Bên cạnh những lợi ích do việc xây dựng kế hoạch hoạt động kế hoạch nhập khẩu hàng năm, kế hoạch chi tiết cho các mặt hàng và kế hoạch về doanh thu lợi nhuận mang lại là tạo một định hướng phát triển và hoạt động rõ ràng cho công ty thì còn không ít những hạn chế trong công tác lập kế hoạch của công ty. Những hạn chế đó là:
2.5.1.1. Hạn chế về các loại hình kế hoạch
Công ty mới chỉ xây dựng được những kế hoạch cho một năm hoạt động mà chưa có kế hoạch dài hạn như kế hoạch trong 5 năm, 10 năm hay chiến lược phát triển dài hơn nữa.
Số lượng loại kế hoạch của công ty còn hạn chế, công ty mới chỉ có những kế hoạch mặt hàng, kế hoạch theo thị trường và kế hoạch doanh thu, lợi nhuận.
2.5.1.2. Hạn chế trong quá trình lập kế hoạch
Việc nghiên cứu và dự báo của công ty đã được thực hiện xong còn nhiều khó khăn và hạn chế trong việc nghiên cứu thị trường trong nước. Công ty đã không tìm hiểu rộng hơn về thị trường trong nước mà chỉ căn cứ vào những khách hàng truyền thống của Tổng công ty Vinaconex và mới chỉ cung cấp các mặt hàng cũng như máy móc thiết bị cho những dự án Nhà nước.
Trong việc thiết lập các mục tiêu thì các mục tiêu định tính của công ty như mục tiêu nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu sản xuất trong nước, nhập khẩu các thiết bị có công nghệ tiên tiến hiện đại… tuy là đã được nhắc tới xong việc thực hiện chúng lại chưa tốt do nguồn vốn còn hạn hẹp nên công ty không thể nhập các thiết bị có công nghệ tiên tiến nhất và đôi khi cũng không tránh khỏi việc nhập các máy móc thiết bị đã qua sử dụng và có công nghệ lạc hậu.
Chính vì hoạt động nhập khẩu mang tính chất quốc tế và thị trường thì luôn biến động nên việc phát triển tiền đề dựa trên những đánh giá về giá cả, công nghệ, các chi phí… của công ty chưa được tốt kéo theo là việc phát triển các tiền đề là hạn chế.
Như đã phân tích trong những phần trước thì các phương án kế hoạch nhập khẩu của công ty đưa ra là rất ít và hầu như chỉ có 1 đến 2 phương án.
Đội ngũ nhân viên hoạt động của công ty trong lĩnh vực nhập khẩu (tổng số nhân viên trong phòng Thiết bị vật tư và phòng Dự án và đầu tư của công ty chỉ có 19 người) còn kiêm tốn. Và tuy là lực lượng khá thông thạo các nghiệp vụ nhập khẩu nhưng lại thiếu sự am hiểu về máy móc thiết bị cũng như chất lượng các mặt hàng nhập khẩu. Nên việc đánh giá chất lượng của các mặt hàng cũng như đánh giá các phương án còn non yếu.
Chính vì việc phát triển các tiền đề, xây dựng các phương án hoạt động cũng như đánh giá các phương án còn chưa tốt thì chắc chắn rằng công ty cũng không thể có được những phương án và quyết định tối ưu trong việc kinh doanh nhập khẩu.
Nói tóm lại là ở tất cả các quá trình của nhập khẩu công ty đều còn có những hạn chế, điều đó dẫn đến khả năng kinh doanh chưa đạt được ở mức tối ưu như tiềm năng của nó.
2.4.2. Những hạn chế trong công tác tổ chức hoạt động kinh doanh nhậpkhẩu khẩu
Công ty đã phân ra làm các phòng ban và cơ cấu của công ty xây dựng là cơ cấu trực tuyến- chức năng. Có nghĩa là cấp dưới chịu sự điều hành của cấp trên, ví dụ các phòng chức năng chịu sự quản lý của hội đồng quản trị và ban giám đốc; Và có các phòng ban riêng biệt như phòng Kế toán tài chính, phòng Dự án và đầu tư, phòng Thiết bị vật tư và phòng Xuất khẩu lao động.
Tuy nhiên sơ đồ của công ty xây dựng (sơ đồ 10) đã sai so với nguyên tắc của một công ty cổ phần.
Sự sai sót đó thể hiện ở chỗ là Ban kiểm soát tuy là do Đại hội cổ đông bầu ra, nhưng nó lại có chức năng giám sát tất cả các hoạt động quản lý cũng như các hoạt động của các phòng chức năng của công ty. Và dưới giám đốc lại có các phó giám đốc. Điều này khiến cho cơ cấu tổ chức của công ty không được rõ ràng.
Tuy là các phòng ban đã được phân công nhiệm vụ rõ ràng nhưng để cho việc kinh doanh được tốt hơn đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Cụ thể là phòng Thiết bị vật tư phải kết hợp chặt chẽ hơn nữa với phòng Dự án và đầu tư trong việc xây dựng nghiên cứu thị trường cũng như chuẩn bị thực hiện các hợp đồng nhập khẩu.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN HIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC HOẠT
ĐỘNG KINH DOANH NHẬP KHẨU
3.1. ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TYTRONG THỜI GIAN TỚI TRONG THỜI GIAN TỚI
Căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của công ty trong thời gian vừa qua và những dự báo về sự biến động của thị trường quốc tế và thị trường trong nước thì công ty đã xác định cho mình một phương hướng hoạt động như sau:
Tiếp tục thực hiện kinh doanh đa lĩnh vực là xuất khẩu, nhập khẩu, xuất khẩu lao động, đấu thầu thực hiện dự án và hoạt động tài chính.
Bên cạnh đó công ty cũng sẽ mở rộng quy mô hoạt động và tiếp tục tuyển đội ngũ lao động có trình độ và tác phong làm việc tốt
Thu hút thêm nguồn vốn bằng nhiều cách khác nhau để có thể mở rộng việc hoạt động kinh doanh.
Đào tạo đội ngũ lao động bằng cách tạo khuyến khích họ tham dự các khoá học để nâng cao tay nghề chuyên môn.
Dự tính của doanh nghiệp cho năm 2006 là như sau: Doanh thu: 320 tỷ đồng
Nộp ngân sách nhà nước: 20 tỷ đồng Kim ngạch nhập khẩu: 142 tỷ đồng Kim ngạch xây dựng: 70 tỷ đồng Lợi nhuận: 7.7 tỷ đồng
3.1.2. Những định hướng cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu
Giữ vững và phát huy các thị trường truyền thống như Ý, Đan Mạch, Đức, Phần Lan, Thái Lan, Trung Quốc…và đồng thời cũng phải khai thác thêm các thị trường khác để có thể tiếp thu được những công nghệ của những nước phát triển.
Bên cạnh việc kinh doanh những mặt hàng truyền thống như nguyên vật liệu phục vụ cho ngành xây dựng là cọc ván thép, cửa chống cháy, neo xây dựng cầu, sợi tổng hợp, amiăng và những máy móc thiết bị như cấn cẩu các loại, máy đào, máy xúc, xe nâng, xe tải các loại, xe bơm bê tông, xe đầu kéo,
đầu búa rung, búa đóng cọc, máy ép cọc, máy khoan các loại, các hệ thống giàn không gian, hệ thống ván khuôn, máy nén khí, máy phát điện thì công ty cũng phải tìm kiếm và mở rộng sang kinh doanh các mặt hàng khác.
Trong những năm tới thì Vinatra Jsc. không những chỉ tiến hành nhập khẩu trực tiếp mà còn thực hiện nhiều hơn nữa các hợp đồng nhập khẩu uỷ thác.
Tìm kiếm các nguồn khách hàng và tiêu dùng trong nước và bên cạnh đó cũng cần cũng cố và giữ vững các nguồn khách hàng truyền thống như Công ty môi trường đô thị Hà Nội, Công ty môi trường đô thị thành phố Hạ Long, Công ty môi trường đô thị thị xã Cẩm Phả, Công ty thoát nước đô thị thành phố Hồ Chí Minh, Công ty thị chính Hải Dương, Công ty môi trường đô thị Việt Trì, Công ty thoát nước Hải Phòng, Công ty môi trường đô thị Đà Nẵng, Công ty quản lý môi trường và vệ sinh đô thị Buôn Ma thuột, công ty kinh doanh nước sạch Hà nội, Tổng công ty xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam, Công ty ống sợi thuỷ tinh Vinaconex, Vinaconex 4, Vinaconex 12…
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH3.2.1. Hoàn thiện việc xây dựng các loại kế hoạch 3.2.1. Hoàn thiện việc xây dựng các loại kế hoạch
Như đã phân tích rõ trong phần thực trạng và những hạn chế trong công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần kinh doanh Vinaconex. Thì việc hoàn thiện công tác lập kế hoạch là một việc cấp thiết. Nó cần phải được tiến hành ngay để có thể đưa công ty lên một bước phát triển mới. Và dưới đây là một số giải pháp mà công ty có thể áp dụng để làm tốt công tác lập kế hoạch.
Công ty cần phải bổ sung kế hoạch trung hạn từ 2-3 năm và kế hoạch dài hạn 50- 10 năm. Và khi xây dựng những loại kế hoạch này thì công ty cần phải chú trọng vào việc phân tích môi trường và dựa vào những căn cứ thực tế để có thể có được những kế hoạch hoàn chỉnh. Sau đây là một số căn cứ mà công ty cần phải xét đến đến khi xây dựng những loại hình kế hoạch này:
- Chiến lược phát triển kiểm tra- xã hội 2001- 2010 đã được thông qua tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng với những nội dung của mục tiêu cụ thể và quan điểm phát triển là: ( Văn kiện đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX – nhà xuất bản chính trị quốc gia, trang 159)
+ Về mục tiêu cụ thể: “Đưa GDP năm 2010 lên ít nhất gấp đôi năm 2000, nâng cao rõ rệt hiệu quả và sức cạnh tranh của sản phẩm, doanh nghiệp và nền kinh tế”
+ Về quan điểm phát triển: “ Gắn chặt việc xây dựng nền kinh tế độc lập tự chủ với chủ động hội nhập kinh tế quốc tế… Trong quá trình kinh tế độc lập tự chủ vởi chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, chú trọng phát huy lợi thế, nâng cao chất lượng, hiệu quả, không ngừng tăng năng lực cạnh tranh và giảm dần hàng rào bảo hộ.”
- Chiến lược phát triển xuất nhập khẩu thời kỳ 2001- 2010 + Chính sách nhập khẩu cho giai đoạn 2006 – 2010
+ Nhập khẩu để đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước + Nhập khẩu những mặt hàng có chất lượng và công nghệ cao để tránh tình trạng Việt Nam là “bãi thải ” của thế giới
- Các cam kết hội nhập và chương trình hợp tác quốc tế: + Thứ nhất là về hội nhập ASEAN
++ Cam kết CEPT/AFTA: Mục tiêu chủ yếu là loại bỏ hoàn toàn các rào cản cản trở thương mại đối với hầu hết hàng hoá trong nội bộ ASEAN kể cả thuế quan và phi thuế quan
++ Hợp tác trong lĩnh vực hải quan
++ Các chương trình hợp tác nông- lâm- ngư nghiệp và lương thực ++Các chương trình hợp tác công nghiệp ASEAN
++Các chương trình hợp tác khác: như phát triển các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thương mại điện tử, khoa học công nghệ
+ Thứ hai là hội nhập APEC ++ Kế hoạch hành động quốc gia ++ Kế hoạch hành động tập thể ++ Hợp tác kinh tế kỹ thuật
++ Thương mại điện tử và vấn đề Y2K + Thứ ba là về tiến trình ra nhập WTO ++ Chế độ đãi ngộ tối huệ quốc (MFN) ++ Chế độ đãi ngộ quốc gia (NT)
++ Những biện pháp đầu tư liên quan đến thương mại hàng hoá ++ Các điều khoản về miễn trừ trong khuôn khổ hiệp định GATS ++ Quyền sở hữu trí tuệ
+ Thứ tư là về hợp tác Á – Âu ++ Thuận lợi hoá thương mại ++ Kế hoạch xúc tiến đầu tư
++ Xúc tiến hợp tác tương hỗ giữa các doanh nghiệp ++ Viễn cảnh ASEM
++ Các lĩnh vực hợp tác kinh tế khác như phát triển doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác về tài chính
+ Thứ năm là về quan hệ với tổ chức tài chính, tiền tệ quốc tế ++ Chương trình cho vay tài chính ưu đãi của IMF/WB
++ Hỗ trợ tín dụng theo hiệp định tín dụng của ADB ++ Thêm kế hoạch theo thị trường trong nước
- Công ty mới chỉ chú trọng vào kế hoạch theo thị trường quốc tế, với những bản kế hoạch từ những nước xuất khẩu cho công ty mà chưa xây dựng kế hoạch cho những khách hàng tiêu thụ ở trong nước. Để làm được tốt công việc này công ty cần phải tiến hành các hoạt động như sau:
+ Tiến hành nghiên cứu thị trường trong nước để xác định nhu cầu về những mặt hàng mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu. Từ đó công ty mới có thể đưa ra chiến lược kinh doanh tốt và hoàn thiện công tác lập kế hoạch được.
+ Giữ vững và cũng cố các mối quan hệ với khách hàng truyền thống + Tìm những nguồn tiêu thụ hàng trực tiếp ở trong nước
+ Xúc tiến việc quảng cáo và nâng cao chất lượng phục vụ cùng với uy tín về chất lượng hàng hoá.
3.2.1.2. Bớt một số loại kế hoạch
a. Bớt kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu xây dựng
Nguyên vật liệu xây dựng chỉ là một loại sản phẩm thuộc mặt hàng nguyên vật liệu mà công ty nhập về. Tuy rằng nguyên vật liệu xây dựng khoảng 80% giá trị nhập khẩu của nguyên vật liệu, xong việc xây dựng kế hoạch nhập khẩu cho nó là một việc không cần thiết phải làm. Bởi vì nó chỉ là một phần mặt hàng nhập khẩu của công ty. Cho nên việc xây dựng kế hoạch cho nó là khiến tổn hao công sức và không cần thiết. Thay vì thế là nên xây dựng những loại hình kế hoạch khác phù hợp hơn.
b. Bớt kế hoạch chi tiết về máy móc thiết bị
Cũng giống như nguyên vật liệu thì máy móc thiết bị cũng chỉ là một mặt hàng nhập khẩu của công ty. Vì thế mà việc xây dựng kế hoạch cho nó là một điều rất tỉ mỉ. Hơn nữa trong bản kế hoạch của công ty đã có kế hoạch theo thị trường về máy móc thiết bị. Vì thề mà không nên xây dựng loại kế hoạch này.
Nói tóm lại là công ty nên bớt hai loại kế hoạch chi tiết về mặt hàng nhập khẩu là kế hoạch về nguyên vật liệu xây dựng và kế hoạch về máy móc thiết bị mà thay vào đó là xây dựng kế hoạch theo thị trường trong nước và tiến tới xây dựng những kế hoạch trong dài hạn. Bên cạnh việc thêm bớt các loại kế hoạch thì công ty cần phải cũng cố và làm tốt kế hoạch các mặt hàng, kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận và kế hoạch theo thị trường quốc tế (hay kế hoạch theo nhà cung ứng).
3.2.2. Hoàn thiện quá trình lập kế hoạch
Phải thừa nhận rằng quá trình lập kế hoạch của công ty còn nhiều hạn chế chính vì vậy mà việc trước hết là cần tiến hành hoàn thiện các bước lập kế hoạch của công ty.
3.2.2.1. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và dự báo
Kết quả của những nghiên cứu và dự báo là hết sức quan trọng vì thế mà công ty cần phải đầu tư nhiều hơn nữa công tác nghiên cứu và dự báo. Không những chỉ nghiên cứu thị trường quốc tế mà công ty phải xem xét tới nhu cầu trong nước về những mặt hàng. Tiến hành nghiên cứu về quy tắc kinh doanh của những nước trên thế giới và xem họ có những ưu thế ở những mặt hàng nào mà công ty có thể nhập về. Đồng thời cũng phải xác định nhu cầu về những hàng hoá mà trong nước sản xuất chưa đáp ứng nhu cầu hay không sản xuất được để tiến hành nhập khẩu. Không những chỉ tìm hiểu về những loại mặt hàng khan hiếm ở Việt Nam mà còn phải xem những mặt hàng có lợi thế cạnh tranh khi nhập về nữa. Từ những nghiên cứu này mà công ty có thể rút ra những điểm mạnh, điểm yếu của mình để từ đó nâng cao những ưu thế và khắc phục những điểm yếu. Và đặc biệt là biết mình đang ở vị trí như thế nào trong sự cạnh tranh với những nước
cùng nhập khẩu và những doanh nghiệp trong nước cũng tham gia vào công tác nhập khẩu.
3.2.2.2. Thiết lập các mục tiêu một cách hoàn chỉnh hơn
Các mục tiêu mà công ty đưa ra cần phải được tính toán và xác định