* Để đảm bảo rằng việc hạch toán của Công ty đối với hàng gửi bán đại lý là hợp lý, đúng quy định thì công ty nên sử dụng TK 157- “Hàng gửi bán” đối với những nghiệp vụ liên quan đến xuất hàng gửi bán cho các đại lý.
Kết cấu tài khoản 157
Bên nợ: -Trị giá hàng hoá, thành phẩm xuất gửi cho đại lý
Bên có: -Trị giá hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý, dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ
-Trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đại lý bị trả lại
Dư nợ: phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi, dịch vụ đã cung cấp chưa được xác định tiêu thụ trong kỳ.
* Mặ khác, hiện nay Công ty đang sử dụng TK 641 với 5 TK cấp 2 như sau:
- TK 6411: Chi phí bán hàng của cửa hàng giới thiệu sản phẩm (Chi tiết đến TK cấp 3 bao gồm: tiền lương, BHXH, điện thoại, điện, tiền thuê cửa hàng, nguyên phụ liệu, vật liệu, nước, khấu hao TSCĐ, chi phí sửa cửa hàng và chi phí khác)
- TK 6412: Chi phí bán hàng xuất khẩu (bao gồm: chi phí thanh toán chứng từ hàng xuất khẩu, chi phí vận chuyển, chi phí hạn ngạch, bưu chính, phí mở và thanh toán L/C, chi phí khác)
- TK 6413: Chi phí bán hàng đại lý (Chi tiết đến TK cấp 3 bao gồm: chi phí hỗ trợ bán buôn, chi phí vận chuyển, chi phí hoa hồng cho đại lý)
- TK 6414: Chi phí môi giới (chi tiết cho nội địa và xuất khẩu)
Hệ thống TK 641 mà Công ty sử dụng nhằm theo dõi riêng biệt chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ nội địa và xuất khẩu. Song việc mở các tài khoản cấp 2 như vậy là không đúng với quy định của Bộ tài chính (trong khi đó TK 642- “Chi phí quản lý doanh nghiệp” đã đúng so với quy định). Điều đó làm cho việc lập bảng cân đối tài khoản không có sự thống nhất giữa hai TK 641 và 642. Đồng thời, kế toán cũng gặp khó khăn trong việc theo dõi chi phí bán hàng và chi phí QLDN
Trong thời gian tới, Công ty cần nghiên cứu để có sự thay đổi TK cấp 2 của TK 641 sao cho đúng với hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hàng, cụ thể như sau:
TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
Ngoài ra, nếu Công ty muốn theo dõi riêng chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ nội địa và hàng xuất khẩu thì có thể mở các TK cấp 3 theo yêu cầu quản lý của Công ty.
Như vậy, hệ thống tài khoản của Công ty vừa đúng với quy định, vừa thống nhất mà vẫn theo dõi được các khoản chi phí theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.