1. Sơ lợc quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Vào những năm 50 nền kinh tế nớc ta còn hết sức non trẻ bởi miền Bắc vừ mới giành đợc độc lập. Toàn thể nhân dân chung tay vào khôi phục và phát triển kinh tế theo mô hình xã hội chủ nghĩa. Nhằm tranh thủ sự trợ giúp từ nớc ngoài đồng thời tiến hành NK máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất công nông nghiệp, Nhà nớc đã quyết định thành lập một Tổng Công ty XNK Máy vào năm 1956.
Trong suốt mấy chục năm hoạt động Tổng Công ty XNK Máy đã có những đóng góp hết sức to lớn cho nền kinh tế nớc nhà. Năm 1992 Tổng Công ty đã đợc sát nhập với Tổng Công ty thiết bị và phụ tùng Việt Nam. Đến năm 1998 Tổng Công ty Máy và phụ tùng lại tách các phòng kinh doanh XNK của mình thành Công ty XNK Máy Hà Nội. Hầu hết cơ cấu của bộ phận XNK của Tổng Công ty đã đợc giữ nguyên để trở thành cơ cấu tổ chức chung của Công ty MachinoImport Hanoi hiện nay. Nghĩa là MachinoImport kế thừa hầu nh toàn bộ những gì thuộc hoạt động XNK của Tổng Công ty XNK Máy khi xa và nay là Tổng Công ty Máy và phụ tùng.
Trớc thời kỳ đổi mới, Công ty đợc nhiều nơi biết đến nh là một trung tâm hoạt động NK và phân phối máy móc thiết bị vào Việt Nam. Suốt mấy chục năm phát triển, Machino luôn là "con cng" của Bộ thơng mại và là lá cờ đầu trong lĩnh vực ngoại thơng. Sang thời kỳ đổi mới, mặc dù có nhiều thay đổi căn bản đối với hoạt động XNK, Công ty vẫn kế thừa và không ngừng vơn lên đóng góp vào công cuộc CNH-HĐH đất nớc.
Công ty XNK Máy Hà Nội (MACHINOIMPORT HANOI) trực thuộc Tổng công ty Máy và phụ tùng-Bộ thơng mại là một Doanh nghiệp Nhà nớc kinh doanh trong lĩnh vực XNK.
Tên giao dịch : MachinoImport.
Trụ sở : Số 8 Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội.
VPĐD : Số 3 Hoàng Diệu - Hải Phòng.
Công ty đợc thành lập trên cơ sở tách các phòng kinh doanh từ văn phòng của Tổng Công ty Máy và phụ tùng (Trớc đây là Tổng Công ty XNK Máy) theo quyết định 1390 QĐ/TMTC ngày 19-12-1997 của Bộ thơng mại. Công ty XNK Máy Hà Nội có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ đợc đào tạo cơ bản cả về Thơng mại và Kỹ thuật. Trên 90% cán bộ có trình độ đại học, trong đó có trên 50% cán bộ là kỹ s kỹ thuật đợc đào tạo trong và ngoài nớc về các lĩnh vực cơ khí chế tạo, động lực ô tô, tầu hỏa, tầu thủy, máy bay, điện tử tin học, máy công nghiệp nhẹ và thực phẩm...có
trình độ làm việc cả trong lĩnh vực thiết kế và công nghệ. Trớc những năm 1990 Công ty XNK Máy Hà Nội đợc Nhà nớc giao độc quyền kinh doanh XNK thiết bị, máy móc, phơng tiện vận tải, máy bay, tầu thủy, tầu hỏa và phụ tùng của chúng kèm theo, trang thiết bị y tế...theo kế hoạch NK hàng năm của Nhà nớc phục vụ nền kinh tế quốc dân.
Sau năm 1990, theo cơ chế kinh doanh mới Công ty XNK Máy Hà Nội vẫn duy trì quan hệ với nhiều tập đoàn, hãng, và các Công ty lớn trên thế giới và NK trang thiết bị, máy móc đảm bảo chất lợng, uy tín trên thơng trờng.
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty XNK Máy Hà Nội
2.1. Chức năng
Công ty XNK Máy Hà Nội là một DN đợc cấp giấy phép thành lập và có chức năng hoạt động theo giấy phép kinh doanh. Mặt khác là một DV hoạt động trong lĩnh vực kinh tế đối ngoại, Công ty có chức năng chính sau đây:
+ Là cầu nối giữa ngời sản xuất và ngời tiêu dùng (trong nớc và quốc tế). Cung cấp các máy móc thết bị, t liệu sản xuất tạo tiền đề cho các DN sản xuất đồng thời là hậu cần cho ngời sản xuất đa các sản phẩm đến với ngời tiêu dùng.
+ Thực hiện nhiệm vụ của Nhà nớc điều tiết thị trờng, đảm bảo ổn định cung cầu thị trờng, và thực hiện chính sách định hớng của Nhà nớc.
+ Hợp tác với đối tác nớc ngoài trong việc đầu t và kinh doanh tại Việt Nam. + Tham vấn với chính phủ về những chính sách liên quan đến hoạt động kinh tế đối ngoại.
Nhìn chung Công ty có chức năng quản lý, chỉ đạo và hoạt động sản xuất kinh doanh của các phòng ban, các cửa hàng đại diện (mọi hợp đồng ngoại thơng và hợp đồng kinh tế ký kết với nớc ngoài đều phải qua Giám đốc phê duyệt hoặc ủy quyền cho phó giám đốc).
Công ty đợc thành lập và hoạt động theo nguyên tắc: thực hiện chế độ tự chủ trong sản xuất kinh doanh trong phạm vi luật cho phép và quản lý theo chế độ một thủ trởng.
2.2. Nhiệm vụ
Là một DN đợc thành lập theo quyết định của Nhà nớc, tách từ một bộ phận của Tổng Công ty Máy và Phụ tùng nhằm chuyên biệt hóa vào hoạt động mà trớc đây Tổng Công ty thực hiện đó là kinh doanh trong lĩnh vực XNK. Nhiệm vụ chính của Công ty nh sau:
+ Quản lý sử dụng có hiệu quả, bảo đảm, phát triển các nguồn vốn kinh doanh do Tổng công ty giao cho.
+ Xây dựng kế hoạch tối u để hoàn thành kế hoạch do Tổng Công ty giao, NK các loại máy móc khi có yêu cầu của Tổng công ty và các Công ty thành viên trực thuộc Tổng Công ty.
+ Bảo đảm quyền lợi của từng cán bộ công nhân viên của Công ty, đảm bảo cho họ có một môi trờng làm việc tối u với các chế độ tiền lơng, phúc lợi xã hội, bảo hiểm y tế...
+ NK máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với nhu cầu trong nớc, đảm bảo đem lại hiệu quả kinh tế cao
+ Thay đổi thích nghi với tình hình mới để tiếp tục đóng góp sức mình vào sự nghiệp phát triển kinh tế đất nớc.
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Do có sự chuyển đổi sâu sắc từ nền kinh tế đóng sang nền kinh tế thị trờng mở cửa nên các DN phải có sự thay đổi tơng đối về tổ chức để thích ứng với hoàn cảnh mới.
Là một DN Nhà nớc, Machino đợc quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng. Nhìn chung thì cơ cấu tổ chức của Công ty Machino đã đợc tinh giảm đáng kể và gọn nhẹ hơn rất nhiều. Ban giám đốc gồm có 3 ngời: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc. Dới Ban giám đốc là các phòng hành chính nh Phòng kế toán, Phòng tổ
chức, Ban đầu t và thị trờng, bên cạnh đó là các phòng kinh doanh, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, mạng lới đại diện.
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty XNK Máy Hà Nội
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Công ty XNK Máy Hà Nội)
Bộ máy tổ chức của Machino Hà Nội nh trên cho chúng ta thấy mối quan hệ giữa Ban lãnh đạo Công ty với đội ngũ cán bộ chuyên môn đợc cơ cấu khá chặt chẽ. Các phòng quản lý (Phòng TCHC, phòng TCKT, ban TTĐT) cũng nh các đơn vị kinh doanh (Xí nghiệp may, trung tâm TM&DV) và văn phòng đại diện luôn chịu sự lãnh đạo điều hành trực tiếp từ Giám đốc. Còn quyền chỉ đạo các phòng kinh doanh đợc giao cụ thể cho 02 Phó giám đốc. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban đợc quy định nh sau:
Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về kết quả kinh doanh và tình hình làm tròn nghĩa vụ với Nhà nớc. Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ thủ trởng có quyền quyết
Giám đốc Phòng TCHC Ban TTĐT PGĐ 1 Phòng TCKT Đại diện HP XN May TT TM&DV PGĐ 2 PKD2 PKD3 PKD1 PKD5 PKD4 PKD6
định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo nguyên tắc đảm bảo tính tối u, tính linh hoạt, độ tin cậy và hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh.
Hai phó giám đốc là nhứng ngời hỗ trợ giám đốc, lãnh đạo điều hành Công ty theo sự ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách khâu XNK, đầu t. Quản lý, điều hành các phòng kinh doanh, các đơn vị trực thuộc, làm trợ lý và đảm nhiệm công việc khi giám đốc vắng mặt.
Phòng tổ chức hành chính:
Phòng này có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ lao động tiền lơng, tiền thởng, đào tạo, nghiên cứu các chính sách hành chính, quản lý mạng lới công tác thanh tra bảo vệ-khen thởng-kỷ luật.
Phòng tài chính kế toán:
Phòng tài chính kế toán có chức năng giúp Giám đốc về lĩnh vực thống kê, kế toán tài chính, đồng thời có trách nhiệm trớc Nhà nớc theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tiền và hạch toán kinh tế nhằm giảm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ:
+ Lập và thực hiện các kế hoạch về kế toán, thống kê và tài chính .
+ Theo dõi kịp thời liên tục và có hệ thống các số liệu về số lợng tài sản, tiền vốn, quỹ công ty, quản lý tài sản của Công ty.
+ Tính toán các tài khoản chi phí để lập biểu giá thực hiện. Tính lỗ lãi các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán thống kê và thông tin, kinh tế.
+ Phân tích hoạt động kế toán từng kỳ.
+ Lập kế hoạch giao dịch với ngân hàng để cung ứng tiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xã hội từng kỳ. Chi thu tiền mặt, chi thu tài chính và hạch toán kinh tế.
+ Thiết lập mối quan hệ với toàn Công ty trong nớc và nớc ngoài. Tham mu cho Giám đốc kế hoạch, chủ trơng chính sách, chơng trình phát triển kinh doanh. Thông qua các phơng án kinh doanh và theo dõi kinh doanh theo phơng án đó.
+ Phối hợp chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng kinh doanh thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh đảm bảo đợc nh kế hoạch đã đề ra, đề xuất với giám đốc các biện pháp tài chính để đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh cao.
Ban đầu t và thị trờng
Ban đầu t và thị trờng mới đợc thành lập, hiệu quả hoạt động cha cao nhng sự tồn tại của nó là rất cần thiết.
Chức năng nhiệm vụ chính của nó là: tìm hiểu và khai thác thị trờng trong và ngoài nớc thông qua việc tiếp xúc trực tiếp, th từ qua mạng Internet, tìm hiểu cập nhật danh mục khách hàng, giá cả các mặt hàng XNK của Công ty, xây dựng các báo giá, hàng mẫu, xây dựng các trang web và các tài liệu quảng cáo của Công ty phục vụ nhiệm vụ kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc.
Các phòng kinh doanh:
Các phòng kinh doanh có chức năng và nhiệm vụ nh nhau, thực hiện các hoạt động kinh doanh XNK. Trớc kia Công ty có 11 phòng đến nay đã giảm xuống chỉ còn 6 phòng. Nhìn chung các phòng đều có nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu thị trờng về máy móc thiết bị, hàng hóa trên thị trờng, nghiên cứu nguồn hàng và tìm ra các khách hàng của mình, nghiên cứu chế độ chính sách về XNK của Nhà nớc để thực hiện công tác kinh doanh XNK, mở rộng thị trờng và tìm mặt hàng mới để kinh doanh. Các phòng kinh doanh làm công tác giao dịch, ký kết hợp đồngXNK, đổi hàng, thực hiện các dịch vụ nh vận chuyển, bảo dỡng, lắp ráp...
Trung tâm thơng mại và dịch vụ:
Thực hiện chức năng phân phối và bán rộng rãi các hàng hóa của Công ty, đóng góp lợi nhuận của mình cho Công ty.
Trong khi thực hiện các quyết định, mệnh lệnh, ngời đợc giao phải thờng xuyên báo cáo kịp thời tình hình thực hiện tiến độ kết quả, những vớng mắc tồn tại với Giám đốc hoặc xin ý kiến chỉ đạo không đợc để hiện tợng buông trôi, bế tắc mà Giám đốc không biết.
Mối quan hệ giữa các phòng ban, cá nhân, đơn vị trong Công ty là mối quan hệ bình đẳng, đúng chức năng, đúng công việc đợc giao. Không quan liêu cửa quyền, phải có tinh thần cộng tác giúp đỡ nhau vì lợi ích của Công ty.
4. Nguồn vốn kinh doanh
Vốn của các đơn vị thuộc đối tợng hạch toán kế toán bao gồm nhiều loại, đợc hình thành từ nhiều nguồn và thờng xuyên biến động. Sự biến động của vốn diễn ra thờng xuyên và trên số lợng lớn của tài sản, lại vừa gắn với từng loại tài sản cụ thể và khác nhau về quy mô, về vị trí, về thời gian và đặc điểm phát sinh, khác nhau về phạm vi trách nhiệm của từng ngời trong từng khâu cụ thể.
Là một DN Nhà nớc đợc thành lập theo mô hình Tổng Công ty 90, Tổng Công ty Máy và phụ tùng mang đậm nét đặc trng của một Công ty Nhà nớc tham gia kinh doanh thơng mại. Đặc trng dễ thấy nhất là vốn dành cho hoạt động kinh doanh. Theo thống kê cơ cấu nguồn vốn đợc cấu thành từ hai nguồn chính là:
Ngân sách Nhà nớc cấp.
Nguồn vốn tự huy động đợc.
Vốn ngân sách Nhà nớc cấp gồm có vốn cố định, vốn lu động, vốn xây dựng cơ bản do Ngân sách Nhà nớc cấp có nguồn gốc từ Ngân sách Nhà nớc.
Về thực chất vốn cố định là biểu hiện bằng tiền của Tài sản cố định. Vốn cố định biểu hiện dới hình thái Tài sản cố định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dần vào giá trị của sản phẩm.
TSLĐ và vốn lu thông biểu hiện bằng tiền hợp thành vốn lu động. Thành phần vốn lu động là tổng thể các loại và các nhóm những yếu tố vật chất khác nhau (hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu...) dới hình thái giá trị. Trong nền KTQD thành phần và cơ cấu vốn lu động ở các ngành có sự khác nhau. Điều này do đặc điểm và tính chất hoạt động của ngành đó quyết định. Kinh doanh thơng mại là lĩnh vực lu
thông và phân phối hàng hóa nên vốn lu động chiếm tỉ lệ chủ yếu trong vốn kinh doanh.
Các DN Nhà nớc đợc đầu t vốn hàng năm phải nộp một khoản tiền nhất định vào Ngân sách Nhà nớc do đã sử dụng một khoản vốn của Nhà nớc. Căn cứ để tính số tiền về sử dụng vốn Ngân sách là tổng số vốn thuộc diện phải thu phí sử dụng vốn và tỉ lệ thu.
Theo quyết định tại điều 11 Nghị định số 27/1999/NĐ-CP ngày 20/4/1999 và Thông t số 62/1999/ TT-BTC ngày 7/6/1999 thì ngoài số vốn Nhà nớc đầu t, DN Nhà nớc phải tự huy động vốn dới nhiều hình thức: phát hành trái phiếu, cổ phiếu, vay vốn, nhận vốn góp và các hình thức khác để kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về việc huy động vốn. Việc huy động vốn không đợc thay đổi hình thức sở hữu của DN và phải tuân theo các quy định của Pháp luật hiện hành.
Giống nh nhiều Công ty có hoàn cảnh tơng tự, Machino luôn trong tình trạng thiếu vốn kinh doanh. Ngay từ thời kỳ ban đầu khi tách ra khỏi Tổng Công ty Máy và phụ tùng để làm đơn vị trực thuộc, Công ty chỉ có hơn 5 tỉ đồng để làm vốn kinh doanh. Với số vốn khiêm tốn nh vậy để phát triển kinh doanh là một điều rất khó.
Bảng 1: Nguồn vốn của Công ty qua các năm (triệu đồng)
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Nguồn vốn 5646,7 5699,5 5749,7
Tăng giảm (%) 100 -0,127 +1,95
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán của Công ty qua các năm 2000 đến 2002)
Trong hơn 4 năm hoạt động nguồn vốn kinh doanh của Công ty hầu nh không đổi, hoạt động không đem lại hiệu quả vì khó khăn lớn đối với Công ty là nguồn vốn rất hạn hẹp, hàng tồn kho nhiều nên thờng phải kinh doanh bằng nguồn vốn vay.
Chính vì lẽ đó mà việc kinh doanh chủ yếu bằng vốn vay ngắn hạn của các Ngân hàng là điều hết sức khó khăn, ảnh hởng lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất