I. hoàn thiện trình tự, nội dung và phơng pháp xây dựng hợp đồngnhập khẩu tại công ty CPC
1. Hoàn thiện căn cứ và trình tự xây dựng hợp đồngnhập khẩu.
a) Căn cứ vào nhu cầu thị trờng.
Dợc phẩm không giống nh các loại hàng hoá tiêu dùng thông thờng khác, ngời tiêu dùng cứ muốn tiêu dùng nó là họ sẽ mua với số lợng tuỳ thích, mà việc tiêu dùng nó mang tính bắt buộc, có sự hớng dẫn của các bác sĩ. Con ngời ta luôn luôn có xu hớng không muốn phải sử dụng đến thuốc. Tuy nhiên khi cần ngời tiêu dùng cũng luôn có thói quen tiêu dùng những sản phẩm có uy tín, chất lợng và theo sự
phải nghiên cứu thị hiếu của ngời tiêu dùng, thói quen và thái độ của các bác sĩ về các loại dợc phẩm khác nhau nh thế nào.
Ngoài ra công ty còn phải nắm vững mô hình bệnh tật, bởi vì từng khu vực khí hậu, địa lý khác nhau sẽ làm nảy sinh các bệnh tật khác nhau và qua đó sẽ xây dựng đ- ợc nhu cầu dợc phẩm theo vùng , giúp định lợng đợc nhu cầu.
b) Căn cứ vào đặt hàng của khách hàng.
Hiện nay số lợng sản phẩm nhập khẩu về theo các đơn đặt hàng của các khách hàng trong nớc là tợng đối lớn. Các đơn đặt hàng này chủ yếu là của các công ty cấp II tuyến Tỉnh và một số bệnh viện lớn. Các đơn đặt hàng này sẽ là căn cứ quan trọng để giúp công ty xây dựng kế hoạch nhập khẩu, cũng nh trong quá trình đàm phán kí kết hợp đồng. Các đơn đặt hàng cũng là các dấu hiệu cho biết những đòi hỏi của khách hàng về số lợng và chất lợng, giá cả cũng nh cơ cấu chủng loại cần nhập.
c) căn cứ vào thị trờng nhập khẩu và nhà cung cấp.
Sự đa dạng và phức tạp của thị trờng dợc phẩm thế giới cũng là một thách thức lớn đối với công ty. Việc thiếu hiểu biết về thị trờng dợc phẩm thế giới sẽ gây rất nhiều khó khăn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu khi tham gia kí kết hợp đồng. Mỗi nớc, mỗi khu vực tuỳ thuộc vào trình độ phát triển khác nhau lại đặt ra các tiêu chuẩn chất lợng dợc phẩm khác nhau, điều này lại dẫn đến các đặc tính kĩ thuật khác nhau và giá cả khác nhau của cùng một loại sản phẩm. Thông thờng các loại dợc phẩm đợc sản xuất từ Tây Âu, Bắc Mĩ, Nhật Bản có chất lợng và giá cả cao hơn những sản phẩm cùng loại đợc sản xuất ở ấn Độ,Trung Quốc, ASEAN. Vì thế khi đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu, các cán bộ nhập khẩu phải nắm bắt đợc các đặc điểm này, kết hợp với nhu cầu và khả năng của thị trờng trong nớc để nhập khẩu những mặt hàng vừa đảm bảo chất lợng , lại vừa phù hợp với khả năng thanh toán của ngời dân Việt Nam. Phải biết lựa chọn những chủng loại mặt hàng nào cần nhập ở những nớc có trình độ cao, những chủng loại nào chỉ cần nhập ở những nớc có trình độ trung bình.
Ngoài ra, khi đàm phán kí kết hợp đồng cũng phải tìm hiểu kĩ đối tác(nhà cung cấp), kiểm tra độ tin cậy, năng lực và tính hợp pháp của họ.
Bởi vì, dợc phẩm đợc sản xuất ở nhiều nớc khác nhau, nhiều nhà sản xuất, nhng chỉ đợc tập trung phân phối vào việt Nam bởi một số nhà phân phối lớn nh: HALM,
minh xuất xứ hàng hoá, giấy chứng nhận chất lợng của nhà sản xuất, tên hãng sản xuất gây thiệt hại cho ngời tiêu dùng. Phải nắm vững đợc khả năng tài chính, cũng nh nguồn hàng của nhà phân phối.
Nắm vững thị trờng nhập khẩu, hiểu rõ nhà cung cấp để từ đó đa ra các quyết định đúng đắn khi lựa chọn thị trờng và nhà phân phối là một nhiệm vụ quan trọng của các bộ làm công tác nhập khẩu dợc phẩm. Để nâng cao kiến thức và năng lực của đội ngũ nhân viên làm công tác nhập khẩu, công ty cần phải tiến hành một số biện pháp sau:
- Cử cán bộ trực tiếp đi nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng và nhà cung cấp nớc ngoài . - Tăng cờng khai thác thông tin về thị trờng và đối tác thông qua các nguồn thông tin thứ cấp từ bộ thơng mại, bộ y tế, phòng thơng mại và công nghiệp Việt Nam tại nớc ngoài, hoặc qua các chi nhánh, văn phòng đại diện của các đối tác nớc ngoài đó tại Việt Nam, qua các đối thủ cạnh tranh, thậm chí nếu cần có thể phải mua các thông tin có giá trị để phục vụ quá trình đàm phán, kí kết.
- phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu và phòng nghiên cứu thị trờng của công ty để phân tích đánh giá, xử lý các thông tin thu thập đợc.
d) Căn cứ vào năng lực của công ty.
Để đi đến quyết định kí kết một hợp đồng nhập khẩu thì ngời tham gia kí kết hợp đồng phải nắm bắt đầy đủ các thông tin về cônh ty mình nh : khả năng nguồn vốn và khả năng huy động tiềm năng nội bộ, khả năng thực hiện các nghiệp vụ thơng mại quốc tế của cán bộ nhập khẩu, trình độ kiến thức về dợc phẩm, khả năng phát hiện và xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng nh phơng án kinh doanh và chiến lợc maketing của công ty.
e) Căn cứ vào môi trờng vĩ mô.
Môi trờng vĩ mô bao gồm một loạt các yếu tố khách quan mà công ty không thể kiểm soát đợc nhng lại có tác động trực tiếp và lớn tới kết quả kí kết và thực hiện hợp đồng của công ty. Để đảm bảo đạt đợc hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu ,bộ phận làm công tác nhập khẩu phải nắm rõ các nội dung sau:
- Các yếu tố chính trị -luật pháp: cần phải nắm vững môi trờng chính trị , pháp luật ở cả nớc nhập khẩu và nớc xuất khẩu. Quan hệ chính trị giữa nớc ta và nớc xuất khẩu sẽ có ảnh hởnh rất lớn đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Sự khác biệt về luật pháp của Việt Nam với các nớc xuất khẩu cũng sẽ gây trở ngại cho quá
lớn của các luật quốc gia.
- Tốc độ phát triển kinh tế và công nghệ: nó ảnh hởng đến thị hiếu và tiêu dùng của dân c cũng nh đến chất lợng và giá cả sản phẩm. Ngời làm công tác nhập khẩu phải nắm đợc mức thu nhập của ngời dân, chi tiêu cho dịch vụ y tế hàng năm của một ngời dân, mức đầu t ngân sách chính phủ hàng năm cho dịch vụ y tế, các chính sách xuất nhập khẩu dợc phẩm của Nhà nớc và sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ sinh học.
- Các tập quán, văn hoá trong buôn bán: các bạn hàng ở các nớc trong khu vc khác nhau sẽ có thói quen buôn bán khác nhau, thái độ trong quan hệ làm ăn cũng khác nhau. Do đó sẽ ảnh hởng đến quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng.
VD: trong hợp đồng nhập khẩu dợc phẩm của công ty với các nhà cung cấp Phơng Tây, các điều khoản trong hợp đồng thờng rất rõ ràng, cụ thể, luôn luôn yêu cầu phải chuẩn xác về thời gian và tiến độ, đặt yếu tố an toàn lên hàng đầu. Nhng đối với những hợp đồng nhập khẩu có quan hệ làm ăn với các hãng Đông á, thì họ thờng đặt lòng tin và chữ tín lên hàng đầu, ít khi đa ra những điều khoản, những từ ngữ mà khi nói đến có vẻ nh không tôn trọng đối tác nh: phạt vị phạm, buộc phải thực hiện...
- Các đối thủ cạnh tranh: hiện nay với trên 30 công ty đợc phép nhập khẩu trực tiếp dợc phẩm vào Việt Nam, cha kể các công ty của nớc ngoài và các liên doanh giữa nớc ngoài và đối tác Việt Nam. Sản phẩm nhập vào lại chồng chéo nhau, tạo ra một áp lực cạnh tranh rất mạnh trên thị trờng thuốc tân dợc. Do vậy công ty cần phải xây dựng một chiến lợc cạnh tranh nhằm đối phó và có ứng sử phù hợp với hoàn cảnh này, phải nắm đợc chắc các thông tin về tình hình cạnh tranh trên thị trờng, số lợng và phạm vi hoạt động, u nhợc điểm và chiến lợc cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh.
Các căn cứ trên đây sẽ là cơ sở quan trọng để công ty lựa chọn đợc thị trờng nhập khẩu, nhà cung cấp, chủng loại, số lợng, chất lợng và giá cả cần nhập.