So với các doanh nghiệp trong nớc khác, công ty dợc phẩm trung ơng I có một bề dầy lịch sử đáng kể trong hoạt động mua bán quốc tế. Đã từng đợc nhà nớc giao nhiệm vụ nhập khẩu tân dợc và các loại dợc liệu để phục vụ nhu cầu trong n- ớc, lúc mà đất nớc vẫn còn xảy ra chiến tranh.Quan hệ mua bán ngoại thơng lúc đó chủ yếu là với các nớc khối XHCN, trên cơ sở các nghị định th và kế hoạch nhà n- ớc giao. Hoạt động mua bán ngoại thơng chỉ thực sự đúng nghĩa của nó kể từ khi đất nớc đổi mới, công ty đợc tự chủ hạch toán kinh doanh, tự tìm kiếm nguồn hàng và thị trờng. Kể từ năm 1990, hoạt động nhập khẩu của công ty đã ngày càng phát triển. Số lợng hợp đồng ký kết với nớc ngoài đã ngày càng gia tăng, kéo theo nó là sự gia tăng tính chất phức tạp của việc kí kết và thực hiện hợp đòng nhập khẩu. Bởi sự mở rộng thị trờng nhập khẩu và nhà cung cấp. Nâng cao năng lực kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một câu hỏi bức xúc và luôn đợc công ty quan tâm đầu t.
1.HIệN TRạNG Kí KếT HợP ĐồNG NHậP KHẩU CủA CÔNG TY CPC I
Trong 4 năm gần đây, số lợng hợp đồng nhập khẩu đợc kí kết hàng năm của công ty vào khoảng 200 - 300 bản. Mặc dù, giá trị kí kết mỗi hợp đồng không lớn lắm ( khoảng 10.000 - 80.000 USD ), cá biệt có những hợp đồng nhập khẩu lên tới 200.000 - 200.000 USD ), chủ yếu là các hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu.
Thị trờng nhập khẩu của công ty khá rộng ( xem bảng ), chính sự đa dạng về thị trờng này cũng gây ra những khó khăn trở ngại cho công ty trong quá trình kí kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nó tạo ra sự đa dạng về ngôn ngữ, văn hoá và sự phức tạp về luật pháp, chính trị, tập quán kinh doanh...
phán giao dịch. Từ việc nghiên cứu thị trờng, đến đàm phán các hợp đồng giao dịch trong hợp đồng. Tuy nhiên, mức độ phức tạp của quá trình này còn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa ngời bán và ngời mua, các thói quen công việc và tập quán kinh doanh… Có hai hớng đi để tiến tới kí kết hợp đồng nhập khẩu của công ty dợc phẩm trung ơng I.
*Hớng đi chủ động:
Theo hớng này, công ty chủ động tìm kiếm mặt hàng, thị trờng nhà cung cấp. Các bớc cụ thể trong hớng đi này là:
- Nghiên cứu thị trờng để xác định mặt hàng nhập khẩu
Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nhng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trờng nói chung. Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc điểm cơ bản của tình hình thị trờng. Công ty dợc phẩm trung ơng I có truyền thống hình thành và phát triển khấ lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biiết về thị trờng tieu dùng thuốc, nhng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị trờng thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đã thay đổi rất nhanh do tác đọng của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.
- Tổng quan thị trờng thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua của công ty đợc phân tích tóm tắt nh sau: thị phần dợc phẩm tính bình quân đầu ngời hàng năm ở Việt Nam có tăng trởng khá nhanh từ 3 USD/ Đầu ngời năm 1995 đã tăng lên 5,5 USD/ đầu ngời năm 1999. Tuy nhiên so với mức khuyến cáo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ ngời/ năm mới đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân. Tổng kim ngạch nhập toàn ngànhtheo cục quản lý Dợc thông báo năm 1999là khoảng 400 triệu USD. Vấn đề đặt ra ở đây là nhập mặt hàng nào,nhập về bán cho ai, tỉ lệ kết cấu nh thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ đ- ợc thuốc sản xuất trong nớc,vừa thực hiện đợc chính sách quốc gia về thuốc của nhà nớc ban hành, chi phí phải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi. Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong nớc hiện nay. Qua kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế năm công ty dợc phẩm trung ơng I đã đa ra định hớng chiến lợc tổng quát nh sau:
Quyết tâm duy trì giữ vững và phát triển thị trờng truỳên thống của công ty đó là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong nớc (bán nguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung ơng, Hà Nội và các tỉnh xung quanh. Thực tế công ty đã có mối quan hệ truyền thống gắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh viện lớn và hơn 10 xí
khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc doanh, một số đồng vốn phải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miền núi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử dụng thêm nguồn kinh phí bảo hiểm y tế , nói chung họ đợc chính quyền địa phơng giúp đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của từng tỉnh . Do vậy ít rỉu ro, tuy nhiên do thiếu vốn nên công nợ thờng kéo dàicũng là nhân tố làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty. Ngoài ra công ty cũng rất chú ý đến thị trờng bán cho các đối tợng khác thuộc thành phần kinh tế khác , tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nhng là nơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếp xúc với họ công ty học đợc nhiều kinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán bộ nghiệp vụ kinh doanh , đồng thời nắm bắt thị trờng nhanh chóng hơn.
Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh đợc bốn nhóm mặt hàng chủ lực để nhập khẩu là:
- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh thông thờng các loại .
- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc cảm sốt thông thờng các loại .
- Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine các loại .
- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc Suphảmde các loại .
Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm số l- ợng lớn , tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần nhập. Bởi vì , Việt Nam chúnh ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới , gió mùa , nóng ẩm , đất nớc trải dài ba miền có nhiều đặc trng khác nhau và thay đổi thờng xuyên. Bệnh tật diễn biến theo mùa , theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau. Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải đợc xem xét để đi trớc và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng. Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây , công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và cảm sốt , vì đây là nhóm thờng chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở nớc ta hiện nay. Tuy nhiên , công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt dợc khác , thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu tơng đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm. Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định đợc là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng nh nhà phân phối các loại thuốc cần dùng. Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có đợc về nhu cầu , về số lợng , chủng loại mặt hàng cần nhập , công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với ngời tiêu dùng trong nớc. Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về
mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất lợng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tâm thị hiếu , thói quen sử dụng , công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm t- ơng tự với các Giáo s , Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn , hợp lý cho ngời bệnh , tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân.
Tóm lại, để xác định đợc những mặt hàng cần nhập khẩu , công ty đã đồng thời tiến hành các bớc nghiên cứu thị trờng trong nớc và ngoài nớc, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. Tuy nhiên , do lợng thông tin , khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng đợc cho thị trờng thuốc nói chung một lợng cha lớn lắm , còn cần phải cố gắng nhiều hơn nữa.
- Lập phơng án kinh doanh nhập khẩu .
Muốn có phơng án kinh doanh nhập khẩu tốt , công ty Dợc phẩm trung ơng I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt , tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại , giá cả , số lợng và chất lợng . Mặt khác , phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị trờng trong nớc và thế giới , phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật , kết hợp tốt giữa Y và Dợc thì mới có phơng án phù hợp , sát thực tế , phục vụ đợc ngời bệnh . Thứ tự quy trình lập phơng án kinh doanh nhập khẩu của công ty đợc thực hiện qua các bớc sau:
+Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm trớc để xác định rõ nhu cầu cho từng đối tợng và chủng loại một cách chi tiết.
+Sau đó lên kế hoạch tổng quát , thông thờng là 10% so với cùng kì năm trớc . +Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý , tháng trên cơ sở số liệu lịch sử cộng dự báo tăng trởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại , không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên.
+ Các kế hoạch năm, tháng , quý đều đợc cụ thể hoá bằng các chi tiết để ký các hợp đồng kinh tế . Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ , nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập , xử lý , đề xuất , tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra u khuyết trong quá trình thực hiện .
+ Trong phơng án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị trờng truyền thống đồng thời thờng xuyên tìm cách mở rộng thị trờng .
+ Chú ý thị trờng và mặt hàng chủ lực , lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng , nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi .
khi có sự cố xảy ra .
Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ , cụ thể , chính xác. Công ty cũng xác định cho dù phơng án có khả thi đến đâu đi chăng nữa ,đó cũng chỉ mới là kế hoạch , quá trình thực thi luôn phải theo dõi , quan sát và đôn đốc thực hiện , cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có đợc hiệu quả . Muốn đạt đ- ợc kết quả mong muốn , phơng án kinh doanh nhập khẩu phải đợc sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng , ban , kho xởng của công ty , không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nhng cha cao , cha tơng xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành . Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến phơng thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh , nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt đợc nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay.
- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng .
La chọn một số nhà cung cấp có khả năng , gửi th hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi th hỏi giá là tìm kiếm đợc nhà cung cấp tốt nhất . Trong hỏi giá , công ty đa ra các điều khoản nh : tên hàng , phẩm chất , số lợng , nhãn mác , bao gói, thanh toán ,giao hàng …
Đáp lại lời hỏi giá của công ty , ngời xuất khẩu sẽ đa ra một thông báo giá (quotation ) . Trong đó nêu rõ các nội dung nh: tên hàng, phẩm chất, số lợng , giá cả , điều kiện và thời gian giao hàng , nhãn mác bao gói và thanh toán.
Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà ngời xuất khẩu đa ra trong báo giá , công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :
+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation) , thông báo này đợc coi nh hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.
+ Yêu cầu nha xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng , với các điều khoản cơ bản nh đã đợc thoả thuận trớc đó, và có thể đa thêm một số điều khoản nữa vào , tuỳ từng th- ơng vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu đợc thực hiện qua th tín ,fax. Rất hiếm khi ngời xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết , trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu.
Nếu công ty vẫn cha thoả mãn với thông báo giá của ngời xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nhung trong hầu hết các trờng hợp , do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến
giá , mà chủ yếu là nhũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán.
Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều đợc lập thầnh văn bản , ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên. Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bán thì ngời ta thờng loại bỏ các điều kiện về miễn trách , trọng tài khiếu nại , bồi thờng , phạt.
Số lợng hợp đồng đợc kí kết theo hơng chủ động Đ.v:bản Năm 1997 1998 1999 Hợp đồng thành phẩm 91 85 60 Hợp đồng nguyên liệu 30 31 38148 Tổng số hợp đồng 121 116 98
Bảng trên cho thấy, số lợng hợp đồng đợc công ty chủ động xúc tiến kí kết rất thấp so với tổng số hợp đồng đợc kí kết. Năm 1997 tổng số hợp đồng đợc ký kết là 433, thì chỉ có 121 hợp đồng đợc ký theo hớng này;năm 1998 có 396 hợp đồng đợc kí kết chỉ có 116 hợp đồng tơng ứng năm 1999 có là 391 và 98 số liệu naỳ cho thấy sự bị động trong kinh doanh của công ty
Cha chủ động tìm kiếm nguồn hàng một cách tích cực .Điều này có thể dấn đến việc công ty không thể chủ động trong việc lập phơng án kinh doanh bị phía nhà cung cấp áp đặt giá cả ,điều kiền giao dịch bất lợi.
* Hớng kí kết thụ động
Theo hớng này, các nhà cung cấp nớc ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trực tiếp tới chào hàng tại công ty . Hớng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nội dung nh sau:
Nhận đợc hàng từ phía nhà cung cấp nớc ngoài : việc tiếp nhận các chào hàng này thông thờng là qua đờng th tín , fax, chiếm khoảng 80% các chào hàng nhận đợc . Số còn lại là các công ty , các nhà cung cấp nớc ngoài trực tiếp đến