Do quy mô hoạt động của Công ty là vừa và hợp lý, hoạt động kinh doanh hàng hoá đa dạng, nhiều chủng loại, nghiệp vụ phát sinh nhiều và bộ máy kế toán hoạt động theo mô hình tập trung nên để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của doanh nghiệp, Công ty đã sử dụng sổ kế toán tổng hợp theo hình thức “ Nhật Ký chung” và áp dụng kế toán máy Fast Accounting 2003.f (các dữ liệu kế toán được kiểm tra và xử lý bằng máy vi tính).
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
2.2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY SX&DVXK NGUYỄN HOÀNG
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty
Trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như ngày nay, để có thể tồn tại và phát triển, Công ty Nguyễn Hoàng không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, đảm bảo chất lượng hàng hoá từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ như:
- Về phương thức bán hàng:
Hiện nay, khách hàng của Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng bao gồm nhiều đối tượng khác nhau (cả trong nước và nước ngoài). Do đó, nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hoá, Công ty đã áp dụng các phương thức bán hàng sau: bán buôn qua kho, bán lẻ tại 2 cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty và chủ yếu là bán hàng qua đại lý (gồm 7 đại lý trên địa bàn Hà Nội, 1 đại lý tại Thành phố Hồ Chí Minh)
- Về phương pháp xác định giá bán thành phẩm:
- Báo cáo kế toán - Báo cáo quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Công ty cũng có chính sách giá cả linh hoạt để thu hút khách hàng. Giá bán hàng hoá của Công ty được xác định dựa trên giá thành sản xuất, giá cả thị trường, giá cả của đối thủ cạnh tranh, các chi phí liên quan đến việc bán hàng.
Để tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, Công ty đã đưa ra các chính sách giá cả như: giảm giá, chiết khấu thương mại cho khách hàng, chương trình khuyến mại tặng quà trong các dịp Lễ Tết,..
- Về phương pháp xác định giá vốn hàng bán:
Công ty xác định trị giá vốn thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền với đơn giá bình quân được tính như sau:
Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế thành phẩm nhập trong kỳ Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ + Số lượng thành phẩm nhập trong kỳ Sau đó, trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho được tính:
- Về phương thức và hình thức thanh toán:
Hiện nay ở Công ty, việc thanh toán tiền hàng được áp dụng bao gồm: thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, thanh toán bù trừ. Đối với hàng xuất khẩu, khách hàng có thể thanh toán ngay bằng tiền, séc, ngân phiếu hoặc hai bên dùng uỷ nhiệm thu và uỷ nhiệm chi để thanh toán. Mặt khác, để tạo điều kiện cho khách hàng, Công ty có 2 hình thức thanh toán là trả ngay và trả chậm.
2.2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty
2.2.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu
Trị giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho x Đơn giá bình quân
*Chứng từ kế toán sử dụng:
Để phục vụ cho công tác ứng dụng tin học trong kế toán, đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán kế toán trong doanh nghiệp, Công ty sử dụng 2 hệ thống chứng từ: chứng từ bắt buộc và chứng từ mang tính hướng dẫn, cụ thể như sau:
- Phiếu xuất kho (Biểu 2.1): dùng để theo dõi khối lượng hàng hoá xuất kho cho khách
hàng trong trường hợp bán buôn qua kho. Căn cứ để lập phiếu xuất kho là hợp đồng kinh tế hoặc các đơn đặt hàng. phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 được lưu tại bộ phận lập, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho và chuyển cho kế toán theo dõi.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu 2.2): dùng trong trường hợp xuất kho
thành phẩm cho các cửa hàng giới thiệu sản phẩm và gửi bán đại lý. Phiếu này được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kế hoạch, liên 2 giao cho đơn vị nhận hàng, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán.
- Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu 2.3): là loại hoá đơn được sử dụng trong bán buôn.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiêu thụ thành phẩm ghi hoá đơn GTGT. Các khoản chiết khấu thương mại được kế toán phản ánh ngay trên hoá đơn. Hoá đơn được đặt giấy than viết thành 2 liên, liên 1 (màu đỏ) được giao cho khách hàng.
-Báo cáo bán hàng hàng ngày (Biểu 2.4): là chứng từ do nhân viên cửa hàng lập va
chuyển lên cho phòng kế toán Công ty kèm theo bảng kê nộp tiền.
- Báo cáo bán hàng đại lý (Biểu 2.5): là chứng từ do bên nhận đại lý gửi cho phòng kế
toán Công ty phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm trong tháng.
- Phiếu thu (Biểu 2.6): là chứng từ do kế toán thanh toán ghi để xác định số tiền mặt,
ngoại tệ thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, kế toán ghi sổ kế toán.
Ngoài các chứng từ kể trên, Công ty còn sử dụng một số chứng từ như tờ khai thuế GTGT, thẻ quầy hàng,..
*Trình tự luân chuyển chứng từ: Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được phản ánh vào các chứng từ kế toán. tất cả các chứng từ kế toán được kiểm tra chặt chẽ về nội dụng ghi chép, chữ ký, con dấu,.. trước khi chuyển đi hoặc ghi sổ. Sau khi chứng từ
được lập sẽ được phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian để ghi sổ kế toán và được lưu trữ, bảo quản tại phòng kế toán tài chính của Công ty.
Biểu 2.1:
Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Nhà máy May Như Quỳnh
Mâũ số: 02- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Số X14/03
Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Nợ: 6321
Có: 1551
Họ và tên người nhận hàng: Đào Thị Huyền Bộ phận (Đ/c): 144 Trần Hưng Đạo- HN Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho: Kho Công ty S T Tên, nhãn hiệu, phẩm chất vật tư, Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Váy bò có đai ngực KC3804 Chiếc 08 08 36.381 291.048 2 Váy bò yếm KC3251 Chiếc 10 10 34.063 340.630 3 Váy liền cotton KC3720 Chiếc 07 07 35.497 248.479 4 Áo sơ mi kẻ KC2013 Chiếc 20 20 22.105 442.100 5 Quần kaki gấu gấp KC1145 Chiếc 12 12 78.125 937.500
6 Quần bò túi kẻ KC1369 Chiếc 07 07 71.932 503.524
Cộng 2.763.281
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai triệu bảy trăm sáu mươi ba nghìn hai trăm tám mươi mốt đồng.
Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc
Biểu 2.2:
Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Nhà máy May Như Quỳnh
Mâũ số: 03 PXK- 3LL AM/2003B
0003248
PHIẾU XUẤT KHO
KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
(Liên 3: Nội bộ)
Ngày 24 tháng 03 năm 2007
Căn cứ vào lệnh điều động số: HH000178 ngày 24 tháng 03 năm 2007 Về việc: Xuất hàng gửi đại lý
Họ tên người vận chuyển: ông Thành- Hợp đồng số 01- ANT Phương tiện vận chuyển: ô tô 29- 5762
Xuất tại kho: Kho Công ty
Nhập tại kho: Cửa hàng 14 Lý Thường Kiệt S T Tên, nhãn hiệu, phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực
xuất
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Áo sơ mi hoa to KC2237 Chiếc 11 31.021 341.231 2 Quần nhung KC1803 Chiếc 12 67.304 807.648 3 Quần yếm bò KC1512 Chiếc 10 76.310 763.100 4 Quần kaki gấu gấp KC1002 Chiếc 15 78.125 1.171.875 5 Quần bò túi kẻ KC1103 Chiếc 08 71.932 575.456 6 Bộ phông KC4342 Bộ 15 58.406 876.090 7 Áo phông cổ bèo KC2115 Chiếc 22 37.833,5 832.337 8 Jilê phối phản quang KC4118 Chiếc 17 28.912 491.504
Tổng cộng 5.859.241
Xuất ngày 24 tháng 03 năm 2007 Nhập ngày 24 tháng 03 năm 2007
Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Cửa hàng trưởng
Biểu 2.3:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(Liên 3: Dùng để thanh toán)
Ngày 16 tháng 03 năm 2007
Mẫu số: 01 GTKT- 3LL HH/2005
0003202
Đơn vị bán hàng: Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng
Địa chỉ: Văn Lâm – Hưng Yên – Hà Nội Số tài khoản:... Điện thoại: Mã số: 0 1 0 1 3 9 0 8 0 7 Họ tên người mua hàng: Đào Thị Huyền
Đơn vị: Số tài khoản:...
Địa chỉ: 144 Trần Hưng Đạo- Hà Nội Mã số: 0 1 0 1 1 4 4 8 0 1 Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 2x1 1 2 3 4 5 6 Váy bò có đai ngực Váy bò yếm
Váy liền cotton Áo Sơ mi kẻ Quần kaki gấu gấp Quần bò túi kẻ Chiếc Chiếc nt nt nt nt 08 10 07 20 12 07 79.000 98.000 77.000 63.000 130.000 128.000 632.000 980.000 539.000 1.260.000 1.560.000 896.000 Cộng tiền hàng 5.867.000
Thuế suất thuế GTGT 10% Thuế GTGT 586.700 Tổng cộng thanh toán 6.453.700 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu bốn trăm năm mươi ba nghìn bảy trăm đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.4:
Cửa hàng 45 Quang Trung Mẫu số 03/B QĐ Liên bộ TCTKNT
BÁO CÁO BÁN HÀNG HÀNG NGÀY
Ngày 04 tháng 03 năm 2007 STT Tên hàng và quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Giá bán lẻ nơi bán Giá bán Thành tiền 1 2 3 4 5 6
1 Áo phông cổ bèo Chiếc 03 88.000 264.000 2 Quần nhung Chiếc 03 137.500 412.500 3 Bộ nỉ bé trai Bộ 01 187.000 187.000 4 Quần kaki gấu gấp Chiếc 01 143.000 143.000
Tổng số tiền phải nộp 1.006.500 Số tiền thực nộp 1.006.500 Chênh lệch: Thừa.. Thiếu..
Biểu 2.5:
Biểu 2.6:
Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Mẫu 01- TT
Nhà máy may Như Quỳnh (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số 02 Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Nợ: 1111
Số: T21/03 Có: 1311 Họ tên người nộp tiền : Đào Thị Huyền
Địa chỉ: 144 Trần Hưng Đạo- HN
Lý do nộp: trả tiền mua hàng của Công ty theo Hoá đơn GTGT số 0003202
Số tiền: 6.453.700 đ. (Viết bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm năm mươi ba nghìn bảy trăm đồng. Kèm theo 02 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Sáu triệu bốn trăm năm mươi ba nghìn bảy trăm đồng. Ngày 16 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp tiền
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán
a) Tài khoản sử dụng
Hiện tại Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm bao gồm:
* Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111- Doanh thu nội địa
TK 5112- Doanh thu hàng xuất khẩu TK 5113- Doanh thu tiêu thụ khác
TK 5321-Hàng nội địa TK 5322- Hàng xuất khẩu
* Tài khoản 155- Thành phẩm: Tài khoản này được mở thành 2 tài khoản cấp 2: - TK 1551: Thành phẩm nội địa, trong đó chi tiết cho từng mã hàng như:
+TK1551.KC1: Các loại quần (ví dụ: 1551.KC1314: Quần bò,...) +TK1551.KC2: Các loại áo (ví dụ: 1551.KC2038: áo dài tay,...) +TK1551.KC3: Các loại váy (ví dụ: 1551.KC3214: Váy bò chun...) +...
- TK 1552: Thành phẩm xuất khẩu, trong đó chi tiết cho từng khách hàng như: +TK 1552.MC: hàng của MasCot (ví dụ: 1552.MC1120: Quần bảo hộ,...) +TK 1552.JP: hàng của JumPer (ví dụ: 1552.JP1473: áo jacket,...)
+...
* Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán trong đó chi tiết thành 3 TK cấp 2: TK 6321- Giá vốn tiêu thụ hàng nội địa
TK 6322- Giá vốn tiêu thụ hàng xuất khẩu TK 6323- Giá vốn tiêu thụ khác
* Tài khoản 1331- Phải thu khách hàng, trong đó có 2 tài khoản cấp 2 - TK 1311: Khách hàng trong nước
- TK 1312: Khách hàng nước ngoài
* TK 641- Chi phí bán hàng: trong đó chi tiết thành 5 TK cấp 2:
- TK 6411: Chi phí bán hàng của cửa hàng giới thiệu sản phẩm (Chi tiết đến TK cấp 3 bao gồm: tiền lương, BHXH, điện thoại, điện, tiền thuê cửa hàng, nguyên phụ liệu, vật liệu, nước, khấu hao TSCĐ, chi phí sửa cửa hàng và chi phí khác)
- TK 6412: Chi phí bán hàng xuất khẩu (bao gồm: chi phí thanh toán chứng từ hàng xuất khẩu, chi phí vận chuyển, chi phí hạn ngạch, bưu chính, phí mở và thanh toán L/C, chi phí khác)
- TK 6413: Chi phí bán hàng đại lý (Chi tiết đến TK cấp 3 bao gồm: chi phí hỗ trợ bán buôn, chi phí vận chuyển, chi phí hoa hồng cho đại lý)
- TK 6415: Chi phí may quần áo mẫu (Chi tiết cho nội địa và xuất khẩu)
* Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111- “Tiền mặt”, TK 112- “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331- “Thuế GTGT phải nộp”,...
b) Trình tự hạch toán:
* Bán buôn qua kho:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn qua kho của Công ty, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng, phòng Xuất nhập khẩu (đối với hàng gia công xuất khẩu) hoặc phòng Kế hoạch (đối với hàng tiêu thụ trong nước) sẽ lập phiếu xuất kho ghi rõ số lượng hàng xuất bán rồi giao cho người cầm phiếu xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất, cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho, đồng thời ghi vào Thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán. Cuối tháng, kế toán sau khi tính được trị giá vốn mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền của từng loại hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán lập Hoá đơn GTGT, nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập dữ liệu. Số liệu được chuyển tới bảng kê phát sinh TK 511,155,... và sổ Nhật ký chung các bút toán theo sơ đồ sau:
TK 155 TK 632 TK 511 TK 111,112 (3) (1a) TK 3331 TK 131 (1b) (1c) TK 635 TK 532 (2) (1): Doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ, trong đó
(1a): Thu tiền ngay (1b): Bán trả chậm
(1c): Khách hàng thanh toán tiền hàng được hưởng chiết khấu do trả sớm (2): Giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ
(3): Trị giá vốn thành phẩm xuất kho đem bán (phản ánh cuối kỳ)
Ví dụ: Ngày 16/03/2007, Công ty xuất kho bán hàng (Hoá đơn GTGT số 0003202, phiếu xuất kho số X14/3) với các mặt hàng sau: 08 Váy bò có đai ngực, 10 Váy bò yếm, 07 Váy liền cotton, 20 Áo Sơ mi kẻ, 12 Quần kaki, 07 Quần bò túi kẻ. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Tổng giá bán chưa thuế : 5.867.000 đ Thuế GTGT 10% : 586.700 đ Tổng công tiền thanh toán : 6.453.700đ
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, kế toán nhập vào cửa sổ nhập dữ liệu, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào bảng kê phát sinh tài khoản 5111, 6321, 1551,..., sổ cái các tài khoản và sổ Nhật ký chung bút toán phản ánh doanh thu như sau:
+ Nợ TK 1111 6.453.700
Có TK 5111 5.867.000
Có TK 3331 586.700
Cuối tháng, sau khi tính được đơn giá bình quân của từng mã hàng, kế toán sẽ tính được trị giá vốn thực tế xuất kho và định khoản theo bút toán:
+ Nợ TK 6321 2.763.281 Có TK 1551 2.763.281
* Bán lẻ tại cửa hàng:
Cuối ngày, căn cứ vào báo cáo bán hàng hàng ngày, bảng kê nộp tiền và các chứng từ khác do cửa hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty chuyển về phòng kế toán, kế toán sẽ lập bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ để làm căn cứ tính và kê khai thuế GTGT. Sau đó, từ bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, kế toán tổng hợp vào bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Tiếp đó, kế toán ghi vào bảng kê phát sinh các tài khoản liên