Giám sát là hoạt động nhằm đảm bảo các nghĩa vụ của các bên tham ra hợp đồng mua bán ngoại thơng thi hành theo đúng cam kết trong hơp đồng mỗi bên đợc thực hiện đúng, thì điều hành hợp đồng lại là công việc hoàn toàn khác, hoạt đông này diễn ra khi thực tế có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà những vấn đề này không đợc tính trớc vào lúc xây dựng hợp đồng, và lúc này nó đòi hỏi cần phải có sự thay đổi các quy định và các điều khoản của hợp đồng
(1) Giám sát hợp đồng
Một hợp đồng thờng quy định hoặc ngầm định một loạt các nghĩa vụ và bổn phận cả đối vơi nớc ngời xuất khẩu và ngời nhập khẩu, những ràng buộc này kéo theo một loạt các hoạt động và công việc mà cả hai bên sẽ cam kết thực hiện. Thực hiện
thành công một hợp đồng chủ yếu phụ thuộc vào vấn đề các nghĩa vụ của mỗi bên có đợc thi hành trôi chẩy trong một thời hạn đã đợc quy định không .
Hoạt động giám sát hợp đồng đề cập đến những công việc mà ngời mua phải thực hiện để đảm bảo rằng anh ta có thực hiện các nghĩa vụ của mình và cần biết rõ liệu ngời xuất khẩu có đang thực hiện nghĩa vụ của mình nh đã quy định hay ngầm định trong hợp đồng hay không. Các nghĩa vụ riêng của mỗi bên này còn phải đợc nhà nhập khẩu và nhà cung cấp thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong giai đoạn thực thi hợp đồng. Nếu nhà nhập khẩu không thiết lập một hệ thống nhắc nhở anh ta về các nghĩa vụ của hợp đồng tại thời điểm thích hợp , thì thờng có thể xẩy ra chyện anh ta hoặc là sẽ quên tất cả các nghĩa vụ đó, hoặc thực hiện muộn các nghĩa vụ cần làm. Đối với ngời nhập khẩu một điều cũng không kém phần quan trọng là anh ta phải đợc thông tin tốt về việc nhà cung cấp có đang thi hành những nghĩa vụ của mình một cách phù hợp với thời gian biểu của hợp đồng hsy không .
Vậy, có thể định nghĩa “giám sát hợp đồng nh là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc mà chính ngời nhập khẩu phải làm, cũng nh các công việc mà nhà xuất khẩu phải làm để đảm bảo cả hai bên tránh đợc chậm chễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.
* Các phơng pháp giám sát
+Các phơng pháp thủ công: không hề có một phơng pháp thủ công cụ thể nào đợc thiết lập riêng biệt cho việc giám sát hợp đồng những phơng pháp đã dùng trong việc quản lý hồ sơ hoặc các hoạt động lập sơ đồ và kế hoạch trong quản lí kinh doanh đợc cải biên để sử dụng trong lĩnh vực này. Các phơng pháp này nói chung đều liên quan đến thiết lập thời gian biểu của các sự kiên và công việc rôì sau đó mới là sử dụng các thẻ ghi hoặc là dấu hiệu nhằm báo hiệu khi nào thì có một công việc cần làm
Ba biến thái chủ yếu của các hệ thống này là - Hồ sơ theo dõi hợp đồng
- Phiếu theo dõi hợp đồng - Phiếu ghi chỉ số hợp đồng
+ Các phơng pháp sử dụng máy điện toán
Cách tiếp cận cơ sở để quan sát hợp đồmg bằng hệ thống có máy vi tính về căn bản là giống nh cách tiếp cận đã mô tả đối với các phơng pháp thủ công, u điểm chính của hệ thống dùng máy tính là sự dễ dàng trong tổ chức và truy nhập thông tin về quá trình giám sát hợp đồng và trong việc điều hành các công việc giám sát, cũng nh việc liên hệ với các bộ phận khác trong cơ quan nhập khẩu, vớ
các nhà cung cấp, các đại lý vận tải, công ty bảo hiểm, ngời chuyển tiếp hàng hoá ...