II. Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động nhậpkhẩu
1. Giải pháp đối với Công ty
1.1. Tăng cờng công tác nghiên cứu thị trờng
Trong cơ chế thị trờng mọi hoạt động của DN đều hớng tới thị trờng phục vụ tốt nhất nhu cầu của thị trờng để từ đó có thể thu đợc lợi nhuận tối đa. Nghiên cứu thị trờng là công việc bắt buộc đối với các chủ thể kinh doanh, là điều kiện tiên
quyết trong việc chiếm lĩnh thị trờng của DN. Cạnh tranh gay gắt làm cho các DN không ngừng tìm kiếm và thay đổi phơng thức kinh doanh nhằm đáp ứng một cách tốt nhất các nhu cầu của khách hàng.
Chính vì vậy công tác nghiên cứu thị trờng trong điều kiện hiện nay là rất quan trọng, mọi quyết định đa ra của Công ty đều căn cứ từ những kết quả thu đợc từ công tác nghiên cứu thị trờng. Công ty đã nhận thấy đợc tầm quan trọng của việc nghiên cứu thị trờng và các hoạt động Marketing chính vì thế mà Công ty đã chủ động thành lập ra ban thị trờng và đầu t. Tuy nhiên trong thời gian qua thực tập tại Công ty em cảm thấy phòng này cần phát huy hơn nữa vai trò của mình trong hoạt động nghiên cứu thị trờng.
Nh chúng ta đã biết thị trờng luôn vận động theo những quy luật vốn có của nó. DN phải luôn nắm bắt đợc sự biến động của thị trờng thì mới hy vọng nhờ vào nó để tồn tại. Những thông số về thị trờng luôn giúp ích cho Công ty để đa ra đợc những biện pháp kịp thời có lợi nhất cho hoạt động kinh doanh. Thông tin về thị tr- ờng thu đợc qua các cách sau:
- Thông qua sách báo ấn phẩm liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của Công ty. - Thông qua các chơng trình quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh ti vi, đài báo để nắm đợc nhu cầu của khách hàng.
- Thông qua sự giới thiệu của các khách hàng quen biết, qua các đại sứ quán hoặc đại diện thơng mại các nớc để tìm kiếm đối tác, nguồn hàng...
- Thông qua các hoạt động điều tra thị trờng trực tiếp đợc thực hiện bởi nhân viên Công ty.
- Tìm kiếm thông tin trên mạng Internet...
Đối với Công ty XNK Máy Hà Nội muốn hoạt động nghiên cứu thị trờng có hiệu quả trớc hết đòi hỏi Công ty phải có đợc những cán bộ có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực này làm nòng cốt để từ đó xây dựng nên một mô tuýp hoạt động nhanh chóng, hiệu quả. Bộ phận này sẽ giúp Công ty nghiên cứu và đề ra kế hoạch NK có hiệu quả nhất. Đây là công việc mà Công ty phải tiến hành trong thời
gian trớc mắt và không thể chờ lâu hơn nữa. Chỉ có xuất phát từ thị trờng mới có thể biết đợc xem là mình nên làm gì và phải bắt đầu từ đâu.
1.2. Đa dạng hóa các hình thức nhập khẩu
Song song với quá trình đa dạng hóa bạn hàng, Công ty cần thực hiện các biện pháp đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh NK.
Tình trạng cạnh tranh và khó khăn trong lúc "ngời khôn của khó" cho thấy Công ty không thể dựa mãi vào hoạt động NK ủy thác mà tồn tại. Phải làm sao để cho nó chỉ là một phần không thể tách rời với những hoạt động khác của Công ty trong thời gian tới mà thôi.
Hiện nay khách hàng tìm đến ủy thác ngày càng ít đi, doanh thu từ hoạt động này vì thế mà giảm theo. Để bù lại Công ty một mặt phải tăng cờng chính sách thu hút khách hàng, nâng cao chất lợng phục vụ trong tất cả các khâu đồng thời phải tích cực sắp xếp lại tổ chức, mở thêm một số cửa hàng, xác định mặt hàng chủ lực cũng nh đa dạng hóa các mặt hàng NK.
Khách hàng chính của Công ty vẫn là những DN lớn, thực hiện NK ủy thác các loại máy móc thiết bị phục vụ cho công việc kinh doanh chiếm trên 90% tổng giá trị doanh thu. Mặt hàng này giờ đây có quá nhiều đối thủ cạnh tranh nên Công ty cần mở rộng thị trờng, tìm kiếm bạn hàng mới. Phải năng động, thay đổi chiến l- ợc kinh doanh để thích nghi với tình hình mới. Trên cơ sở nghiên cứu nắm chắc nhu cầu thị trờng Công ty xác định tổ chức nguồn hàng kinh doanh để thỏa mãn các nhu cầu đó của thị trờng. Hình thức đa dạng hóa này sẽ giúp cho Công ty đáp ứng đầy đủ hơn các nhu cầu của thị trờng, đồng thời tên tuổi uy tín, địa vị của Công ty cũng đợc nâng cao. Tuy vậy, đối với những mặt hàng đợc coi là truyền thống cần có sự đổi mới, nắm bắt tình hình, đón trớc nhu cầu thị trờng để bảo đảm đợc nhu cầu về NK liên tục, tránh đợc sự suy giảm thị phần vào tay các đối thủ cạnh tranh.
Việc đa dạng hóa hình thức NK đòi hỏi trình độ nghiệp vụ phải thật vững, có sự hiểu biết rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh. Do tình trạng thiếu vốn thì hình
thức NK ủy thác, NK liên doanh, NK hàng đổi hàng là rất phù hợp. Trong tơng lai Công ty nên quan tâm đến hình thức NK hàng đổi hàng.
Công ty nên chú ý tìm kiếm nguồn cung ứng cũng nh thăm dò ý kiến khách hàng ủy thác, cố gắng biến những mặt hàng mới nh dâv chuyền xử lý nớc thải, vệ sinh môi trờng thành các mặt hàng NK ủy thác chủ yếu của Công ty. Hiện nay Nhà nớc đang xem xét tăng tỉ lệ nội địa hóa sản xuất ô tô, xe máy do đó nhu cầu về phụ tùng cho các loại mặt hàng này sẽ rất lớn trong thời gian tới. Cánh cửa thị trờng đang đợc để ngỏ cho Machino nhng sẽ là chậm chân nếu cứ tiếp tục để thời gian trôi đi một cách vô ích.
1.3. Cải tiến quy trình nghiệp vụ nhập khẩu
Hiện nay các nghiệp vụ NK máy móc thiết bị mà Công ty đang áp dụng là t- ơng đối phù hợp và có hiệu quả. Nhng không có nghĩa là các nghiệp vụ đó không bao giờ thay đổi, cho nên thời gian tới Công ty cần thu thập các thông tin về kinh tế, chính trị, luật pháp...của nớc ta lẫn các nớc khác trên thế giới để kịp thời thay đổi các nghiệp vụ trên cho phù hợp.
Lựa chọn đúng đắn đối tác kinh doanh
Công ty cần tìm hiểu kỹ đối tác nớc ngoài về quá trình phát triển của họ, cơ cấu tổ chức, phong tục tập quán, năng lực về tài chính, uy tín của họ trên thơng tr- ờng...Đây là điều hết sức quan trọng vì trong kinh tế thị trờng và nhất là trong giai đoạn hiện nay có rất nhiều Công ty trá hình hay những Công ty có khả năng phá sản. Nếu Công ty tìm hiểu kỹ đối tác nớc ngoài sẽ giúp tránh đợc các rủi ro trong NK máy móc thiết bị.
Quy định chặt chẽ các điều khoản của hợp đồng
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty cần phải làm tốt các điều khoản về giá cả, cơ sở giao hàng, bảo hiểm...một cách chặt chẽ, rõ ràng để tránh thua thiệt về sau.
Đảm bảo quá trình giao nhận, vận chuyển nhanh chóng đầy đủ kịp thời
Để tiếp nhận hàng hóa một cách đơn giản, Công ty cần làm tốt công tác hải quan, vì trên thực tế các thủ tục hải quan là rất phức tạp. Hiện nay thủ tục hải quan
đã đơn giản hóa rất nhiều so với những năm trớc đây nhng so với các nớc khác trong khu vực thì thủ tục Hải quan của Việt Nam vẫn còn rờm rà, phức tạp. Để tránh phiền hà, khi làm thủ tục hải quan cán bộ của Công ty phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết nh hợp đồng NK, hợp đồng ủy thác, quyết định của Bộ thơng mại phê duyệt NK máy móc thiết bị, tờ khai hải quan, bản kê chi tiết hàng NK, hóa đơn thơng mại, giấy chứng nhận xuất xứ, lệnh giao hàng...Đặc biệt trong tờ khai hải quan cần nêu rõ mã hàng nhập, mã số thuế, mã số giấy đăng ký hải quan. Bên cạnh đó Công ty cần xây dựng mối quan hệ tốt và có uy tín với hải quan nhằm tạo ra sự thuận lợi và nhanh gọn trong vấn đề làm thủ tục hải quan tiếp nhận hàng nhập.
Nhận làm, ủy thác NK các chủng loại hàng hóa nằm trong giấy phép kinh doanh XNK của Công ty, tuy nhiên nên tránh hoặc hạn chế nhập những loại hàng hóa chủ lực mà Công ty đang nhập và kinh doanh vì dễ gây nên sự tranh cãi với bản thân Công ty làm mất dần cân đối cung cầu, làm tồn đọng vốn của Công ty. Chú trọng việc NK ủy thác máy móc thiết bị vật t cho các dự án tài trợ vốn nớc ngoài (viện trợ, cho vay với lãi suất thấp).
1.4. Hoàn thiện bộ máy quản lý và tổ chức tốt nguồn nhân lực
Trong thời gian tới Công ty cần tiếp tục nghiên cứu, sắp xếp, kiện toàn bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho bộ máy tinh giản gọn nhẹ hoạt động hiệu quả.
Trẻ hóa đội ngũ cán bộ
Nguồn nhân lực bao giờ cũng là nhân tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của DN.
Hiện nay đội ngũ CBCNV của Công ty có trình độ cao, nhiều kinh nghiệm trong nhiều năm công tác. Song còn có sự hạn chế vì tuổi tác khá cao, độ tuổi trung bình của cán bộ trong Công ty đã đạt xấp xỉ 50. Chính sách thu hút lao động của Công ty phải thiết thực hơn đồng thời tạo điều kiện tối đa cho nhân viên mới
có cơ hội tiếp cận với công việc. Cần phải cải thiện quy chế tiền lơng để làm sao bớt đi một chút của thâm niên công tác để bù vào thu nhập cho thế hệ trẻ. Không một ai đi tìm việc lại không nhìn vào lơng bổng trớc tiên cả. Mặc dù cán bộ của Công ty hầu nh đã theo học trong các lĩnh vực kỹ thuật nhng khi về nớc thờng chỉ đợc cử đi học một khóa học ngắn hạn tại truờng đại học ngoại thơng về nghiệp vụ XNK. Ngoại ngữ họ dùng chủ yếu là tiếng Nga nhng trong TMQT tế hiện nay và cả các tài liệu khoa học ngời ta chỉ sử dụng tiếng Anh là tiếng phổ thông trên toàn thế giới. Ngôn ngữ về th tín hợp đồng thơng mại lại là một lĩnh vực không phải là dễ, đòi hỏi ngời ta phải tốn nhiều thời gian làm quen và nghiên cứu. Nh vậy Công ty phải làm sao có chính sách nâng cao nghiệp vụ kiến thức thực tế cho CBCNV, liên tục cử nhiều ngời có năng lực đi học thêm về chuyên ngành giúp họ tự tin khi làm việc và đóng góp tốt hơn vào sự phát triển của Công ty.
Trong thời gian tới để góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động NK Công ty cần đổi mới thay đổi công tác cán bộ theo hớng bổ sung đội ngũ cán bộ trẻ có năng lực, có kiến thức chuyên môn về kinh tế thị trờng. Thực hiện đào tạo lại cán bộ và có quy chế thởng phạt rõ ràng.
Con ngời luôn là nguồn vốn qúy nhất trong tất cả các nguồn vốn. Đầu t cho phát triển con ngời, đặc biệt là lớp trẻ tức là đầu t cho tơng lai. DN nào chậm trễ trong việc thu hút nhân tài sẽ phải chấp nhận tụt lùi về sau này. Nhiều ngời hay băn khoăn tại sao các Công ty ngoài quốc doanh lại có những bớc phát triển mang tính chất đột phá nh vậy? Điều đó có thể dễ dàng hiểu đợc bởi đội ngũ lao động của họ toàn là những ngời trẻ, năng động nhiệt tình, nhanh chóng thích ứng với thời cuộc và luôn sáng tạo. Biết phát huy những khả năng tuyệt vời của họ thì khó khăn của Công ty phần nào đợc giải quyết.
Tăng cờng công tác quản lý.
Trên thực tế hiện nay không phải các phòng kinh doanh đều đạt hiệu quả nh mong muốn. Công ty nên chăng xắp xếp lại, tổ chức lại các phòng kinh doanh để
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nên thờng xuyên kiểm tra ý thức làm việc của CBCNV.
Công ty nên tạo ra những công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, ra các quy chế khuyến khích vật chất cũng nh các biện pháp xử lý nghiêm khắc mọi trờng hợp sai phạm. Tinh giảm những cá nhân làm việc yếu kém, thiếu sự năng động để thanh lọc đội ngũ cán bộ năng động có trình độ, trách nhiệm trong công việc, phù hợp với cơ chế mới. Đối với cán bộ kinh doanh, để theo kịp sự phát triển của xã hội cũng nh đòi hỏi của công việc trong cơ chế thị trờng hiện nay, nhu cầu nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ, sự hiểu biết về lĩnh kinh doanh cần đợc bản thân họ và Công ty coi trọng.
Kinh tế thị trờng vừa tạo ra cơ hội kiếm lợi nhuận vừa tạo ra những rủi ro, do đó trong kinh doanh đòi hỏi cao về trách nhiệm cá nhân, những quyết định sáng kiến của cá nhân đồng thời cũng yêu cầu có sự dũng cảm, tinh thần tiên phong của ban lãnh đạo nói chung và của cán bộ công nhân viên nói riêng. Để có đợc điều này thì cần phải có sự hiểu biết, những thông tin đầy đủ, chính xác. Trong kinh doanh nếu nh không có sáng kiến thì sẽ không có thành công. Sáng kiến dù nhỏ cũng đợc xem xét, có thể nó sẽ đem lại những kết quả lớn.Vì vậy khuyến khích tính năng động, tinh thần trách nhiệm, tính sáng tạo với những sáng kiến trong công việc của mỗi cá nhân cần đợc Công ty quan tâm hơn. Song mọi cố gắng nỗ lực dù tốt đến đâu nếu không đợc liên kết chặt chẽ thì không thể phát huy hết tác dụng.
Không ngừng cải tiến quy chế kinh doanh, bảo đảm thông thoáng, mềm dẻo nhng quản lý chặt chẽ theo quy định của Nhà nớc. Ban hành các quy chế tài chính, thực hiện tốt các quy chế tiết kiệm để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có các biện pháp khuyến khích vật chất thông qua quy chế lơng, thởng để động viên những ng- ời tích cực làm việc có hiệu quả, hạn chế bớt những ngời thiếu tích cực, ỷ lại.
Trớc đây mọi ngời thờng coi trọng lợi ích xã hội và lợi ích tập thể, ít quan tâm đến lợi ích cá nhân ngời lao động, về mặt lý thuyết thì đó là một quan điểm tốt đẹp. Song đối với tâm lý ngời lao động thì điều này làm thui chột tài năng và nhiệt tình của ngời lao động. Chính vì vậy Công ty nên khuyến khích lợi ích của mỗi cá nhân bằng cách có các khoản vật chất xứng đáng.
Trong hoạt động NK, Công ty có thể sử dụng đòn bầy kinh tế để khuyến khích ngời lao động hăng say trong công việc, kích thích phát huy tài năng của CBCNV, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Thông qua việc gắn trách nhiệm cho các đơn vị cá nhân, Công ty thực hiện đợc hiệu quả kinh doanh. Với các đơn vị cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ trong hoạt động kinh doanh XNK công ty cần khuyến khích bằng các hình thức sau:
- Trích một phần giá trị thởng thêm cho nhóm, cá nhân đã làm tăng thêm doanh số bán, lợi nhuận của Công ty.
- Khoán chi phí kinh doanh đối với từng phơng án kinh doanh cho các nhóm, cá nhân thực hiện.
Kết hợp động viên tinh thần đối với các CBCNV trong Công ty, sử dụng nghệ thuật quản lý nhân sự để tạo bầu không khí thân thiện giữa lãnh đạo và toàn thể CBCNV trong Công ty. Gắn bó đoàn kết trong toàn Công ty trên thơng trờng thúc đẩy quá trình phát triển, góp phần hoàn thành tốt mục tiêu mà Công ty đã đặt ra.
Nghiên cứu sắp xếp lại tổ chức các đơn vị kinh doanh quản lý theo hớng giảm cán bộ gián tiếp, tăng cán bộ kinh doanh trực tiếp, các đơn vị kinh doanh giao chỉ tiêu kinh doanh và khoán lơng cho từng cán bộ công nhân viên. Mạnh dạn bổ nhiệm các cán bộ có năng lực, kỷ luật các cán bộ không phát huy đợc vai trò lãnh