Nguyên vật liệu (vải) Cắt Trải vải Đặt mẫu Cắt phá Cắt gọt Đánh số May May thân May tay .... ghép thành SP Thêu Là Tẩy Vật liệu phụ
Đóng gói kiểm tra Bao bì, đóng kiện
Tại Công ty, cơ cấu bộ máy quản lý được tổ chức, sắp xếp thành các phòng ban thực hiện các chức năng khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty
* Giám đốc công ty
-Giám đốc là người tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty theo Pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm trước toàn công ty về hiệu quả hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc chấp hành Pháp luật trong công ty.
-Là người đại diện hợp pháp cao nhất của công ty trong mọi lĩnh vực giao dịch và là người thay mặt công ty ký kết Hợp đồng kinh tế (trừ khi có uỷ quyền cho các phó giám đốc) với khách hàng.
-Giám đốc được quyền quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật nhân viên giúp việc sau khi tham khảo ý kiến của các bộ phận liên quan và là người quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Giám Đốc Kiêm Chủ tịch HĐQT Phó Giám Đốc Tài chính – Kinh doanh Phòng kinh doanh Phó Giám Đốc Chất lượng - TCHC Phó Giám Đốc Sản xuất Phòng KTTC Kho Phòng Tổ chức HC Phòng KCS Phòng Thiết kế Phòng Kế Hoạch Phòng Kỹ thuật Phòng XNK Xưởng Sản xuất
* Phó giám đốc công ty
-Là người giúp việc cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao.
-Là người được Giám đốc uỷ quyền thay mặt Giám đốc khi Giám đốc vắng mặt hoặc trong phạm vi được uỷ quyền. Phạm vi được uỷ quyên do Giám đốc quyết định.
-Sau khi thay mặt Giám đốc giải quyết công việc trong phạm vi được uỷ quyền, Phó Giám đốc phải báo cáo lại cho Giám đốc về kết quả công việc đã làm.
* Phòng Xuất nhập khẩu (P.XNK)
-Theo dõi sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất về chất lượng, số lượng, thời gian. Thông báo ngay lập tức cho khách hàng những sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất. -Thống nhất với tất cả các khách hàng nước ngoài về kế hoạch giao vật tư cũng như thành phẩm.
-Soạn thảo Hợp đồng kinh tế và mở thư tín dụng L/C cho tất cả các khách hàng nước ngoài cung cấp vật tư.
-Làm thủ tục và trực tiếp xuất, nhập vật tư, thành phẩm.
-Giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải vật tư, thành phẩm trong nước cũng như xuất khẩu .
-Hoàn tất bộ chứng từ thanh toán, theo dõi và đôn đốc việc thanh toán với tất cả các khách hàng, thanh khoản các hợp đồng nhập khẩu vật tư sau khi đã hoàn tất thủ tục xuất hàng.
* Phòng kế hoạch (P.KH)
-Lập bản cân đối và kế hoạch vật tư.
-Trực tiếp giao dịch với các nhà cung cấp trong nước để đặt vật tư. -Kiểm kê, quản lý vật tư sau khi hoàn thành mỗi đơn hàng.
-Lập và triển khai kế hoạch sản xuất tại công ty.
-Theo dõi và cập nhật tình hình chất lượng, số lượng và tiến độ của Công ty, thông báo ngay lập tức các sự cố trong quá trình sản xuất sau khi đã được xử lý cho phòng XNK.
-Thiết kế mẫu giấy và sản xuất mẫu theo yêu cầu của các khách hàng.
-Lập định mức vật tư, năng suất lao động tạm tính cho chào hàng và định mức vật tư, năng xuất lao đông chính xác cho đơn hàng.
-Cung cấp các điều kiện kỹ thuật cho xưởng sản xuất như: sơ đồ, định mức vật tư chuẩn, mẫu chuẩn, mẫu dưỡng, yêu cầu gá cữ.
-Cung cấp thời gian sản xuất chi tiết của các sản phẩm để phòng kế toán tính đơn giá sản xuất.
-Hướng dẫn kỹ thuật ngay khi bắt đầu sản xuất cho xưởng sản xuất, xử lý ngay khi phát sinh các sự cố về công nghệ, kỹ thuật trong quá trình sản xuất tại xưởng sản xuất.
* Xưởng sản xuất (XSX)
-Tổ chức, điều hành sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao về sản lượng, chất lượng và thời gian giao hàng.
-Quản lý và sử dụng hiệu quả tối đa lao động, thiết bị máy móc.
-Đảm bảo tuyệt đối an toàn lao động, phòng-chống cháy nổ, vệ sinh môi trường. -Thực hiện và áp dụng tốt kỷ luật lao động, quy chế của công ty đề ra.
-Quản lý và đào tạo lao động đáp ứng được yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ và sử dụng máy móc, thiết bị.
* Phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm (P.KCS)
Phòng KCS có chức năng quản lý toàn bộ hệ thống chất lượng của công ty theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002, duy trì và đảm bảo hệ thống chất lượng hoạt động có hiệu quả. Kiểm tra, kiểm soát chất lượng từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất để sản phẩm xuất xưởng đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã quy định (nguyên liệu, phụ liệu, công đoạn cắt- may- là- thêu- giặt- đóng gói)
* Kho
Nhập- xuất, lưu dữ và bảo quản vật tư, hàng hoá, thành phẩm và các tài sản trong kho; báo cáo tồn kho khi kết thúc mã hàng, đợt hàng hoặc theo yêu cầu khi cần thiết. Đồng thời, kiểm kê định kỳ hoặc độ xuất theo yêu cầu của công ty.
-Xây dựng và triển khai kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
-Đảm bảo công tác tổ chức nhân sự, biên chế và quản lý hành chính.
-Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình về số lượng, chất lượng lao động, các chế độ của người lao động. Đề xuất phương án sử dụng lao động phù hợp với tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
-Tổ chức sắp xếp nơi ăn, chốn ở cho công nhân, duy trì kỷ luật nề nếp và đảm bảo an toàn cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực hiện các phương án phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh công nghiệp và điều hành vận tải trong Côngty.
-Quản lý và điều hành toàn bộ xe ô tô, lái xe của Công ty phục vụ kịp thời cho yêu cầu sản xuất và kinh doanh của Công ty.
-Tổ chức sắp xếp và trực tiếp ban hành nội quy quản lý chỗ ở tại khu tập thể cho công nhân viên đảm bảo an ninh trật tự cho khu tập thể và từng cá nhân.
* Phòng Thiết kế (P.TK)
-Thiết kế mẫu và làm mẫu quần áo thời trang trẻ em thương hiệu KID’S COLLECTION và KICO; nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng và xu thế thời trang, nghiên cứu công nghệ trang trí, công nghệ may quần áo thời trang trẻ em. -Xây dựng ý tưởng, lựa chọn nguyên phụ liệu phù hợp. Thiết kế hoạ tiết trang trí cho phù hợp với từng loại chất liệu, thiết kế mẫu vẽ phác thảo kiểu dáng sản phẩm theo từng mùa trong năm.
-Thiết kế mẫu giấy, may mẫu theo mẫu vẽ phác thảo kiểu dáng sản phẩm.
-Lập định mức vật tư, năng suất lao động, lập thông số và yêu cầu kỹ thuật cơ bản.
* Phòng Kinh doanh (P.KD)
- Nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu khách hàng, thị trường các đối thủ cạnh tranh, xác định thị trường cần thâm nhập.
- Xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh từng thời điểm, vụ mùa và chu kì. Xác định cơ cấu mặt hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng đảm bảo đủ và phù hợp với thị hiếu nhu cầu khách hàng.
- Xây dựng, quản lý và phát triển mạng lưới hệ thống phân phối phù hợp với khả năng và yêu cầu
- Lập kế hoạch, đề xuất những biện pháp, phương án, hình thức yểm trợ bán hàng như: phát triển dịch vụ, quảng cáo, khuếch trương nhãn hiệu, sản phẩm nhằm đẩy nhanh tốc độ phát triển.
* Phòng Kế toán tài chính ( P.KTTC)
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc Công ty về tình hình hoạt động tài chính kế toán và đưa ra các phương án mới để thực hiện.
- Lập kế hoạch tài chính năm, quý, tháng để báo cáo Giám Đốc nhằm sử dụng có hiệu quả vốn sản xuất kinh doanh.
- Lập các chứng từ, sổ sách kế toán và lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
- Lập Báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm theo biều mẫu quy định để báo cáo quyết toán tháng, quý, năm theo chế độ hiện hành.
- Hạch toán giá thành sản phẩm, phân tích giá thành phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của Ban Giám Đốc. Phối hợp với các phòng XNK, Kế hoạch, kinh doanh kiểm tra giá cả đầu ra, đầu vào của nguyên phụ liệu, thành phẩm, dịch vụ.
- Phối kết hợp với các phòng ban để thu hồi và thanh toán công nợ, đảm bảo chi tiêu đúng kế hoạch, đúng chế độ của Nhà nước.
- Đáp ứng nhu cầu về vốn phục vụ cho các hoạt động XNK vật tư, hàng hoá.