Khi doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn thì doanh nghiệp tìm đến ngân hàng trình bày nguyện vọng vay vốn. Tại Ngân hàng mỗi một cán bộ tín dụng phụ trách một khu vực phụ trách cụ thể, doanh nghiệp thuộc khu vực nào sẽ được tiếp nhận bởi cán bộ tín dụng phụ trách khu vực đó.
Sao đó cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn. Hồ sơ vay vốn gồm có:
- Giấy đề nghị vay vốn.
- Giất chứng minh tư cách pháp nhân của khách hàng (giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập, điều lệ hoạch động).
- Báo cáo tài chính thời kỳ gần nhất.
- Phương án sản xuất kinh doanh và kế hoạch trả nợ, hoặc dự án dầu tư.
- Giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố hoặc bảo lãnh nợ vay.
- Các giấy tờ liên quan khác cần thiết.
Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ khách hàng gửi đến, cán bộ tín dụng tiến hành thẩm định hồ sơ vay vốn.
Bước thẩm định hồ sơ là bước quan trọng nhất đòi hỏi cán bộ tín dụng phải tốn nhiều thời gian và công sức. Cán bộ tín dụng ngoài việc tính toán lại các chỉ tiêu dựa trên báo cáo tài chính cũng như phương án sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp gửi tới còn phải thu thập nhiều thông tin về khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn người lao động trong doanh nghiệp, điều tra uy tín của doanh nghiệp trong việc trả nơ vay dựa vào những thông tin trong quá khứ. Nếu
khoản vay yêu cầu tài sản bảo đảm thì cán bộ tín dụng tiến hành định giá tài sản đảm bảo.
Sau đó, cán bộ tín dụng đưa ra quyết định tín dụng cho vay hay không cho vay. Nếu không cho vay thì phải giải thích rõ lý do tại sao.
Đối với những khoản tín dụng lớn, vượt tầm quyết định của cán bộ tín dụng thì cán bộ tín dụng phải trình tất cả hồ sơ vay vốn cũng như quá trình thẩm định, kết quả thẩm định và đánh giá của bản thân về cho vay khách hàng cho trưởng phòng tín dụng, ban giám đốc để xem xét đánh giá lại và ra quyết định. Hiện tại, NHNo&PTNN chi nhánh Tây Hà Nội thì tất cả các khoản cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ cán bộ tín dụng sau khi hoàn tất quá trình thẩm định của mình đều phải trình lên giám đốc là người ra quyết định cuối cùng.
Sau khi có quyết định cho vay thì hồ sơ vay vốn được chuyển cho bộ phận kế toán để hạch toán ghi sổ, thanh toán các khoản lệ phí phải nộp đối với khách hàng và chuyển sang cho thủ quỹ tiến hành giải ngân khoản vay.
Sau khi giải ngân, cán bộ tín dụng tiếp tục giám sát khách hàng xem có sử dụng đúng mục đích khoản vay hay không, sử dụng vốn vay có hiệu quả không. Trong quá trình này, cán bộ tín dụng có thể đưa ra một vài ý kiến đóng góp cho doanh nghiệp nếu thấy cần thiết và hợp lý.
Khi khoản vay sắp đến hạn thanh toán thì cán bộ tín dụng có thể đi đôn đốc nhắc nhở khách hàng trả nợ để tránh tình trạng doanh nghiệp có khả năng trả nợ nhưng do sơ ý quyên mất thời
điểm phải thanh toán mà bị đẩy vào trường hợp nợ quá hạn và chịu lãi phạt.
Đối với những khoản nợ đến hạn thanh toán mà doanh nghiệp không có khả năng thanh toán thì cán bộ tín dụng tiến hành những biện pháp kịp thời để thu hồi vốn. Nếu đánh giá doanh nghiệp vẫn còn khả nằng trả nợ thì gia hạn cho doanh nghiệp. Trường hợp cuối cùng là xử lý tài sản đảm bảo. Hiện nay trong các khoản vay doanh nghiệp vừa và nhỏ có một khoản nợ quá hạn trị gia 7901 triệu đồng thuộc nhòm 5 đang chờ xử lý.
Ngân hàng hiện đang áp dụng quy trình cho vay như trên là hơi nhiều thủ tục, nhiều bước khá rườm rà có thể dẫn đến lãng phí thời gian. Nhiều doanh nghiệp cho rằng thủ tục mà ngân hàng yêu cầu là khá rắc rối và phức tạp đối với họ. Do thời gian chuẩn bị hồ sơ vay vốn, thẩm định hồ sơ cũng như giải ngân kéo dài nên đã có những trường hợp kiếm doanh nghiệp tuột mất cơ hội kinh doanh.
Thời gian trung bình tính từ khi doanh nghiệp đặt vấn đề vay vốn với ngân hàng đến lúc nhận được toàn bộ số tiền vay mất khoảng 1 tuần. Đây là thời gian tương đối dài. Trong khi cho vay hộ nông dân chỉ mất 2 đến 3 ngày.
Chi phí trung bình của một khoản vay không kể lãi suất bao gồm chi phí đi lại, chi phí hồ sơ giấy tờ… đẩy lãi suất thực tế mà doanh nghiệp phải trả cho khách hàng lên cao hơn so với lãi suất ghi trên hợp đồng.
Vẫn có trường hợp do khách hàng muốn vay vốn trong thời gai ngắn không tìm đến ngân hàng xin vay vì thời gian dài, thủ
tục rườm rà đã tìm đến những cửa hàng vàng bạc trên địa bàn để vay vốn chấp nhận lãi suất cao hơn.