Vì vậy, cũng như mọi công ty hay doanh

nghiệp khác, Công ty CP Thiết bị KH&CN Việt Nam cũng không thể thiếu chiến lược phát triển nhân viên và phân công lao động hợp lý.

Hiện nay công ty đang có trong tay đội ngũ nhân viên tận tụy và nhiệt thành với công việc, những quản lý giàu kinh nghiệm và đội ngũ cộng tác viên đông đảo và có trình độ cao. Tuy nhiên, đi cùng với việc kinh doanh các mặt hàng công nghệ, các thiết bị ngày càng hiện đại đòi hỏi nhân viên phải có các kiến thức, trình độ nhất định mới có thể lắp đặt và sửa chữa, bảo dưỡng sản phẩm hay chỉ đơn thuần là giới thiệu các mặt hàng với khách hàng. Công ty nên tiếp tục cho các khóa nhân viên đi đào tạo, làm quen và sử dụng một số thiết bị khoa học công nghệ mới, học hỏi cách lắp đặt hệ thống phòng lạnh đi kèm phù hợp với môi trường. Hơn nữa, việc mở rộng thị trường yêu cầu nhân viên phải có trình độ ngoại ngữ nhất định, đặc biệt là với các nhân viên trực tiếp ký kết hợp đồng và trao đổi thông tin với khách hàng. Công ty nên chú trọng yêu cầu về ngoại ngữ trong tuyển dụng, cho nhân viên theo học các khóa tiếng Anh, tiếng Nhật vào từng thời điểm trong năm và cần có đòi hỏi về trình độ, bằng cấp đối với mỗi nhóm công việc khác nhau. Ví dụ nhân viên kinh doanh cần bằng ngoại ngữ loại C trở lên, nhân viên lắp đặt, sửa chữa thì cần bằng kỹ sư, ngoại ngữ căn bản, nhân viên thư ký, chuyên viên ký kết hợp đồng cần am hiểu ít nhất 2 ngoại ngữ…

Ngoài ra, việc tổ chức cho cán bộ nhân viên học về nội quy, quy định của công ty cũng là điều quan trọng vì một công ty mà nhân viên không nắm rõ được điều gì nên làm và không nên làm trong công ty thì công ty đó không thể phát triển được. Nhân viên cần phải được biết và hiểu về quyền lợi nghĩa vụ của mình, phải nắm chắc luật lao động, hiểu rõ về công đoàn và bảo hộ trong lao động.

Biểu đồ 4.1 Biểu đồ tổng hợp chí phí của công ty trong 3 năm gần đây

(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm 2008, 2009, 2010)

Ta có thể nhận thấy chi phí tài chính của công ty không nhiều do công ty chủ yếu vẫn dựa các khoản vay ngắn hạn với vòng quay của vốn ngắn, thông thường từ 1 đến 3 tháng. Các đơn hàng được giải quyết, thanh toán nhanh sau khi giao dịch hàng hóa, chi phí giao dịch, phí hoa hồng của các hợp đồng ít. Ngoài ra vốn hàng bán không thay đổi nhiều, muốn tiết kiệm chỉ có thể dùng các biện pháp giảm thiểu chi phí quản lý kinh doanh. Nói một cách khác là công ty nên giảm bớt các khoản phụ phí khi ký kết hợp đồng, các khoản phụ cấp cho lãnh đạo, nhân viên khi đi công tác. Tiết kiệm các tài sản, dụng cụ sử dụng trong việc phục vụ công việc, tiết kiệm điện nước tại cơ quan và phòng làm việc. Mọi khoản chi dù là nhỏ nhưng qua thời gian dài sẽ là một con số khá lớn trong hóa đơn thanh toán hàng tháng mà công ty phải trả. Các chi phí dịch vụ mua ngoài như đồ dùng văn phòng, tiền điện thoại, fax, chi phí thuê nhà… cần quán triệt tinh thần tiết kiệm, điều này không chỉ

giúp ích trong việc giảm thiểu chi phí mà còn tạo ra thói quen tốt cho nhân viên khi làm việc.

Ngoài ra, trong kinh doanh các khoản tiền cho việc tiếp khách, tổ chức hội nghị , họp hay chi phí cho kiểm toán cũng cần tính toán hợp lý, khi nào cần chi, khi nào không cần chi, chi bao nhiêu là hợp lý… Nói là rất dễ nhưng muốn thực hiện được tốt, trước hết ban lãnh đạo cần làm gương cho nhân viên, thực hành tiết kiệm và giảm thiểu chi phí, đưa ra các luật lệ và quy định bắt buộc với một số trường hợp, sẵn sàng răn đe và xử lý các vi phạm nhưng đồng thời phải khuyến khích khen thưởng cho các cá nhân xuất sắc một cách hợp lý.

4.3.2.2 Huy động vốn trong và ngoài công ty, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

- Huy động vốn trong công ty

Trong cơ chế mở cửa hiện nay, rõ ràng công ty không thể trông chờ vào sự bảo trợ của nhà nước hay của bất cứ ai khác. Tỷ trọng vốn vay trong tổng số vốn của công ty còn rất cao chiếm trên 80%, điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả kinh doanh của công ty. Vì vậy công ty cần cố gắng tăng nhanh nguồn vốn chủ sở hữu bằng cách thu hút góp vốn đầu tư hay trích lợi nhuận vào vốn chủ sở hữu, nhằm tiết kiệm chi phí trả lãi.

Với đặc điểm ngành kinh doanh đòi hỏi một lượng vốn lớn, nếu thiếu vốn công ty sẽ không có cơ hội mở rộng thị trường, hoạt động sẽ kém hiệu quả, bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và không thể bù đắp được chi phí tổn thất. Vì vậy, ngoài cách vay vốn ngân hàng và các tổ chức tín dụng, trong những trường hợp cần thiết để có thể nhận và ký kết các hợp đồng lớn công ty có thể huy động nguồn tiền nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên với hình thức cho công ty vay vốn kinh doanh với lãi suất phù hợp hoặc trả lương chậm.

Với biện pháp này, công ty sẽ nhanh chóng có một khoản tiền để sử dụng trong trường hợp cần thiết. Tuy nhiên khi vay vốn của cán bộ nhân viên công ty cần lưu ý :

- Sử dụng vốn vay đúng mục đích.

- Lựa chọn đầu tư sử dụng vào các dự án, hợp đồng đã được kiểm tra tính toán hợp lý, chắc chắn đem lại lợi nhuận.

- Khi thu được lợi nhuận, ưu tiên trả các khoản vay của cán bộ công nhân viên. - Chỉ sử dụng trong trường hợp cấp bách, không sử dụng biện pháp này thường

xuyên và liên tục.

- Trước khi vay phải giải thích, tư vấn cho nhân viên một cách rõ ràng, trình bày mục tiêu, lợi ích và đưa ra thời hạn trả.

- Huy động vốn ngoài công ty

Thực tế hiện nay công ty chưa gặp nhiều khó khăn về vốn, mối quan hệ với các ngân hàng và hạn mức tín dụng của công ty vẫn khá cao. Tuy nhiên, để có thể phát triển trong tương lai, mở rộng thị trường thì chuẩn bị cho mình trước lượng vốn cần thiết là điều vô cùng quan trọng, nó sẽ quyết định tới sự thành công hay thất bại và mang lại lợi nhuận cao hay thấp cho công ty.

Công ty có thể huy động vốn từ rất nhiều nguồn bên ngoài như vốn vay trả chậm, các tổ chức đơn vị kinh tế khác, nhưng nguồn vốn chính mà công ty đang vay và sẽ vay nhiều đó chính là ngân hàng. Để có thể tăng được hạn mức tín dụng hiện có, công ty cần phải giữ cho hồ sơ vay vốn của mình “sạch đẹp”: trả nhanh, trả sớm, trả đúng hạn các khoản vay, vay vốn ổn định tại ngân hàng, giữ quan hệ tốt đẹp với các chi nhánh để có thể vay nóng và được ưu tiên vay trong những giai đoạn khó khăn của thị trường tài chính khi cần thiết. Hiện nay các ngân hàng đang cạnh tranh nhau rất mạnh từ việc huy động cho đến cho vay, nên tận dụng sự cạnh tranh đó để có thể giảm thiểu được chi phí tài chính cho công ty. Thị trường tài chính Việt Nam hiện nay đang biến động rất mạnh, đặc biệt là lãi suất của các ngân

hàng thay đổi liên tục qua từng ngày, từng tuần. Công ty nên tranh thủ vay khi lãi suất đang giảm mạnh cho dù chưa cần tiền gấp và cố gắng trả các khoản trước thông tin có một đợt tăng lãi suất mới.

Việc vay USD hiện nay nhìn chung là khó đối với các công ty và doanh nghiệp, vì vậy khi ký kết hợp đồng với các đối tác nước ngoài công ty nên chủ động đề nghị thanh toán bằng đồng tiền nước khác, ví dụ như đồng JPY hoặc EUR, thậm chí cả AUD và CNY. Việc thanh toán qua các đồng tiền khác có thể mất thêm thủ tục, nhưng bù lại sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí chênh lệch so với việc phải mua USD ngoài thị trường chợ đen.

- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

Ta có :

Trong điều kiện tối thiểu khi vốn lưu động không tăng thêm được, thì công ty phải tăng cường các hoạt động nhằm tăng hệ số luân chuyển, như vậy có thể tăng lợi nhuận. Ví dụ như :

- Thực hiện nhanh việc thu mua, chuyển giao các thiết bị từ nhà cung cấp hoặc khách hàng…

- Đẩy nhanh việc bán sản phẩm, thanh lý đơn hàng cũ...

- Thanh toán công nợ, đòi nợ, nhờ thu các khoản khó đòi một cách nhanh nhất…

Tổng doanh thu

thuần

= Vốn lưu động bình quân X

Hệ số luân chuyển

Việc thu hồi các khoản nợ dài hạn, nợ khó đòi từ các đơn vị bạn hàng, việc giải phóng hàng tồn kho không dự kiến bằng cách bán giảm giá hoặc tìm thị trường mới cũng là một cách tăng vốn hữu hiệu cho doanh nghiệp. Khi tốc độ vòng quay luân chuyển vốn tăng thì nhu cầu về vốn cho công ty sẽ được giảm xuống, cho phép tăng thêm đơn hàng cũng như lợi nhuận. Phải triệt để giảm thời gian vốn đình trệ ở một bộ phận nào đó của chu trình bán hàng. Tập trung nhân lực, vật lực giải quyết dứt điểm các hợp đồng còn dang dở vì lý do nào đó, tránh tình trạng ứ đọng vốn kéo dài tại một bộ phận nhằm rút bớt lượng vốn dự trữ.

Công ty phải tranh thủ mọi nguồn vốn có được từ ngân hàng, sử dụng hợp lý và tiết kiệm. Ưu tiên cho các hợp đồng trong nước ít rủi ro, dành vốn lớn vào các hợp đồng nước ngoài, vào việc mở rộng thị trường xuất khẩu. Nên có chế độ chiết khấu, khuyến khích với các khách hàng thanh toán trước và đúng hạn. Muốn thu hồi vốn nhanh thì biện pháp cơ bản và lâu dài nhất vẫn phải là tập trung dứt điểm từng hợp đồng đúng tiến độ thanh toán và giải ngân.

Nói tóm lại, với điều kiện hiện nay để huy động và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả thì công ty cần phải có các biện pháp tăng cường huy động, tăng nhanh vòng quay của vốn bằng cách giảm các chi phí mua, cung cấp thiết bị kịp thời nhằm giảm thời gian hàng nằm trong kho. Điều độ quá trình hoạt động kinh doanh phù hợp với nhu cầu thị trường, ngoài việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn còn phải biết tiết kiệm chống lãng phí trong chi phí hành chính, tập trung vốn có trọng điểm.

4.3.2.3 Tổ chức công tác bán hàng và thanh toán tiền hàng

Để đạt được doanh thu lớn nhằm đem lại lợi nhuận cao cho Công ty CP Thiết bị KH&CN Việt Nam, thì công tác bán hàng cần được thay đổi và chú trọng hơn nữa. Công ty nên thay đổi và đưa thêm nhiều sản phẩm lên website của mình nhằm giới thiệu với khách hàng, qua đó có thêm kênh liên hệ đặt hàng qua mạng với các khách hàng ở xa.

Hiện nay, công ty đang sử dụng phương thức thanh toán chính là T/T cho các đơn hàng và hợp đồng của mình. Phương thức thanh toán T/T (Telegraphic Transfer) hay còn gọi là phương thức chuyển tiền bằng điện. Nó được hiểu nôm na là: Ngân hàng của người mua sẽ điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài thanh toán tiền cho người bán.

Sơ đồ 4.2 Phương thức Chuyển tiền T/T

Phương thức này có 3 hình thức:

- Thanh toán trả trước: người mua trả tiền trước cho người bán trước thời hạn giao hàng. Có thể là trả trước 100% giá trị hoặc invoice/ 30% (tức là trả 70% trị giá hợp đồng và trả hết sau khi giao xong hàng…)

- Thanh toàn trả sau: trả 100% giá trị hoá đơn sau khi nhận hàng hoá (100% invoice value after receiving goods).

- Thanh toán trả trước và trả sau: Giữa người mua và người bán ko quen, nhưng trong giao dịch lần đầu, người bán yêu cầu thanh toán trước số tiền như là tiền cọc.

Thanh toán T/T rất nguy hiểm khi công ty là bên mua và bên bán thiếu trách nhiệm hoặc không có sự tin tưởng. Khi công ty khi là người bán cũng ít áp dụng hình thức trả tiền sau vì là bên bán lúc nào cũng nên nắm đằng cán trừ khi đối tác là một khách hàng lâu năm và có uy tín.

Tuy nhiên, hiện nay với phương pháp này, công ty sẽ gặp bất lợi khi muốn mở rộng sang thị trường mới với các khách hàng mới, chưa đủ tin cậy và uy tín. Khi đó nếu áp dụng phương pháp cũ sẽ có nhiều rủi ro khi giao dịch T/T với khách hàng thiếu uy tín, hoặc vì khách hàng chưa đủ tin cậy mà không giao dịch, sẽ làm mất đi cơ hội kinh doanh và phát triển của chính công ty.

Vì vậy công ty nên thử chuyển sang một số cách thức thanh toán khác phù hợp hơn ví dụ như phương thức nhờ thu,ghi sổ hoặc phương thức tín dụng chứng từ (L/C)

Phương thức này rất ít rủi ro, trách nhiệm đã được đẩy về phía các ngân hàng nên công ty chỉ cần làm theo đúng các thủ tục và giấy tờ là có thể nhận được hàng và tiền. Tuy nhiên mức phí và quy trình khá phức tạp, yêu cầu sự chính xác cao và cẩn thận trong mọi công đoạn thanh toán.

Và theo thông tư Bộ Tài Chính, từ ngày 1/5/2011 đã chính thức đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ làm rút gọn và đơn giản hóa các thủ tục thông thường của công ty trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa cũng như khai thuế. Nhưng để có thể thực hiện tốt và thuận lợi, công ty cần đầu tư hệ thống máy tính kết nối mạng, hệ thống lưu trữ , và các hệ thống phần mềm thống nhất