a) Tài khoản sử dụng
Hiện tại Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm bao gồm:
* Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111- Doanh thu nội địa
TK 5112- Doanh thu hàng xuất khẩu TK 5113- Doanh thu tiêu thụ khác
TK 5321-Hàng nội địa TK 5322- Hàng xuất khẩu
* Tài khoản 155- Thành phẩm: Tài khoản này được mở thành 2 tài khoản cấp 2: - TK 1551: Thành phẩm nội địa, trong đó chi tiết cho từng mã hàng như:
+TK1551.KC1: Các loại quần (ví dụ: 1551.KC1314: Quần bò,...) +TK1551.KC2: Các loại áo (ví dụ: 1551.KC2038: áo dài tay,...) +TK1551.KC3: Các loại váy (ví dụ: 1551.KC3214: Váy bò chun...) +...
- TK 1552: Thành phẩm xuất khẩu, trong đó chi tiết cho từng khách hàng như: +TK 1552.MC: hàng của MasCot (ví dụ: 1552.MC1120: Quần bảo hộ,...) +TK 1552.JP: hàng của JumPer (ví dụ: 1552.JP1473: áo jacket,...)
+...
* Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán trong đó chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 6321- Giá vốn tiêu thụ hàng nội địa
TK 6322- Giá vốn tiêu thụ hàng xuất khẩu TK 6323- Giá vốn tiêu thụ khác
* Tài khoản 1331- Phải thu khách hàng, trong đó có 2 tài khoản cấp 2 - TK 1311: Khách hàng trong nước
- TK 1312: Khách hàng nước ngoài
* TK 641- Chi phí bán hàng: trong đó chi tiết thành 5 TK cấp 2:
- TK 6411: Chi phí bán hàng của cửa hàng giới thiệu sản phẩm (Chi tiết đến TK cấp 3 bao gồm: tiền lương, BHXH, điện thoại, điện, tiền thuê cửa hàng, nguyên phụ liệu, vật liệu, nước, khấu hao TSCĐ, chi phí sửa cửa hàng và chi phí khác)
- TK 6412: Chi phí bán hàng xuất khẩu (bao gồm: chi phí thanh toán chứng từ hàng xuất khẩu, chi phí vận chuyển, chi phí hạn ngạch, bưu chính, phí mở và thanh toán L/C, chi phí khác)
- TK 6413: Chi phí bán hàng đại lý (Chi tiết đến TK cấp 3 bao gồm: chi phí hỗ trợ bán buôn, chi phí vận chuyển, chi phí hoa hồng cho đại lý)
- TK 6415: Chi phí may quần áo mẫu (Chi tiết cho nội địa và xuất khẩu)
* Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111- “Tiền mặt”, TK 112- “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331- “Thuế GTGT phải nộp”,...
b) Trình tự hạch toán:
* Bán buôn qua kho:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho của Công ty, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, phòng Xuất nhập khẩu (đối với hàng gia công xuất khẩu) hoặc phòng Kế hoạch (đối với hàng tiêu thụ trong nước) sẽ lập phiếu xuất kho ghi rõ số lượng hàng xuất bán rồi giao cho người cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất, cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho, đồng thời ghi vào Thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán. Cuối tháng, kế toán sau khi tính được trị giá vốn mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền của từng loại hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán lập Hoá đơn GTGT, nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu. Số liệu được chuyển tới bảng kê phát sinh TK 511,155,... và sổ Nhật ký chung các bút toán theo sơ đồ sau:
TK 155 TK 632 TK 511 TK 111,112 (3) (1a) TK 3331 TK 131 (1b) (1c) TK 635 TK 532 (2) (1): Doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ, trong đó
(1a): Thu tiền ngay (1b): Bán trả chậm
(1c): Khách hàng thanh toán tiền hàng được hưởng chiết khấu do trả sớm (2): Giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ
(3): Trị giá vốn thành phẩm xuất kho đem bán (phản ánh cuối kỳ)
Ví dụ: Ngày 16/03/2007, Công ty xuất kho bán hàng (Hoá đơn GTGT số 0003202, phiếu xuất kho số X14/3) với các mặt hàng sau: 08 Váy bò có đai ngực, 10 Váy bò yếm, 07 Váy liền cotton, 20 Áo Sơ mi kẻ, 12 Quần kaki, 07 Quần bò túi kẻ. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Tổng giá bán chưa thuế : 5.867.000 đ Thuế GTGT 10% : 586.700 đ Tổng công tiền thanh toán : 6.453.700đ
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán nhập vào cửa sổ nhập dữ liệu, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào bảng kê phát sinh tài khoản 5111, 6321, 1551,..., sổ cái các tài khoản và sổ Nhật ký chung bút toán phản ánh doanh thu như sau:
+ Nợ TK 1111 6.453.700
Có TK 5111 5.867.000
Có TK 3331 586.700
Cuối tháng, sau khi tính được đơn giá bình quân của từng mã hàng, kế toán sẽ tính được trị giá vốn thực tế xuất kho và định khoản theo bút toán:
+ Nợ TK 6321 2.763.281 Có TK 1551 2.763.281
* Bán lẻ tại cửa hàng:
Cuối ngày, căn cứ vào báo cáo bán hàng hàng ngày, bảng kê nộp tiền và các chứng từ khác do cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty chuyển về phòng kế toán, kế toán sẽ lập bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ để làm căn cứ tính và kê khai thuế GTGT. Sau đó, từ bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, kế toán tổng hợp vào bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Tiếp đó, kế toán ghi vào bảng kê phát sinh các tài khoản liên quan và sổ Nhật ký chung các bút toán theo sơ đồ sau:
(3) (2a) TK 3331 (1) (2)
TK 138,334
(2b)
(1): Doanh thu thành phẩm tiêu thụ trong kỳ (2): Khi nhân viên bán hàng nộp tiền bán hàng
(2a): Nhân viên bán hàng nộp đủ tiền hàng
(2b): Nhân viên bán hàng nộp tiền hàng phát sinh thiếu bắt bồi thường (3): Trị giá vốn thành phẩm xuất bán
Ví dụ: Ngày 04/03/2007, căn cứ vào báo cáo bán hàng hàng ngày của cửa hàng 45 Quang Trung (Biểu 2.4), kế toán sẽ lập bảng kê bán lẻ hàng hoá (Biểu 2.11) và tổng hợp vào bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Biểu 2.12). Sau đó, tổng hợp vào bảng kê phát sinh tài khoản 5111, 6321,... và ghi sổ Nhật ký chung bút toán phản ánh doanh thu và giá vốn như sau:
+ Nợ TK 131 1.006.500 Có TK 5111 915.000 Có TK 3331 91.500 + Nợ TK 6321 610.537,5
Có TK 1551 610.537,5
* Bán hàng thông qua đại lý:
Ở các đại lý, việc bán hàng được theo dõi trên báo cáo bán hàng đại lý do phòng kế toán của Công ty lập và giao cho các đơn vị nhận đại lý. Báo cáo cho biết tình hình nhập, trả, bán và tồn thành phẩm ở các đại lý trong từng tháng.
Trong tháng, căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ của đại lý, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ghi rõ số lượng hàng xuất bán rồi giao cho người cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu. Số liệu được chuyển tới sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoá.
Cuối tháng, sau khi nhận được báo cáo bán hàng đại lý do bên nhận đại lý gửi về, kế toán sẽ tập hợp vào bảng kê hoá đơn dịch vụ nội địa bán ra để xác định số thuế GTGT phải nộp, đồng thời tập hợp vào Bảng kê doanh thu và hoa hồng đại lý, bảng kê phát sinh các tài khoản 5111, 6321,..., sổ Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 5111, 6321, 1311,... các bút toán theo sơ đồ sau:
TK 155 TK 632 TK 511 TK 111,112 TK 641 (1)
(2) (3)
(4) TK 3331 TK 133
(1): Xuất kho thành phẩm giao cho đại lý
(2): Khi thành phẩm giao cho đại lý đã bán được (3): Hoa hồng phải trả cho bên nhận đại lý
(4): Thành phẩm gửi bán đại lý không tiêu thụ được về nhập kho
Ví dụ: Ngày 31/03/2007, sau khi nhận được báo cáo bán hàng đại lý tháng 03/2007 của đại lý 14 Lý Thường Kiệt (biểu 2.5), căn cứ vào cột “Bán ra trong kỳ”, kế toán sẽ xác định được doanh thu bán hàng của tháng là 32.268.500 đ và số thuế GTGT phải nộp là 10% x 32.268.500 = 3.226.850 đ, sau đó số liệu sẽ được tổng hợp vào bảng kê hoá đơn dịch vụ nội địa bán ra (Biểu 2.12), bảng kê doanh thu và hoa hồng bán hàng (Biểu 2.20), bảng kê phát sinh TK 5111, 1311,... , sổ Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 5111, 1311,... bút toán sau:
Nợ TK 1311(chi tiết) 32.268.500
Có TK 5111 29.335.000
Có TK 33311 2.933.500
-Tiếp đó, kế toán căn cứ vào Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn thành phẩm để xác định trị giá vốn xuất kho cho từng mặt hàng và ghi sổ kế toán bút toán phản ánh giá vốn hàng bán như sau:
Nợ TK 6321 21.046.230 Có TK 1551 21.046.230
-Căn cứ vào phiếu thu, kế toán sẽ ghi sổ kế toán phản ánh số tiền thu được của đại lý bút toán sau:
Nợ TK 1111 47.364.000
Có TK 1311 (chi tiết) 47.364.000
Đồng thời, kế toán xác định số hoa hồng cho đại lý hưởng (tính trên 10% doanh thu) là: 29.335.000 x 10% = 2.933.500 đ
Thuế GTGT được khấu trừ của số hoa hồng là: 2.933.500 x 10% = 293.350 đ Và ghi sổ kế toán bút toán sau:
Nợ TK 6413 (chi tiết) 2.933.500
Nợ TK 1331 293.350
Có TK 1111 3.226.850
* Các trường hợp đặc biệt phát sinh trong quá trình bán hàng
Ở Công ty thường không xuất hiện trường hợp hàng bán bị trả lại bởi hàng bán ra của Công ty được phòng KCS kiểm tra nghiêm ngặt trước khi xuất bán. Tuy nhiên, để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, trong một số trường hợp nhất định, chẳng hạn do giá nguyên vật liệu tại thời điểm 1 khách hàng của Công ty bán ra thấp hơn thời điểm mà họ nhập hàng về làm khách hàng này gặp khó khăn trong tiêu thụ thì công ty có thể chấp nhận giảm giá.
Hàng ngày, khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, căn cứ vào đơn xin giảm giá và chấp nhận giảm giá của Giám Đốc, kế toán nhập số liệu vào cửa sổ dữ liệu. Số liệu sẽ được chuyển tới bảng kê phát sinh tài khoản 532 theo định khoản:
Nợ TK 532 Số giảm giá hàng bán Nợ TK 33311 Thuế GTGT hàng giảm giá
Có TK 1311 (Chi tiết) Trừ vào số tiền phải thu khách hàng Có TK 111, 112,… Xuất tiền trả cho khách hàng
Nợ TK 5111 (Chi tiết) Kết chuyển số Có TK 532 (Chi tiết) giảm giá hàng bán
Ngoài ra, Công ty còn thường xuyên áp dụng chính sách khuyến mại cho khách hàng mua với số lượng nhiều, chiết khấu thương mại cho đơn hàng có trị giá từ 10 triệu đồng trở lên. Căn cứ vào phiếu xuất kho và chính sách chiết khấu của Công ty, kế toán xác định khoản chiết khấu cho khách hàng theo công thức:
Khoản chiết khấu thương
mại cho khách hàng =
Tỷ lệ
chiết khấu x
Tổng trị giá đơn hàng chưa có thuết GTGT Khoản chiết khấu thương mại này kế toán trừ trực tiếp trên hoá đơn GTGT. Do đó kế toán không tiến hành hạch toán khoản chiết khấu này.
* Các bút toán thực hiện cuối kỳ
Do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định trị giá vốn hàng xuất kho đem bán nên cuối mỗi tháng, căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá, kế toán sẽ xác định giá vốn cho từng mã hàng sau đó ghi vào phiếu xuất kho. Từ đó, máy tính sẽ tự động nhập vào sổ Nhật ký chung và bảng kê phát sinh các tài khoản 6321, 1551 trị giá vốn của thành phẩm xuất bán.
Ví dụ: Căn cứ vào Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn tháng 03/2007 (Biểu 2.9), kế toán sẽ tính được đơn giá bình quân của từng mã hàng như sau:
Đơn giá bình quân
của Áo phông cổ bèo = 15.107.475 + 22.196.356 408 + 578
Tiếp đó, số liệu trên máy tính sẽ được tổng hợp và kế toán sẽ tiến hành kết chuyển các bút toán cuối kỳ:
+Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần:
Nợ TK 5111 1.046.455.282 Có TK 9111 1.046.455.282 +Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong tháng:
Nợ TK 9111 527.579.452 Có TK 6321 527.579.452
+Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong tháng: Nợ TK 9111 185.736.036
Có TK 641 185.736.036 +Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng:
Nợ TK 9111 163.174.987 Có TK 642 163.174.987
2.2.2.3.Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Quá trình kế toán ở Công ty được thực hiện trên máy vi tính. Toàn bộ chứng từ liên quan đến tiêu thụ được nhập vào máy, hệ thống kế toán máy sẽ xử lý dữ liệu vào sổ Nhật ký chung, bảng kê phát sinh các tài khoản và sổ cái tương ứng.
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số X14/03 và Hóa đơn GTGT số 0003202 ngày 16/03/2007, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin như sau:
+ Về bút toán phản ánh doanh thu, thuế GTGT:
Từ “Các phân hệ nghiệp vụ” vào phân hệ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” vào “cập nhật số liệu”, “hoá đơn GTGT”
Số HĐ: 0003202 Tên khách hàng: Đào Thị Huyền Mã thuế: Mặt hàng: Váy bò có đai ngực Lượng: 08 Thuế suất: 10% Thành tiền: 632.000 Thuế GTGT: 63.200 Ngày nhập: 16/03/2007 Địa chỉ: 144 Trần Hưng Đạo- HN Kho: TPNĐ1 Mã hàng: KC3804 Nợ TK: 1111 Có TK: 5111 Có TK: 33311
Lưu Mới In Sửa Xoá Xem Tìm Quay ra
+ Về bút toán phản ánh giá vốn:
Từ “Các phân hệ nghiệp vụ” vào phân hệ “Kế toán hàng tồn kho” vào “cập nhật số liệu”, “phiếu xuất kho”
Số: X14/03 Tên người nhận: Đào Thị Huyền Mã thuế:
Mặt hàng: Váy bò có đai ngực
Số lượng: 08
Thành tiền:
Ngày xuất: 16/03/2007 Địa chỉ: 144 Trần Hưng Đạo- HN Kho: TPNĐ1 Mã hàng: KC3804 Nợ TK: 6321 Có TK: 1551
Lưu Mới In Sửa Xoá Xem Tìm Quay ra
Sau khi nhập dữ liệu vào máy thì máy sẽ tự động nhập số liệu trên vào các bảng kê phát sinh tài khoản và sổ Nhật ký chung. Từ sổ Nhật ký chung cuối tháng sẽ được vào các sổ cái các tài khoản có liên quan.
Ta có các mẫu biểu sổ kế toán chi tiết và tổng hợp sau: -Thẻ kho (Biểu 2.7)
-Sổ chi tiết hàng hoá, thành phẩm (Biểu 2.8)
-Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn thành phẩm (Biểu 2.9) -Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.10)
-Bảng kê bán lẻ (Biểu 2.11)
-Bảng kê hoá đơn hàng hoá dịch vụ bán ra (Biểu 2.12)
-Bảng kê phát sinh TK 5111, 1311, 6321 (Từ biểu 2.13 đến Biểu 2.15) -Sổ cái các TK 5111, 6321 (Từ biểu 2.16 đến biểu 2.17)
-Bảng tổng hợp doanh thu (Biểu 2.18)
-Bảng tổng hợp thanh toán công nợ (Biểu 2.19)
Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm được thực hiện theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng - Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... - Hoá đơn GTGT, - Báo cáo bán hàng... Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn thành phẩm Sổ chi tiết hàng hoá, thành phẩm Thẻ kho - Bảng kê bán lẻ - Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra...
Sổ Nhật ký chung
Sổ cái các tài khoản 5111, 6321, 1551,... Bảng kê phát sinh các tài khoản 5111, 6321, 131,... - Bảng tổng hợp doanh thu - Bảng tổng hợp công nợ... Bảng cân đối số phát sinh
Đối chiếu, kiểm tra
Biểu 2.7:
Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Mẫu số 12 - DN
Nhà máy may Như Quỳnh (Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/03/2007 Tờ số: 03 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Áo phông cổ bèo
Đơn vị tính: Chiếc Mã hàng: KC 2115 S T T Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày Nhập Xuất Số lượng Ký xác nhận kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6 7 01/3 02/3 03/3 03/3 12/3 16/3 24/3 28/3 N02/3 X10/3 0003247 X11/3 X12/3 0003248 0003265 Tồn đầu tháng Xuất kho Xuất kho Xuất kho Nhập kho Xuất kho Xuất kho Xuất kho 02/3 03/3 03/3 12/3 16/3 24/3 28/3 578 32 16 25 28 22 36 408 Cộng 578 159 408 Tồn cuối tháng 827